PROCÈS-VERBAL
DE LA RÉUNION DE
L’exécutif régional de l’Ontario
6 et 7 septembre 2018
Heure de 13 h à 17 h et de 9 h à 12 h
Membres (Sont présents)
Peter Gilkinson, directeur régional et président de l’ERO, et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Din Kamaldin, vice-président de l’ERO et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
John G. Purdie — président du Conseil régional de l’Ontario, agent de liaison avec les chapitres de l’Ontario, rédacteur du bulletin et président du Sous-comité des motions.
Linda Joly — Liaison avec les chapitres
Tom Yantsis — trésorier de la région de l’Ontario
Christopher P. L’Estrange — Secrétaire de séance, secrétaire de séance du Comité de formation et coordonnateur d’activités
Judy Chow — membre du Comité de formation et gestionnaire principale des médias sociaux
Peter S. Jozsa — Président du Conseil des délégués syndicaux, président du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux
Yvonne Snaddon — membre du Comité de formation, agente de liaison avec les chapitres et rédactrice du bulletin et gestionnaire des médias sociaux, agente de liaison avec les jeunes professionnels
Tim Azab — Champion de la Fondation Héritage et vice-président du Conseil régional de l’Ontario et coordonnateur du défilé de la fête du Travail
Dean Corda — agente de liaison avec les chapitres, rédacteur du bulletin, membre du Comité de formation et gestionnaire des médias sociaux, et membre du Sous-comité des motions.
Membres (absents)
Aucun
Remplaçants
Aucun
Invités/observateurs
Aucun
Présentateurs
Aucun
Secrétariat Christopher L’Estrange
Point / Résumé de la discussion / Suivi / Terminé
1. Ouverture de la séance par le président
Motion pour commencer la réunion rapidement à 9 h.
Proposée par : Chris L’Estrange
Appuyée par : Linda Joly
Motion adoptée
2.Adoption de l’ordre du jour
Discussion touchant l’ordre du jour.
Motion d’adoption de l’ordre du jour de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : John Purdie
Motion adoptée
3.Approbation du procès-verbal de mai 2018
Motion d’approbation du procès-verbal de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Linda Joly
Motion adoptée
4.Affaires découlant du procès-verbal précédent
Chris passe en revue le procès-verbal de la réunion du 9 mai 2018 pour souligner les points de suivi comme suit :
3. Points de suivi découlant du procès-verbal de la réunion de mai 2018 de l’ERO
- Pete J — Prix de reconnaissance de la Région de l’Ontario à un chapitre au CRO. Ce sera planifié à partir de 2019. Le président du chapitre peut être invité à fournir des commentaires. Nous espérons recueillir des idées par Doodlepole pour déterminer les critères de sélection d’un chapitre. On pourra en discuter de nouveau demain.
Terminé Pete J - Yvonne — Agente de liaison pour l’AGA – Nouvelles de la suite avec lit escamotable pour l’AGA de l’IPFPC 2018. La Guilde des membres retraités a offert de partager une chambre. Pour discussion. Yvonne explique qu’elle a planifié d’aborder cette partie de la discussion sur l’AGA plus tard dans l’ordre du jour. Yvonne dit que nous pourrons en discuter plus tard au cours de cette réunion.
Terminé Yvonne - Yvonne — Nouvelle des activités prévues en Ontario pour l’AGA de l’IPFPC 2018.
Terminé Yvonne - Pete Jozsa discutera avec Heather pour organiser la réunion et la soirée de reconnaissance du personnel de l’Institut à Noël au Grand Hôtel le 30 novembre ou le 1er décembre selon la disponibilité de l’ERO.
Terminé Pete - Tom reparlera avec Pete au sujet des articles promotionnels pour le Conseil des délégués syndicaux de 2018. En cours 192 articles sont ici et prêts.
Terminé Tom - Tom cherchera des idées de prix pour la table de collecte de fonds à l’AGA de l’Institut. Les délégués achèteront des billets à mettre dans un bocal à côté du prix de leur choix. Il nous faut quelque chose pour encourager l’achat des billets. Les fonds amassés iront à la Coupe Héritage.
SuiviTom
On veut réexaminer le procès-verbal de la réunion précédente qui a été approuvé lors de la présente réunion. Peter nous dit que pour le modifier, nous devons voter pour le réexamen.
Motion pour le réexamen du procès-verbal précédent.
Motion pour le réexamen du procès-verbal de la réunion de mai de l’ERO.
