Les employeurs doivent mettre en place un processus d’adaptation rapide et adapté. Les employeurs doivent notamment :

• Jouer un rôle actif en veillant à ce que des approches alternatives et des solutions d’adaptation possibles soient étudiées;
• Communiquer régulièrement et efficacement avec l’employé·e en situation de handicap, en lui fournissant des mises à jour sur l’état de la mesure d’adaptation et les prochaines étapes prévues; et
• Mettre en œuvre les mesures d’adaptation en temps opportun.

Le fait qu’un employeur n’agisse pas avec diligence peut constituer un manquement à l’obligation d’adaptation, même s’il finit par mettre en œuvre la mesure d’adaptation demandée.

L’obligation d’adaptation impose aux employeurs d’étudier les mesures d’adaptation et d’évaluer les besoins d’un·e employé·e. En conséquence, les employeurs peuvent demander certains renseignements personnels si cela est nécessaire pour remplir leur obligation d’adaptation.

Les employeurs et les employé·es en situation de handicap sont tous deux responsables de la réussite du processus d’adaptation.

Les obligations des employeurs dans le cadre du processus d’adaptation comprennent l’acceptation de bonne foi des demandes d’adaptation et un rôle actif dans l’examen des solutions potentielles.

Les employeurs ne peuvent demander des renseignements que s’ils sont nécessaires pour prendre en considération les méthodes d’adaptation possibles. Ils n’ont pas le droit d’obtenir des renseignements sur l’état de santé réel, le pronostic, les médicaments qui pourraient être pris ou d’autres renseignements personnels confidentiels. Ils ont droit de connaître les limitations fonctionnelles qui nécessitent des mesures d’adaptation.

Les employé·es doivent s’assurer qu’ils/elles peuvent fournir à leur employeur les renseignements nécessaires, y compris leurs renseignements médicaux. Les employé·es doivent également faire part de leurs besoins à leur employeur, participer aux discussions sur les solutions et collaborer avec l’employeur de façon continue pour gérer le processus d’adaptation.

Un employeur peut demander à un·e employé·e de signer un formulaire de consentement autorisant la divulgation de renseignements médicaux provenant d’un prestataire de soins. Toutefois, en l’absence de motif légitime, l’employé·e n’est pas tenu·e de le signer.

Si un employeur demande des renseignements médicaux nécessaires pour évaluer les possibilités d’adaptation, l’employé·e est tenu·e de les fournir. Les employé·es peuvent obtenir les documents médicaux nécessaires en les demandant à leurs prestataires de soins.

Les employeurs, les employé·es et les syndicats doivent coopérer dans le cadre du processus d’adaptation et échanger les renseignements nécessaires. Toutefois, cela ne signifie pas qu’un employeur doit pouvoir accéder directement aux dossiers médicaux d’un prestataire de soins. Par conséquent, il faudrait qu’il y ait une raison légitime pour qu’un employeur exige à son employé·e de signer un formulaire de consentement autorisant la divulgation de renseignements médicaux au cours du processus d’adaptation.

Diverses lois sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois au Canada régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements sur la santé et d’autres renseignements personnels. Les employeurs peuvent demander à une personne cherchant à bénéficier d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap de produire des documents médicaux et d’autres renseignements afin de pouvoir évaluer et déterminer les options d’adaptation raisonnables. Là encore, il convient de s’en tenir à la limitation fonctionnelle et de ne pas donner de détails spécifiques sur la maladie ou le pronostic.

Les employeurs sont tenus de prendre en charge le coût de la documentation demandée dans le cadre du processus d’adaptation. La meilleure pratique consiste à obtenir un devis ou une facture écrite de votre prestataire de soins médicaux et à en fournir une copie à votre employeur, en veillant à ce qu’il accepte de payer le montant total avant d’obtenir le formulaire ou le dossier demandé.

Malgré cela, il peut s’avérer nécessaire d’avoir une discussion pour clarifier le fait que l’employeur paiera l’évaluation, afin que cela soit clair pour toutes les parties dès le départ. Il convient également de noter que dans les situations où la demande d’adaptation émane initialement d’un·e employé·e au moyen d’un billet médical obtenu après avoir consulté son/sa médecin, ces frais sont généralement à la charge de l’employé·e et ne sont pas remboursés. Il en va de même lorsqu’il est nécessaire de certifier une absence pour cause de congé de maladie. Les coûts doivent être pris en charge par l’employeur s’il demande des renseignements supplémentaires.

