AVIS DE CONVOCATION
DESTINATAIRES : Délégués syndicaux de la Région de la C.-B. et du Yukon
EXPÉDITEUR : Robert K. MacDonald, directeur régional
DATE : 05 juillet 2018
OBJET : Conseil des délégués syndicaux — 19 et 20 octobre 2018
Nous vous invitons à prendre part au Conseil des délégués syndicaux de la Colombie-Britannique et du Yukon qui aura lieu les vendredi et samedi 19 et 20 octobre 2018, à l’hôtel Delta Hotels by Marriott Burnaby Conference Centre situé à Burnaby, en C.-B. Le Conseil durera une journée et demie; la demi-journée aura lieu vendredi, à compter de 13 h. La période d’inscription commencera à 12 h 30 pour se terminer à 13 h. Le souper à l’intention des délégués syndicaux et de leurs conjoints aura lieu le vendredi soir. L’assemblée se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9 h à 17 h. Aucune activité organisée n’est prévue pour le samedi soir. Tous les délégués sont tenus d’être présents tout au long de la journée et demie.
Le Conseil vise à vous donner une formation et de l’information, de même qu’une occasion de faire connaissance avec d’autres délégués. Des ateliers sont prévus pour vous permettre d’améliorer vos compétences de délégué syndical et pour encourager la discussion sur les enjeux actuels. Le détail de l’ordre du jour sera diffusé dans une note de service à l’approche de la tenue du Conseil.
Nous vous demandons de remplir le formulaire d’inscription en ligne qui se trouve sur le site Web de l’Institut à www.pipsc.ca. Le formulaire d’inscription en ligne doit nous parvenir au plus tard le lundi 10 septembre 2018. Aucune inscription ne sera acceptée par téléphone.
Si vous êtes dans l’impossibilité de participer, nous vous saurions gré de nous en informer.
VEUILLEZ NOTER QUE NOUS NE POURRONS PAS VOUS GARANTIR UNE CHAMBRE D’HÔTEL SI NOUS N’AVONS PAS REÇU VOTRE FORMULAIRE D’INSCRIPTION AU PLUS TARD LE 10 SEPTEMBRE 2018.
HÉBERGEMENT
Voici les coordonnées de l’hôtel :
Centre de conférences de l’hôtel Delta Burnaby
4331, rue Dominion
Burnaby (C.-B) V5G 1C7
Téléphone : 604-273-7878
https://www.marriott.fr/hotels/travel/yvrdb-delta-hotels-burnaby-conference-centre/
L’hébergement sera fourni conformément à la Politique sur les voyages de l’Institut.
Une chambre d’hôtel vous sera réservée dès votre inscription en ligne. Le coût d’une chambre individuelle sera directement facturé à l’Institut. Si vous souhaitez amener des enfants (membres de la famille immédiate seulement), veuillez nous en informer en le mentionnant sur votre formulaire d’inscription.
Au besoin, l’hébergement sera offert le jeudi soir pour les membres de l’exécutif régional.
En fonction des vols disponibles sur le site Web d’Air Canada, l’hébergement sera offert le jeudi soir aux délégués syndicaux du Yukon.
Tous les délégués syndicaux ont droit à une chambre le vendredi soir.
L’hébergement sera également prévu le samedi soir pour ceux qui ne pourraient être de retour à la maison avant 20 h en empruntant un parcours direct et en s’arrêtant une heure pour souper.
L’hébergement sera également prévu le samedi soir conformément à la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée, selon laquelle un membre qui demande à être hébergé le vendredi soir d’un conseil de délégués syndicaux et qui est accompagné de son conjoint ou partenaire (ou d’autres membres de sa famille immédiate) aura droit à l’hébergement le samedi soir pour lui-même et les membres de sa famille immédiate et qui demeure à plus de 16 km du lieu de l’assemblée.
Les clients de l’hôtel sont tenus de présenter une carte de crédit valide à leur arrivée à l’hôtel aux fins du traitement de leur réservation, ceci dans le but de couvrir les frais divers liés à l’utilisation de la chambre qui sont à la charge de l’occupant.
Les frais d’hôtel seront payés par l’Institut au moyen d’un compte principal. Les chambres ont été garanties pour des arrivées tardives. Veuillez vous rappeler que l’Institut sera facturé en totalité pour toute réservation qui n’aura pas été annulée quatre semaines avant la date d’arrivée (au plus tard le 21 septembre), que la chambre ait été occupée ou non. Nous vous demandons d’en tenir compte au moment de remplir votre formulaire d’inscription.