Proposée par : Din Kamaldin
Appuyée par : John Purdie
Motion adoptée
Le procès-verbal est modifié.
Motion d’approbation du procès-verbal révisé de la réunion.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Linda Joly
Motion adoptée
- Chris L’Estrange soumettra deux motions au CSP pour modifier le libellé de l’article 11.1.6 de l’Institut de « plus 2 » à « plus 3 ». Et pour modifier les statuts de la Région de l’Ontario afin de les rendre conformes aux statuts de l’Institut.
Terminé Tom - Pour la planification du CRO 2019 : La présence des comités de jeunes professionnels au CRO 2018 a été très utile. Nous sommes intéressés à le refaire et à leur donner le statut de délégué — si le financement le permet. C’est technique du point de vue financier.
- Tom s’informer des prix des trophées pour le Chapitre de l’année. Fait. La Coupe a été achetée.
Motion pour nommer le trophée «The Hunder Cup/La Coupe Hunder» dans les deux langues officielles.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : John Purdie
Motion adoptée
John suggère qu’un membre de la famille Hunder présente le trophée.
Motion modifiée pour inviter un représentant de la famille Hunder à présenter le trophée au CRO.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Linda Joly
En raison des coûts, Peter Gilkinson recommande la suggestion de John. Cependant, Peter présente un compromis et soumet une motion modifiée.
La motion modifiée est présentée :
Que ce ne soit que pour l’année inaugurale.
Motion pour inviter un représentant de la famille Hunder à présenter le trophée lors du CRO marquant l’inauguration du prix.
Proposée par : Peter Gilkinson
Appuyée par : Linda Joly
Motion adoptée
- Tom collaborera avec Pete pour la commande des articles promotionnels pour le CDSO au coût de XX par délégué syndical présent au conseil.
Terminé Tom - Tom — La Région de l’Ontario autorise le Comité des jeunes professionnels à verser 500 $ pour que le Comité des jeunes professionnels puisse offrir un prix pour le sondage au cas où l’IPFPC n’offrirait pas d’autre financement.
Terminé Tom - Pete Jozsa préparera un courriel aux agents de liaison avec les chapitres concernant la Coupe Héritage et compilera une liste de tous les présidents de sous-groupe à l’intention des agents de liaison de chapitre.SuiviPete
- Tom fera un chèque de XX au nom de la Région de l’Ontario à l’ordre de la Coupe Héritage.
Terminé Tom - Peter G — Nouvelles de la suite pourvue d’un lit escamotable pour l’AGA 2018 de l’Institut – Courriel de Peter à Julie le 26 février.
Terminé Peter G - Yvonne — Mise à jour sur les activités prévues en Ontario pour l’AGA 2018 de l’Institut. Reporté à plus tard au cours de la réunion.|
Terminé Yvonne - Peter G — Fonctions du vice-président pour les statuts qui seront présentés à la réunion de septembre de l’ERO.
Terminé Peter G - Judy et Pete J — Code QR pour Facebook — Reporté à plus tard dans la réunion.
- Yvonne — Jeunes délégués au CRO — lettres d’acceptation, etc. En cours
Suivi Yvonne
• Dean, Pete et Judy — présentation sur Google Drive.
Terminé Fait
5. Rapports des comités
Rapport du trésorier :
Tom présente son rapport.
Motion d’approbation du rapport du trésorier
Proposée par : Linda Joly
Appuyée par : Dean Corda
Motion adoptée
Rapport sur la liaison avec les chapitres :
Yvonne a essayé d’organiser une téléconférence. Cela a été difficile en raison des horaires d’été.
Rapport sur la Coupe Héritage : Tim Azab
Debi est responsable de la Fondation Héritage.
Tim a préparé une présentation pour le CDSO demain. Il aimerait communiquer les méthodes de don et les raisons positives de faire un don.
Nous discutons du montant de XX pour acheter un prix pour la table à l’AGA 2018 de l’Institut. Tom achètera un prix pour la table d’un montant maximal de XX. Veuillez consulter le procès-verbal d’avril 2018 pour plus de précisions et pour la motion qui a été adoptée à ce moment-là.
Comité de formation régional :
La réunion de notre Comité régional de ce matin a été très productive.
Marcia a assisté par téléconférence. Elle examinera la logistique avec les ressources (personnel) — à ce stade, nous avons les ressources nécessaires pour offrir 4 cours qui nécessitent 8 ART. Toutefois, certains de ces huit ART sont les mêmes parce qu’ils peuvent être remplacés par d’autres.
