PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la Région de la capitale nationale, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
" Institut " : l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
" membres " : Les membres titulaires et retraités se trouvant sur le territoire du Chapitre tel qu'il a été défini par l'Institut et employés auprès de (ou retraités de) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
" président " : sauf avis contraire, le président du Chapitre.
" vice-président " : sauf avis contraire, le vice-président du Chapitre.
ARTICLE 1 NOM
Le nom du chapitre est Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Région de la capitale nationale) de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le " Chapitre ".
ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE
Les buts du Chapitre sont de faire valoir ses intérêts, de servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l'Institut, d'assurer l'application des présents statuts, de faire au conseil régional et à l'Institut des recommandations sur des questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
Les membres se trouvant sur le territoire du Chapitre et employés auprès de (ou retraités de) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada sont de membres du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper un poste, proposer des candidats aux postes de l'exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux statuts du Chapitre, voter sur les questions relatives au Chapitre, assister et prendre la parole aux assemblées générales du Chapitre.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L'exécutif du Chapitre engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Chapitre.
5.3 Fonds : Les fonds du Chapitre sont conservés dans un compte attribué par l'Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l'Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Composition : L'exécutif du Chapitre se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l'Exécutif est établi conformément aux Statuts de l'Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
6.2 Durée du mandat : Le mandat des membres de l'Exécutif est d'une durée de trois (3) ans, sauf qu'aux premières élections, la moitié sont élus pour trois (3) ans et les autres pour deux (2) ans.
6.3 Réunions : L'exécutif du Chapitre se réunit au moins trois (3) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l'exécutif du Chapitre sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l'élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l'Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu'à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.7 Fonctions
6.7.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Chapitre et de l'Exécutif et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
6.7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l'Exécutif, tient un registre des assemblées et des réunions pour la période prescrite par la politique de l'Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu'exigent les Statuts et règlement de l'Institut et de la Région.
6.7.4 Trésorier : Le trésorier gère les finances du Chapitre et en produit les rapports. Il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile, présente les états financiers à l'assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national chaque année et tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Chapitre.
6.7.5 Membres actifs : Les membres actifs s'acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
6.7.6 Comités : Le Chapitre ou l'exécutif du chapitre peut former les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l'organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Chapitre. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l'organisme qui l'a créé.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L'Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif du Chapitre et conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat aux élections cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidature en vue de pourvoir des postes de l'exécutif du Chapitre est envoyé trois (3) semaines avant l'assemblée générale annuelle.
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l'assemblée générale annuelle.
7.2.3 Le comité des élections s'assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et, sous réserve des dispositions du règlement, établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l'élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.
7.3.2 Les résultats de l'élection sont annoncés à l'assemblée générale annuelle du Chapitre et sont ensuite publiés. Les nouveaux membres de l'exécutif du Chapitre entrent en fonction à la clôture de l'assemblée générale annuelle.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L'exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L'avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois semaines avant la date de l'assemblée.
8.1.2 Quorum Le quorum de l'assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l'ouverture de l'assemblée.
8.1.3 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l'exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
8.1.4 Votes : Tous les membres présents à l'assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l'exécutif du Chapitre sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l'issue du vote.
8.1.5 Production de documents : Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l'année civile, l'exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l'Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l'élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l'exécutif du Chapitre ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l'assemblée.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l'assemblée générale annuelle s'appliquent à l'avis de convocation, au quorum et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d'un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l'exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent soumettre des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l'Institut et à l'exécutif régional que cela concerne.
10.4 Les présents statuts, et toute modification leur étant apportée, entrent en vigueur dès qu'ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L'exécutif du Chapitre peut adopter et modifier des articles de règlement s'il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d'obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l'exécutif du Chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à la date d'approbation.
11.3 Chaque article du règlement est présenté à l'assemblée générale suivante du Chapitre, où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions prévues à l'article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
RÈGLEMENT
R7.3.1.1 Le comité des élections détermine les groupes de l'Institut desquels proviennent les autres membres de l'Exécutif.
R7.3.1.2 Si aucun membre de l'Exécutif ne provient de l'un des trois (3) plus importants groupes de l'Institut faisant partie du Chapitre, on applique l'une des dispositions suivantes :
(i) vsi un seul candidat d'un de ces groupes se présente, il est élu par acclamation;
(ii) si plus d'un candidat d'un de ces groupes se présentent, celui qui obtient le plus de votes est élu;
(iii) si aucun candidat d'un de ces groupes ne se présente, le groupe en question demeure non représenté jusqu'à la prochaine élection.
R7.3.1.3 Tous les autres postes sont comblés en fonction du classement général.
Approuvé par le Conseil d'administration
le 19 février 2011