PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (catégories de membres)
« employeur » Se définit comme dans la convention collective du groupe
« AJ-NB » Le groupe Aide juridique du Nouveau-Brunswick
« président » Sauf indication contraire, le président du groupe
« vice-président » Sauf indication contraire, le vice-président du groupe
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce groupe est le groupe Aide juridique du Nouveau-Brunswick de l’IPFPC, ci-après appelé le « groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Le groupe a pour buts de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de formuler et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent et de faire valoir les intérêts du groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le groupe. L’exécutif du groupe agit à titre de porte-parole du groupe auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d’un membre de traiter avec l’Institut à titre personnel.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Tout membre qui appartient au groupe et qui est membre titulaire de l’Institut est également membre titulaire du groupe.
3.2 Tout membre titulaire du groupe qui devient un membre retraité de l’Institut devient également membre retraité du groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes à l’exécutif du groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du groupe et voter dans le cadre des affaires du groupe.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole.
4.3 Seuls les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du groupe : Les finances du groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses : L’exécutif du groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du groupe.
5.4 Fonds du groupe : Les fonds du groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisés : Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’exécutif de l’organisme constituant et la décision prise est consignée dans le procès-verbal approprié. Le groupe doit avoir au moins deux (2) signataires autorisés.
5.6 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire-trésorier.
5.7 Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées.
5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du groupe dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’exécutif du Groupe se compose d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire-trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux statuts de l’Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Groupe.
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de deux (2) ans.
6.4 Réunions : L’exécutif du groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif sont présents.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume les fonctions du président jusqu’à la prochaine élection.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant pour n’importe quelle raison, les membres de l’exécutif restants peuvent le remplacer à titre intérimaire jusqu’à la fin du mandat initial ou choisir un membre éligible du groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du groupe et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du groupe à l’assemblée générale annuelle. Il est membre d’office de tous les comités, sauf indication contraire dans les statuts et règlements.
6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.
6.8.3 Secrétaire-trésorier : Le secrétaire-trésorier a la responsabilité d’envoyer les avis de convocation aux réunions du groupe et de l’exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du groupe et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut. Il tient les livres du groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du groupe, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du groupe.
6.8.4 Membres actifs : Les membres actifs exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif du groupe.
6.8.5 Comités : L’exécutif peut former des comités, au besoin. Il en établit le mandat et la composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du groupe. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif du Groupe nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du groupe et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Le comité des élections lance un appel de candidatures à tous les membres du groupe au moins deux (2) semaines avant la date limite pour les mises en candidature.
7.2.2 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections. S’il n’y a pas suffisamment de candidats pour tous les postes vacants, le Comité des élections tentera d’obtenir le nom d’autres personnes disposées et aptes à assumer les fonctions des postes restants, à défaut de quoi l’exécutif peut nommer des personnes à ces postes.
7.2.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins deux (2) membres du groupe et les candidats doivent manifester le désir d’occuper un poste.
7.2.4 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidats et, s’il y a lieu, fait envoyer un bulletin à tous les membres qui ont le droit de voter.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les élections ont lieu à l’Assemblée générale annuelle.
7.3.2 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
7.3.3 Les bulletins de vote doivent être distribués au moins quatre (4) semaines avant la date limite de leur renvoi.
7.3.4 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections.
7.3.5 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.6 Le Comité des élections s’assure que les membres sont informés le plus tôt possible des résultats de l’élection.
7.3.7 Les nouveaux membres de l’exécutif entrent en fonction immédiatement après l’annonce des résultats d’élection.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres inscrits à l’ouverture de l’assemblée sont présents.
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.5 Vote sur les motions : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions du groupe ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, il se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du groupe. Tous les membres du groupe peuvent présenter des propositions de modification.Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b)le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du groupe peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du groupe, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
ARTICLE 13 MESURES DISCIPLINAIRES
Des mesures disciplinaires peuvent être prises conformément aux statuts et aux règlements de l’Institut.
Approuvés par le Conseil d’administration
le 15 décembre 2017