Exécutif régional de l’Ontario Procès-verbal, réunion du 29 juin 2024

Exécutif régional de l’Ontario Procès-verbal, réunion du 29 juin 2024

Sherwood Inn, Port Carling (Ontario)

Présences : J. Purdie, C. L’Estrange, T. Yantsis, B. Brawley, T. MacDonald, S. Labbé, M. Chan, H. Timla, T. Zaharopoulos, D. Kamaldin, R. Kaura

Absences : Personne n’est absent.

La séance est ouverte à 9 h 10.

1. Mot d’ouverture 

Le directeur reconnaît le territoire sur lequel nous nous réunissons et souhaite la bienvenue à l’exécutif régional de l’Ontario (ERO).  

2. Adoption de l’ordre du jour 

Motion visant à adopter l’ordre du jour tel que présenté. La motion est approuvée à l’unanimité.

3. Approbation des procès-verbaux 

Motion visant à approuver le procès-verbal de la réunion de l’ERO du 11 avril 2024. Motion adoptée à l’unanimité.

4. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion et rapport de suivi – John 

Discussion sur chaque point de suivi.

5. Rapport du trésorier – Tom Y. 

Le trésorier passe en revue la situation financière et les dépenses actuelles dans son rapport. Réponses aux questions et commentaires.

Motion pour approuver les états financiers tels que présentés par le trésorier. Motion adoptée à l’unanimité.

6. Rapports des comités 
   1. COMITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 
      1. Comité sur la reconnaissance professionnelle et les titres de compétence (CRPTC) – Fatima Hashmi 

Un rapport a été préparé et soumis à l’ERO. Il se trouve sur le lecteur commun.

2. CSP – Mandy C. 

La prochaine réunion aura lieu le 8 juillet; il n’y a pas eu de réunion depuis la dernière réunion de l’ERO. John s’inquiète de la feuille de calcul envoyée à tous les organismes constituants de l’Ontario, qui contient le lien vers les statuts. Le CSP n’assure plus le suivi de ces statuts. Il est important de s’assurer que les sections et les sous-groupes ont les bons statuts. Le modèle de l’IPFPC est utilisé par défaut. S’ensuit une discussion sur les statuts des organismes constituants afin de clarifier le rôle du représentant du CSP et celui de la liaison avec les sections. On explique la procédure d’adoption et d’approbation des statuts.

Suivi : Le représentant de l’ERO au sein du CSP fait part au CSP des préoccupations de l’ERO concernant la mise à jour de la liste.

3. Comité des finances – Tom Y. 

Il n’y a pas eu de réunion depuis la dernière réunion de l’ERO. La planification et la budgétisation pour la région de l’Ontario sont en cours d’examen par John et Heather. La prochaine réunion aura lieu le 19 juillet à Ottawa.

4. CDPD – Sabrina Labbé 

La dernière réunion a eu lieu le 31 mai et le 1^er juin. Les membres handicapés ont fait l’objet de discussions approfondies en vue d’un meilleur service et d’améliorations. Les présidents des caucus ont été invités et ont discuté de leurs récents programmes et questions. Le Mois de la fierté a été abordé. Le sous-groupe de Toronto-Centre a envoyé un courriel à John, qui a ensuite été transmis à Stacy pour être traité par le CDPD. Sabrina est intervenue et a tenté de coordonner et d’aider. Le sous-groupe a manqué l’inscription, mais a réussi à rejoindre l’AFPC avec 20 places. S’ensuit une discussion sur la participation future au Mois de la fierté. Harry va défiler et je me demandais si l’ERO avait des articles de promotion disponibles.

5. Plan stratégique de la technologie de l’information (PSTI) – Dora Scarling 

Pas de nouvelle réunion depuis notre dernière réunion; un rapport a été préparé et soumis à l’ERO précédemment. Il se trouve sur le lecteur commun.

6. Comité consultatif des sciences (CCS) – Tina 

Un rapport a été préparé et soumis à l’ERO. Il se trouve sur le lecteur commun.

7. Formation nationale – Bridget 

A rencontré le CAFM le 17 mai. A rencontré 20 parties prenantes. Des travaux sont en cours concernant un programme de mentorat. Approfondir les besoins spécifiques de chaque groupe. Le courriel sur les membres animateurs a été envoyé. L’objectif est de former davantage d’animateurs pairs sur le modèle de l’éducation populaire, l’objectif étant d’avoir environ 4 animateurs pairs formés par région.

8.  Élections – Tim Azab 

Aucun rapport n’a été préparé; le comité n’est pas encore actif.

