Préambule
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon, auxquels ils sont conformes.
Définitions
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada
« membres » Les membres titulaires et les membres retraités de la région géographique du Chapitre telle que décrite par l'Institut.
ARTICLE 1 Nom
Le nom de l’organisation est Chapitre ARC de Vancouver de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé « Chapitre ».
ARTICLE 2 Buts du Chapitre
Le Chapitre a pour buts de faire valoir les intérêts de ses membres au sein du territoire géographique du Chapitre, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l'Institut, d'assurer l'application des présents statuts, de formuler des recommandations au conseil régional et à l'Institut sur des questions liées aux objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 Catégories de membres
Tout membre se trouvant dans la région dont le Chapitre est responsable est membre du Chapitre.
ARTICLE 4 Droits des membres
Les membres peuvent proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Chapitre, occuper des postes à l’exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux statuts du Chapitre, voter sur les questions relatives au Chapitre, assister et prendre la parole à l'assemblée générale annuelle du Chapitre.
ARTICLE 5 Finances
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L’adoption du budget par les membres du Chapitre n’empêche pas l’exécutif du Chapitre d’engager des sommes supplémentaires au besoin. Les membres sont informés de ces sorties de fonds additionnelles à la prochaine assemblée du Chapitre.
5.3 Compte bancaire : L'exécutif du Chapitre détient un compte au nom du chapitre ACR de Vancouver, de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, dans un établissement financier de son choix pour y déposer les fonds du Chapitre.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président et secrétaire-trésorier. Toutes les dépenses sont consignées par écrit.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 Membres de l’exécutif du Chapitre
6.1 Composition L’exécutif du Chapitre se limite à un (1) membre de l’Exécutif par dix (10) membres du Chapitre à la dizaine près et comprend un minimum de quatre (4) membres et un maximum de onze (11) membres. Il est composé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs qui sont élus par et parmi les membres du Chapitre. D'autres membres de l’Exécutif jusqu'à concurrence du maximum permis peuvent être nommés par l’Exécutif.
6.2 Durée du mandat
6.2.1 À compter de 2013, le mandat est d’une durée de trois (3) ans. Les mandats de deux (2) ans qui ne se sont pas terminés à la fin de 2013 se terminent à la fin de 2014.
6.2.2 Dans les années divisibles par trois (3), le président, le trésorier et deux (2) membres actifs sont élus.
6.2.3 Dans les années immédiatement après une année divisible par trois (3), le vice-président, le secrétaire et tous les autres membres actifs sont élus.
6.2.4 Dans les années précédant une année divisible par trois (3), il n’y a pas d’élections.
6.3 Réunions L’exécutif du Chapitre se réunit au moins deux (2) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l'exécutif du Chapitre sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l'élection suivante. Le poste de vice-président est ensuite pourvu aux termes des présents statuts.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l'Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu'à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste à l'Exécutif.
ARTICLE 7 Fonctions de l'exécutif du Chapitre
7.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Chapitre et de l'Exécutif et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en son absence.
7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l’Exécutif; il tient un registre des réunions pour la période prescrite par les politiques de l'Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l’Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports exigés par les statuts et règlements de l'Institut et de la Région.
7.4 Trésorier : Le trésorier gère les finances du Chapitre et en produit les rapports. Il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile; il soumet les états financiers à l'assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Chapitre.
7.5 Membres actifs : Les membres actifs exercent les fonctions qui leur sont attribuées par l'Exécutif.
7.6 Comités : L'Exécutif peut mettre sur pied les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l'organisme qui les crée. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Chapitre. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l'organisme qui les a créés.
ARTICLE 8 Assemblées générales
8.1 Chaque chapitre convoque une assemblée générale annuelle des membres au moins une fois par année civile, jamais plus de quinze (15) mois après l'assemblée générale annuelle précédente. Les membres sont informés au moins trois (3) semaines avant la tenue de l’assemblée.
8.2 Quorum Le quorum des assemblées du Chapitre est constitué de 10 % des membres ayant droit de vote.
8.3 Si le quorum n’est pas maintenu, l’Exécutif remet l’assemblée à plus tard. Un avis de la nouvelle date d'assemblée est envoyé dans les deux (2) semaines suivant la date initiale de l’assemblée. Le quorum est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.4 Vote Sauf pour l’élection des membres de l’exécutif du Chapitre, le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Le vote par procuration n’est pas permis. Les décisions sont prises par vote majoritaire. Les élections se feront par scrutin secret sur demande de la majorité des membres éligibles votants.
ARTICLE 9 Élections
9.1 Comité des élections : L'Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif du Chapitre et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.
9.2 Le comité des élections envoie un appel de candidatures à tous les membres du Chapitre au moins trois (3) semaines avant la date de l'élection. Les mises en candidature peuvent se faire sur place à l'AGA du Chapitre, à condition que les candidats acceptent de se présenter aux élections. Si plusieurs candidats présentent leur candidature au même poste, une élection par voie de scrutin a lieu. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
9.3 Les nouveaux membres de l’exécutif du Chapitre entrent en fonction dès la clôture de l’AGA à laquelle ils ont été élus.
9.4 Le Comité des élections s'assure que les membres sont informés le plus tôt possible des résultats de l'élection.
ARTICLE 10 Règles de procédure
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente du Sturgis Standard Code of Parliamentary Procedure, disponible à la réunion.
ARTICLE 11 Statuts
11.1 Amendements : Les statuts peuvent être amendés lors d’une assemblée du Chapitre. Les amendements peuvent être proposés à l’initiative de deux (2) membres du Chapitre.
11.2 Les renseignements suivants figurent sur l'avis de convocation de l'assemblée du Chapitre au cours de laquelle des amendements seront étudiés :
a) l'article visé par l'amendement;
b) le nouveau libellé.
11.3 Les amendements proposés sont approuvés au moyen d’un vote à la majorité simple.
11.4 Les présents statuts et les amendements qu'on y apporte entrent en vigueur dès qu'ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 12 Règlements
12.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications utiles au fonctionnement du Chapitre et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
12.2 Les articles et les amendements proposés sont soumis à l'approbation de l'Institut.
12.3 Un ajout, une modification ou une suppression au Règlement entre en vigueur à une date déterminée par l’exécutif du Chapitre et est annoncé à l'Assemblée générale annuelle suivante qui peut l’abroger ou surseoir à son entrée en vigueur.
ARTICLE 13 Contexte et genre
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Règlements
Règlement R6 Membres de l’exécutif du Chapitre
R6.1 Un des postes de membre actif de l’exécutif du Chapitre sera occupé par un membre du groupe CS, élu de préférence à l’AGA ou, s’il n’y a pas de candidat CS à l’AGA, nommé par l’exécutif du Chapitre.
Approuvé par le Conseil d'administration
Le 19 avril 2005
Approuvé par le Conseil d'administration
Le 4 octobre 2014