Consultation Patronale-Syndicale à Environnement Canada - Cadre

Canada

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

PRINCIPES DIRECTEURS

Améliorer la gouvernance

Engagement

Responsabilisation

Établissement du calendrier

Gestion des ordres du jour

Procès-verbal

Appuyer le processus

Formation

Orientation

Installations de 1'employeur

Délais et couts

Accroître la surveillance

Système de suivi

Surveillance et examen

Améliorer les communications

Site Web

Communications

CCPS d'Environnement Canada (EC)

CCPS des Ressources humaines (RH)

CCPS des directions générales

CCPS régional

CCPS local

Fusion du CCPS régional et du CCPS local

SIGNATURES

ANNEXE A

ANNEXE B

ANNEXE C

INTRODUCTION

Les représentants de la direction et des syndicats à Environnement Canada (EC) se sont engagés à maintenir et à renforcer les consultations patronales-syndicales en vue d'améliorer les conditions de travail de tous les employés d'Environnement Canada. La consultation est un processus qui, au niveau approprié pour aborder et/ ou résoudre des enjeux (p. ex., local, régional, national ou des directions générales), consiste à chercher et à fournir des renseignements et des conseils, à échanger des points de vue et à discuter d'enjeux dans un climat de confiance et de respect mutuel. La consultation est essentielle pour établir des relations; elle est un processus continu qui ne se limite pas aux réunions officielles entre les parties.

PRINCIPES DIRECTEURS

Le processus de consultation patronale-syndicale à Environnement Canada sera régi par les principes suivants :

• Appliquer le principe de l’engagement précoce.
• Reconnaître et respecter les rôles, les intérêts et les responsabilités des autres.
• Communiquer avec chacun de façon à favoriser la compréhension commune, la résolution efficace des problèmes et l’amélioration constante des relations.
• S'efforcer de gagner et de conserver la confiance des autres.
• Utiliser une approche de collaboration pour la résolution de problèmes et la prise de décisions.
• Respecter les accords que nous concluons.
• S'accorder mutuellement le bénéfice du doute.

Ce cadre s'articule autour des quatre (4) thèmes suivants :

• Améliorer la gouvernance
• Appuyer le processus
• Accroître la surveillance
• Améliorer les communications

Améliorer la gouvernance

Engagement

Le sous-ministre, les chefs de direction générale et les représentants syndicaux s'engagent à se charger des consultations patronales-syndicales et à démontrer leur intérêt et leur soutien continu à l'égard des consultations.

La direction collaborera avec les représentants syndicaux au début des discussions et/ ou dans le cadre de 1'élaboration d'une politique ou d'une initiative opérationnelle, ou lorsque l’on y apporte des changements qui pourraient avoir une incidence sur les conditions de travail des employés.

La direction encourage les employés qui agissent à titre de représentants syndicaux à participer activement au processus de consultation patronale-syndicale.

La définition de «consultation» du Conseil du Trésor (voir 1'annexe B) sera utilisée par tous les comités consultatifs patronaux-syndicaux (CCPS) d'EC.

Responsabilisation

Pour assurer 1'efficacité des CCPS, les représentants des syndicats et de la direction doivent être responsables de 1'efficacité du processus et avoir le pouvoir de prendre des décisions concernant des enjeux qui leur sont présentés dans leurs juridictions respectives.

Selon le thème et les répercussions, le sujet sera présenté au niveau approprié du CCPS aux fins de consultation ou d'échange de renseignements. Les principaux enjeux seront présentés au niveau le plus bas possible.

Les divers comités consultatifs n'ont pas le pouvoir de modifier les dispositions des conventions collectives ou les autres règlements touchant les conditions d'emploi des employés.

Établissement du calendrier

Les réunions locales, régionales, nationales et des directions générales du CCPS se tiendront régulièrement et dans un ordre qui permet à chaque niveau d'aider le suivant. Dans la mesure du possible, les réunions seront planifiées de concert avec toutes les parties et d'une manière qui facilitera la planification et la pleine participation.

La tenue de réunions de consultation non officielles est fortement encouragée. Celles-ci peuvent être organisées à tous les niveaux, suivant les besoins, dans le but de discuter des enjeux émergents et de les résoudre en temps opportun.

