PRÉAMBULE
Les présents Statuts traitent en général des questions liées à l'organisation non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la région la C.-B./Yukon auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Les membres titulaires et retraités qui sont compris dans le Chapitre, selon les limites géographiques fixées par l’Institut.
« président » Le président du Chapitre, sauf indication contraire.
« vice-président » Sauf avis contraire, le vice-président du Chapitre.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de l’organisation est Chapitre de Fraser Valley de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé « chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE
Les buts du Chapitre sont de faire valoir ses intérêts, de servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de faire au conseil régional et à l'Institut des recommandations sur des questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut conformément aux statuts de ces organismes.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
Tous les membres situés dans la région géographique du Chapitre sont membres du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper des postes de dirigeants. Tous les membres peuvent proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux Statuts du Chapitre, voter sur les questions relatives au Chapitre, assister et prendre la parole à l'assemblée générale annuelle du Chapitre.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L'exécutif du Chapitre engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Chapitre.
5.3 Fonds Les fonds du Chapitre seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
5.6 Fonds supplémentaires : des fonds supplémentaires peuvent êtres demandés en présentant un budget au Comité exécutif de l'Institut par l’entremise de l’exécutif régional qui doit les approuver et les recommander.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Composition L’exécutif du Chapitre se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux statuts de l’Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Chapitre à l’assemblée générale annuelle.
6.2 Mandat Les mandats sont de deux (2) ans.
6.3 Réunions L’exécutif du Chapitre se réunit au moins trois (3) fois par année.
(BOD - 22 Feb 08)
6.4 Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres de l’exécutif du Chapitre.
6.5 Votes Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.7 Fonctions
6.7.1 Président Le président convoque et préside toutes les assemblées du Chapitre et les réunions de l'Exécutif, et présente un rapport des activités du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
6.7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l’Exécutif; il tient un registre des réunions pour la période prescrite par les politiques de l'Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l’Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts et le règlement de l’Institut et de la Région.
6.7.4 Trésorier Le trésorier administre les finances du Chapitre et fait rapport à cet égard; il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile; il soumet annuellement les états financiers à l'assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Chapitre.
6.7.5 Membres actifs Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
6.7.6 Comités Les comités sont établis par le Chapitre ou par l’exécutif du Chapitre. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Le secrétaire du Chapitre conserve une copie des rapports des comités. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Chapitre.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections L’Exécutif nomme un comité d’élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Chapitre et conduire les élections. Un membre du comité d’élections qui devient candidat aux élections cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l'élection de l'Exécutif est envoyé trois (3) semaines avant l'assemblée générale annuelle du Chapitre
7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.
7.2.3 Le comité d’élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du comité d’élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Chapitre, puis ils sont publiés. L'Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale annuelle du Chapitre.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’AGA est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée.
8.1.2 Quorum Le quorum de l'assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport Financier Annuel
Rapport du comité d’élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
8.1.4 Votes Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Sauf pour l’élection des membres de l’exécutif, le vote se fait normalement à mains levées et chaque membre compte pour une (1) voix. Les votes par procuration ne sont pas permis. Une majorité détermine l’issue du vote.
8.1.5 Production de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figure à l'ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin des assemblées générales annuelles s'appliquent également aux assemblées générales extraordinaires.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Modification Les Statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre.
10.2Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
10.3 Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.4 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional que cela concerne.
10.5 Les présents Statuts, et toute modification leur étant apportée, entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation.
11.3 Tous les ajouts, radiations ou modifications entrent en vigueur à la date fixée par l'exécutif du Chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à la date d'approbation. Chaque article du règlement est présenté à l’assemblée générale annuelle subséquente du Chapitre où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications du règlement sont assujetties au paragraphe 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d’administration
les 10 1et 11 août 2009