Préambule
Le présent mandat établit les objectifs et la composition, les postes des membres nommés et les responsabilités de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès d’Industrie Canada (ECNIC), ci-après appelée « l’équipe ». Il sert à préciser le fonctionnement interne de l’équipe selon la politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
Objectifs
Compiler les problèmes au travail et les préoccupations des membres et les recadrer de manière à faciliter la consultation auprès de la direction.
Postes et nominations
La nomination du président est approuvée par l’Institut et réexaminée au moins tous les deux ans, en fonction des recommandations de l’équipe.
Le vice-président est nommé en consultation avec l’équipe de consultation.
L’équipe peut créer d’autres postes de représentants affectés à la co-détermination, à des groupes de travail et à d’autres consultations auprès de la direction.
Remplaçant au Conseil consultatif et dans le Groupe de travail sur la consultation
Le vice-président ou un autre membre de l’équipe siège à ces comités en l’absence du président.
Rôles et responsabilités
Tous les membres de l’équipe ont la responsabilité de représenter l’Institut auprès de l’employeur et de transmettre les objectifs et les décisions de l’Institut aux membres et aux employés, conformément à la politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
Président : Le président de l’équipe de consultation est le principal agent de liaison entre le sous-ministre et la haute direction (sous-ministres adjoints) du ministère.
Son rôle est précisé dans la politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
Vice-président : Le vice-président de l’équipe de consultation nationale prête son concours au président et le remplace au besoin.
Agent des communications : L’agent des communications coordonne la préparation et la distribution de bulletins, de communiqués, etc., au nom de l’équipe.
C’est également la personne principale à contacter pour faire afficher de l’information dans la section réservée à la consultation du site Web de l’Institut.
Secrétaire spécial : Le secrétaire spécial est nommé au début de la réunion de l’équipe et est chargé de préparer et de transmettre le procès-verbal des réunions à l’agent des communications, en plus d’être chargé d’appeler à l’ordre les membres de l’équipe qui seraient tentées de s’écarter de l’ordre du jour.
Représentant régional de la consultation : Le représentant régional de la consultation est chargé de communiquer avec les membres de l’équipe de consultation régionale ou locale pour compiler les problèmes et les préoccupations et les porter à l’attention de l’équipe. C’est ce qu’il doit faire au moins tous les trois mois.
Réunion
L’équipe devrait participer à une conférence téléphonique tenue durant les heures de travail. L’équipe devrait avoir au moins une (1) réunion d’un jour en personne par année civile sous réserve de l’approbation du budget de consultation par le Comité des finances de l’Institut.
Rapports
Consultations : Le président et le vice-président font rapport à l’équipe en fournissant le résumé de ce qui s’est passé dans les consultations avant la tenue de la deuxième téléconférence de l’équipe.
Une fois disponibles, les procès-verbaux sont affichés dans la section réservée à la consultation du site Web de l’Institut.
Réunions de l’équipe : Une fois approuvés par l’équipe, le procès-verbal des réunions et les autres documents connexes seront affichés dans la section réservée à la consultation du site Web de l’Institut.
Quorum : Pour atteindre le quorum des réunions et des décisions, il faut au moins trois membres actifs et un membre élu (président ou vice-président).
Établissement de l’ordre du jour du Comité de consultation syndicale-patronale (CCSP)
Cette section traite de la façon dont l'équipe recueillera l'information, au niveau local et régional, qui alimentera les discussions du CCSP.
Une fois par trimestre, le représentant régional de la consultation est chargé de contacter les membres de la Région pour compiler les questions qui pourraient être d'intérêt national.
Dans la mesure du possible, les membres de l’équipe se tiennent au courant des questions sectorielles touchant le CCSP.
L’équipe tiendra à jour une liste de questions à l’attention du CCSP national. L’équipe doit approuver cette liste.
Structure
Structure du Comité
L’équipe est formée des personnes suivantes :
1. le président;
2. le vice-président;
3. l’agent des communications;
4. les membres actifs.
Le portefeuille de représentant de la consultation régionale suivant sera distribué aux
membres de l’équipe. Des membres de l’équipe peuvent se partager un portefeuille ou en
avoir plus d’un :
5. Représentant de la consultation régionale de l’Atlantique;
6. Représentant de la consultation régionale du Québec;
7. Représentant de la consultation régionale de l’Ontario;
8. Représentant de la consultation régionale de la RCN;
9. Représentant de la consultation régionale des Prairies;
10. Le représentant de la consultation régionale du Pacifique.
Autres postes
L’équipe peut créer d’autres postes au besoin. L'ajout de nouveaux postes dans l'équipe doit être approuvé par les membres de l’équipe.
Structure des comités permanents et spéciaux
L’équipe peut créer des sous-comités permanents ou spéciaux. Chaque comité doit avoir un mandat clair, qui porte une date limite ou une date de révision.
Élections
L’élection d’un président ou d’un vice-président doit se faire par scrutin secret. La recommandation du président sera remise à l’Institut, conformément à sa Politique sur les relations patronales-syndicales en matière de consultation et de co-détermination.
Le poste d’agent des communications sera attribué par le président, en consultation avec l’équipe.
L’élection du président a lieu tous les deux ans, conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut en matière de consultation et de co-détermination.
L’élection du vice-président a lieu tous les deux ans, l’année où il n’y a pas d’élection au poste de président.
L’équipe doit tenter de représenter comme il se doit le groupe aux postes d’élus.
Révision du document
Il faut réviser le présent document au moins une fois par année, à la réunion annuelle en personne.
Budget
La présentation du budget se fait selon la directive sur les finances de l'Institut.
Définitions
CCSP : Comité de consultation syndicale-patronale
ECNIC : Équipe de consultation nationale auprès d’Industrie Canada
Équipe : Délégués syndicaux d’Industrie Canada membres de l'équipe de consultation nationale de l'Institut auprès d’Industrie Canada
Institut : Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Membres : Employés d’Industrie Canada représentés par l’IPFPC
IPFPC : Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Approuvée à la réunion du Groupe de travail sur la consultation le 3 mai 2013