PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les statuts et les règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la Région de la capitale nationale, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Les membres titulaires et retraités appartenant au territoire couvert par le Chapitre selon la description de l'Institut.
« président » Le président du Chapitre, sauf indication contraire.
« vice-président » Le vice-président du Chapitre, sauf indication contraire.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de l’organisme est le chapitre d’Ottawa-Sud (RCN) de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS
Les buts du Chapitre sont de défendre ses intérêts, d’offrir un lieu de discussions sur les affaires de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de faire des recommandations au conseil régional et à l'Institut sur des questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut conformément aux statuts de ces organismes constituants.
ARTICLE 3 MEMBRES DU CHAPITRE
Tous les membres se trouvant sur le territoire du Chapitre, à l’exception de ceux d’autres chapitres, sont membres du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper une charge, proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux statuts du Chapitre, voter relativement aux affaires du Chapitre, et assister et prendre la parole aux assemblées générales du Chapitre.
ARTICLE 5 AFFAIRES FINANCIÈRES
5.1 Exercice financier :L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses:L’exécutif du Chapitre engage les sommes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires du Chapitre.
5.3 Fonds du Chapitre :Les fonds du Chapitre seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures:Une opération financière s’accompagne de la signature de deux (2) des dirigeants suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier du Chapitre. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification :Au besoin, des vérifications et des contrôles sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas chargés de gérer les fonds du Chapitre.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Composition :L’exécutif du Chapitre se compose d’un président, d'un vice-président, d’un représentant de l’ARC, d’un représentant de NAV CANADA et de sept (7) membres actifs ou moins, élus par et parmi les membres du Chapitre à son assemblée générale annuelle. Le secrétaire et un trésorier ou un secrétaire-trésorier sont nommés par et parmi les membres de l’exécutif du Chapitre à leur première réunion.
6.2 Mandats :Les mandats sont de deux (2) ans à l'exception des toutes premières élections, auxquelles la moitié des membres sont élus pour deux (2) ans et les autres pour un (1) an.
6.3 Réunions: Les membres de l’exécutif du Chapitre se réunissent au moins trois (3) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsqu’une majorité des membres de l’exécutif du Chapitre sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises à la majorité des voix.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assure la présidence jusqu'aux prochaines élections.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, le reste des membres de l'Exécutif peuvent choisir un membre admissible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu'aux prochaines élections.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de l'Exécutif.
6.7 Fonctions
6.7.1 Président :Le président convoque et préside les assemblées du Chapitre et les réunions de l'Exécutif, et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
6.7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et s’acquitte de celles-ci en son absence.
6.7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et de l’exécutif, garde un compte rendu de ces réunions pour la période prescrite par l'Institut et fait parvenir à ce dernier une copie des procès-verbaux. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts et les règlements de l'Institut et de la Région.
6.7.4 Trésorier : Le trésorier s’occupe des affaires financières du Chapitre et en fait rapport, présente un budget aux membres du Chapitre à la première assemblée de l'année civile, présente un état financier aux assemblées générales annuelles et en fait parvenir une copie aux bureaux régional et national, et tient les livres du Chapitre conformément aux politiques de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres.
6.7.5 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent de toute fonction attribuée par l'Exécutif.
6.7.6 Représentants des ministères : Les représentants des ministères s’acquittent de toute fonction attribuée par l'Exécutif.
6.7.7 Comités : Le Chapitre ou son exécutif constitue les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Le secrétaire du Chapitre conserve une copie des rapports des comités. Les comités sont abolis par un vote majoritaire de l’Exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’Exécutif nomme un comité des élections pour recevoir les mises en candidature à des postes de l’exécutif du Chapitre et conduire des élections. Un membre de ce comité qui devient candidat aux élections doit se retirer du comité.
7.2 Modalités de mise en candidature
7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l'élection de l'Exécutif est envoyé au moins trois (3) semaines avant l'assemblée générale annuelle du Chapitre.
7.2.2 Les candidatures sont présentées par écrit ou durant l’assemblée générale annuelle du Chapitre.
7.2.3 Le comité des élections s'assure que les candidats aux élections sont éligibles et disposés à siéger à l’Exécutif.
7.2.4 Le vice-président, le représentant de NAV CANADA et quatre (4) membres actifs sont élus les années paires pour un mandat de deux (2) ans.
7.2.5 Le président, les représentants de l’ARC et trois (3) membres actifs sont élus les années impaires pour un mandat de deux (2) ans.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité des élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le bon déroulement des élections, le dénombrement et la compilation des votes et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats du scrutin sont annoncés à l'assemblée générale annuelle du Chapitre et diffusés par la suite avec la répartition des votes. Les membres de l'Exécutif nouvellement élus entrent en fonction le 1er janvier de l’année suivante.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES DU CHAPITRE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle par année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle est envoyé aux membres au moins trois semaines à l’avance.
8.1.2 Quorum : Aux assemblées générales annuelles du Chapitre, le quorum est atteint lorsqu’à l’ouverture, le nombre de membres du Chapitre dépasse d’au moins cinq (5) celui des membres de l’Exécutif.
8.1.3 Si le quorum n’est pas atteint, l’Exécutif reporte l’assemblée. Un nouvel avis de convocation est envoyé deux (2) semaines au plus après la date initialement prévue. Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.4 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président|
Rapport financier annuel
Rapport du comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications aux statuts
8.1.5 Votes : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. À l'exception de l'élection des membres de l’exécutif du Chapitre, qui se fait par scrutin secret, le vote se fait normalement à main levée. Une seule voix est accordée à chaque membre. Les décisions sont prises par un vote à majorité simple.
8.1.6 Production de documents : Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu des élections.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de la convocation ou de la demande.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figure à l'ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et aux votes des assemblées générales annuelles s'appliquent également aux assemblées générales extraordinaires.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont soumises à la volonté de la majorité des membres qui ont exercé leur droit de vote. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou de règlement et, en l'absence de dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du manuel d’Alice Sturgis intitulé The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion ou à l'assemblée.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à la majorité simple.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modification. L’avis de convocation à une assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée comprend :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux statuts et leurs modifications sont soumis à l’examen de l’exécutif régional concerné et du Comité des statuts et politiques de l’Institut.
10.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 11 ARTICLES DE RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter des articles de règlement qui ne vont pas à l'encontre des présents statuts et qu'il juge nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre, et il peut les modifier.
11.2 Tous les articles de règlement et les modifications proposés sont soumis à l’examen et à l’approbation de l'Institut. Ils entrent en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du Chapitre, mais pas avant la date d’approbation de l’Institut.
11.3 Chaque article de règlement est présenté à l’assemblée générale subséquente du Chapitre, où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications du règlement sont assujetties à l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier pour rendre le sens véritable du texte.
RÈGLEMENTS
R6.2 Représentants des ministères
Pour être candidat au poste de représentant de l’ARC, de l’ASFC ou de NAV CANADA, le membre doit être employé par le ministère concerné.
Approuvés par le Conseil d’administration le 28 janvier 2006
Modifications approuvées par le Conseil d'administration les 12 et 13 juillet 2007
Modifications approuvées par le Conseil d'administration les 25 et 26 septembre 2008
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 7 novembre 2013
Modifications approuvées par le Conseil d'administration le 21 février 2016