STATUTS DE LA RÉGION DE L’ONTARIO
PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » : l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » : personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membre).
ARTICLE 1 NOM
Le nom de la région est Région de l’Ontario de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Région ».
ARTICLE 2 BUTS
Les buts de la Région de l’Ontario sont les suivants :
2.1 Appuyer et promouvoir les principaux objectifs de l’Institut professionnel, tels qu’énoncés dans les statuts de l’Institut.
2.2 S’assurer que les points de vue des membres de la Région sont représentés aux assemblées générales, aux réunions du Conseil d’administration et à celles des autres organismes décisionnels de l’Institut.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Les membres qui résident dans la Région et qui sont membres titulaires de l’Institut sont également membres titulaires de la Région.
3.2 Les membres qui résident dans la Région et qui sont membres retraité(e)s de l’Institut sont également membres retraité(e)s de la Région.
ARTICLE 4 ORGANISATION RÉGIONALE
4.1 La région de l’Ontario est composée des niveaux organisationnels suivants :
Conseil régional
Exécutif régional
Chapitres
ARTICLE 5 CONSEIL RÉGIONAL
5.1 Conseil régional : Le Conseil régional est le corps dirigeant de la Région. Il dirige les programmes et activités dans la Région, contrôle les sorties des fonds régionaux, examine toutes les questions soumises par les chapitres et présente des propositions et des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut. Cela dit, la gestion des employé(e)s régionaux(-ales) relève exclusivement de l’Institut. Tous les membres ont le droit d’assister au Conseil régional.
5.2 L’Exécutif régional convoque la réunion du Conseil régional une fois par année civile. L’intervalle entre ces réunions ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant la réunion, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
5.3 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’Exécutif régional)
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente du Conseil régional
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du (de la) directeur(-trice) régional(e)
Rapport financier annuel
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
Les points devant être inclus dans l’ordre du jour des réunions, à l’exception de l’avis de motion de modifier les statuts et le libellé des modifications, sont renvoyés au bureau régional au moins deux (2) semaines avant la date de la réunion.
5.4 Le (la) président(e) de la réunion du Conseil régional est choisi(e) par l’Exécutif régional.
5.5 Le Conseil régional de l’Ontario comprend un minimum d’un(e) (1) délégué(e) pour chaque 100 membres et un maximum d’un(e) (1) délégué(e) par 50 membres au 31 décembre de l’année précédente, arrondi à la centaine (100) près. Dans la mesure du possible, chaque chapitre est représenté par au moins deux (2) délégué(e)s. Les membres de l’Exécutif régional sont délégué(e)s d’office au Conseil régional. Les autres délégué(e)s sont attribué(e)s proportionnellement au nombre de membres des chapitres.
5.6 Quorum : Le quorum est constitué lorsque cinquante pour cent (50 %) des délégué(e)s autorisé(e)s sont présen(e)s à l’ouverture de la séance.
5.7 Votes : Tou(te)s les membres présent(e)s au Conseil régional ont le droit de voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque délégué(e) compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
5.8 Production de documents : Entre chaque réunion du Conseil régional et la fin de l’année civile, l’Exécutif régional fait parvenir au bureau du (de la) secrétaire exécutif(-ve) de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette réunion, le rapport financier annuel et le compte rendu des élections.
5.9 Assemblée générale extraordinaire
5.9.1 Une réunion extraordinaire du Conseil régional peut être convoquée par l’Exécutif régional ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres de la Région. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
5.9.2 Seules les questions justifiant la tenue de la réunion extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
5.9.3 Les mêmes dispositions que pour le Conseil régional s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF RÉGIONAL
6.1 Rôle : L’Exécutif régional est responsable de la mise en œuvre des politiques approuvées par le Conseil régional et gère les affaires de la Région pendant la période entre les réunions du Conseil régional.
6.2 Composition : L’Exécutif régional est composé d’un(e) directeur(-trice) régional(e) et d’un maximum de dix (10) membres actifs(-ves) élu(e)s par le Conseil régional. L’Exécutif ne peut compter plus de deux (2) membres d’un même chapitre, le (la) directeur(-trice) régional(e) étant exclu(e) de ce compte. Le (la) directeur(-trice) régional(e) est un(e) membre d’office de l’Exécutif régional.
6.3 Mandat : Les membres actifs(-ves) ont un mandat de deux (2) ans. Les élections ont lieu annuellement. Cinq (5) membres actifs(-ves) sont élu(e)s une année et cinq (5) autres l’année d’après.
6.4 Le (la) directeur(-trice) régional(e) est le (la) président(e) de l’Exécutif régional.
6.5 Le (la) vice-président(e), le (la) secrétaire et le (la) trésorier(-ière) de l’Exécutif régional sont élu(e)s par l’Exécutif régional et choisi(e)s parmi ses membres lors de la première réunion de l’Exécutif suivant la réunion du Conseil régional.
6.6 Réunions : L’Exécutif régional tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.7 Quorum : Le quorum est constitué lorsque la majorité des membres de l’Exécutif régional sont présent(e)s.
6.8 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.9 Postes vacants
6.9.1 Si pour quelque raison que ce soit le poste de (de la) président(e) devient vacant, le (la) vice-président(e) assume la présidence jusqu’à ce que le Conseil d’administration nomme un(e) nouveau(-elle) directeur(-trice) régional(e).
6.9.2 Si le poste d’un(e) membre élu(e) autre que celui du (de la) président(e) devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un(e) membre éligible de la Région pour qu’il (elle) occupe le poste jusqu’aux prochaines élections.
6.9.3 Si pour quelque raison que ce soit le poste de directeur(-trice) régional(e) devient vacant ou si celui-ci (celle-ci) est temporairement absent(e), les membres restants de l’Exécutif régional recommandent au Conseil d’administration de l’Institut une personne pour le (la) remplacer, conformément aux statuts de l’Institut.