L’obligation d’adaptation est un processus tripartite dans lequel l’employeur, l’employé·e et le syndicat travaillent ensemble pour trouver une mesure d’adaptation convenable. Lorsqu’il est difficile d’obtenir les renseignements nécessaires sur les limitations médicales, il est important de le communiquer afin de trouver des solutions. Il est parfois possible de se rendre dans une clinique ou, dans d’autres circonstances, de procéder à un examen médical indépendant. Il est important de disposer de ces renseignements pour s’assurer qu’une mesure d’adaptation est trouvée afin que l’employé·e puisse travailler en toute sécurité.

En règle générale, le syndicat participera et contribuera à l’obtention d’une mesure d’adaptation appropriée.

L’IPFPC veille au respect de la législation et de la convention collective en participant au processus d’adaptation pour les membres individuel·les.

L’IPFPC a négocié dans toutes ses conventions collectives une clause qui empêche toute discrimination pour l’un des motifs interdits couverts par les différentes législations sur les droits de la personne. Si l’employeur ne respecte pas ses obligations dans une situation donnée, l’Institut représentera le/la membre concerné·e afin de veiller à ce que ses droits soient protégés et à ce que le/la membre bénéficie d’une mesure d’adaptation appropriée. En cas d’échec, il a la possibilité d’utiliser les outils disponibles pour contester l’employeur, c’est-à-dire un grief ou d’autres mécanismes disponibles.

L’IPFPC participe également à la consultation avec l’employeur et, s’il y a des lacunes en ce qui concerne l’obligation d’adaptation, il peut les aborder de manière plus générale dans ce forum.

L’obligation d’adaptation et la norme de contrainte excessive sont différentes, bien qu’elles soient liées.

Les employeurs ont l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les employé·es sur la base d’un motif de discrimination interdit (p. ex., handicap, religion, situation familiale, etc.), sous réserve d’une contrainte excessive. Par conséquent, si une mesure d’adaptation impose une contrainte excessive à un employeur, il n’est pas tenu de la fournir.

La norme est élevée; les employeurs doivent supporter une certaine contrainte avant de pouvoir démontrer une contrainte excessive.

En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les employeurs ne peuvent établir l’existence d’une contrainte excessive qu’en démontrant l’existence de coûts financiers excessifs ou de risques importants pour la santé et la sécurité. Les coûts excessifs ou les risques pour la santé et la sécurité ne peuvent pas être spéculatifs ou fondés sur des hypothèses.

La contrainte excessive est une norme qui s’applique spécifiquement aux demandes d’adaptation. En tant qu’employeur, le SCT doit fournir des mesures d’adaptation raisonnables qui sont nécessaires en raison d’un handicap ou d’un autre motif de discrimination interdit, jusqu’à ce qu’il y ait une contrainte excessive.

Il est important de noter que les employeurs ne sont pas tenus de fournir la mesure d’adaptation de préférence de l’employé·e. Cependant, ils doivent proposer une mesure d’adaptation raisonnable qui répond aux besoins de l’employé·e. Dans certaines circonstances, le télétravail constitue une mesure d’adaptation raisonnable et nécessaire.

Parlez à votre délégué·e syndical·e de vos besoins en matière d’adaptation.

Oui, l’obligation d’adaptation est une obligation fondamentale reconnue par les lois fédérales, provinciales et territoriales sur les droits de la personne.

Globalement, l’obligation d’adaptation décrit l’obligation légale d’un employeur et les circonstances dans lesquelles cette obligation est déclenchée. Cette expression n’est pas définie par une procédure spécifique; le processus peut se présenter différemment en fonction de divers facteurs, notamment le lieu de travail, la demande d’adaptation de l’employé·e, etc. Le processus d’adaptation peut être informel ou très formel.

L’obligation d’adaptation naît automatiquement lorsque l’employeur sait qu’un·e employé·e a besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap ou d’un autre motif de discrimination interdit. En outre, les employeurs ont le devoir de s’informer s’ils perçoivent ou auraient dû percevoir qu’une personne n’est pas en bonne santé ou est en situation de handicap. Dans ce cas, l’employeur doit demander si la personne a des besoins liés à un handicap et lui proposer une assistance et des mesures d’adaptation.

Le résultat souhaité du processus d’adaptation est la collaboration. Il s’agit pour l’employeur et l’employé·e d’identifier ensemble une mesure d’adaptation qui répond aux besoins de l’employé·e.

