AVIS DE CONVOCATION
DESTINATAIRES : Membres d’exécutif de la Région de la C.-B. et du Yukon
EXPÉDITEUR : Robert K. MacDonald Directeur régional
DATE : le samedi 2 décembre 2017
OBJET : Formation de l’Exécutif – 2 décembre 2017
Nous sommes heureux de vous informer qu’une séance de formation des membres d’exécutif sera offerte le samedi 2 décembre 2017 à l’hôtel Pacific Gateway de l’aéroport de Vancouver situé à Richmond, en Colombie-Britannique. La séance de formation durera toute la journée, soit de 9 h à 17 h. Tous les participants doivent rester la journée entière.
Cette séance de formation a pour but de perfectionner vos compétences en tant que membre d’exécutif et de vous donner l’occasion d’élargir votre réseau. La formation est ouverte à tous les membres d’exécutif de la Région, des chapitres, des groupes, des équipes de consultation et des sous-groupes de la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon.
Nous vous demandons de bien vouloir remplir le formulaire d’inscription en ligne avant minuit, le vendredi 10 novembre 2017, pour qu’on étudie votre participation à cette formation. Aucune inscription ne sera acceptée par téléphone.
Comme le nombre de places est limité, nous avons établi des critères de sélection pour départager les demandes. Comme nous attendons beaucoup de participants, nous vous invitons à faire votre demande d’inscription le plus tôt possible.
HÉBERGEMENT
Voici les coordonnées de l’hôtel :
Hôtel Pacific Gateway, aéroport de Vancouver
3500 Cessna Drive, Richmond (C.-B.) V7B 1C7
Téléphone : 604-278-1241
http://www.pacificgatewayhotel.com/
L’hébergement sera fourni conformément à la Politique sur les voyages de l’Institut.
Le Bureau de Vancouver procédera à la réservation de votre chambre d’hôtel conformément aux indications de votre formulaire d’inscription. Une ou deux personnes pourront occuper la chambre au prix fixé.
L’hébergement sera offert vendredi soir aux membres qui ne peuvent arriver sur les lieux de l’assemblée sans devoir quitter leur domicile avant 7 h le samedi matin.
L’hébergement sera également offert le samedi soir à ceux qui ne pourraient être de retour à la maison avant 20 h en empruntant un parcours direct et en s’arrêtant une heure pour souper.
Les clients de l’hôtel sont tenus de présenter une carte de crédit valide à leur arrivée à l’hôtel aux fins du traitement de leur réservation, ceci dans le but de couvrir les frais divers liés à l’utilisation de la chambre qui sont à la charge de l’occupant.
Les frais d’hôtel seront payés par l’Institut au moyen d’un compte central. Les chambres ont été garanties pour des arrivées tardives. Veuillez vous rappeler que l’Institut sera facturé en totalité pour toute réservation qui n’aura pas été annulée une semaine avant la date d’arrivée (au plus tard le 24 novembre), que la chambre ait été occupée ou non. Nous vous demandons d’en tenir compte au moment de remplir votre formulaire d’inscription.
En cas d’annulation ou de changement, veuillez communiquer immédiatement avec Patricia Fung à (pfung@pipsc.ca) ou au 604-688-8238 ou au 1-800-663-0485, poste 7820. En cas d’empêchement le vendredi ou le samedi de la séance de formation, si vous avez réservé une chambre, veuillez téléphoner à l’hôtel pour annuler vous-même votre réservation avant 16 h. Envoyez aussi un courriel à Patricia Fung (pfung@pipsc.ca). À défaut de vous conformer à ces directives, vous pourriez vous voir facturer les frais d’hébergement.
REPAS
Le dîner du samedi sera gracieusement offert aux participants.
TRANSPORT
Les membres peuvent demander à se faire rembourser la moins coûteuse des options de voyage, à savoir les kilomètres parcourus en automobile (0,465 $/km au taux actuel) ou le taux de 700 $ pour les laissez-passer multivols d’Air Canada et le transport à l’aéroport. Ces dispositions sont conformes à l’annexe A de la Politique sur les voyages de l’IPFPC, version révisée du 1er octobre 2017.
Le salaire compensatoire et les repas seront remboursés en supposant que le voyage a été fait par avion.
Toute location de voiture doit être approuvée au préalable.
Une fois que nous aurons confirmé votre inscription par courriel et que vous serez prêt à réserver vos billets d’avion, veuillez communiquer avec BCD Travel à Ottawa au 1‑866‑768‑7624 ou par courriel à reservations1.ca@bcdtravel.com. Souvenez-vous qu’il y a trois (3) heures de décalage horaire avant de téléphoner.
Si vous avez des questions au sujet de la Politique sur les voyages, veuillez en obtenir les réponses avant votre voyage. Les frais supplémentaires engendrés par les voyages en voiture plutôt qu’en avion, comme les repas, le temps manqué au travail et l’hébergement en cours de route, demeurent à la charge du voyageur. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Politique sur les voyages sur le site de l’Institut (www.pipsc.ca).
STATIONNEMENT
L’hôtel offre un stationnement gratuit. Un remboursement sera accordé à raison d’un véhicule par membre.
INDEMNISATION EN CAS DE CONGÉ
La politique de l’Institut permet aux membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé d’activité syndicale non payé pour assister à cette séance de formation de recevoir une compensation de salaire. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Le participant doit remplir une demande de salaire compensatoire de l’Institut (disponible sur le site Web) et y joindre une formule de demande de congé remplie indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire tient compte d’un temps de déplacement raisonnable, sauf pour les travailleurs de quart qui seront remboursés en fonction des quarts de travail qu’ils auront manqué à cause de leur participation à la formation.
Le temps de déplacement raisonnable se définit comme le temps nécessaire pour vous rendre de votre domicile ou de votre bureau au lieu de la formation par le chemin le plus direct, sans arrêt, avec l’intention d’arriver à la séance au plus tard à 9 h le samedi 2 décembre 2017.
DIVERS
Les frais de garde d’enfants ou de personnes à charge et les autres frais de garde seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, selon la Politique sur les voyages de l’Institut.
Tous les autres frais seront remboursés selon la Politique sur les voyages.
Toute demande non conforme à ces lignes directrices doit être approuvée au préalable.
Au plaisir de vous rencontrer le 2 décembre prochain!
Robert K. MacDonald, B.A., MGRN
Délégué syndical
Directeur, Région de la Colombie-Britannique et du Yukon