Conseil des délégués syndicaux de la RCN 2018
28 et 29 septembre 2018
Le Conseil des délégués syndicaux de la RCN aura lieu les vendredi et samedi 28 et 29 septembre 2018 à l’hôtel Hilton Lac-Leamy, à Gatineau. Le Conseil, qui durera deux (2) jours, commencera vendredi midi, alors que la période d’inscription débutera à 11 h 30. Les délégués syndicaux et leur(s) invité(s) seront conviés à une réception après le souper de vendredi soir. Veuillez prendre note que l’Institut ne servira pas de souper officiel. Les délégués s’occuperont de leur propre repas. L’Institut assumera les frais du souper. Le Conseil se poursuivra toute la journée du samedi à partir de 9 h et se terminera à 17 h. Rien n’est prévu pour le samedi soir.
Les délégués syndicaux y recevront de la formation en plus de s’informer et de rencontrer d’autres délégués. À l’approche de la tenue du Conseil, vous recevrez une note de service avec les détails de l’ordre du jour. Par ailleurs, le poste de délégué syndical en chef sera à pourvoir par voie d’élections.
Nous vous demandons de remplir le formulaire d’inscription en ligne; le lien se trouve au bas de la présente annonce. La période d’inscription prendra fin le 3 août 2018 à l’heure normale de la fermeture des bureaux. Les demandes d’inscription ne seront acceptées ni par téléphone ni par courriel.
VEUILLEZ NOTER QUE NOUS NE POURRONS PAS VOUS GARANTIR UNE CHAMBRE D’HÔTEL SI VOUS NE NOUS RENVOYEZ PAS VOTRE FORMULAIRE D’INSCRIPTION EN LIGNE AVANT LE 3 AOÛT 2018.
HÉBERGEMENT
Voici les coordonnées relatives au Conseil et à l’hôtel :
Hôtel Hilton Lac-Leamy
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Tél. : 819-790-6444 Téléc. : 819-790-6408
Hôtel
Nous sommes en train de revenir à l’ancienne façon de faire les réservations d’hôtel. Veuillez indiquer sur votre formulaire d’inscription la date de votre arrivée et de votre départ et toute demande spéciale pour votre chambre. L’Institut fera vos réservations d’hôtel conformément à ce qui est inscrit dans votre formulaire d’inscription. Nous avons réservé un bloc de chambres. Une fois votre réservation confirmée, le personnel de l’Institut fera votre réservation à l’hôtel Hilton Lac-Leamy en se fondant sur votre formulaire d’inscription. Toute demande spéciale devra être approuvée par la Section des finances. Après vous être inscrit en ligne, vous recevrez un courriel confirmant votre inscription. Une fois confirmée votre présence en tant que délégué, vous recevrez un autre courriel pour confirmer le tout.
Le jour de votre arrivée, vous devez donner votre numéro de carte de crédit à l’hôtel pour réserver votre chambre. Cette procédure a pour objet de couvrir les frais divers liés à l’utilisation de la chambre qui sont à la charge de l’occupant. Le coût de votre chambre, y compris les taxes, sera porté au compte principal de l’Institut à l’hôtel; le délégué devra par contre assumer tous les autres frais. Tout surclassement nécessite l’approbation préalable du délégué syndical en chef. Le bloc de chambres est réservé jusqu’au 7 septembre 2018; il n’y a donc aucune garantie que les chambres seront disponibles après cette date.
Les délégués qui souhaitent rester à l’hôtel samedi soir doivent y être admissibles conformément à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée de l’Institut.
L’heure d’arrivée est fixée à 16 h et l’heure départ, à midi. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16 h. Il est possible de rendre la chambre après 12 h, mais avant de vous l’autoriser, l’hôtel doit s’assurer qu’il y a d’autres chambres libres. L’Institut n’assume pas la responsabilité des frais additionnels imposés en cas de départ tardif.
IMPORTANT : Pour annuler votre réservation ou y faire des changements, communiquez directement avec l’hôtel en composant le 819-790-6444. Il vous incombe maintenant d’annuler vous-même votre réservation. À défaut de suivre cette directive, vous vous exposeriez à devoir payer vous-même la facture d’hôtel.
La Région de la capitale nationale a apporté plusieurs changements au Conseil des délégués syndicaux :
- Annulation du gala de vendredi soir — vous serez libre de prendre votre repas où bon vous semble et celui-ci vous sera remboursé sur une base journalière;
- Annulation de l’offre d’un déjeuner pour les délégués inscrits le samedi matin. Vous serez libre de votre temps et votre repas vous sera remboursé sur une base journalière.
Veuillez adresser toute question et tout commentaire à votre directeur régional.
REPAS
Le vendredi 28 septembre 2018, le dîner sera offert aux délégués, mais pas à leurs invités, tandis que le souper ne sera offert NI aux uns NI aux autres. Le samedi 29 septembre, le dîner sera offert aux participants seulement. Selon la Politique sur les voyages de l’Institut, les repas des enfants qui sont sous la supervision d’un gardien ou moniteur sur place ne sont pas payés par l’Institut.
IMPORTANT : Si vous avez des allergies ou des contraintes alimentaires particulières, indiquez-le dans votre formulaire d’inscription. Même si nous transmettons cette information à l’hôtel, vous devez quand même le préciser au serveur pendant le repas.
La politique de l’hôtel ne permet pas d’emporter de la nourriture à l’extérieur de la salle où les repas sont offerts. N’apportez pas dans votre chambre de la nourriture servie au dîner ou aux pauses. Cette nourriture est destinée exclusivement aux délégués syndicaux, aux membres d’exécutif et au personnel.
Garde d’enfants
L’hôtel offre un service de garde d’enfants. Pour y accéder, appelez directement le concierge de l’hôtel en composant le 819-790-6444. Vous payez vous-mêmes le service de garde d’enfant; ces frais vous seront remboursés jusqu’à concurrence de 75 $ à la réception de votre demande de remboursement des frais de voyage. Vous seul êtes responsable des repas de votre enfant; vous ne pouvez demander le remboursement de ces dépenses à l’Institut.
TRANSPORT
Si vous devez prendre un taxi pour vous rendre à l’événement, vous devez l’inscrire sur votre page d’inscription, sous la rubrique Exigences spéciales. S’il existe un mode de transport moins coûteux, son utilisation sera envisagée.
STATIONNEMENT
Le stationnement en surface est offert gratuitement aux délégués participant au Conseil.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet aux membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé d’activité syndicale non payé pour assister à un conseil régional de délégués syndicaux de recevoir une compensation de salaire. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Le participant doit remplir une demande de salaire compensatoire de l’Institut et y joindre une formule de demande de congé dûment remplie indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité à une demi-journée (½), soit le vendredi, en plus du temps de déplacement raisonnable.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de votre domicile ou votre lieu de travail à l’endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus directe et sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 12 h (midi). Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16 h.
AUTRES
Les frais de garde de personne à charge, d’enfants ou autres seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, conformément à la politique sur les voyages de l’Institut.
Tous les autres frais seront remboursés selon la politique de l’Institut concernant les voyages.
Au plaisir de vous y rencontrer,
Glen Schjerning, délégué syndical en chef
Exécutif de la RCN
FORMULAIRE D’INSCRIPTION EN LIGNE