L’exécutif régional de l’Ontario a décidé de tenir la 74e réunion du Conseil régional de l’Ontario au complexe Crowne Plaza Niagara Falls les vendredi 20 et samedi 21 avril 2018. Les coordonnées de l’hôtel sont les suivantes :
5685, avenue Falls
Niagara Falls (Ontario)
Tél. : 905-374-4447
https://www.niagarafallscrowneplazahotel.com
Le Conseil régional est le corps dirigeant de la Région. Il dirige les programmes et activités dans la Région, contrôle les sorties des fonds régionaux vers les chapitres et les sous-groupes, examine toutes les questions soumises par les chapitres ou les sous-groupes et présente des propositions ou des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut.
PROCESSUS DE DÉSIGNATION DES DÉLÉGUÉS
Selon nos statuts, la proportion de délégués est d’un (1) par centaine (100) de membres dans la Région, en plus des onze (11) places de délégué attribuées aux membres de l’exécutif régional. Les chapitres sont responsables du choix des délégués de leur chapitre. Une fois que votre chapitre aura confirmé votre statut de délégué, inscrivez-vous en ligne (un lien figure au bas du présent avis) au plus tard le vendredi 9 mars 2018, à l’heure de fermeture régulière des bureaux. Les demandes d’inscription ne seront acceptées ni par téléphone ni par courriel.
Répartition des délégués
Les présidents de chapitre devraient déjà commencer à choisir leurs délégués. Le nombre de délégués figure dans le cartable virtuel.
Remplaçant; suppléant
Si un délégué est dans l’impossibilité d’assister à la réunion, un remplaçant est nommé par le chapitre concerné. S’il n’y a pas de remplaçant désigné, la place demeurera vacante.
OBSERVATEURS
Les observateurs sont les bienvenus, mais aucuns frais, y compris ceux du dîner du Conseil régional, ne seront assumés pour eux. Les observateurs peuvent être parrainés par un chapitre ou financer eux-mêmes leur participation. Si l’observateur parrainé par le chapitre a besoin d’hébergement, l’Institut facturera le chapitre. Les présidents de chapitre devront communiquer le nom de chaque observateur d’ici le 9 mars 2018 afin que nous puissions prévoir suffisamment d’espace et de sièges. Les observateurs peuvent être appelés à devenir délégués si des places se libèrent. Il incombe aux observateurs de réserver leurs propres déplacements ainsi que leur hébergement.
Le Conseil durera un jour et demi et débutera le vendredi à 13 h; les inscriptions se feront à partir de midi ce jour-là. Le Conseil se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9 h à 17 h. Aucune activité organisée n’est prévue samedi soir.
Le détail de l’ordre du jour figurera dans le cartable virtuel avant le Conseil.
Une chambre d’hôtel vous sera réservée par l’entremise du bureau de Toronto lorsque vous vous serez inscrit en ligne et que ce bureau aura confirmé par écrit votre statut de délégué syndical. Les lettres de confirmation seront envoyées dans la semaine du 12 mars 2018. En cas d’annulation, vous DEVEZ m’en informer en temps opportun, soit au moins 24 heures avant l’événement, à défaut de quoi VOUS serez tenu responsable de l’annulation et devrez possiblement payer vous-mêmes les frais d’hôtel.
Veuillez consulter le « programme d’activités » provisoire ci-dessous avant de remplir votre formulaire d’inscription en ligne.
Mardi 17 avril 2018
Après-midi : Déplacement des membres du Comité de formation
Mercredi 18 avril 2018
13 h à 17 h : Réunion du Comité de formation
Après-midi : Déplacement du reste des membres de l’exécutif régional
Jeudi 19 avril 2018
Matinée et après-midi : Déplacement des présidents de chapitre et des membres qui ne peuvent arriver à l’hôtel avant 13 h le vendredi 20 avril 2018
9 h à 17 h : Réunion de l’exécutif régional
Vendredi 20 avril 2018
Matinée : Déplacement des membres qui peuvent arriver à la réunion au plus tard à 13 h
De 9 h à midi : Réunion des présidents de chapitre
De midi à 13 h : Dîner et inscription (les délégués recevront une indemnité pour le repas)
De 13 h à 17 h : Réunion du Conseil régional
De 18 h 10 à 18 h 45 : Réception du Conseil
De 18 h 45 à 20 h 30 : Souper
De 20 h 30 à 23 h : Suite de réception offerte par l’exécutif régional de l’Ontario
Samedi 21 avril 2018
Déjeuner : Les délégués recevront une indemnité.
De 9 h à 16 h : Réunion du Conseil régional (dîner inclus pour les délégués)
Voyage pour certains délégués
Dimanche 22 avril 2018
Déjeuner : Les délégués recevront une indemnité.
Voyage pour le reste des délégués
Formulaire d’inscription
Le formulaire d’inscription en ligne doit être dûment rempli au plus tard le vendredi 9 mars 2018. Veuillez remplir votre formulaire d’inscription avant la date limite pour que nous réservions suffisamment de chambres d’hôtel et de salles de réunion pour tous les participants. Après la date limite du 15 mars 2018, l’hôtel reprendra toutes les chambres non attribuées et il ne sera peut-être pas possible d’héberger les retardataires, car la Région n’entend pas réserver plus de chambres que nécessaire. Si l’inscription en ligne n’est pas effectuée avant la date limite, la réservation ne sera pas faite. Les inscriptions par téléphone ne seront pas acceptées.
Modifications des statuts
Toute modification proposée aux statuts de la Région de l’Ontario doit être soumise au bureau de Toronto au moins quatre (4) semaines avant la date de la réunion ou pas plus tard que vendredi le 23 mars 2018.
Motions
Les motions (s’il y a lieu) doivent être tapées en format Word et envoyées à Heather Kohli par courriel (hkohli@pipsc.ca) ou par télécopieur (416-487-7268 ou 1-800-281-7280) au plus tard le vendredi 23 mars 2018 afin que nous ayons suffisamment de temps pour les faire traduire et les ajouter au cartable virtuel sur le site Web de l’Institut.
Nous nous occuperons des motions dans l’ordre où nous les aurons reçues au bureau de Toronto, puis des motions proposées sur place.
Mises en candidature pour l’exécutif régional
Les mises en candidature sont acceptées pour cinq (5) postes avec un mandat de deux (2) ans, postes qui doivent être pourvus par élection pendant la réunion du Conseil. Il est possible d’envoyer à l’avance un formulaire de candidature au Comité des élections (l’information figure dans le cartable virtuel) ou à la réunion du Conseil prévue le 20 ou 21 avril, avant les élections.
Je suis disponible en tout temps pour répondre à vos questions ou à vos préoccupations, par courriel ou au téléphone.
Au plaisir de vous y rencontrer,
Heather Kohli
Administratrice de bureau
Bureau de l’Institut de Toronto
416-487-1114 / 1-800-668-3943, poste 7727
Courriel hkohli@pipsc.ca