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Sous-groupe SP du 4900, rue Yonge Procès-verbal de la réunion de l’Exécutif - Mardi 6 décembre 2022

Lieu : 4900, rue Yonge/MS Teams (hybride)

SONT PRÉSENT·ES :

  • Lynn Kumita, présidente
  • Jeremy Craigs, vice-président (il a participé à la réunion en mode virtuel, au moyen de MS Teams)
  • Aman Gill, trésorier
  1. En raison des préoccupations des membres concernant la COVID-19 et de la pandémie en cours, l’Exécutif tient une réunion hybride (en présentiel ainsi qu’en mode virtuel) et offre des dîners à emporter.
  1. Remplacement du poste de trésorier
  • Conformément à l’article 6.6.2 des statuts du Sous-groupe, le poste de trésorier ayant été laissé vacant par Ben Smith le 1er octobre, la présidente et le vice-président du sous-groupe SP du 4900, rue Yonge nomment Aman Gill au poste de trésorier jusqu’à l’AGA de 2022, qui se tiendra le 21 décembre 2022.
  • Tous les documents ont été soumis à l’IPFPC en conséquence, et l’Institut a conféré les nouveaux pouvoirs de signature.
  1. Planification de l’assemblée générale annuelle 2022 du sous-groupe SP du 4900, rue Yonge
  • Lynn nous donne un aperçu du récent courriel qu’elle a reçu des Finances de l’IPFPC indiquant que le sous-groupe SP du 4900, rue Yonge risque de ne pas recevoir son allocation annuelle s’il ne tient pas d’AGA au cours de la présente année civile.
  • Lynn et Jeremy informent Aman (en tant que trésorier récemment nommé en remplacement de Ben Smith) qu’en raison du report de notre AGA 2021 à mars 2022 en raison de la COVID-19 et des restrictions sur le lieu de travail, nous avions l’impression que notre prochaine AGA pourrait avoir lieu dans l’année qui suit la réunion de mars 2022 (c’est-à-dire, au début de 2023).
    • Cependant, selon les informations fournies par John Purdie de l’IPFPC, nous sommes dans l’obligation de tenir une AGA 2022 au cours de l’année civile 2022, pour pouvoir recevoir notre allocation annuelle.
  • Par conséquent, Lynn, après avoir effectué un travail de préparation en collaboration avec Aman et Jeremy, a envoyé l’avis de convocation à l’AGA aux membres le 30 novembre 2022, soit quatre semaines avant la date de l’AGA, laquelle aura lieu le 21 décembre 2022.
  • Lynn, Jeremy et Aman discutent de l’ordre du jour de la prochaine AGA, qui inclura les points figurant habituellement à l’ordre du jour ainsi que les éléments suivants :
      • Postes de l’Exécutif à pourvoir par voie d’élection (présidente et trésorier);
      • Vote sur le don à la banque alimentaire;
      • Obtention de commentaires des membres sur leur confort à l’égard d’activités en présentiel à compter de la nouvelle année civile;
      • Obtention de commentaires des membres sur les domaines d’intérêt pour les activités en personne (par exemple, des activités sociales et des dîners d’information en matière de négociation).

SUIVI : Lynn rédigera l’ordre du jour de l’AGA 2022 et le transmettra à Jeremy et à Aman à des fins de révision et de contribution.

  1. Le point sur les négociations
  • L’Exécutif s’est déjà organisé pour contacter Enzo afin de faire le point sur les négociations conjointement à la prochaine AGA.
    • Étant donné le déplacement de l’AGA en décembre, l’Exécutif va tout de même contacter Enzo pour planifier un dîner d’information afin de faire le point sur les négociations (l’activité pourrait être hybride, si des membres veulent y assister en présentiel).

SUIVI : Lynn contactera Enzo au cours de la nouvelle année civile pour organiser un dîner d’information afin de faire le point sur les négociations.

  1. Discussion générale
  • Lynn et Jeremy donnent un aperçu général du Sous-groupe et de l’Exécutif à Aman, puisqu’il est un nouveau membre de l’Exécutif.
  • Lynn informe Jeremy et Aman que l’IPFPC a fourni une mise à jour de la liste des membres. Il s’y trouve néanmoins encore des membres qui ne travaillent plus à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ni au ministère des Transports (TC). En tenant compte de cela, l’effectif de notre Sous-groupe est de moins de 40 membres.
    • Lynn a contacté le/la cotisant·e Rand et lui a fourni les informations nécessaires pour s’inscrire auprès de l’IPFPC, et il/elle a confirmé qu’il/elle s’inscrirait.
  • Étant donné que nous commençons à revenir à la routine prépandémique, nous espérons que le calendrier du Sous-groupe, pour les AGA, les activités sociales et les dîners d’information, pourra également être remis sur les rails au cours de la nouvelle année civile.
    • TC et SPAC précisent que des exigences formelles de « retour au bureau » seront en place à compter de janvier.
      • Pour SPAC, il semble que ce sera environ deux fois par mois, et ce sera semblable pour TC.
      • Les membres de l’Exécutif disent que, dans la mesure du possible, nous essaierons de coordonner les futures activités en présentiel de sorte qu’elles coïncident avec le moment où la majorité des membres se trouveront déjà au 4900, rue Yonge, afin d’assurer la meilleure participation possible aux activités en présentiel.
        • Cela dit, il est prévu que des options hybrides pour des réunions plus formelles ou des dîners d’information devront continuer d’être proposées afin de faire preuve d’inclusivité à l’égard de l’ensemble des membres.
Date de publication : 21 décembre 2022