Procès-verbal de la réunion de l’exécutif de la région des Prairies/T.N.-O.
Date : 9 mars 2024, de 9 h à 16 h
Lieu : Edmonton – JW Marriott
Présences :
Samah Henein, directrice régionale
Nancy McCune, vice-présidente et représentante des petits chapitres (virtuellement)
Marvie Ong, trésorière
Jay Krishnan, secrétaire
Pramesh, en remplacement de Cory Graham, président du chapitre de Winnipeg et du Sud du Manitoba
Courtney Walker, présidente du chapitre de Calgary
William Stewart, président du chapitre de Saskatoon
Katy Windl, présidente du chapitre de Regina (virtuellement)
Ira Hill, représentante des petits chapitres
Sharon Losinski, présidente du chapitre d’Edmonton
Invitée :
Kris Hawkins, gestionnaire régionale
Absences :
Aucune
- Ouverture de la séance – Samah ouvre la séance à 8 h 58.
- Reconnaissance territoriale – Sharon lit la reconnaissance territoriale.
- Déclaration d’égalité – William lit la déclaration d’égalité.
- Adoption de l’ordre du jour – Un point est ajouté. Courtney propose d’adopter l’ordre du jour, avec l’appui de Ira. Motion adoptée.
- Approbation du procès-verbal de la réunion précédente.
Procès-verbal de la réunion du 8 décembre 2023 – Des modifications mineures sont apportées. Nancy propose d’approuver le procès-verbal révisé, avec l’appui de Katy. Motion adoptée.
Procès-verbal de la réunion du 27 janvier 2024 – Des modifications mineures sont apportées. William propose d’approuver le procès-verbal révisé, avec l’appui de Sharon. Motion adoptée.
1. Questions découlant du procès-verbal – 27 janvier 2024
a. Événements de la Semaine nationale de la fonction publique (SNFP)
On discute de quelques idées.
Samah fait part d’idées qui ont également été discutées avec le Comité des jeunes professionnel·les des Prairies et des T.N.-O., et l’exécutif décide d’organiser les activités suivantes :
(a) Jeu-questionnaire virtuel par le biais d’un formulaire Google.
(b) Concours de photos (animaux et nature) sur la page Facebook régionale. Pour le jeu-questionnaire, 3 cartes- cadeaux de xxx $ seront offertes et pour le concours de photos, 2 cartes-cadeaux de xxx $ pour les photos d’animaux ayant reçu le plus de votes et 2 cartes-cadeaux de xxx $ pour les photos de nature ayant reçu le plus de votes. Les photos doivent être prises par les participant·es.
(c) Journées d’activités de la SNFP dans toute la région par les chapitres en fournissant à chaque chapitre xx $/membre et le remboursement sera basé sur les reçus réels et le nombre de membres du chapitre.
Point de suivi : Les membres de l’exécutif transmettront les questions du jeu-questionnaire à Samah.
- Rapport de la directrice – Samah
i. Nouvelles du Conseil d’administration
Le directeur des finances a été embauché et est entré en fonction le 4 mars 2024. Le processus d’embauche du/de la directeur·rice des ressources humaines est en cours. On espère pourvoir 11 postes vacants d’ici à la fin avril 2024. 36 négociations collectives sont en cours. Les problèmes de temps d’attente du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) s’améliorent (la présidente de l’IPFPC a envoyé un courriel). Le sondage sur le modèle des délégué·es syndicaux a été envoyé en février.
Le Conseil d’administration assistera au Conseil consultatif le 28 mai pour discuter de nos plans concernant la stratégie pour les élections fédérales et la formation au lobbying.
Le Conseil d’administration a reçu les états financiers du T2.
Jenn fera partie du conseil d’administration du Secrétariat du Recours collectif noir pour 2024 en tant que présidente de l’IPFPC.
Sommet de l’Institut Broadbent du 10 au 12 avril – 8 membres du Conseil d’administration y participeront, ainsi que 6 président·es du Réseau des jeunes professionnel·les et 2 membres du personnel.
L’avis du délégué syndical national a été envoyé.
L’organigramme est sur le lecteur partagé.
ii. Bilan régional, y compris le Conseil régional des Prairies (CRP)
- Formation de base des délégué·es syndicaux (FBDS) du printemps – Nous avons eu 3 annulations de dernière minute, il y aura donc 13 participant·es, dont certain·es sont jeunes, bonne diversité.