Gestion des ordres du jour

Le processus d'établissement de 1'ordre du jour se veut un processus de collaboration et de consultation et une communication est parfois nécessaire pour assurer ce qui suit :

• Essayer de résoudre les enjeux au niveau approprié de gestion.
• Proposer l’instance adéquate (locale, régionale, nationale ou direction générale) pour 1'enjeu (sujet et/ ou pouvoir).
• Veiller à ce que les griefs ou les problèmes individuels ne soient pas discutés de façon à enfreindre la confidentialité.
• Désigner les personnes qui devraient participer aux réunions.
• S'assurer que les recherches nécessaires sur tous les points soient réalisées avant la réunion.
• Garantir une utilisation efficace du temps des participants.
• Assurer 1'efficacité de toutes les réunions.

Avant la réunion du CCPS, le secrétaire enverra un courriel proposant le suivi des points à 1'ordre du jour selon 1'outil de suivi (page 7) et demandera que de nouveaux points à 1'ordre du jour soient fournis dans un délai précis. Les deux parties s'engagent à transmettre les enjeux et le contexte dans le délai imparti pour chaque point inscrit à 1'ordre du jour des réunions régulières du CCPS (voir le tableau des enjeux à 1'annexe C). Cela permettra d'avoir assez de temps pour préparer 1'ordre du jour et demander 1'avis des personnes appropriées. De plus, le secrétaire sera en mesure de confirmer leur présence.

Lorsque le contexte des enjeux n'est pas fourni avant la réunion et que des points ou des enjeux urgents de dernière minute sont présentés à la réunion, il est entendu par les deux parties que les principaux intéressés pourraient ne pas être en mesure de participer à la réunion et que des recherches plus poussées pourraient être nécessaires après la réunion avant qu'une réponse complète puisse être fournie.

Le secrétaire s'efforcera d'envoyer 1'ordre du jour définitif deux (2) semaines avant la réunion, tandis que les renseignements généraux seront communiqués une (1) semaine avant celle-ci. Cela permettra aux membres d'avoir suffisamment de temps pour lire les documents, se préparer et recueillir les commentaires de leurs collègues, au besoin.

L'employeur (c.-à-d., le président du CCPS, ou l'adjoint exécutif (AE) ou l'adjoint administratif (AA) du coprésident) fournira des services de secrétariat.

Procès-verbal

Le secrétaire élaborera le procès-verbal provisoire en temps opportun. Le procès-verbal devrait comprendre les enjeux discutés par les parties, de même que les décisions ou les mesures de suivi, et les consensus ou les désaccords. II sera communiqué à tous les membres du comité aux fins de commentaires et d'approbation. Le procès-verbal approuvé sera transmis à 1'ensemble des membres et il peut être affiché sur le site Web d'EC consacré aux relations de travail. Chaque CCPS doit déterminer la meilleure méthode pour envoyer le procès-verbal et le compte-rendu de décisions des réunions du CCPS à son organisation respective (p. ex., les directions générales, les régions, les lieux de travail).

Appuyer le processus

Formation

Tous les ans, l’ensemble des CCPS déterminera les besoins de formation du comité et élaborera une formation obligatoire, aux fins de participation conjointe dans la mesure du possible, dans les domaines suivants :

1. consultation et cadre patronal-syndical,
2. négociation,
3. gestion des conflits,
4. connaissance de la convention collective,
5. politiques sur la prévention de la violence en milieu de travail et du harcèlement,
6. autres domaines,selon le besoin.

Cette formation sera appuyée par le Programme d'apprentissage mixte, dans la mesure du possible.

Les représentants de la direction et des syndicats acceptent de se charger de fournir de 1'aide et une formation aux nouveaux représentants pour assurer le fonctionnement efficace et efficient de ces comités.

Orientation

Pour les nouveaux employés qui se joignent à Environnement Canada, les renseignements relatifs aux syndicats et au processus de consultation patronale­syndicale se trouvent dans la section sur les relations de travail du Guide d’orientation ministériel pour les employés.