Un nouveau cours qui nous intéresse en Ontario est un cours de formation national de l’Institut pour les exécutifs locaux appelé formation en leadership et formation des membres d’exécutif.
Nous envisageons également d’offrir de la formation sur des sujets comme la nutrition et la méditation.
Nous allons aussi préparer un sondage pour solliciter la participation des délégués au choix des sujets que nous leur présentons.
Rapport du CAF :
Colloque des délégués syndicaux; une conférence semestrielle au printemps. Nous prévoyons 150 délégués syndicaux de l’Ontario.
L’Ontario compte environ 300 délégués syndicaux, ce qui favoriserait une bonne représentation de notre population de délégués syndicaux.
Nous avons 10 formateurs pour les dîners d’information prêts à offrir une formation d’une heure aux membres sur les pensions et les avantages sociaux. Une téléconférence de formation a été organisée en août, mais elle n’a pas été couronnée de succès et un suivi s’impose.
On s’attend à ce que chaque formateur donne deux ou trois séances de formation par année.
CSPI:
Le nouveau système de messagerie électronique a été mal déployé du point de vue des utilisateurs.
Il y a une liste de nouveaux projets de TI à l’Institut.
On cherche quelqu’un qui a de l’expérience avec G-Suite et Cloud.
Le nouveau site Web a causé une certaine frustration chez les membres qui ont fait part de leurs commentaires sur les difficultés à trouver des choses sur le nouveau site Web.
Nous passons à Nation Builder.
Microsoft 365 est en attente. G-Suite est le plan actuel, et nous nous en servirons. Tout le monde en est à l’étape de l’apprentissage et de la croissance en ce qui concerne le passage à G-Suite.
Rapport du Comité des communications — Judy Chow
Judy donne des nouvelles à l’ERO de la page FB. Nous avons identifié tous les participants actuels. Nous sommes maintenant à 400. Nous en avons exclu certains qui ne s’étaient pas joints groupe de la bonne manière.
Si le contenu ne correspond pas à nos croyances, nous le supprimons.
Peter ajoute que nos chiffres sont très bons. Il nous encourage à inviter les gens à se joindre au groupe. Il faut qu’il s’agisse de membres de l’Institut de l’Ontario.
Les membres de l’Institut ont invité d’autres membres qui affichent sur un autre site. Notre comité les a refusés.
CSP :
L’Ontario se porte bien. On vient de terminer une formation sur la procédure parlementaire.
Le Comité a examiné toutes les motions de l’AGA et elles sont prêtes à mettre en œuvre.
Comité des finances
La prochaine réunion du Comité des finances aura lieu le 10 septembre.
La dernière réunion a eu lieu en juin.
Le comité a changé sa façon d’approuver les budgets à l’avenir. Nous devons être conscients des coûts de nos activités. Pour l’instant, nous n’avons pas de chiffres réels.
Le budget de nos trésoriers devrait être préparé et soumis directement à l’Institut en avril dorénavant. Sans budget, nous aurions le budget de l’année dernière ou les chiffres réels de l’année dernière.
Tim soulève un bon point en disant qu’il nous faudrait soumettre aux Finances une analyse de rentabilisation avec le budget afin d’expliquer les raisons pour lesquelles nous avons utilisé moins que le montant prévu au budget pour l’année dont se servent les Finances pour établir le financement accordé.
Il donne l’exemple suivant : pour des raisons indépendantes de notre volonté, il se peut que nous n’utilisions pas la totalité du budget au cours d’une année donnée, ce qui pourrait avoir une incidence sur notre budget suivant. Afin que cette cause ponctuelle n’affecte pas le budget des prochaines années, les raisons devraient accompagner notre demande et le Comité des finances aurait ainsi l’information avant de prendre sa décision.
Peter donne également quelques informations du CA.
Comité des jeunes professionnels :
Ryan est le président. La prochaine réunion aura lieu ce mois-ci. Un sondage sera préparé à l’intention des jeunes membres.
Les résultats du sondage de la Région de l’Atlantique ont été affichés et nous les utiliserons pour les comparer à ceux que nous recevrons en Ontario dans le sondage créé à l’intention de nos jeunes.
L’appel aux membres visait « normalement les jeunes de moins de 40 ans » et certains d’entre eux viennent tout juste de dépasser cet âge ou sont sur le point de le faire. On décide de les laisser terminer leur mandat.
