(Traduit de l’anglais)
Hometown Sports Grill — 1525, rue Bank, Ottawa (Ontario)
Sont présents : Randy Oomen, Brian Murray, Cheryl Jennings, Steve Anderson, Fred Curson, Hannah Rodrigues, Yazhou Zhang, O’Neil Brooke, Antwan Hakko
Absences : Jun Shi, Amar Auluck
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Metro, Randy Oomen, souhaite la bienvenue aux autres membres de l’exécutif et ouvre la réunion à 12 h 10.
ORDRE DU JOUR Un projet d’ordre du jour est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour comme il a été présenté. Motion proposée par Steve Anderson, avec l’appui de Brian Murray. Motion adoptée.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
Randy Oomen rappelle aux personnes présentes que la limite sud du sous-groupe s’étend jusqu’à Leitrim et que le nombre minimum de réunions de l’exécutif est de quatre par an, plus l’assemblée générale annuelle. Il s’engage à déplacer les lieux de réunion physique pour les rendre plus variés. Le premier événement aura lieu sur le lieu de travail de Fred Curson le 21 janvier 2025, à Leitrim. Il s’agira d’un dîner de pizza et Pierre Touchette sera le conférencier. Il envisage également d’organiser plusieurs autres événements sur les lieux de travail (tels qu’IRCC et Transports) à l’avenir. Il évoque l’idée de l’achat d’une nouvelle bannière par le sous-groupe.
Cheryl Jennings mentionne que Randy et elle-même ont assisté en personne à l’AGA de l’Institut (Steve Anderson y a assisté virtuellement).
RAPPORT DE LA TRÉSORERIE
Brian Murray présente des documents expliquant notre situation financière actuelle. Quelqu’un demande si ce rapport financier est différent de celui présenté lors de l’assemblée générale du sous-groupe. Réponse : C’est le cas, car le coût de l’AGA du sous-groupe et certaines dépenses engagées lors de l’AGA de l’IPFPC sont incluses. Une explication est également donnée sur la différence entre l’exécutif du sous-groupe et le comité directeur. Aucun procès-verbal des réunions du comité directeur n’est établi. Brian parle également des liens entre le sous-groupe et l’Institut. Toute question relative aux finances ou aux dépenses du sous-groupe doit être adressée directement à Brian. Le stationnement sera remboursé aux membres de l’exécutif qui participent aux réunions et aux événements du sous-groupe.
Les lignes directrices financières suivantes sont votées et adoptées :
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Reçus requis
Des reçus sont toujours exigés pour le remboursement de toutes les dépenses, à l’exception des téléphones portables et d’Internet.
Avis
Les membres d’exécutif sont fortement encouragés à informer à l’avance l’ensemble de l’exécutif de tout événement qu’il organise (plus important qu’un café ou un repas léger avec un membre). Vous pourrez ainsi obtenir de l’aide ou d’autres personnes pourront contribuer à l’organisation de votre événement.
Repas
Les lignes directrices de l’Institut concernant les repas et les frais accessoires doivent être respectées.
Frais kilométriques/de transport
En raison de l’étendue relativement restreinte du territoire du sous-groupe, les frais de kilométrage et/ou de transport ne seront pas payés pour assister aux réunions de l’exécutif, sauf en cas de circonstances atténuantes. Les frais pour se rendre aux événements et en revenir seront payés aux membres d’exécutif conformément aux lignes directrices établies par l’Institut.
Téléphonie cellulaire et Internet
L’utilisation du téléphone cellulaire et d’Internet sera remboursée conformément aux lignes directrices établies par l’Institut.
L’exécutif est conscient de la nécessité d’utiliser les cotisations des membres avec prudence, et les compensations versées pour les téléphones portables et Internet tiendront compte de cette nécessité, ainsi que de la capacité du budget à engager ces dépenses.
Contrôle des biens de l’Institut
Les biens du sous-groupe qui sont en possession d’un membre de l’exécutif doivent être restitués au sous-groupe à la fin du mandat ou de la démission de la personne.
Le (la) trésorier·ère d’un organisme constituant doit aviser l’Institut de tout achat, mouvement ou aliénation de biens.
Soumission des dépenses du sous-groupe
Les notes de frais doivent être envoyées électroniquement et directement au trésorier via bwmurray07@gmail.com.
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MOTION Tout ce qui précède. Motion proposée par Brian Murray avec l’appui de Fred Curson. Motion adoptée.
L’achat d’un ordinateur portable d’occasion à l’usage de la secrétaire a été approuvé sur le plan administratif.
Une brève conversation a lieu pour clarifier qui peut accéder aux différents fichiers du sous-groupe.
ACTIVITÉS À VENIR
Le premier événement du sous-groupe se tiendra sur le lieu de travail de Fred Curson à Leitrim (MDN) vers le 21 janvier.
MOTION — Il est proposé d’organiser un événement sur le lieu de travail de Fred Curson. Motion proposée par Fred Curson, avec l’appui de Cheryl Jennings. Motion adoptée.
ACHAT D’ARTICLES PROMOTIONNELS
Brian Murray donne une explication détaillée des différents articles promotionnels disponibles à l’achat. Les personnes présentes s’accordent à dire que certains achats devraient être effectués avant la fin de l’année civile.
MOTION Brian Murray est chargé d’acheter, au nom du sous-groupe, des « cartes d’utilité » et des chargeurs portatifs. Motion proposée par Brian Murray avec l’appui de Fred Curson. Motion adoptée.
PROCHAINE RÉUNION
Aucune date n’a été fixée, mais il est probable que ce soit au cours de la deuxième semaine de janvier 2025. O’Neil Brooke indique qu’il ne sera pas disponible du 12 décembre 2024 au 5 février 2025.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION — Il est proposé de lever la séance à 14 h. Motion proposée par Cheryl Jennings, avec l’appui de Fred Curson. Motion adoptée.
- Procès-verbal consigné par Steve Anderson, secrétaire du sous-groupe