- L’affichage sur le site Web du CRP se fera bientôt, la date limite étant fixée au 5 avril. Samah souligne qu’il serait important d’inclure de jeunes professionnel·les et des délégué·es diversifié·es. La date limite pour envoyer à Samah et Prashila la liste des délégué·es et des remplaçant·es est le 11 avril. Le rapport des président·es de chapitre doit être remis le 26 avril. William sera le président des élections, Ira l’assistera. Les amendements/statuts régionaux doivent être affichés quatre semaines avant la date du Conseil. Conférencier : Jean-François Dupras nous coûtera moins de 4 000 $ après la négociation de Samah. Il participera à la première journée du Conseil et s’exprimera sur la santé mentale et la toxicomanie. Président du CRP : Bruce Laurich, président du chapitre des T.N.-O.
- Bruce demande s’il peut obtenir un siège de délégué·e supplémentaire au CRP puisqu’il en assurera la présidence. Courtney propose une motion visant à accorder un siège supplémentaire au chapitre des T.N.-O. à partir des deux sièges régionaux, avec l’appui de Jay. Motion adoptée.
- Seul le poste de trésorier est à pourvoir pour un mandat de deux ans.
- Les observateur·rices du CRP sont désigné·es par les chapitres. Nancy se porte volontaire pour être la conseillère d’assemblée du CRP et propose cette motion, avec l’appui de Sharon. Motion adoptée.
- Samah propose d’inviter la présidente de l’IPFPC au CRP pour discuter des questions soulevées par les délégué·es, avec l’appui de Jay. Motion adoptée.
Point de suivi : Les membres de l’exécutif transmettront les idées d’événements du CRP à Samah d’ici le 15 mars. Samah enverra ensuite les idées à l’exécutif pour qu’il vote sur les options.
Point de suivi : Samah se renseignera auprès du service juridique sur l’obligation de préavis concernant l’AGA de l’organisme constituant.
Événement de l’école syndicale : On décide de réduire le montant remis à chaque participant·e de xx $ à xx $ par personne, étant donné qu’ils/elles recevront leur indemnité quotidienne en plus des cartes-cadeaux.
iii. Le point sur le Comité des jeunes professionnel·les – Samah
Le lien Web du Comité des jeunes professionnel·les se trouve au bas de la page Web de la région pour votre information. Événement du 8 mars : 52 (32 membres + invité·es et 2 membres de l’exécutif du chapitre d’Edmonton) ont participé à l’événement et seulement 2 membres de l’exécutif du chapitre d’Edmonton ne se sont pas présenté·es. Le Comité des jeunes professionnel·les des Prairies et des T.N.-O. prévoit un événement à Regina (mai) et un événement à Saskatoon (juin). Événement à Canmore : planification d’une marche/événement pour les jeunes professionnel·les participant au Conseil. Le sondage auprès des membres sera envoyé. Le 31 décembre, fin du mandat des membres du comité, à l’exception de Bruce. Les jeunes membres seront invité·es à poser leur candidature. La prochaine réunion du comité aura lieu le 31 mai 2024, rattachée au CRP, puis une autre réunion sera rattachée au Conseil des délégué·es syndicaux à Edmonton.
iv. Le point sur le Conseil des délégué·es syndicaux – Samah
Exercice de conscience de soi sur les privilèges. Samah confirme que l’hôtel a de la place et que nous l’organiserons plus tôt dans la journée afin d’assurer le soutien des délégué·es syndicaux si nécessaire. L’exécutif accepte cette activité. Kris sera la personne de confiance, il faut une personne supplémentaire possible du groupe SH ou choisir parmi les volontaires en fonction des membres qui s’inscriront. Événement suggéré par Samah : Ice House, fabrication de sushis à l’hôtel, galerie d’art, vérifier si le restaurant est opérationnel. Nancy demande que les personnes qui ne sont pas des délégué·es syndicaux qui assistent aux réunions de l’exécutif régional rattachées au Conseil des délégué·es syndicaux assistent au Conseil des délégué·es syndicaux. Une discussion a lieu sur les raisons pour lesquelles nous autoriserions la présence de personnes qui ne sont pas des délégué·es syndicaux au Conseil des délégué·es syndicaux et sur la perception, le coût élevé et la valeur ajoutée. Nancy propose une motion pour permettre aux membres d’exécutif qui ne sont pas des délégué·es syndicaux qui assistent à une réunion d’exécutif rattachée au Conseil des délégué·es syndicaux d’assister au Conseil des délégué·es syndicaux, avec l’appui de Sharon. Motion adoptée.