Notre CJP de l’Ontario travaille en étroite collaboration avec le CJP national.
Nous cherchons également à avoir une page sur le site Web de l’Institut.
Un plan de travail et un budget sont en cours d’élaboration. Le budget a été soumis, mais n’a pas encore été approuvé par le Comité des finances.
Ils n’assisteront pas à l’AGA comme ils l’ont fait l’an dernier. Cependant, si certains membres sont situés à proximité de l’AGA et souhaitent y assister en tant qu’observateurs, nous verrons si nous pouvons les accueillir.
Lors de la première réunion, ils ont établi un mandat. Le financement s’est fait par l’entremise du CA. Le mandat s’inspire en fait de celui de la Région de l’Atlantique.
Toutes les Régions utilisent-elles la même information? On suggère d’utiliser la Région de l’Atlantique comme modèle. Yvonne communiquera avec Sean pour assurer l’uniformité à travers le pays.
Le Conseil des délégués syndicaux et la CRO — commentaires du CJP — apprécient les activités saines, offrir des boissons et des activités pour attirer les jeunes au syndicat. Yvonne communiquera quelques idées abordées au Comité de formation afin d’obtenir des commentaires et des idées en vue du Conseil des délégués syndicaux et du Conseil régional. Jeux, activités, aliments et boissons. Soirées musique et jam!
Comité régional des motions :
Linda informe l’ERO des enjeux de ce comité.
CRPTC:
Les conventions collectives contiennent un libellé à cet égard. Dans certains cas, les employeurs ne respectent pas la convention collective. Nous nous concentrons sur la façon dont l’employeur traite nos membres.
Les infirmières, par exemple, ont des normes professionnelles qu’elles doivent respecter. Ces normes sont leur priorité. Dans certains cas, celles-ci peuvent être en conflit avec les attentes de l’employeur. Ce n’est là qu’une illustration générale pour montrer ce que les exigences professionnelles peuvent impliquer. Cela peut être une source de stress pour nos membres.
Comité des droits de la personne :
Nous insistons pour que tous les bureaux du pays offrent de la formation aux Premières nations.
Comité des élections :
Ils ont passé en revue les biographies et les vidéos des candidats aux prochaines élections.
6. Conseil des délégués syndicaux de l’Ontario 2018 -Pete Jozsa
Pete Jozsa discute de l’ordre du jour final du CDSO.
Délégué syndical de l’année :
Nous avons examiné les mises en candidature pour le prix.
Une discussion générale et détaillée des mises en candidature s’ensuit.
Karon Miles est nommée Déléguée syndicale de l’année 2018.
Peter Gilkinson prononcera un discours à la Conférence des délégués syndicaux conformément à l’ordre du jour.
La séance est levée jusqu’à demain matin 17 h 15
La réunion reprend vendredi matin 9 h
Peter poursuit avec l’ordre du jour du CDSO qui est affiché sur le site Web de l’Institut dans le dossier des activités de la Région de l’Ontario.
7. Nouveaux points
Il reste des t-shirts du défilé de la fête du Travail et Peter nous demande si nous avons des idées à proposer. Il en a acheté 170 et ils en ont distribué 70, donc il en reste probablement une centaine.
Pete J suggère de les remettre aux présidents de chapitre.
Conseil régional de l’Ontario 2019 — John Purdie :
John a un conférencier — Theo Fleury — pour le CRO. Il veut vérifier auprès de l’Exécutif régional afin de recueillir des commentaires.
Cette fin de semaine du CRO est libre sur son horaire et notre nom est provisoirement inscrit dans cette fenêtre.
M. Fleury a une structure de prix pour sa présentation et les recettes vont à sa Fondation.
Le thème va dans le sens de la santé mentale et traite de l’abus sexuel et de l’abus d’autorité et de pouvoir.
John nous présente une courte vidéo du conférencier à titre d’échantillon du contenu qu’il donnerait au CRO.
Linda a également l’idée d’une séance sur les Autochtones afin de sensibiliser nos membres au traitement des peuples autochtones dans l’histoire. Le coût est minime.
Nous devons voter pour décider de l’orientation que nous préférons prendre.
Motion : Avoir comme conférencier pour le CRO 2019 la Fondation Theo Fleury.
