COMPTE RENDU DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE CONSULTATION PATRONALE-SYNDICALE
D’ENVIRONNEMENT ET CHANGEMENT CLIMATIQUE CANADA (CCPSECCC) – Le 13 novembre 2018
REPRÉSENTANTS PATRONAUX | MANAGEMENT REPRESENTATIVES
Stephen Lucas Sous-ministre | Deputy Minister
Martine Dubuc Sous-ministre déléguée | Associate Deputy Minister
Carol Najm SMA, Services ministériels et finances (DGSMF) | ADM, Corporate Services and Finance (CSFB)
David Grimes SMA, Service météorologique du Canada (DGSMC) | ADM, Meteorological Service of Canada (MSC)
Jacqueline Gonçalves pour Nancy Hamzawi SMA, Sciences et technologie (DGST) | ADM, Science & Technology (STB)
John Moffet SMA, Protection de l’environnement (DGPE) | ADM, Environmental Protection (EPB)
Dominique Blanchard SMA, Affaires publiques et autochtones et des services ministériels (DGAPASM)| ADM, Public and Indigenous Affairs and Ministerial Services (PIAMSB)
Vince Ngan pour Matt Jones SMA, Bureau de la mise en œuvre du Cadre pancanadien (BMOLP) | ADM, Pan-Canadian Framework Implementation (PCFIO)
Hilary Geller SMA, Politique stratégique (DGPS) | ADM, Strategic Policy (SPB)
Catherine Steward pour Isabelle Bérard SMA, Affaires internationales (DGAI) | ADM, International Affairs (IAB)
Sue Milburn-Hopwood SMA, Service canadien de la faune (DGSCF) | ADM, Canadian Wildlife Service (CWSB) – (absente)
Heather McCready Responsable de la mise en application de la loi p.i. (RMAL) | A/Chief Enforcement Officer (CEO)
Sylvain Paradis Dirigeant principal de la gestion des ressources humaines (DPGRH) | Chief Human Resources Management Officer (CHRMO)
SOUTIEN ADMINISTRATIF | SECRETARIAT SUPPORT
Nathalie Clément DG, Service de développement des employés et de mieux-être l DG, Workforce Development and Wellness Services
Éric Saint-Onge Directeur, Relations de travail, santé et sécurité au travail et gestion de l’incapacité | Director, Labour Relations, Health and Safety and Disability Management (absent)
Julie Bourbonnais Gestionnaire, Relations de travail ministérielles | Manager, Corporate Labour Relations
Virginie Martel Conseillère principale, Relations de travail ministérielles | Senior Advisor, Corporate Labour Relations
Catherine Simard Conseillère, Relations de travail ministérielles | Advisor, Corporate Labour Relations (Observateur)
Sophie Gendron Conseillère, Relations de travail | Advisor, Labour Relations (Observateur)
REPRÉSENTANTS SYNDICAUX | LABOUR REPRESENTATIVES
Waheed Khan IPFPC (Président, équipe nationale de consultation) | PIPSC (President, National Consultation Team)
Bill Sukloff IPFPC (Vice-président, équipe nationale de consultation) | PIPSC (Vice-President, National Consultation Team)
Todd Panas STSE-AFPC (Président national) | UHEW-PSAC (National President)
Shimen Fayad STSE-AFPC (Vice-présidente nationale) (absente) | UHEW-PSAC (National Vice-President) (absent)
Greg Phillips ACEP (Président national) | CAPE (National President) (absent)
Karen Brook ACEP (Agente de relations de travail) (absente) | CAPE (Labour Relations Officer)
Kate McKerlie ACEP (Représentante locale) | CAPE (Local Representative)
Vivian Gates ACEP (Agente de relations de travail) | CAPE (Labour Relations Officer)
Paul Cameron FIOE (Gestionnaire adjoint des affaires) | IBEW (Assistant Business Manager) (absent)
Le présent compte rendu est établi selon l’ordre du jour prévu pour la réunion et ne suit pas nécessairement l’ordre des discussions.
1. Mot d’ouverture
Le sous-ministre (SM), Stephen Lucas, souhaite la bienvenue aux membres du comité et, comme il est convenu avec les agents négociateurs, Todd Panas, président national (STSE) coprésidera la réunion. Le SM encourage les participants à utiliser la langue de leur choix et demande aux membres de se présenter.
Le SM mentionne par la suite des changements apportés à la haute direction depuis la dernière réunion.
• John Moffet, nommé au poste de SMA de la DGPE;
• Helen Ryan, nouvelle SMA déléguée de la DGPE;
• Diane Campbell, nouvelle SMA déléguée du SMC;
• Heather McCready, responsable de la mise en application de la loi par intérim;
• Nancy Hamzawi, nommée au poste de SMA de la DGST;
• Nathalie Clément, nouvelle directrice générale (DG) des SDEME.
Le SM souhaite également la bienvenue à Karen Brook de l’ACEP à titre de nouvelle membre du comité.
Todd Panas, STSE, mentionne qu’il aimerait réexaminer la durée des réunions du CCPSECCC, car il y a de nombreux sujets à discuter. Comme les réunions des autres CCPS durent environ trois heures, le STSE indique que les membres du comité doivent faire preuve d’une plus grande diligence dans leur emploi du temps. Le STSE remercie également le SM de son assiduité à répondre aux courriels provenant des syndicats. Martine Dubuc, SM déléguée, remercie Waheed Khan de sa participation à divers comités et activités du Ministère et pour son engagement envers ceux ci. L’IPFPC mentionne également qu’il a assisté à la première réunion du comité de la dotation, comme convenu lors de la réunion précédente du CCPS, et qu’il y a eu des discussions constructives.
2. Examen et approbation de l’ordre du jour
Les membres du comité examinent l’ordre du jour et en discutent. Le SM présente les principaux points et l’ordre du jour est ensuite approuvé.
3. Mesures de suivi découlant de la dernière réunion
a) Mesures de suivi : 4(a)(iii) et 4(c)
Le document sur les mesures de suivi de la dernière réunion du 15 mai 2018 a été envoyé aux membres avant la réunion. Les membres du comité examinent les mesures de suivi et concluent qu’elles ont toutes été prises.
Waheed Khan, IPFPC, mentionne la réponse de la direction à ses recommandations concernant Phénix lors de la précédente réunion du CCPSECCC et recommande que cette réponse soit partagée avec ses homologues. Le SM accepte de partager l’information (voir l’annexe).
b) Fréquence des réunions des CCPS (point permanent)
La liste de la fréquence des réunions des CCPS a été fournie aux membres avant la présente réunion.
Kate McKerlie, représentante locale, ACEP, indique que certaines directions générales sont proactives, mais qu’il reste des questions à discuter. Le SM propose que des pratiques exemplaires soient élaborées.
MESURE DE SUIVI :
3.b) La DGRH recueillera des informations sur les pratiques exemplaires des CCPS auprès des SMA et des directeurs généraux régionaux (DGR) et préparera un document sur ces pratiques exemplaires.
b)(i) Efficacité de CCPS régionaux
Todd Panas, STSE, remet en question l’efficacité des comités de consultation patronale-syndicale (CCPS) régionaux puisque les DGR n’ont pas les pouvoirs délégués pour prendre des décisions sur les questions soulevées par les syndicats à ces comités. On suggère d’envisager un modèle hybride, comme celui utilisé dans la région de l’Ontario, et de revoir le mandat de ces CCPS, si nécessaire. Le SM mentionne que les CCPS sont organisés différemment et convient qu’une discussion devrait avoir lieu entre les membres pour discuter de leur efficacité.
MESURE DE SUIVI :
3.b)(i) La SMA, DGPS, et les DGR discuteront de l’efficacité des CCPS régionaux avec les agents négociateurs.
c) Compte rendu de la réunion du CCPSECCC du 15 mai 2018
Le compte rendu de la réunion du 15 mai 2018 du CCPSECCC a été envoyé aux membres pour commentaires. Le compte rendu final est approuvé.
c)(i) Soutien administratif aux CCPS
Kate McKerlie, ACEP, signale qu’on a envoyé le dernier procès-verbal aux membres du comité pour commentaires plusieurs semaines après la réunion et demande s’il est possible de l’envoyer plus rapidement après la réunion. Le SM convient qu’un délai de trois semaines est raisonnable.
De plus, Karen Brook, agente de relations de travail, ACEP, signale à la direction que les liens intranet ne sont accessibles qu’au sein d’ECCC et qu’on devrait, par conséquent, envisager une solution de rechange pour transmettre les documents aux agents négociateurs (p. ex. les fournir en pièces jointes à des courriels).
4. Communication et participation
a) Mise à jour du Bureau du respect
Le SM souligne que le rôle d’agent de liaison du respect (ALR) a été créé il y a plus d’un an et qu’il s’agit d’une initiative réussie. Les deux ALR, Sylvie Richard et Corinne Boudreault, font le point sur les activités du Bureau du respect depuis la dernière réunion. Elles informent les membres du comité qu’en date de la fin septembre 2018, 133 employés avaient visité le Bureau du respect. De plus, le Bureau du respect a organisé de nombreuses activités pour promouvoir ses services. Les agents négociateurs reconnaissent la contribution du Bureau du respect à un changement de culture positif et demandent quel message est envoyé aux employés au sujet de la crainte de représailles. On explique qu’on leur transmet un message rassurant, adapté à leur situation. Le Bureau du respect apparaît ainsi comme un lieu sûr où les employés peuvent avoir confiance dans le processus et se sentir en sécurité pour partager leurs expériences. Le message transmis s’inscrit dans le mandat du Bureau du respect, qui repose sur les quatre principes suivants : confidentialité, impartialité, caractère informel et indépendance.
Waheed Khan, IPFPC, souligne l’importance de combattre la crainte de représailles et de changer la culture de la fonction publique, de sorte que les employés puissent exprimer leurs préoccupations sans crainte de représailles et de jugement. À cet égard, il suggère de supprimer le mot « allégué » qui suit les mots « intimidation et harcèlement » dans le rapport du Bureau du respect. Il ne s’agit pas d’un processus de plainte; par conséquent, si quelqu’un dit avoir été harcelé, il faut le noter comme tel. Le mot « allégué » envoie un message de doute et de jugement.
Todd Panas, STSE, demande comment les ALR trient les cas. Le SM rassure les agents négociateurs en disant qu’il fait confiance au jugement des ALR et que les employés sont dirigés vers les ressources appropriées à leur disposition, y compris les représentants syndicaux. On souligne également que 10 % des employés communiquent avec les ALR sur recommandation de leur syndicat, et vice versa.
Karen Brook, ACEP, demande des informations sur la stratégie pour établir des liens avec les employés des régions éloignées. Les ALR mentionnent qu’elles avaient visité de nombreuses régions et qu’elles continueraient de le faire au cours du prochain exercice financier. Elles mentionnent que des séances WebEx sont organisées pour rejoindre les employés dans des endroits éloignés, mais que le taux de participation est faible et qu’il serait avantageux d’avoir davantage de visibilité. Corinne demande l’appui des syndicats pour promouvoir les services des ALR auprès de leurs membres.
Les agents négociateurs demandent si le projet pilote sera renouvelé. La SM déléguée reconnaît le succès du projet et confirme que le Ministère a pris la décision, lors de la réunion du Comité exécutif de gestion du 17 octobre 2018, de rendre permanent le Bureau du respect. Le SM ajoute que le leadership des ALR a joué un rôle crucial dans le succès du projet et les remercie de leur travail et de leur présentation.
MESURE DE SUIVI :
4.a) Les agents négociateurs aideront le Bureau du respect et encourageront les employés des régions éloignées à participer à ses séances WebEx.
b) Symposium syndical-patronal
Le SM suggère qu’on explore les thèmes de la diversité et de l’inclusion ou d’un milieu de travail respectueux et sain lors du prochain symposium syndical-patronal. Il demande la création d’un sous-comité composé de représentants de la haute direction et d’agents négociateurs. Dans l’ensemble, on convient de désigner deux ou trois représentants de chaque partie pour former le sous-comité. Le SM demande que les membres du sous-comité proposent des sujets de discussion avant la fin de décembre. Todd Panas, STSE, demande respectueusement au SM de prolonger la durée du symposium à un jour et demi. Le SM convient qu’il serait possible d’avoir des discussions constructives au cours d’une journée.
MESURES DE SUIVI :
4.b)(i) Les agents négociateurs nommeront un membre pour coprésider le symposium avec le SM.
4.b(ii) Les agents négociateurs et la direction doivent désigner deux ou trois représentants qui siégeront au sous-comité.
4.b)(iii) Les membres du sous-comité (agents négociateurs et SMA) détermineront les principaux sujets à discuter au symposium avant la fin décembre 2018.
c) Journée du respect et crainte de représailles
La SM signale que la quatrième édition de la Journée nationale du respect aura lieu le 29 novembre 2018 et qu’une webémission sera présentée pour sensibiliser les gens.
Todd Panas, STSE, s’est dit préoccupé par le fait que les employés ne s’expriment pas par crainte de représailles. Le SM reconnaît l’importance du respect en milieu de travail et le fait que les dirigeants d’ECCC doivent continuer à créer un tel environnement. Todd Panas, STSE, mentionne que Santé Canada a créé une affiche pour sensibiliser les gens à la crainte de représailles et invite ECCC à avoir une affiche semblable. Le SM trouve l’idée d’une affiche intéressante et mentionne que le Ministère a déjà consulté les syndicats au sujet d’une affiche personnalisée d’ECCC et poursuivra ses efforts pour améliorer le milieu de travail.
MESURE DE SUIVI :
4.c) Après avoir consulté les syndicats, les cochampions du respect, Nancy Hamzawi et Waheed Khan, examineront l’affiche sur la crainte de représailles avant sa publication définitive.
5. Perfectionnement et efficacité du personnel
a) Rapport du greffier sur les milieux de travail sains
Todd Panas, STSE, demande si les SMA pourraient fournir au SM des évaluations semestrielles du niveau de respect au sein de leur direction générale pour s’assurer que les pratiques ministérielles sont conformes aux engagements. On recommande également d’organiser un sondage éclair et une séance de discussion ouverte pour répondre aux préoccupations des employés.
Le SM affirme qu’ECCC dispose déjà d’un mécanisme d’évaluation pour mesurer le respect et la santé en milieu de travail, à savoir le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Ce sondage est effectué pour rendre compte des problèmes et impose aux ministères l’obligation d’effectuer un suivi dans certains domaines à améliorer. Chaque direction générale a son propre plan d’action pour régler les principaux problèmes et fait régulièrement le point avec le SM et les employés.
Waheed Khan, IPFPC, souligne que le rapport du greffier sert à favoriser le dialogue. Le rapport met en lumière certains problèmes et le manque d’efficacité des outils disponibles. Waheed Khan affirme que les employés perdent confiance dans les mécanismes de signalement et de plainte. Le SM prend note des points saillants du rapport et encourage la poursuite du dialogue. La SM déléguée est d’accord et ajoute que ce sujet fait partie des discussions avec les employés lors des visites dans les régions. Il est important de promouvoir la tolérance zéro (prêcher par l’exemple).
De plus, Karen Brook, ACEP, parle d’une séance de discussion ouverte organisée par Santé Canada lors de laquelle les employés ont été invités à partager leurs expériences sur le processus des mesures d’adaptation et à échanger sur ce sujet avec leurs pairs. Le message transmis au cours de cette séance de discussion ouverte était puissant et devrait être pris en considération par ECCC.
b) Santé mentale
Waheed Khan, cochampion, fait le point sur l’initiative en santé mentale. Le SM reconnaît que le Comité sur la santé mentale a accompli un travail important.
Todd Panas, STSE, mentionne qu’il aimerait voir des actions plus concrètes, comme la création d’un comité mixte de retour au travail et un programme de soutien par les pairs. Sylvain Paradis, dirigeant principal de la gestion des ressources humaines (DPGRH), fait le point sur la campagne Je ne me reconnais pas et sur son renouvellement. En plus de cette campagne, le DPGRH explique qu’il existe d’autres façons d’aborder la question de la santé mentale en milieu de travail, car il s’agit d’une question complexe et délicate. À titre d’exemple, Santé Canada a lancé le programme SOS, qui fait la promotion d’un partenariat avec divers intervenants pour traiter les problèmes, non seulement sous l’angle des relations de travail, mais aussi selon une approche inclusive. Les outils seront partagés avec le comité mixte dans un proche avenir.
Kate McKerlie, ACEP, affirme que la politique sur le télétravail doit être souple du point de vue de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. La conversation devrait se faire de façon proactive avec les employés qui ont besoin d’une mesure d’adaptation. Le SM mentionne que le Ministère envisage le télétravail lorsqu’approprié et qu’il s’agit d’une des options à envisager dans les cas d’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
c) Chiffres sur les plaintes de violence en milieu de travail et les discussions avec le BGC
À la suite de la demande du STSE d’obtenir des chiffres sur le nombre de plaintes de violence en milieu de travail et des discussions avec le Bureau de gestion des conflits (BGC), le DPGRH répond qu’il ne peut pas fournir de telles données, afin de protéger la confidentialité des employés. Comme le nombre est trop petit, il y a un risque potentiel d’identifier les employés, ce qui violerait la confidentialité et la confiance dans les processus.
d) Équilibre travail-vie personnelle
Par manque de temps, les parties abordent ce point lors de discussions sur d’autres points à l’ordre du jour.
e) Gestion du rendement
Par manque de temps, les parties conviennent d’examiner ce point, qui est permanent, lors de discussions sur d’autres points à l’ordre du jour.
f) Équité en matière d’emploi
Kate McKerlie, ACEP, demande des renseignements sur la désignation d’un représentant ministériel d’ECCC pour assister aux réunions du comité des champions et des présidents des personnes handicapées, présidé par la SM Yazmine Laroche, et sur l’engagement du Ministère envers la Journée internationale des personnes handicapées.
Le SM convient qu’ECCC continuera d’appuyer les initiatives pangouvernementales pour tous les groupes visés par l’équité en matière d’emploi.
Kate McKerlie, ACEP, suggère également que les employés des TI acquièrent de meilleures connaissances en technologie adaptée et reçoivent une formation en conséquence dans le cadre du Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée.
6. Transformation organisationnelle
a) Questionnaires de départ et rétroaction ascendante
Todd Panas, STSE, demande pourquoi ECCC ne profite pas de cet outil et propose de rendre la méthode obligatoire et de la faire exécuter par une partie neutre, comme le bureau de la SM déléguée. Le SM affirme que la direction est proactive dans de nombreux domaines, et mentionne notamment les « cartes thermographiques » et la question du respect qui nécessite que des interventions soient faites pour répondre aux priorités, au besoin.
Le DPGRH mentionne également que des questionnaires de départ sont remplis dans le cadre du processus de gestion des départs et que des rapports sont communiqués aux SMA afin qu’on se penche sur les problèmes qui ressortent. En ce qui concerne l’outil de rétroaction ascendante, le DPGRH a offert de tenir une réunion en janvier pour en discuter avec les agents négociateurs.
MESURE DE SUIVI :
6.a) Le DPGRH tiendra une réunion avec les agents négociateurs pour discuter de la rétroaction ascendante.
a)(i) Révision du programme de perfectionnement professionnel
Waheed Khan, IPFPC, souligne l’absence d’un programme de perfectionnement pour le personnel scientifique et suggère de réexaminer la question, étant donné qu’ECCC est un ministère à vocation scientifique. Le SM mentionne que, même si le Ministère reconnaît l’importance de la formation des employés, il se concentre sur les priorités actuelles. Les agents négociateurs ont reçu une liste des programmes de perfectionnement offerts au sein d’ECCC et remercient le DPGRH de leur avoir fourni cette information. L’ACEP indique qu’une réunion est prévue le 6 décembre 2018 avec la direction et demande si une personne-ressource de la Division des solutions intégrées de classification et dotation (SICD) pourrait participer à cette réunion. Elle demande également des renseignements sur le nombre d’employés d’ECCC par direction générale qui participent au programme de perfectionnement. Le DPGRH accepte de fournir ces renseignements aux agents négociateurs et invite les SMA à discuter avec les employés d’ECCC des programmes de perfectionnement du groupe EC.
MESURE DE SUIVI :
6.a)(i) Le DPGRH doit fournir des chiffres sur la répartition et la participation des employés d’ECCC par direction générale.
b) Politique sur l’intégrité scientifique
Jacqueline Gonçalves, directrice générale, Sciences et évaluation des risques, fait le point au nom de Nancy Hamzawi. Elle mentionne que la Politique sur l’intégrité scientifique devrait être fin prête d’ici la fin de l’année civile. Waheed Khan, IPFPC, souligne qu’ECCC a besoin d’adopter une politique moderne sur l’intégrité scientifique qui permette aux scientifiques de produire et de partager des données scientifiques de haute qualité avec les décideurs et les Canadiens. Il signale des lacunes dans la représentation des membres de minorités visibles et des femmes dans le domaine scientifique. Il souligne que la politique s’applique à l’ensemble du Ministère et non seulement aux membres de l’IPFPC. On demande que des données sur la représentation à l’échelle des directions générales soient recueillies et partagées avec les agents négociateurs.
MESURE DE SUIVI :
6.b) Le DPGRH fournira des données par direction générale concernant les lacunes dans la représentation des membres de minorités visibles et des femmes dans le domaine scientifique.
c) SAGE et messagerie vocale des employés
Le SM mentionne qu’ECCC n’a aucun contrôle sur le Services d’annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) et invite les agents négociateurs à faire comprendre à leurs membres la nécessité de mettre à jour les renseignements les concernant. Carol Najm, SMA, DGSMF, signale que des rappels sont envoyés périodiquement pour modifier les messages vocaux et l’information publiée sur Envirotel.
7. Questions opérationnelles
a) Milieu de travail axé sur les activités
La SMA, DGSMF, informe les agents négociateurs qu’aucun milieu de travail axé sur les activités n’est mis en place à ECCC. Elle ajoute que la DGSMF a consulté les syndicats au cours des deux dernières années et qu’il y a quatre grands projets de locaux en cours. Les membres du comité ont reçu un tableau de bord présentant la stratégie d’adhésion des employés au projet de reconfiguration des locaux et discutent de ce tableau pendant la réunion.
La SMA, DGSMF, fait également le point sur la dernière séance de discussion ouverte à la Place Vincent-Massey (PVM). Elle fournit un document d’une page et un document de questions et réponses, et demande aux agents négociateurs de participer au groupe de travail sur l’optimisation de PVM. Les agents négociateurs affirment que la séance de discussion ouverte constituait un premier pas positif et expriment leurs préoccupations au sujet de la mauvaise communication sur ce projet. Ils mentionnent qu’un préavis suffisant devrait être donné aux employés qui doivent déménager dans d’autres locaux. La SMA, DGSMF, convient que des éclaircissements sont nécessaires et qu’ils seront fournis au CCPS de la DGSMF. L’IPFPC remercie la direction d’avoir créé un groupe de travail pour le projet de PVM et demande que des groupes de travail ou des comités comprenant des représentants des agents négociateurs soient créés lorsque des changements sont apportés aux installations.
b) Sous-traitance
Par manque de temps, les parties conviennent de ne pas discuter de ce point de l’ordre du jour.
8. Observations finales
Le SM mentionne qu’il y a de la place pour des échanges créatifs pour définir les priorités. Dans l’ensemble, nous devons nous assurer de nous acquitter de notre mandat au meilleur de nos capacités. Un changement positif prend du temps et ECCC est bien déterminé à prendre des mesures judicieuses.
Todd Panas remercie tous les membres de leur participation et des discussions ouvertes et constructives. En conclusion, tous les participants se souhaitent de joyeuses fêtes.
La séance est levée à 16 h 45.
Rédigé par Catherine Simard : le 15 novembre 2018
Révisé par Julie Bourbonnais : le 21 novembre 2108
Date d’envoi aux agents négociateurs : le 29 novembre 2018
Date de réception des derniers commentaires des agents négociateurs : le 9 décembre 2018
Version finale : le 9 décembre 2018
ANNEXE
Problèmes de Phénix/de paye
Depuis que le système de paye a été centralisé et modernisé, la majorité des employés ne reçoivent pas leur juste rémunération. Nombre d’entre eux ont même perdu leur assurance soins de santé, apparemment sans raison. Les dispositions des nouvelles conventions collectives n’ont pas été respectées et les agents négociateurs utilisent tous les moyens possibles pour encourager l’employeur à respecter ses obligations et à payer ses employés correctement et à temps.
Les griefs sont rejetés au motif que « l’information fournie ne démontre pas qu’il y a eu violation de l’article 45 de la convention collective… ». Ce rejet est une preuve évidente d’une violation des conventions collectives et un manque total de respect envers les employés en détresse, et montre la réticence du Ministère à reconnaître les problèmes de paye évidents qui exigent un règlement rapide. Cette négation claire de la réalité aliène les employés d’ECCC et leur cause une grande détresse émotionnelle.
Le processus de suivi des problèmes de paye est complexe et difficile à naviguer. La plupart des employés sont incapables de comprendre le mode de calcul de leur paye rétroactive. Pour les travailleurs de quart, les travailleurs sur le terrain et les employés ayant droit à des indemnités de vie dans le Nord, le défi posé par Phénix est encore plus grand et cette situation pénible les amène inévitablement à se plaindre. Par conséquent, les employés, les gestionnaires et les délégués syndicaux consacrent beaucoup de temps au suivi des problèmes de paye, ce qui accroît leur charge de travail et leur niveau de stress. L’IPFPC a formulé de temps à autre un certain nombre de recommandations à la direction, qui sont résumées ci-dessous.
Recommandations de l’IPFPC :
1) Mettre en œuvre l’entente IPFPC-SCT (novembre 2017), telle que communiquée par le SCT, la présidente Daviau et moi-même.
La mise en œuvre de l’entente IPFPC-SCT se fait à l’échelle du gouvernement; SPAC est l’organisation responsable de la paye. ECCC continue d’appuyer SPAC. ECCC n’est pas en mesure de donner, seul, suite à cette recommandation.
2) Remplacer l’approche au cas par cas par une approche (globale) personnalisée pour accélérer la résolution des problèmes rencontrés par les employés.
Comme indiqué lors de la réunion du CCPSRH du 18 septembre 2018, ECCC renforce présentement sa capacité à régler les problèmes de paye des employés. Depuis le 14 juin 2018, ECCC est l’une des organisations du gouvernement fédéral qui bénéficient du modèle de prestation de services que sont les équipes mixtes de paye de SPAC. Les équipes mixtes sont conçues pour aider à stabiliser le système de paye et mieux appuyer les employés, car elles regroupent les conseillers en rémunération affectés à un ministère ou à un organisme particulier, qui travaillent ensemble au traitement des mouvements de paye nouveaux ou courants afin de réduire l’augmentation de l’arriéré des mouvements au Centre des services de paye de SPAC. En même temps, les équipes mixtes s’efforcent de résoudre les problèmes de paye des employés de bout en bout ainsi que de réduire l’arriéré.
En plus de ce nouveau modèle de prestation de services que sont les équipes mixtes de SPAC, ECCC a établi, au cours de la dernière année, une capacité au sein de la Direction de la liaison de la paye pour répondre aux cas de paye les plus critiques. De plus, ECCC renforce actuellement sa capacité d’aider les employés touchés par le système de paye de Phénix en embauchant d’autres conseillers en rémunération pour s’occuper de bout en bout des cas complexes et de longue date qui figurent dans l’arriéré.
Enfin, ECCC est en cours d’embauche de trois agents de liaison pour travailler avec les directions générales afin de repérer et d’appuyer, de façon proactive, les employés qui éprouvent des problèmes de paye à haut risque.
3) Fournir au syndicat, de façon régulière et opportune, une rétroaction sur les cas difficiles que le syndicat porte à l’attention des RH.
Les divers comités de consultation en place au sein du Ministère fournissent régulièrement une rétroaction aux agents négociateurs sur les problèmes de paye. Les employés ont des ressources pour discuter individuellement de leur cas, notamment leur gestionnaire comme premier point de contact, le Centre de contact avec la clientèle de SPAC et l’équipe de liaison de la paye d’ECCC (boîte courriel générique).
4) Désigner des personnes-ressources qualifiées qui pourront discuter du dossier de paye avec l’employé en difficulté et avec le représentant syndical.
Se reporter au point 2.
5) Désigner des personnes-ressources qualifiées spécialement pour les travailleurs de quarts, qui comprennent les problèmes rencontrés par ces derniers.
Grâce au modèle d’équipes mixtes de paye, ECCC a obtenu un accès plus direct au Centre des services de paye de SPAC lui permettant de régler des problèmes opérationnels propres au Ministère, comme ceux qui concernent les travailleurs de quart, en particulier les mouvements de paye relatifs aux affectations intérimaires.
En outre, ECCC a mis sur pied une équipe spécialisée d’analystes des systèmes et des activités qui fournit de l’aide pour le dossier des RH à la paye. L’un de ces analystes principaux a consacré au moins la moitié de son temps, au cours des deux dernières années, aux multiples défis auxquels font face les travailleurs de quart, tant dans Mes RHGC que dans Phénix. Dans le cadre de ce travail, de nombreux problèmes liés au système auxquels ces travailleurs sont confrontés ont été portés à l’attention de l’équipe Phénix de SPAC et de Mes RHGC, ce qui a mené à la création d’un « groupe de travail dédié aux horaires de travail ». En tant que solution provisoire, ECCC a obtenu l’accès aux deux systèmes pour les responsables de la comptabilisation du temps et a fourni des procédures détaillées et un soutien pour la mise en œuvre des accès. À la suite des travaux entrepris par le groupe de travail, un certain nombre de correctifs ou de corrections ont été élaborés et seront mis à l’essai par les utilisateurs finaux au cours des prochaines semaines, en vue de leur déploiement cet hiver.
6) Partager les chiffres mensuels, si disponibles. Il ne s’agit pas d’augmenter la charge de travail, mais plutôt de tirer parti de l’information existante, ce qui peut inclure ce qui suit :
a. Cas en suspens selon la classification (rémunération d’intérim, paiements rétroactifs, congé parental, trop-payés, protection médicale et dentaire, transfert de dossiers de paye, pension, etc.);
b. Nouveaux cas (type et nombre);
c. Cas résolus (type et nombre);
d. Avances de salaire d’urgence consenties et recouvrées (nombre de cas et montants);
e. Griefs déposés/résolus (cas réglés, mis en suspens ou rejetés).
Le Groupe de travail des ministres chargés d’atteindre la stabilité du système de paye s’est engagé à faire preuve d’ouverture et de transparence au sujet des progrès réalisés pour régler les problèmes liés au système de paye Phénix. À cette fin, le Tableau de bord du Centre des services de paye de la fonction publique a été remanié pour améliorer le suivi des progrès réalisés pour ce qui est de s’assurer que les fonctionnaires sont payés correctement et à temps.
Le nouveau tableau de bord est maintenant disponible et sera mis à jour mensuellement.
7) L’avance de salaire d’urgence devrait correspondre au montant total du salaire manquant plutôt qu’à un montant partiel, si le problème n’a pas été résolu.
Les avances de salaire d’urgence sont régies par la Directive sur les conditions d’emploi du SCT. Selon la directive, le montant de l’avance doit être calculé en fonction du montant net approximatif de la paye pour la période de paye visée et ne doit en aucun cas dépasser les deux tiers du montant brut de la paye de la personne pour la période. En versant 60 % du salaire brut, l’employé reçoit le montant net approximatif auquel il a droit.
8) Organiser des séances d’information ou de formation à l’intention des employés sur la façon de calculer leur paye (en particulier les paiements rétroactifs) comme le fait SPAC.
Voici les sources d’information actuellement à la disposition des employés sur la façon de calculer leur paye :
1) Dans un premier temps, les employés sont invités à discuter de tout problème de rémunération avec leur gestionnaire.
2) ECCC a élaboré un Guide de la paye et des congés ministériel afin de guider les employés et les gestionnaires dans les divers processus liés à la paye et aux congés. La section intitulée « Comprendre le cycle de paye, le calendrier de paye et le talon de paye » fournit des liens vers des renseignements utiles pour aider les employés à calculer leur paye.
3) Les employés d’ECCC peuvent communiquer avec l’un des groupes suivants pour obtenir des renseignements sur la façon de calculer leur paye :
– Boîte générique du Bureau de services du SGRH d’ECCC
– Boîte générique du Bureau de liaison de la paye d’ECCC
– Boîte générique du Bureau de services de RH Simplement d’ECCC
– Centre de contact avec la clientèle de SPAC (1-855-686-4729)
4) La Direction générale des ressources humaines d’ECCC a créé une série de courtes vidéos afin de guider les employés dans les processus de paye et de congés. Plus tôt cette année, ces vignettes informatives et conviviales ont été dévoilées par l’entremise de Nouvelles@ECCC et elles se trouvent sur YouTube (voir les liens ci-dessous) :
• Vignette 1 : Questions sur la paye et les congés
• Vignette 2 : Questions sur le processus de paiement prioritaire
• Vignette 3 : Congé de maternité et congé parental
5) Dans le cadre de leur intégration, les employés d’ECCC doivent suivre les modules de formation sur Phénix suivants mis en place par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Cours 1 : Comprendre le cycle de paye, le calendrier de paye et le talon de paye (30 minutes)
• Cours 2 : Vue d’ensemble de l’interface entre les systèmes de gestion des RH et de la paye (30 minutes)
• Cours 3 : Soumettre des demandes de congé et de paye (90 minutes)
De plus, pour les gestionnaires :
Cours 4 : Comment effectuer des transactions liées aux congés et à la rémunération de vos employés (90 minutes)
ECCC est disposé à fournir tout renseignement supplémentaire sur le calcul de la paye qui pourrait être utile aux employés.
9) Communiquer clairement aux employés qu’aucun recouvrement ne sera effectué à moins que le dossier de paye n’ait été corrigé et qu’on ait convenu d’un plan de recouvrement avec l’employé concerné.
En juin 2018, lorsque le gouvernement a apporté des modifications à la Directive sur les conditions d’emploi afin d’assouplir les modalités de recouvrement des trop-payés, des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires, cela a été communiqué à tous les employés d’ECCC par l’entremise de Nouvelles@ECCC.
Une section consacrée à ces assouplissements a également été ajoutée au Guide de la paye et des congés d’ECCC (voir Paye > Trop-payés).