Installations de 1'employeur

La direction autorisera l'utilisation des installations de l'employeur pour l’exécution des fonctions des représentants syndicaux (p. ex., les salles de réunion, l’accès aux services de courriel) selon les modalités des politiques du Ministère et/ ou du Conseil du Trésor en vigueur, ainsi que des conventions collectives.

Délais et coûts

S'il y a lieu, les dispositions applicables des conventions collectives seront suivies. Dans tous les autres cas, il faudra se référer aux lignes directrices sur les délais et les coûts associés aux consultations patronales-syndicales.

Accroître la surveillance

Système de suivi

La Direction générale des ressources humaines (DGRH) veillera à la mise en place d'un système de suivi adéquat afin de suivre les mesures de suivi à tous les niveaux du cadre. L'objectif est de suivre toutes les mesures de suivi, de faciliter le transfert des points entre les différents niveaux, et de les tenir à jour afin que chacun puisse facilement voir le flux dans la structure ainsi que le résultat final.

Chaque CCPS sera responsable de maintenir les renseignements concernant les procès-verbaux, les décisions, les mesures prises, ainsi que les mesures de suivi à jour.

Surveillance et examen

Les représentants de la direction et des syndicats seront conjointement responsables de 1'efficacité du processus de consultation. On recommande à tous les niveaux du CCPS d'effectuer des évaluations annuelles de leur processus pour assurer une utilisation efficace du cadre. Cette évaluation peut être réalisée de plusieurs façons. Le processus peut être aussi simple que de remplir conjointement la « liste de vérification pour un CCPS réussi » à 1'annexe A.

Surveillance et examen

Les représentants de la direction et des syndicats seront conjointement responsables de 1'efficacité du processus de consultation. On recommande à tous les niveaux du CCPS d'effectuer des évaluations annuelles de leur processus pour assurer une utilisation efficace du cadre. Cette évaluation peut être réalisée de plusieurs façons. Le processus peut être aussi simple que de remplir conjointement la « liste de vérification pour un CCPS réussi » à 1'annexe A.

Améliorer les communications

Site Web

Le site Web ci-dessous, qui peut être consulté par tous les employés d'EC, contient des renseignements sur les CCPS à Environnement Canada.

http://intranet.ec.gc.ca/hr-rh/default.asp?Iang=Fr&n=EFF4269B-1

Communications

Toutes les parties s'engagent à faire ce qui suit:

1. vaste communication des discussions et des décisions du CCPS
2. communication ouverte et respectueuse entre la direction et les syndicats pour résoudre les enjeux
3. utilisation proactive des réunions non officielles bilatérales (patronales-syndicales), selon les besoins

COMITÉS

Bien qu'un petit groupe de représentants figure dans la liste ci-dessous, d'autres participants, y compris les représentants et les membres du personnel des syndicats, ainsi que les cadres supérieurs, pourraient être invités en fonction de l’ordre du jour, et ce, afin d'assurer une représentation adéquate aux réunions des CCPS. Lorsqu'une personne est invitée, le président en est informe avant la réunion.

Tous les CCPS peuvent mettre en place des sous-comités lorsqu'un sujet nécessite une étude plus approfondie.

CCPS d'Environnement Canada (EC)

Membres

De la direction

Sous-ministre (président)

Sous-ministre adjoint

Sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des ressources humaines

SMA, Direction générale des finances

SMA, Direction générale de la politique stratégique

SMA, Direction générale de l’intendance environnementale

SMA, Direction générale des sciences et de la technologie

SMA, Service météorologique du Canada

SMA, Direction générale des services ministériels et dirigeant principal de l’information

Responsable de la mise en application de la loi

Directeur général, Communications

Des syndicats

Président, équipe de consultation nationale, Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) ou remplaçant

Vice-président, équipe de consultation nationale, IPFPC ou remplaçant

Président, Syndicat des travailleurs de 1'environnement (STE), composante de 1'Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) et/ ou remplaçant

Président, Association canadienne des employés professionnels (ACEP) et/ ou remplaçant

Président, Association canadienne des agents financiers (ACAF) et/ ou remplaçant

Président, Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FlOE) et/ ou remplaçant

Fréquence : Le Comité se réunit deux fois par année, normalement durant les mois de juin et de décembre. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées à la discrétion du président ou à la demande d'un représentant syndical.