Proposée : John Purdie
Appuyée : Tom Yantsis
Motion adoptée
Motion : Avoir le Kairos Blanket Exercise comme conférencier au CRO de 2019.
Proposée : Linda Joly
Appuyée : Tom Yantsis
Motion adoptée
L’ERO souhaite poursuivre ces deux idées.
Linda demande également qu’à l’une de nos activités, nous remettions un tee-shirt orange aux délégués à l’appui de la Journée des Autochtones le 30 septembre.
Créateur de macarons — Engagement des délégués syndicaux — Judy :
Judy demande que l’on ait recours à un fabricant de macarons. Le coût n’est pas défini pour le moment, mais probablement XX ou un peu plus, y compris les fournitures.
Les macarons peuvent être utilisés pour l’engagement et le renforcement de l’esprit d’équipe. Une idée consiste à distribuer au hasard les macarons portant les noms des participants aux grandes activités de la Région de l’Ontario. Les participants devraient ainsi faire du réseautage pour trouver la personne dont le nom apparaît sur le macaron, se présenter à la personne en question et lui remettre le macaron.
SuiviJudy Chow
Une autre idée consiste à faire des macarons portant des titres comme « président de chapitre » ou « secrétaire de chapitre », etc. afin que les gens puissent amorcer la conversation lors des grands événements de la Région de l’Ontario.
Tout le monde aime l’idée, et Din demande à Judy de s’enquérir des coûts et d’apporter plus d’informations à l’ERO.
Point de suivi : Judy s’informera des prix auprès de ce fabricant de macarons et reviendra à l’ERO pour un examen plus approfondi.
Cohérence :
Lors de notre séance de formation en leadership de cet été, nous avons eu une séance de renforcement de l’esprit d’équipe avec un animateur et nous avons choisi trois expressions décrivant ce qui fait de nous une équipe. Travail acharné, intégrité et cohésion sont les termes qui décrivent le mieux notre équipe.
Judy pense qu’il existe des moyens de nous concentrer sur ces trois facteurs pour nous renforcer en tant qu’équipe.
C’est un bon rappel pour nous tous de la nécessité de nous concentrer en tant que groupe et en tant qu’équipe.
Le rôle de coordinateur de l’activité :
Nous avons discuté du rôle de ce poste. Chris continuera de s’occuper des activités (AGA de l’Institut) et de l’accueil aux deux activités (CRO et CDSO). Nous en discuterons davantage à la réunion de l’ERO du 30 novembre 2018.
Planification de l’AGA de l’Institut — la Région de l’Ontario :
Yvonne a de bonnes informations et aborde ce sujet pour nous.
Quatre observateurs de la Région de l’Ontario assisteront à l’AGA. Leur chapitre les enverra et la RO aidera financièrement les chapitres jusqu’à concurrence d’un montant maximum de financement approuvé dans le procès-verbal précédent.
Accueil — Chris travaillera avec Yvonne et Peter à la planification de l’accueil.
Yvonne a un courriel prêt à être envoyé aux délégués et observateurs de l’Ontario pour leur rappeler de s’inscrire sur la page Facebook parce que c’est ainsi que nous communiquerons avec eux.
Nous organiserons un petit-déjeuner ontarien pour les délégués de l’Ontario, ce qui signifie qu’ils ne pourront pas réclamer l’indemnité pour le petit déjeuner du samedi matin.
L’Ontario compte 27 délégués.
Peter aimerait inviter tous les délégués et leurs familles à se joindre à nous dans un restaurant le jeudi soir, mais ils paieraient leurs propres frais puisqu’ils reçoivent une indemnité quotidienne.
On discute des articles promotionnels. On échange des idées. Les chemises reviennent souvent. Du bleu de l’IPFPC. Tom nous demande de lui envoyer nos idées par courriel.
Yvonne a son accréditation Smart Serve. Elle aimerait présenter une motion pour que lors des activités d’accueil, nous ne servions pas de boissons très alcoolisées, mais seulement du vin, de la bière, etc.
Motion : Que la Région de l’Ontario ne serve pas de boissons très alcoolisées lors des activités d’accueil.
Proposée : Yvonne
Appuyée : Pete
Motion adoptée
8 Rapport du directeur
Rapport du directeur :
Peter Gilkinson présente son rapport.
Il n’y a pas de questions.
9. Tour de table
Super réunion.
Peter Gilkinson
10. La séance est levée à 12 h 6.
Peter Gilkinson remercie l’exécutif pour cette réunion productive.