Les limitations fonctionnelles varient d’une personne à l’autre et dépendent de diverses circonstances. Veuillez noter que la liste ci-dessous n’est pas exhaustive et ne constitue pas un avis juridique ou médical.

Si vous avez des difficultés à identifier ou à nommer vos limitations fonctionnelles, envisagez de parler à une personne de confiance, comme un prestataire de soins de santé, un·e agent·e des relations du travail (ART), des ami·es ou des membres de votre famille, pour vous aider à identifier vos déficiences et les mesures d’adaptation potentielles qui pourraient vous aider à les surmonter.

Oui, il est possible d’obtenir une mesure d’adaptation pour bénéficier d’un horaire de travail flexible et/ou d’une tolérance d’un certain absentéisme au travail pour les rendez-vous médicaux. Ce qui constitue une mesure d’adaptation raisonnable varie en fonction des besoins liés au handicap de chaque personne.

L’employeur a le droit de demander périodiquement des renseignements médicaux actualisés lorsqu’un·e employé·e a bénéficié d’une mesure d’adaptation pendant une période prolongée. Un formulaire d’évaluation de l’aptitude physique au travail est généralement le formulaire requis pour obtenir les renseignements nécessaires. Comme les conditions médicales et les limitations fonctionnelles peuvent évoluer, cela permettra de s’assurer que la mesure d’adaptation est toujours adaptée et d’ajouter toute nouvelle mesure qui pourrait s’avérer nécessaire.

La directive relative au retour au bureau offre à l’employeur une bonne occasion de comprendre vos limitations et d’évaluer si la mesure d’adaptation est toujours nécessaire.

Les employeurs doivent prendre des mesures d’adaptation à l’égard des handicaps de leurs employé·es jusqu’au point de subir une contrainte excessive. Les employeurs peuvent prouver qu’ils subissent une contrainte excessive en démontrant que les coûts de la mesure d’adaptation seraient trop importants. Cependant, la confiance de l’employeur dans le coût ne peut pas être basée sur sa spéculation ou son impression des coûts associés à une mesure d’adaptation. Les employeurs doivent quantifier le coût associé à la mesure d’adaptation et prendre en compte d’autres coûts, déductions ou avantages pertinents pour démontrer que le coût d’une mesure d’adaptation est excessif.

Si, après une évaluation approfondie des coûts, un employeur peut démontrer qu’une mesure d’adaptation imposerait une contrainte excessive, il doit essayer de trouver la meilleure solution suivante qui répondrait à vos besoins.

Si vous êtes confronté·e à cette situation, parlez-en à votre délégué·e syndical·e ou ART.

Nonobstant les conditions de travail décrites ci-dessus, l’employeur a toujours l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et doit prendre des mesures pour répondre aux besoins individuels d’un·e employé·e.

En ce qui concerne les préoccupations plus générales relatives à la politique et aux espaces de travail physiques, etc., qui pourraient potentiellement rendre les besoins d’adaptation plus fréquents, il existe quelques pistes pour y répondre. L’IPFPC participe aux réunions de consultation syndicale-patronale avec l’employeur, au cours desquelles cette question peut être discutée et abordée. Nous siégeons également dans des comités de santé et de sécurité, où des problèmes systémiques peuvent être résolus.

En ce qui concerne l’adaptation, la durée dépendra des besoins de la personne sur la base des limitations fonctionnelles fournies par son/sa médecin. Parfois, il s’agit d’un besoin temporaire, avec l’espoir d’un rétablissement ou d’une amélioration après un certain temps, tandis que d’autres fois, les limitations sont considérées comme permanentes et doivent être prises en compte à cet égard. La durée ne modifie pas les droits à des mesures d’adaptation.

La durée de l’adaptation est une bonne information à fournir à l’employeur, car elle l’aidera à trouver les mesures d’adaptation les plus appropriées.

Au fond, l’obligation d’adaptation exige des mesures d’adaptation pour les limitations fonctionnelles d’un·e employé·e sur la base des renseignements médicaux fournis. Bien que les arbitres et les tribunaux aient pris en compte d’autres facteurs, l’obligation d’adaptation exige toujours que tout obstacle à la pleine participation au travail créé par des limitations soit pris en compte.