CCPS des Ressources humaines (RH)

Membres: - le SMA de la DGRH et les membres exclus de 1'équipe de gestion

- représentants syndicaux nationaux

Président : Le SMA de la DGRH est le président désigné.

Fréquence: au moins 2 fois par année avec 1'option de reporter ou d'ajouter des réunions, au besoin

CCPS des directions générales

Membres : - le chef de la direction générale et les membres exclus de 1'équipe de gestion

- représentants syndicaux nationaux ou remplaçant

Président : Le SMA est le président désigné. Toutefois, il est possible de nommer un coprésident syndical, si désiré.

Fréquence : au moins 2 fois par année avec 1'option de reporter ou d'ajouter des réunions, au besoin

CCPS régional

Membres : - le directeur général régional (DGR) ou le directeur général régional délègue (DGRD), les directeurs régionaux (DR) et les membres exclus de l'équipe de gestion (ceux-ci s'efforceront de faire en sorte que toutes les directions générales sont représentées)

- représentants syndicaux régionaux et locaux

Président : Le DGR ou le DGRD est le président désigné. Toutefois, il est possible de nommer un coprésident syndical, si désire.

Fréquence: au moins 2 fois par année avec l’option de reporter ou d'ajouter des réunions, au besoin

CCPS local

Membres: -les gestionnaires exclus

-les représentants syndicaux locaux

Président: Co-présidé par des représentants du syndicat et de la direction

Fréquence: au moins 2 fois par année avec l’option de reporter ou d'ajouter des réunions, au besoin

Fusion du CCPS régional et du CCPS local

Dans les cas où il est profitable de le faire et qu'il y a un accord entre le DGR ou le DGRD et les représentants syndicaux régionaux et locaux, les CCPS régionaux et locaux peuvent être fusionnés dans le but de favoriser l’efficience et l’efficacité. II est entendu que lorsque l’on fusionne les CCPS régionaux et locaux, le comité fusionné peut décider de tenir des réunions locales selon les besoins afin d'aborder des enjeux locaux particuliers.

Membres: -le directeur général régional (DGR) ou le directeur général régional délègue (DGRD), les directeurs régionaux (DR) et les membres exclus de l'équipe de gestion (ceux-ci s'efforceront de faire en sorte que toutes les directions générales et les comités locaux sont représentés)

- représentants syndicaux régionaux et locaux

Président: Le DGR ou le DGRD est le président désigné. Toutefois, il est possible de nommer un coprésident syndical, si désire.

Fréquence: au moins 2 fois par année avec l’option de reporter ou d'ajouter des réunions, au besoin

SIGNATURES

ANNEXE A

Liste de vérification pour un CCPS réussi

• Le mandat ou le cadre est à jour et tous les membres du CCPS en ont une copie.
• Les nouveaux membres du CCPS reçoivent une orientation sur le comité et son travail.
• Essayer de résoudre les enjeux au niveau le plus bas- possible.
• Les ordres du jour, de même que les renseignements généraux, sont conjointement élaborés par les représentants de la direction et des syndicats, et ils sont communiqués préalablement, dans la mesure du possible, pour permettre aux deux parties de se préparer aux réunions.
• Les points à 1'ordre du jour sont gérés par les représentants de la direction et des syndicats, et ce, de manière à ce qu'ils soient communiqués au comité et au niveau de délégation responsable du processus décisionnel appropriés (local, régional, national ou des directions générales).
• Les personnes qui détiennent une autorité décisionnelle participent aux réunions et s'engagent à y prendre part régulièrement.
• Les représentants de la direction et des syndicats participent aux réunions de façon équitable.
• Les enjeux globaux, plutôt que les cas individuels, sont discutés.
• Les réunions ont lieu régulièrement et le calendrier est établi à l’avance pour maximiser le taux de participation.
• Le procès-verbal adopté par les parties est communiqué en temps opportun.
• Un outil de suivi du CCPS au niveau ministériel est en place pour veiller à ce que tous les points soient traités et que les futurs points y soient consignés.
• Un processus est en place pour sensibiliser le personnel et les membres au CCPS et à ses activités.

ANNEXE B

Définition de « consultation » du Conseil du Trésor

La consultation est un processus qui, au niveau approprié compétent pour aborder et/ ou résoudre des enjeux (p. ex., local, régional, national ou des directions générales), consiste à chercher et à fournir des renseignements et des conseils, à échanger des points de vue et à discuter d'enjeux dans un climat de confiance et de respect mutuel. Pour être efficace, le processus doit être appuyé par 1'engagement franc et honnête des deux parties quant à 1'échange des renseignements et à 1'écoute des opinions, des observations et des recommandations de chacun, et ce, avant que les décisions ne soient prises. Dans cette perspective, ce processus permet à chaque partie de saisir 1'ensemble des conséquences des décisions et des mesures prises sur leurs intérêts légitimes. Certaines exigences doivent toutefois être respectées. Elles comprennent ce qui suit:

• Les droits de la direction et des agents négociateurs ne doivent pas être négligés, bafoués ou réduits.
• Les dispositions des conventions collectives et les dispositions législatives, ainsi que leur portée intentionnelle, doivent être prises en compte et respectées.
• Les questions pour lesquelles d'autres instances officielles ont été établies (p. ex., la santé et la sécurité au travail, les questions relatives au Conseil national mixte) doivent normalement être traitées au sein de ces instances.
• Les griefs ou les problèmes individuels ne doivent pas être discutés d’une façon qui enfreint la confidentialité. Remarque: Les griefs peuvent être discutés d’une manière générale afin d'en dégager des tendances ou des causes pour ainsi faciliter la résolution de problèmes.

En règle générale, les sujets devraient être abordés au niveau approprié (p. ex., national, régional, local, sectoriel ou d'un groupe professionnel précis) pour résoudre un enjeu ou un problème. Dans certains cas, il est utile de discuter des questions qui sont examinées en profondeur à un autre niveau. Par exemple:

• fournir des détails sur la question
• expliquer ou définir l’application d'une politique relative à la question
• discuter des problèmes liés à la question en vue de réduire les tensions et de faciliter la compréhension entre les parties concernées
• communiquer les renseignements, le cas échéant, à d'autres niveaux de direction

Les représentants du CCPS de 1'ensemble de 1'organisation devraient s'assurer qu'ils ont une compréhension commune de cette approche avant d'aborder les enjeux. II peut s'agir de discuter du processus ou de suivre une formation conjointe.

Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur 1'endroit, l'heure et les frais des réunions

Les réunions du comité doivent être tenues dans les locaux de 1'employeur et aux heures déterminées suivant le consentement mutuel des parties. Les réunions doivent se tenir pendant les heures de travail. Certains participants peuvent ne pas disposer des ressources et des renseignements requis pour assister aux réunions, de sorte qu'une aide financière ou une autre forme de soutien peut s'avérer nécessaire afin d'assurer leur représentation. Cette aide pourrait inclure le maintien de leur rémunération pour la préparation et le suivi de la réunion et les frais de voyage reliés à la réunion. En toutes circonstances, les dispositions de la convention collective et/ ou les conditions d'emploi applicables concernant le temps de déplacement et les congés pour fonctions syndicales doivent être respectées. Les représentants du comité ou les autres employés qui sont invités sont protégés contre la perte d'une partie de leur salaire normal en raison de leur participation aux réunions.

Au besoin, les membres du CCPS peuvent participer aux réunions par téléconférence.

Les réunions doivent être menées conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les langues officielles.

ANNEXE C

Tableau des enjeux

La liste suivante présente tous les niveaux du CCPS et les points qui devraient être traités par chaque instance.

Local

• Tous les enjeux au niveau local

Régional / régional et local fusionné

• Tous les enjeux au niveau régional
• Tous les enjeux non résolus au niveau local

Direction générale

• Tous les enjeux concernant une direction générale qui ont une portée nationale
• Tous les enjeux non résolus au niveau local ou régional

Ressources humaines (CCPSRH)

• Tous les enjeux non résolus au niveau local régional ou des directions générales

National (CCPS d'EC)

• Tous les enjeux ayant une portée nationale
• Tous les enjeux non résolus au niveau local, régional, des directions générales ou des RH