6.9.4 Les membres qui maquent deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable sont réputé(e)s avoir démissionné de leur poste.
6.10 Fonctions
6.10.1 Directeur(-trice) régional(e) : Le (la) directeur(-trice) régional(e) est responsable de l’ensemble des fonctions de la Région de l’Ontario et de ses organismes intermédiaires, y compris la promotion et le développement de l’Institut dans la Région. Il (elle) s’assure que les statuts de la Région sont respectés en tout temps, que les décisions prises par la Région sont mises en œuvre et qu’elles représentent les intérêts de l’Institut auprès des membres de la Région. Il (elle) fait également rapport au Conseil régional sur les affaires courantes du Conseil d’administration et sur d’autres activités connexes.
6.10.2 Président(e) : Le (la) président(e) convoque et préside toutes les réunions de l’Exécutif régional et veille à ce que tous les membres de l’Exécutif s’acquittent de leurs tâches et de leurs responsabilités. Il veille à ce que les statuts de la Région soient respectés en tout temps et fait rapport au Conseil régional sur les fonctions de l’Exécutif régional.
6.10.3 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence.
6.10.4 Secrétaire : En collaboration avec le bureau régional de l’Ontario, le (la) secrétaire envoie des avis de convocation à toutes les réunions du Conseil régional et de l’Exécutif régional, dresse les procès-verbaux de ces réunions en y consignant le nom des participants, et classe les dossiers et la correspondance de la Région et de l’Exécutif régional. Il (elle) veille à ce que les renseignements soient transmis aux personnes ou aux organismes pertinents.
6.10.5 Trésorier(-ière) : Le (la) trésorier(-ière) tient les livres de la Région conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’Exécutif régional et du Conseil régional, produit les états financiers détaillés requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle de la Région. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tou(te)s les membres de la Région.
6.10.6 Membres actifs(-ves) : Les membres actifs(-ves) s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif.
6.11 Comités : L’Exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires et décide de leur composition et de leur mandat. Une copie des rapports des comités est remise au (à la) secrétaire. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’Exécutif.
ARTICLE 7 CHAPITRES
7.1 Chapitres : Les chapitres sont établis conformément aux statuts de l’Institut. Ses fonctions normales consistent entre autres à informer et à représenter ses membres, à leur servir de tribune pour discuter des activités de l’Institut, à donner des recommandations au Conseil régional, à gérer les fonds qui lui sont alloués et à choisir des délégué(e)s pour les réunions du Conseil régional et les assemblées générales de l’Institut.
7.2 Les président(e)s de chapitre soumettent au bureau régional les noms de leurs délégué(e)s qui assisteront à la réunion du Conseil régional.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 Comité des élections : L’Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’Exécutif régional et de conduire les élections. Les membres du Comité des élections qui posent leur candidature à une élection doivent démissionner de ce comité.
8.2 Mises en candidature
8.2.1 Le Comité des élections reçoit les mises en candidature. Celles-ci peuvent être soumises avant le Conseil régional ou sur place pendant la réunion du Conseil. Peuvent être candidat(e)s tou(te)s les membres titulaires et les membres retraité(e)s.
8.2.2 Les candidat(e)s doivent confirmer leur volonté d’occuper un poste s’ils (elles) sont élu(e)s.
8.2.3 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidat(e)s et, s’il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote à aux délégué(e)s du Conseil régional aux fins d’élections.
8.3 Scrutin
8.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
8.3.2 Les élections se font par scrutin secret à la réunion du Conseil régional.
8.3.3 Le (la) candidat(e) qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré(e) élu(e).
8.3.3.1 En cas d’égalité, les candidat(e)s qui sont à égalité prendront part à un scrutin de ballottage unique.
8.3.3.2 Si les candidat(e)s demeurent à égalité après l’application de l’article 8.3.3.1, on tire à pile ou face.
8.3.4 Le Comité des élections informe le Conseil régional des résultats des élections.
8.3.5 Les résultats des élections sont définitifs dès qu’une motion pour détruire les bulletins de vote est adoptée par le Conseil régional.
8.3.6 L’Exécutif nouvellement élu entre en fonction immédiatement après le Conseil régional.
ARTICLE 9 FINANCES
9.1 Exercice financier : L’exercice financier de la Région correspond à l’année civile.
9.2 Dépenses : L’Exécutif régional engage les dépenses qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires de la Région.
9.3 Fonds gérés par la Région : Les fonds régionaux seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
9.4 Signataires autorisé(e)s : L’Exécutif régional nomme trois (3) signataires parmi ses membres.
9.5 Signatures : Les transactions financières sont obligatoirement signées par deux (2) signataires autorisé(e)s. Toutes les dépenses sont consignées.
9.6 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de la Région qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds de la Région.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions de la Région, de l’Exécutif régional ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présent(e)s permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le (la) président(e) de la réunion se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians disponible à la réunion.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés lors d’une réunion du Conseil régional. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
11.2 Toutes les propositions de modification des présents statuts sont soumises par écrit à l’Exécutif régional. Tous les membres de la Région peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de la réunion du Conseil régional au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir 5.3)
11.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut.
11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres de la Région et approuvés par l’Institut.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L’Exécutif régional peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles à la gestion de la Région et que ceux-ci ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l’Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’Exécutif régional, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
12.3 Chaque article modifié du règlement est présenté à la réunion du Conseil régional suivante où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications apportées au règlement sont assujetties aux dispositions prévues à l’article 12.2.
Modifications approuvées par le Conseil d’administration
les 5 et 6 août 2011
Approuvé par le Conseil d’administration
le 8 juin 2018
Approuvé par le Conseil d’administration
le 25 janvier 2020