9. Comité d’appels en matière d’élections – Patrick Mudenyo

Un rapport a été préparé et soumis à l’ERO. Il se trouve sur le lecteur commun.

2. COMITÉS DE L’ERO / Liaison 
   1. Comité de formation – Bridget 

Les devis pour le lieu de formation de l’école syndicale avancée du printemps 2026 ont été soumis. Les discussions concernant les lieux et les avantages et inconvénients ont été mises en évidence. La prochaine école syndicale avancée se tiendra à London.

Motion : Il est recommandé que l’école syndicale avancée du printemps 2026 se tienne à Kingston.

Motion proposée par : Bridget Brawley

Avec l’appui de : Tom Y Motion adoptée à l’unanimité

Des devis ont été demandés pour le Conseil des délégués syndicaux du printemps 2026. Le Chelsea Toronto fera l’objet d’une rénovation de plusieurs milliards de dollars l’année prochaine et il n’est pas certain que l’hôtel soit prêt à ce moment-là. 

Motion : Il est recommandé que la formation de base des délégués syndicaux du printemps 2026 se tienne au Hyatt, à Toronto.

Motion proposée par : Bridget Brawley

Avec l’appui de : Tom Y Motion adoptée à l’unanimité

Des devis ont été demandés pour la formation autonome de deux jours qui se tiendra du 26 au 28 mars 2026. Le thème de la formation n’a pas encore été choisi. Il s’agit d’une activité de moindre envergure, qui pourrait donc permettre de tester l’hôtel Chelsea en tant que lieu d’accueil potentiel.

Motion : Il est recommandé que la formation autonome du printemps 2026 se tienne au Chelsea à Toronto.

Motion proposée par : Bridget Brawley

Avec l’appui de : Tom Y Motion adoptée à l’unanimité

2. Statuts et politiques – Mandy/Sabrina 

Il n’y a rien à discuter. La dernière mise à jour du document remonte au 23 mars 2024.

3. Mobilisation et visibilité – Mandy/Sabrina/Harry 

Les discussions et les plans concernant le défilé de la fête du Travail ont commencé. Din s’inscrira auprès de l’ENT. Mandy et Sabrina ont commencé à travailler sur un budget. La location de camions a été envisagée. Une ligne budgétaire spécifique au défilé est prévue pour cet événement et est accessible sur recommandation du directeur régional. Le financement de Bien mieux ensemble peut être utilisé pour le dîner, car il permet de financer l’événement à hauteur de 25 dollars par personne. S’ensuit une discussion concernant les volontaires pour la distribution des repas et sur l’e fait de confier les services de traiteur à des fournisseurs locaux de l’ENT au lieu de demander à Subway de fournir les repas comme l’année dernière. L’affiche comprendra une demande de bénévolat lors de l’inscription.

Motion : Il est proposé que l’ERO prenne en charge l’hébergement de l’organisateur du défilé de la fête du Travail pour la nuit précédant le défilé.

Motion proposée par : Mandy Chan

Avec l’appui de : Tom Y Motion adoptée à l’unanimité

Le défilé de la fierté de Toronto aura lieu le 30 juin et Harry y participera. L’ERO est disposé à assurer la coordination des événements locaux. Le CDPD devrait participer à l’organisation du défilé, même s’il s’agit d’un comité d’envergure nationale. L’ERO devrait s’impliquer le plus possible dans les défilés de la région de l’Ontario. Le défilé de Toronto est le plus important; le Comité va étudier la possibilité de s’impliquer dans le défilé de 2025 et en fera part à l’ERO lors de la prochaine réunion (août)

Suivi : Répéter au CDPD qu’il faut améliorer la coordination et de l’organisation du mois de la fierté.

Suivi : Rapporter au responsable de la mobilisation à l’IPFPC pour obtenir l’approbation et le financement du défilé de la fête du Travail de 2024.

4. Groupe provincial de l’Ontario – Tina 

Un rapport a été préparé et se trouve dans le lecteur commun. Dans l’ensemble, les réactions sont très positives et les membres clés s’impliquent davantage.

L’implication de la FTO a été évoquée récemment, lors de la réunion du CA du mois de mai. Que nous rapporte l’argent dépensé pour la FTO et le CTC? La participation à la FTO est bénéfique. Tina est une membre votante de la CSPAAT. Tina est membre votante de la santé et sécurité. La FTO travaille à l’élaboration d’un projet de loi sur le stress thermique et s’engage à promouvoir la sécurité de tous. Un plan d’affaires sera soumis pour obtenir l’approbation de la compensation de l’implication, car celle-ci n’est pas actuellement financée par l’IPFPC.