« Permettre aux membres de l’exécutif régional qui ne sont pas des délégué·es syndicaux et qui assistent à la réunion de l’exécutif de la région des Prairies adjacente au Conseil des délégué·es syndicaux d’y participer afin qu’ils/elles puissent aider à des activités non professionnelles telles que le/la sergent·e d’armes, les bénévoles, etc. »
Samah ajoute une instruction à la motion selon laquelle les membres d’exécutif qui ne sont pas des délégué·es syndicaux n’assisteront qu’en cas de besoin et ne seront que des observateur·rices. L’exécutif accepte ces instructions.
v. Délégué·e syndical·e de l’année – Samah
La nomination du/de la délégué·e syndical·e de l’année sera publiée en juin. Un comité de sélection du/de la délégué·e syndical·e de l’année doit être mis en place. Samah propose une motion pour mettre en place un comité de trois membres, dont Jay Krishnan en tant que président, Kevin Jacobs et Rick Cuzzetto, avec l’appui de Courtney. Motion adoptée. Jay transmettra le nom du/de la délégué·e syndical·e sélectionné·e à la directrice.
- Rapport financier – Marvie
Marvie présente les états financiers et le budget 2024, qui sont disponibles sur le lecteur Google. L’exécutif indique qu’un budget 2025 devra être préparé pour être présenté au CRP. Marvie propose d’accepter les états financiers, avec l’appui de William. Motion adoptée.
Point de suivi : Marvie préparera le budget 2025 sur la base du budget 2024 révisé et en tenant compte d’une augmentation de 3 % des dépenses pour l’inflation.
- Rapport sur la formation – Courtney informe l’exécutif des activités du Comité de formation et des réunions du CAFM. La liste des participant·es à l’école syndicale est sur le lecteur Google.
- Nouvelles des comités du Conseil d’administration – Comité consultatif des sciences (CCS), Comité des finances – Ira, Nancy
CCS – Ira : Nous nous sommes présenté·es mutuellement lors de la première réunion. Le principal sujet de discussion a été de savoir ce que le CCS peut faire pour influencer les répercussions du prochain gouvernement sur la science publique.
Comité des finances – Nancy : L’examen de 2/4 états financier est terminé, nous ne recevons les états qu’après 2 mois, rencontre avec le nouveau directeur des finances lors de la réunion du 4 mars. La formation des trésorier·ères a été discutée et des invitations ont été adressées aux président·es de chapitre. Nancy indique qu’elle serait chargée d’examiner les finances des organismes constituants dans notre région, puisqu’elle est la représentante de notre Comité des finances.
10. Nouvelles des petits chapitres – Nancy, Ira
Nancy : Il y a de l’apathie de la part des membres.
11. Politique de sélection des délégué·es à l’AGA – Nancy et tout le monde
Le nombre total de délégué·es change, cette année nous en avons 38 contre 32 l’année dernière, il n’est donc pas facile de rédiger une politique avec des chiffres précis. Nancy va modifier la formulation de la politique pour refléter ce que nous ferons lorsque les chiffres changeront et l’envoyer au secrétariat de l’exécutif. La politique ne doit pas figurer sur le site Web de la région.
12. Rapport du personnel – Kris :
Une employée de Winnipeg quittera son poste à la fin du mois de mars en raison d’un congé de maternité et un·e nouvel·le agent·e des relations du travail (ART) (venant de la région de la C.-B. et du Yukon) occupera le poste vacant. L’environnement de travail dans la région des Prairies est positif et axé sur la collaboration.
Des inquiétudes sont exprimées quant au fait que l’administration est placée entre les demandes émanant de la région et d’autres chapitres. Cela cause un stress inutile. Un rappel de suivre les processus et d’éviter le travail supplémentaire, car cela les éloigne des tâches que je leur ai confiées ou qui relèvent de leur rôle. J’ai fait savoir à la nouvelle directrice des Services aux membres que les gens avaient besoin d’une formation. Cela se ferait par l’intermédiaire de leur groupe, et non du personnel régional. Nos administrateur·rices régionaux n’ont pas d’autorité sur les processus des autres chapitres.
Un·e ART de notre région a mis au point une feuille de travail pour les délégué·es syndicaux que le Bureau des politiques nationales était très désireux d’utiliser dans le modèle des délégué·es syndicaux à venir. Nous avons donc été heureux de partager ce contenu pour l’initiative nationale et le soutien de l’ensemble des délégué·es syndicaux.
Les charges de travail semblent connaître un certain pic en ce moment. 112 nouvelles demandes depuis le début de l’année. Nous avons 6,5 ART. Le nombre actuel de délégué·es syndicaux est de 228 pour la région des Prairies, soit environ 15 % des délégué·es syndicaux nationaux. Nous représentons 10 % des membres. Il y a actuellement 415 dossiers dans la région des Prairies. La moyenne est donc de 64 dossiers par ART.
Nous avons également reçu 8 arbitrages (1 provincial, 7 fédéraux) entre janvier et juin. La charge de travail lors d’une audience d’adjudication peut atteindre 40 heures de préparation avant même l’audience. Nos collaborateur·rices sont très doué·es pour trouver des solutions, mais nous devons encore faire toute la préparation, y compris les informations juridiques. C’est un travail énorme lorsqu’il s’agit d’un fichier volumineux. Nous avons besoin de deux personnes pour l’audience proprement dite et pour une partie du travail préparatoire, afin de ne pas risquer que quelqu’un soit absent/malade et que tout tombe à l’eau. Il y a donc toujours une chaise principale et une chaise secondaire.
Des dossiers complexes de scientifiques de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) dans les médias ont soulevé des inquiétudes supplémentaires la semaine dernière, deux ART s’en occupent.
Une séance « Demandez-le à un·e ART » est mise en place, nous avons reçu une plainte immédiate concernant l’heure de la journée, mais nous sommes heureux d’essayer.
Il y aura des retards dans les réponses (délais) pour la semaine du 22 avril en raison de la Conférence du personnel.
13. Avis de convocation à l’AGA du chapitre et à la réunion du Comité des statuts et politiques (CSP) – Sharon
Discussion, voir point 12, car Sharon s’est inquiétée du fait que son avis de convocation à l’AGA n’a pas été envoyé par courrier électronique et affiché avant les dates limites fixées par les statuts.
On rappelle à Sharon de faire savoir à Kris si elle a des problèmes avec le personnel régional et d’en informer Samah plutôt que de faire remonter les problèmes afin que nous puissions l’aider. Les autres membres de l’éxécutif n’ont pas exprimé de préoccupations concernant le retard de leurs avis.
14. Rapports des chapitres – Président·es de chapitre
- Winnipeg et Sud du Manitoba – Pramesh : AGA du chapitre le 9 mai, le comité de sélection de l’AGA choisit les délégué·es en fonction de leurs activités, sur la base de 35 questionnaires d’activités. Les membres de l’exécutif reçoivent des points et cela les aide à se concentrer sur les activités du questionnaire. Christine Freeman a pris sa retraite.
- Edmonton – Sharon : L’AGA s’est tenue le 6 mars et ne s’est pas bien déroulée. L’un des statuts a rencontré des problèmes, les gens se sont plaints. Dîner d’information en avril et pique-nique en juin.
- Saskatoon – William : 8 événements planifiés.
- Suffield – Ira : Rien à signaler, barbecue organisé par l’employeur pendant la SNFP.
- Calgary – Courtney : Événement de la SNFP en cours de préparation, AGA le 9 mai, activité de yoga trimestrielle, système de points pour l’AGA, nouveau logo du chapitre en cours de réalisation.
- Regina – Katy : AGA la semaine prochaine, l’événement d’appréciation des délégué·es syndicaux s’est bien déroulé.
- Lethbridge – Nancy : AGA le 16 avril, événement de quilles la semaine prochaine, un événement par trimestre, événements de la SNFP en cours de planification.
15. Examen du rapport de suivi
Courtney a mis la fiche à jour.
16. Tour de table
17. Levée de la séance à 16 h 58.
Futures activités
– École syndicale – 18 au 20 avril 2024 – Winnipeg, Inn at the Forks
– Séance « Demandez-le à un·e ART » – 8 mai 2024 – Virtuellement
– Réunion du Comité régional de formation – 29 mai 2024 (13 h à 17 h) – Canmore, Coast Canmore
– Réunion de l’exécutif – 30 mai 2024 – Canmore, Coast Canmore
– Réunion des président·es – 31 mai 2024 (demi-journée, avant-midi) – Canmore, Coast Canmore
– Réunion du comité des jeunes – 31 mai 2024 (demi-journée, avant-midi) – Canmore, Coast Canmore
– CRP – 31 mai 2024 (demi-journée, après-midi), 1er juin 2024 (journée complète) – Canmore, Coast Canmore
– Réunion virtuelle de l’exécutif – À déterminer
– Comité régional de formation – 25 septembre 2024 (13 h à 17 h) – Edmonton, JWM
– Réunion de l’exécutif – 26 septembre 2024 (journée complète) – Edmonton, JWM
– Conseil des délégué·es syndicaux – 27 septembre 2024 (journée complète), 28 septembre 2024 (demi-journée, avant-midi) – Edmonton, JWM
– FBDS de l’automne – 24 au 26 octobre 2024 – Winnipeg, Delta
– AGA – 8 et 9 novembre 2024 – Toronto
– Réunion de l’exécutif – À déterminer
– Formation en matière de santé et de sécurité – À déterminer