En cas d’annulation ou de changement, veuillez communiquer immédiatement avec Patricia Fung à (pfung@pipsc.ca) ou au 604-688-8238 ou au 1-800-663-0485, poste 7820. En cas d’empêchement le vendredi ou le samedi du Conseil, veuillez téléphoner à l’hôtel pour annuler vous-même votre réservation avant 15 h. Envoyez aussi un courriel à Patricia Fung (pfung@pipsc.ca). Ne laissez pas de message au bureau régional les jours où aura lieu le Conseil puisque nous serons probablement incapables de les prendre. À défaut de vous conformer à ces directives, vous pourriez vous voir facturer les frais d’hébergement.
REPAS
Le souper du vendredi, le déjeuner chaud et le dîner du samedi seront offerts gratuitement à tous les délégués.
Seuls les délégués syndicaux, leurs conjoints et leurs enfants sont invités au souper du Conseil des délégués. Conformément à la politique de l’Institut, ce privilège n’est pas transférable. Si vous préférez ne pas prendre part au souper du vendredi, vous devez nous en aviser sur le formulaire d’inscription au plus tard à la date limite du 10 septembre 2018, sinon l’indemnité de repas ne vous sera pas accordée.
TRANSPORT
Les membres peuvent demander à se faire rembourser la moins coûteuse des options de voyage, à savoir les kilomètres parcourus en automobile (5,465 $/km au taux actuel) ou le taux de 700 $ pour les laissez-passer multivols d’Air Canada et le transport à l’aéroport. Cela est conforme à l’annexe A de la Politique de l’Institut sur les voyages en vigueur depuis le 1er avril 2018.
Les remboursements de salaire et de repas seront effectués comme si le voyage avait été fait par avion.
Toute demande de location de voiture doit être préapprouvée.
Si et seulement si nous avons confirmé votre inscription par courriel et que vous avez besoin d’organiser votre voyage par avion, veuillez communiquer avec BCD Travel à Ottawa (1-866-768-7624 ou reservations1.ca@bcdtravel.com) afin de réserver vos billets. Souvenez-vous qu’il y a trois (3) heures de décalage horaire avant de téléphoner.
Si vous avez des questions au sujet de la Politique sur les voyages, veuillez en obtenir les réponses avant votre voyage. Les frais supplémentaires occasionnés par les déplacements en voiture tels que les repas, le temps manqué au travail et l’hébergement en cours de route demeurent à la charge du voyageur. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Politique sur les voyages sur le site de l’Institut (www.pipsc.ca).
STATIONNEMENT
Le stationnement est gratuit à l’hôtel.
CONGÉ COMPENSATOIRE
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé pour activité syndicale non payé pour assister au conseil des délégués syndicaux. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Le participant doit remplir une demande de salaire compensatoire de l’Institut (disponible sur le site Web) et y joindre une formule de demande de congé remplie indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité à une demi-journée le vendredi et à un temps de voyage raisonnable sauf dans le cas des travailleurs de quart, qui seront remboursés en fonction des quarts de travail qu’ils auront perdus à cause de leur participation au Conseil. Il y aura une exception pour les délégués du chapitre du Yukon qui doivent se déplacer le jeudi après-midi et certains membres de l’exécutif régional qui doivent se déplacer le jeudi matin.
Le temps de voyage raisonnable se définit comme le temps nécessaire pour vous rendre de votre domicile ou de votre bureau au lieu de l’assemblée par le chemin le plus direct sans arrêt, avec l’intention d’arriver au lieu du Conseil à 13 h. Veuillez ne pas compter ou calculer le temps d’enregistrement à l’hôtel, car ce dernier ne s’effectuera qu’à partir de 15 h. Nous ferons le maximum pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que cela ne soit pas possible et que votre chambre ne soit pas disponible avant 15 h.
AUTRE
Les frais de garde d’enfants ou de personnes à charge et les autres frais de garde seront remboursés par l’Institut sur présentation de reçus, selon la Politique sur les voyages de l’Institut.
Tous les autres frais seront remboursés selon la Politique sur les voyages.
Toute demande non conforme à ces lignes directrices doit être approuvée au préalable.
Au plaisir de vous rencontrer les 19 et 20 octobre prochains!
Robert K. MacDonald, B.A., MGRN
Délégué syndical
Directeur de la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon