Dans le cadre du mandat de retour au bureau et du resserrement des budgets de voyage, nous avons relevé plusieurs affaires où des gestionnaires locaux ont refusé à leurs employé·es des demandes de remboursement de frais kilométriques pour se rendre à des réunions tenues dans des bâtiments autres que leur lieu de travail habituel.
Nous avons récemment gagné un grief sur cette question et nous souhaitons vous fournir les renseignements pertinents dans l’espoir que d’autres griefs ne seront pas nécessaires.
Les employé·es doivent couramment participer à des réunions dans des bâtiments autres que leur lieu de travail habituel. Par exemple, beaucoup d’employé·es qui travaillent sur le campus de Carling ont des réunions dans d’autres bâtiments, ou vice versa.
Vous pouvez demander le remboursement de vos frais kilométriques pour une réunion organisée dans un bâtiment autre que votre lieu de travail habituel.
La Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM), qui traite des déplacements dans la zone d’affectation (à plus de 16 km du lieu de travail habituel), prévoit ce qui suit :
« Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu’il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés. »
Bien que cela puisse laisser entendre que vous ne pouvez être remboursé·e pour les kilomètres parcourus que s’ils dépassent votre trajet habituel, ce n’est pas le cas. La question 8 de la Foire aux questions, dans la Directive sur les voyages, prévoit clairement ce qui suit :
« Dans tous les scénarios ci-dessus, aucun calcul d’« écart de distance » n’est fait. Tel qu’il a été précisé dans le communiqué de 2005, le fonctionnaire a « droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre pour les distances autorisées qu’il parcourt ».
Cela comprend le premier scénario, selon lequel le fonctionnaire commence et finit la journée à domicile et passe la journée entière à la destination de la réunion. Par exemple, si votre lieu de travail habituel est le 101, Colonel By ou le 1600, ch. Star Top, mais que vous avez une réunion d’une journée sur le campus de Carling, vous pouvez réclamer le remboursement du kilométrage total parcouru, ainsi que les frais de stationnement, même si le campus est plus proche de votre domicile.
Cette question a fait l’objet d’une décision du CNM en 2013, laquelle a été citée par le CNM à titre de précédent en 2014 et en 2016.
Si vous rencontrez des problèmes, le lien qui mène à la FAQ et aux décisions susmentionnées devraient convaincre votre direction. Si ce n’est pas le cas, veuillez contacter un·e délégué·e syndical·e local·e ou un·e membre de l’équipe de consultation du MDN.
La définition de votre « zone d’affectation » est la suivante : « région qui s’étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable ». Si le lieu est plus éloigné que votre lieu de travail habituel, par exemple si vous vous rendez à Star Top plutôt qu’au campus de Carling, ou vice versa, le module 2 sera applicable, plutôt que le module 1 de la Directive sur les voyages. Une différence notable, c’est que vous pouvez demander le remboursement de vos frais de dîner au titre de l’article 3.2.9.