5. Jeunes professionnel·les – Rachit 

A demandé à faire partie du comité de retour au bureau de la DGI. Les connaissances seront utiles. Les exemptions pour les TI seront maintenues, et une annonce sera faite prochainement. Les exemptions relatives aux TI sont prolongées d’un an, car la rétention est une grande crainte. Par exemple, lorsque l’annonce a été faite, le MDN a perdu 50 employé·es TI en une semaine. 

Le mandat des membres du comité expirera en mars 2025 et l’appel à candidatures sera lancé en janvier 2025. Le processus était le suivant : La lettre d’appel a été publiée sur le site Web, le formulaire a été rempli, Rachit (président) a examiné les soumissions et les a présentées à l’ERO pour qu’il émette des recommandations. On demande s’il y a d’autres recommandations que nous souhaiterions voir mises en œuvre. John aimerait savoir si nous devrions aligner le mandat du RJP sur l’année civile ou sur les élections/le mandat de l’exécutif. Une réunion de planification (9 h -17 h + 9 h-12 h le samedi) aura lieu le 9 août, et il y aura une réunion le même jour (18h-21h). Le coût est de X XXX $, souper compris. Des collations/applications peuvent être proposées à la place. Le repas s’élève à X XXX $. L’événement aura lieu dans la salle de jeux Square One à Mississauga. Des articles promotionnels d’une valeur de XX $ seront distribués. Un message-guide invitera les gens à s’inscrire comme délégués syndicaux. Rachit se coordonnera avec Tom Y pour les articles promotionnels. Question relative à l’implication dans le CTC et à l’envoi de membres.

6. Liaison avec les chapitres – Tina 

Un rapport a été préparé et se trouve dans le lecteur commun. Les numéros des délégués à l’AGA seront envoyés. La communication et les notifications ne sont pas envoyées lorsque de nouveaux membres s’inscrivent; les nouveaux membres devraient-ils déposer des griefs si cela n’est pas fait? 

7. Fondation Héritage – Chris 

Stacey McLaren est la personne de référence. La communication et l’obtention d’informations sont très difficiles. Les gagnants sont annoncés, mais les montants ne sont ni connus ni divulgués. Suivi de l’équilibre du fonds et du classement de l’Ontario dans la Coupe Héritage. L’Ontario n’a jamais remporté la Coupe. John a présenté les comptes du fonds de la Fondation Héritage. S’ensuit une discussion sur les bourses d’études et les comptes tels que présentés.

7. Conseil régional – Tom Z. 

L’ancien président du CRO a présenté un rapport. Il est recommandé de commencer à planifier et à organiser le plus tôt possible. Les conférenciers doivent traiter de sujets d’actualité. Il reste à confirmer s’il y aura des présidents de groupe et, dans l’affirmative, s’ils disposeront d’une salle de réunion. S’ensuit une discussion sur les réceptions, les activités hors programme (activités de renforcement de l’esprit d’équipe, sorties, événements sportifs) et les conseillers d’assemblée. Tom Z demande des idées pour les conférenciers. 

Rétroaction : les bulletins de vote devraient être plus sûrs et les votes devraient être placés dans une boîte. Le décompte des résultats a été long et difficile. Il faut établir de meilleures procédures et les expliquer.

Motion de réexamen : La liste des résultats électoraux classés est transmise à la présidence du Comité des élections à l’administration du bureau de l’Ontario, qui la conserve jusqu’à la prochaine élection.

Motion proposée par : Tina MacDonald

Avec l’appui de : Tom Yantsis Motion adoptée à l’unanimité

8. Conseil des délégué·es syndicaux – Bridget 

Discussion sur les devis pour 2026. 

Motion : Il est recommandé que le White Oaks soit retenu comme lieu d’accueil du CDS de 2026.

Motion proposée par : Bridget Brawley

Avec l’appui de : Chris L’Estrange Motion adoptée à l’unanimité.

Le projet d’ordre du jour du CSD de 2024 est abordé. Une formation de trésorier sera proposée. Recommandations d’article promotionnel : mini parapluie de voyage. Les procédures relatives à la remise du prix du délégué syndical de l’année sont mises à jour en vue d’une éventuelle centralisation. Il reviendra toujours à la région de sélectionner la personne. Les critères seront définis par l’Institut et les régions sont censées utiliser l’échelle d’évaluation pour désigner le ou la délégué·e de l’année. Le processus demeure inchangé pour cette année.