La procédure de règlement des griefs est établie par la convention collective applicable à l’employé·e. La procédure varie d’une convention à l’autre, mais chacune stipule le nombre de jours dont dispose un·e employé·e pour déposer un grief, pour le faire entendre à chaque palier, le temps alloué à l’employeur pour fournir une réponse et le nombre de jours pour transmettre au palier suivant, si la réponse n’est pas satisfaisante.

Malgré ces dispositions incluses dans les conventions collectives, la durée de la procédure peut varier en fonction des circonstances. En moyenne, ce délai peut aller de 2 à 4 mois, mais il dépend certainement de la situation.

Si une affaire doit être soumise à l’arbitrage, cela prend plus de temps et peut durer des années.

Le programme Passeport pour l’accessibilité utilise toujours un modèle de limitations fonctionnelles, car celles-ci sont essentielles pour déterminer les mesures d’adaptation nécessaires.

Le programme vise à fournir un lieu où l’on peut suivre les besoins, les discussions et les mesures d’adaptation nécessaires pour un·e employé·e donné·e. Il est destiné à suivre le processus d’adaptation afin de s’assurer que les mesures sont fournies et qu’elles ne sont pas perdues lorsque la situation de l’employé·e change. Par exemple, les renseignements centralisés seraient disponibles si un·e employé·e changeait d’emploi et relevait d’un nouveau ministère ou gestionnaire. Il/elle n’aurait pas à repartir de zéro pour ses besoins en matière d’adaptation, puisque tous les renseignements sont disponibles.

C’est exact, puisque les fonctionnaires fédéraux sont soumis à la réglementation fédérale, la Loi canadienne sur les droits de la personne s’applique. Certain·es membres de l’IPFPC travaillent pour des employeurs soumis à une réglementation provinciale, p. ex., le groupe Physiciens médicaux de l’Ontario ou le groupe Procureurs de la Couronne du Nouveau-Brunswick. Dans ces situations, la législation provinciale sur les droits de la personne s’applique

Les mesures d’adaptation raisonnables varient, car elles dépendent de la situation particulière de la personne qui les demande. Cela signifie que tout a été fait pour supprimer les obstacles qui empêchent l’employé·e de participer pleinement au travail et qu’il/elle ne fait plus l’objet d’un comportement discriminatoire. L’employeur n’est pas le seul à en décider, car les parties doivent se mettre d’accord sur le fait qu’une mesure d’adaptation est appropriée. D’autres aspects susceptibles d’être affectés par les besoins d’adaptation d’un·e employé·e, tels que l’engagement et l’évolution de carrière, doivent être discutés pour tenter de trouver une solution satisfaisante. Tout désaccord à cet égard peut être traité dans le cadre de la procédure de règlement des griefs.

En règle générale, il est préférable que les renseignements médicaux proviennent du/de la médecin traitant·e de l’employé·e. Il s’agit habituellement de la meilleure source de renseignements, car ils/elles connaissent généralement l’employé·e et savent ce qui est le mieux pour leur patient·e. Il est parfois difficile d’obtenir les renseignements nécessaires et d’autres options peuvent être envisagées, mais il est préférable de commencer par le/la médecin de l’employé·e.

Il n’existe pas nécessairement de définition de ce qui peut être considéré comme opportun en matière de mesure d’adaptation. L’employeur a bien entendu l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, mais de nombreuses variables peuvent influer sur la rapidité avec laquelle ces mesures d’adaptation peuvent être réalisées. Il est essentiel d’obtenir les renseignements médicaux appropriés, de discuter des solutions possibles, de les mettre en œuvre, etc. Ce qu’il faut vérifier, c’est qu’il y a des progrès constants dans l’accomplissement de l’obligation. Les retards déraisonnables ou inutiles sont à rechercher… il faut comprendre que cela prend parfois du temps, mais nous ne voulons pas que l’employeur ne fasse rien. S’il y a des inquiétudes sur la mise en œuvre, l’IPFPC devrait être impliqué.

Si l’employeur ne fournit pas à un·e employé·e les mesures d’adaptation médicales nécessaires, il/elle devrait faire appel à son syndicat pour remédier à la situation. Ce type de situation présente de nombreuses complexités. Il est donc préférable d’en discuter avec un·e délégué·e syndical·e ou un·e ART afin de déterminer les meilleures mesures à prendre pour résoudre le problème.

Ce type de situation doit faire l’objet d’une discussion entre les parties, à savoir l’employé·e, l’employeur et le syndicat. Si les discussions ne permettent pas de résoudre ce problème, un grief peut être envisagé.