PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des sous-groupes non prévues dans les Statuts ou le règlement de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe VFS, auxquels ils sont conformes
DÉFINITIONS
« VFS » : le groupe Vérification, finances et sciences.
« Institut » : L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » : ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membres).
« président » : sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.
« vice-président » : sauf avis contraire, le vice président du Sous groupe VFS.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce sous-groupe est le sous-groupe VFS de Winnipeg de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Sous groupe ».
ARTICLE 2 BUT DU SOUS-GROUPE
Le but du Sous-groupe est de servir les intérêts professionnels de ses membres, protéger le caractère et les normes de leur profession, et mettre en forme et exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent.
ARTICLE 3 CATÉGORIE DE MEMBRES
Un membre titulaire du groupe Vérification, finances et sciences qui travaille à Winnipeg est un membre titulaire du Sous groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres ont le droit d’élire des dirigeants et des délégués syndicaux, de proposer des candidats, d’occuper des postes de l’exécutif et, conformément aux dispositions prévues dans les présents statuts, de proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Sous-groupe, de proposer des modifications aux statuts du Sous-groupe et de voter dans le cadre des affaires internes du Sous-groupe.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L'exercice financier du Sous-groupe correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses : L'exécutif du Sous-groupe engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Sous groupe.
5.3 Fonds : Les fonds du Sous-groupe sont conservés dans un compte attribué par l'Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l'Exécutif parmi les suivants : président, vice président, secrétaire ou trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
5.6 Fonds supplémentaires : Il est possible de demander des fonds supplémentaires en présentant un budget par l’entremise de l’exécutif de Groupe aux fins de recommandation au Comité exécutif de l’Institut et d’approbation par ce même Comité.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition : Les membres de l’Exécutif seront élus par et parmi les membres du Sous groupe à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe. Les dirigeants de l’exécutif du Sous-groupe sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Les autres membres de l’Exécutif sont les membres actifs, dont le nombre maximal est établi conformément aux Statuts de l’Institut.
6.2 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’Exécutif est d’une durée de deux (2) ans, sauf qu’aux premières élections, la moitié sont élus pour deux (2) ans et les autres pour un (1) an.
6.3 Réunions : L’exécutif du Sous-groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Sous groupe sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à la fin du mandat prévu.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 7 FONCTIONS
7.1 L'exécutif du Sous-groupe exerce l'autorité et agit pour le compte du Sous-groupe entre les assemblées générales quant aux questions visées par les présents statuts.
7.2 Président
7.2.1 Le président convoque et préside les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif du Sous groupe.
7.2.2 Le président représente le Sous groupe à l’Institut. Si le président n’est pas en mesure d’exercer cette fonction, il peut désigner un autre membre du Sous groupe pour le remplacer. Le président ou son remplaçant fait rapport à l’Exécutif au sujet de ces réunions. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d'un membre de traiter avec l'Institut à titre personnel.
7.3 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
7.4 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Sous groupe et aux réunions de l’Exécutif du Sous groupe, tient un registre des assemblées et des réunions pour la période prescrite par la politique de l'Institut et fait parvenir une copie des procès verbaux à l’Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu'exigent les Statuts de l'Institut et du groupe.
7.5 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Sous-groupe, conformément à la politique de l'institut, présente un budget à la première assemblée de l’année civile du Sous groupe, produit le rapport financier requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Sous groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Sous groupe.
7.6 Membres actifs : Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
7.7 Comités : Le Sous groupe ou l’exécutif du Sous groupe forme les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 Procédé : les postes de l’Exécutif libérés au terme de leur mandat sont pourvus à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, par voie d’élection par les membres présents.. S’il n’y a qu’un seul (1) candidat pour un poste, celui-ci sera élu par acclamation.
8.2 Comité des élections : L'Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif du Sous groupe et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
8.3 Mises en candidature
8.3.1 Un appel de mises en candidature pour l’élection de l’Exécutif du Sous-groupe est envoyé quatre (4) semaines avant l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
8.3.2 Toutes les mises en candidatures se font par écrit.
8.3.3 Le Comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
8.4 Scrutin
8.4.1 Les membres du Comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
8.4.2 Les résultats des élections sont annoncés à l'assemblée générale annuelle du Sous groupe et ensuite publiés. Les nouveaux membres de l'exécutif du Sous groupe entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
9.1 Assemblée générale annuelle
9.1.1 L’assemblée générale annuelle du Sous groupe en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
9.1.2 L’exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois.
9.1.3 Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
9.1.4 L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l'exécutif du Sous groupe)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles
9.1.5 Sauf pour l'élection des membres de l'exécutif du Sous groupe, les élections se font à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les votes par procuration ne sont pas permis. Les décisions sont prises par vote majoritaire des personnes présentes qui votent. Les élections se feront par scrutin secret sur demande de la majorité des membres éligibles votants.
9.1.6 Production de documents : Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection. (CA – Août 2007)
9.2 Assemblée générale extraordinaire
9.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Sous groupe peut être convoquée par l’exécutif du Sous groupe ou sur demande écrite d’au moins cinq pour cent (5 %) des membres du Sous groupe ayant droit de vote et a lieu dans les quatre (4) semaines suivant la décision de convoquer l'assemblée ou la demande.
9.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figure à l’ordre du jour.
9.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent au quorum et aux votes.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions de l'exécutif ou aux assemblées générales annuelles ou extraordinaires du Sous groupe, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente de The Standard Code of Parliamentary de Sturgis disponible à la réunion.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Tous les membres du Sous-groupe peuvent proposer des modifications aux présents statuts. Celles-ci sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple à une assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale extraordinaire. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
11.2 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du Sous groupe et approuvés par l'Institut.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L’exécutif du Sous groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s'il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles aux affaires de la Région et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts du Sous groupe
12.2 Les articles et les modifications proposés doivent être soumis à l'Institut aux fins d’examen.
12.3 L’exécutif du Sous groupe peut modifier ou abroger de tels articles de règlement.
12.4 Un ajout, une modification ou une suppression au règlement entre en vigueur à une date déterminée par l’exécutif du Sous-groupe.l’exécutif et est annoncée à l'Assemblée générale annuelle suivante qui peut l'abroger ou le surseoir.
ARTICLE 13 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
ARTICLE 14 CONVENTION COLLECTIVE
L’exécutif du Sous groupe fait part à l’exécutif national du Groupe VFS des préoccupations du Sous-groupe sur le plan de la négociation collective.
RÈGLEMENT
ARTICLE 6 – ÉLECTION DE L’EXÉCUTIF DU SOUS GROUPE
Un dirigeant de l’exécutif du Sous groupe doit consulter l’employeur au nom des membres avant de se porter candidat ou de conserver leur poste à l’Exécutif. Un candidat doit être un membre et un délégué syndical ou être en voie de le devenir.
Approuvé par le Conseil d’administration
les 23 et 24 juin 2011