9. Rapport du directeur – John 

Les nouvelles vont tomber; le personnel a été informé de l’examen de la maîtrise des coûts, sur la base du fait que certains membres du personnel sont tenus de se rendre au bureau, alors que la plupart des autres n’ont pas besoin de le faire. Le bail du bureau de Toronto n’a pas été renouvelé. Les employé·es utiliseront des salles de réunion communes et des hôtels. Les modifications de la politique de financement du programme « Bien mieux ensemble » ont été discutées au CA. Le personnel a proposé une politique recommandée, mais il n’a pas consulté les directeurs régionaux et le comité des finances. C’est en pause actuellement en raison des problèmes importants posés par l’ébauche proposée; elle a été soumise à nouveau au CSP. S’ensuit une discussion sur la structure actuelle du Conseil d’administration. Le plan d’urgence doit être discuté.

Motion : Il est recommandé que l’ERO choisisse un·e candidat·e pour le poste de directeur régional de l’Ontario au cas où cette fonction deviendrait vacante.

Motion proposée par : Tom Yantsis

Avec l’appui de : Sabrina Labbé La motion est adoptée à l’unanimité.

Candidatures proposées : Din Kamaldin et Tom Yantsis. Résultat du vote : Din Kamaldin sera recommandé par l’ERO.

10.  Affaires nouvelles 
    1. Délégués à l’AGA / l’AGE

S’ensuit une discussion sur les sièges des délégués pour l’AGA 2024 (utilisation de la formule ou deux places par chapitre).

Motion : Recommander à l’ERO de suivre le modèle d’attribution de 2023 afin que tous les chapitres disposent de deux places.

Motion proposée par : Tom Yantsis

Avec l’appui de : Chris L’Estrange Motion adoptée à l’unanimité.

Suivi : La personne chargée de la liaison avec les chapitres enverra un courriel aux chapitres pour obtenir deux places de délégués, des suppléants classés et des observateurs virtuels.

S’ensuit une discussion sur les places de délégués pour l’Assemblée générale de 2024. Le souhait est d’accélérer le processus, d’envoyer une demande aux présidents de chapitre pour connaître les deux délégués et savoir s’ils souhaitent envoyer les mêmes gens.

Suivi : La personne chargée de la liaison avec les chapitres doit envoyer un courriel aux chapitres concernant les deux places de délégués.

La date d’échéance de l’AGE est le 5 juillet 2024 et celle de l’AGA est le 26 juillet 2024.

2. Caucus de l’AGA / Réception

La région de l’Ontario aura un caucus. S’ensuit une discussion sur les réceptions.

3. Certification Smart Serve - Tom Y et/ou Sabrina

Coût de XX,XX $ pour la certification en ligne, 4 membres suivront le cours : Harry, Tom, John et Sabrina.

4. Politique sur la garde et les soins de personnes à charge – Tina

L’Institut (Concur) remboursera les frais de garde d’enfants aux membres qui participent à certaines activités syndicales, conformément à la politique de l’Institut.

5. Suggestions sur le processus électoral – Tina

Ce sujet a été précédemment discuté.

Suivi : Le président des élections 2024 de l’ERO doit revoir les procédures d’élection afin de fournir des recommandations concernant le fait qu’une personne qui n’est pas candidate prononce le discours de candidature.

6. Revoir les dates de réunion de l’ERO.

Mise à jour de la date de la réunion de décembre. Rencontre en février avec un lieu potentiel. On tentera d’organiser une autre rencontre sociale.

7. Procès-verbaux — affichage ou archivage  

Mireille Racine (adjointe administrative de l’Institut) a demandé à Tina de publier les procès-verbaux de son groupe sur le site Web de l’Institut. La politique stipule que les procès-verbaux doivent être archivés. 

Suivi :  Mandy s’adressera au CSP pour demander des éclaircissements sur l’affichage ou l’archivage des procès-verbaux des réunions de l’exécutif.

11. Tour de table 

Rachit a dû partir

Mandy n’a rien à dire.

Tom Y se demande comment les dates du mois d’août ont été choisies. La discussion porte sur la modification de la date, mais aucune autre date ne convient.

Tom Z n’a pas pu fournir des informations complémentaires, en raison d’un problème technique sur Zoom.

Din souhaite la bienvenue à tous et se réjouit à l’idée de faire le travail cette année.

Chris remercie tout le monde.

Tina dit que tout va bien.

Bridget remercie tout le monde pour le travail d’équipe

Sabrina se réjouit des temps productifs à venir.

John remercie tout le monde pour les bonnes et longues réunions.

Harry remercie tout le monde. Il aimerait savoir si le site Web pourrait être mis à jour pour afficher ses coordonnées.

La séance est levée à 18 h 15.