Présences :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Zhidan Guan (secrétaire), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre actif), Robert Metcalfe (membre actif), Pierre Leger (membre actif), Nancy Desroches (membre actif)
Absences :
Bobson Wong (Trésorier)
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille l’ensemble des membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 35.
ORDRE DU JOUR
MOTION d’adoption de l’ordre du jour comme il a été présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 4 juin 2024 comme il a été présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Daniel. ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Daniel mentionne que lors de l’AGA du groupe TI qui s’est tenue à Montréal le mois dernier, il a posé une question sur le fonds de formation du groupe TI. L’Institut a lancé le projet Navigar il y a de nombreuses années. Il s’agit d’un outil de gestion de la formation, qui comprend des fonctionnalités de planification et de développement de carrière. Il demande si l’Institut pouvait récupérer une certaine somme d’argent des années précédentes. Mike répond que, d’après ce qu’il avait compris, nous ne récupérerions pas les fonds.
- Daniel fait également part des résultats de la campagne de l’exécutif national du groupe TI et encourage les membres de l’exécutif à s’engager dans ce type d’activité.
- Il indique que notre sous-groupe avait pris des engagements, tels que la campagne par courriel sur le RAB, qui a reçu plus de 350 réponses. C’est un très bon nombre.
RAPPORT DE LA TRÉSORERIE
- Sauté
POINT DE SUIVI : Bobson fera une analyse des coûts de la tenue des réunions au 250, chemin Tremblay.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra la nouvelle carte de signature à la Section des finances de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra les documents nécessaires à la Section des finances de l’Institut pour obtenir l’allocation de 2024.
AFFAIRES EN COURS
- Vêtements pour l’exécutif
Daniel a contacté le magasin au sujet des polos Dri-Weave pour obtenir l’approbation de l’équipe. Ils n’avaient pas toutes les tailles, mais ils nous donnent d’autres échantillons. Il fera un suivi plus tard.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
- Événement de paintball
Robert : Les rétroactions de la majorité des membres ont indiqué qu’il avait été bien géré. Ils ont apprécié le match, rencontré des membres de l’exécutif, bavardé avec d’autres membres et fait du bon réseautage. Ils aimeraient bien rejouer.
En raison de certaines absences, la société de paintball nous a crédités de 12 droits d’entrée. Cela signifie que, durant de la prochaine séance, nous aurons la possibilité d’inclure 12 personnes supplémentaires, ce qui rendra notre équipe encore plus inclusive. Nous aurons un total de 87 participants, avec des balles de peinture supplémentaires disponibles pour le sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest en raison de l’achat de ces balles pour cet événement. Un seul participant a acheté des balles supplémentaires. Le nombre exact sera confirmé prochainement.
Beverley : Avant de signer le chèque, elle souhaitait obtenir de la société un reçu imprimé avec les détails de cette séance, car, d’après son expérience avec la société de paintball, l’engagement ne sera pas respecté s’il n’est pas consigné par écrit en raison du taux de rotation élevé du personnel. Robert l’appellera pour l’obtenir par écrit.
POINT DE SUIVI : Robert appellera la société de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance. En plus du crédit, des balles de peinture ont été payées.
- Campagne de courriels pour le sondage sur le RAB/télétravail
Daniel dit que nous devons obtenir les destinataires pour organiser un tirage de trente cartes-cadeaux. Il laisse entendre que les membres de l’exécutif ne participeraient pas au tirage au sort. Cela signifie que les cartes-cadeaux sont réservées aux membres. Daniel et Liming analyseront les données que nous avons reçues. Ils effectueront également un tirage au sort dans Zoom et l’enregistreront. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Zhidan. Adoptée.
D’autres membres de l’exécutif sont également invités à faire leur analyse.
Une fois l’analyse effectuée, nous organiserons un dîner d’information pour partager les statistiques avec nos membres, afin de favoriser une culture de la transparence et de la transmission des connaissances.
POINT DE SUIVI : Daniel et Liming analyseront les données reçues et effectueront un tirage au sort dans Zoom.
- Nettoyage de la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
Il s’agit d’un nettoyage du côté du bureau national de l’Institut, et Beverley restera en contact avec les membres uniquement pour les questions relatives à l’adhésion.
POINT DE SUIVI : Beverley sera contactée au sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour le bureau national de l’Institut.
- Conversion des cotisant·es Rand en membres de l’Institut
La séance à la GRC aura lieu le 11 juillet. Liming, Nancy et Robert seront des observateurs silencieux sur place. Liming organisera un dîner d’information similaire à la SPC, sur le site de Fitzgerald. Nancy et Robert l’organiseront sur le site du MDN à Carling.
POINT DE SUIVI : Beverley, Liming et Nancy organiseront un dîner d’information à la GRC en coopération avec le chapitre d’Ottawa-Ouest dans le but de convertir les cotisant·es Rand de la GRC en membres de l’Institut.
- Feuille de route des activités
Sauté
POINT DE SUIVI : Daniel et Beverley travailleront à l’élaboration d’une feuille de route pour les événements, qui devra inclure les budgets.
- Événement sportif à Skyline pour septembre et octobre
Sauté
POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline par le biais d’un sondage.
- T2200, spécialiste en fiscalité, conférencier invité
Sauté
POINT DE SUIVI : Les membres de l’exécutif sont toujours à la recherche d’un·e conférencier·ère invité·e et organiseront probablement la séance l’année prochaine, avant la saison des impôts.
- Accès courriel pour la boîte de réception GD du sous-groupe
Sauté
POINT DE SUIVI : Robert étudiera la possibilité d’un accès en lecture seule pour la boîte de réception GD et un accès en édition sera accordé, au besoin.
PROCHAINE RÉUNION
● Date : 6 août 2024
● Responsables de l’événement en personne : Robert, Pierre, Daniel, Beverley, Nancy, Liming, Bobson, Zhidan, Nghia
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Liming. ADOPTÉE. 20 h
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
POINT DE SUIVI : Bobson enverra la nouvelle carte de signature à la Section des finances de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Bobson fera une analyse des coûts de la tenue des réunions au 250, chemin Tremblay.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra les documents nécessaires à la Section des finances de l’Institut pour obtenir l’allocation de 2024.
POINT DE SUIVI : Robert appellera la société de paintball pour obtenir le reçu avec les dépenses détaillées que nous avons engagées pour cette séance.
POINT DE SUIVI : Daniel et Liming analyseront les données reçues pour le RAB et effectueront un tirage au sort dans Zoom.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
POINT DE SUIVI : Beverley sera la personne-ressource du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour le bureau national de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Beverley, Liming et Nancy organiseront un dîner d’information à la GRC en coopération avec le chapitre d’Ottawa-Ouest dans le but de convertir les cotisant·es Rand de la GRC en membres de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Daniel et Beverley travailleront à l’élaboration d’une feuille de route pour les événements, qui devra inclure les budgets.
POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline.
POINT DE SUIVI : Robert étudiera la possibilité d’un accès en lecture seule pour la boîte de réception GD et un accès en édition sera accordé, au besoin.
POINT DE SUIVI : Les membres de l’exécutif sont toujours à la recherche d’un·e conférencier·ère invité·e et organiseront probablement la séance l’année prochaine, avant la saison des impôts.