Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax

3 décembre 2021

PRÉSIDENTE D’ASSEMBLÉE : Kim Skanes

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF : Jennifer Cantwell

Cathy Hebert

Gerald Hill

Carolyn Hynes

Marcel Journeay (sur Zoom)

Christine LeDrew

Kelly MacKinnon

Scott McConaghy

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

Manny Costain (directeur entrant)

PERSONNEL : Donna Davis, secrétaire de séance

Mot de bienvenue et ouverture de la séance par la présidente

Kim Skanes souhaite la bienvenue aux participants et ouvre la séance à 9 h 03. La reconnaissance du territoire est lue.

Amorce

Mike Pauley lance l’amorce. Manny Costain sera responsable de la technique d’amorce pour la réunion de janvier.

3. Ordre du jour

On ajoute « statuts » et « infolettre » sous « affaires nouvelles ».

Motion n^o 1 : Scott McConaghy propose, avec l’appui de Christine LeDrew, que l’ordre du jour soit approuvé tel que modifié. MOTION ADOPTÉE.

Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

On examine le procès-verbal de la réunion du 21 octobre 2021.

Motion n^o 2 : Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Yvonne O’Keefe, d’approuver le procès-verbal tel que présenté.

MOTION ADOPTÉE.

Examen des points de suivi

Kim Skanes passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

Le 21 octobre 2021 à l’Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.)

N^o	Suivi	Mesure/échéance	Fait ou en cours	À revoir
1	Christine, Carolyn et Jen	Finaliser la présentation et les notes d’allocution sur la santé et le mieux-être et les transmettre à Catherine.	EN COURS
2	Mike, Scott et Phil	Rédiger la partie de la présentation qui concerne le Nouveau-Brunswick et les notes d’allocution sur les principes de base de la santé et la sécurité au travail et les transmettre à Catherine.	EN COURS
3	Kim	Préparer une présentation et des notes d’allocution sur un sujet au choix et les transmettre à Catherine.	EN COURS
4	Donna	Téléverser les présentations terminées pour les dîners d’information sur Google Drive aux fins d’examen par l’Exécutif.	EN COURS
5	Kim	Organiser une vidéoconférence pour que l’Exécutif puisse examiner les présentations pour les dîners d’information.	EN COURS
6	Kim	Convertir la présentation sur la culture du consentement en un diaporama adapté aux dîners d’information.	EN COURS
7	Donna	Envoyer à Christine le nom des gagnants du tirage au sort.	EN COURS
8	Christine	Publier le nom des gagnants du tirage au sort sur Facebook.	EN COURS
9	Donna	Ajouter le nom du gagnant du tirage au sort de l’événement précédent aux notes d’allocution de l’animateur.	EN COURS
10	Donna	Ajouter l’examen du mandat du Sous-comité des élections à l’ordre du jour de la réunion de l’Exécutif de janvier 2022.		À revoir
11	Donna	Supprimer les noms et les adresses électroniques des prochains commentaires communiqués à l’Exécutif.	EN COURS
12	Donna	Envoyer une invitation aux délégués de la Région de l’Atlantique à l’assemblée générale annuelle (AGA) de l’IPFPC (par Zoom, le 1^er novembre 2021, à 19 h, heure de l’Atlantique).	FAIT
13	Kim, Carolyn et Donna	Établir la liste des personnes invitées à la formation des membres d’exécutif les 12 et 13 novembre 2021.	FAIT
14	Kim	Discuter de l’activité sociale des Fêtes et de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique avec Donna.	FAIT
15	Donna	Envoyer un courriel aux délégués syndicaux aspirants dont la demande a expiré, les invitant à présenter une nouvelle demande.	EN COURS
16	Kim	Faire signer les principes de conduite rédigés par Jennifer et Christine lors de la prochaine réunion en un même lieu.	FAIT
17	Scott et le sous-comité des motions	Élaborer une motion à proposer à l’AGA de 2022 de l’IPFPC pour définir l’adhésion régionale. Elle devra être prête pour le Conseil régional de l’Atlantique (CRA) en 2022.		À revoir en janvier
18	Kim	Discuter du souper de Noël avec le personnel de la Région de l’Atlantique de l’IPFPC le 3 décembre 2021 lors de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique.	FAIT
19	Carolyn	Extrait du procès-verbal de la réunion du 25 juin 2021 – Carolyn présente des sujets de formation tirés du rapport du Comité des droits de la personne.		À revoir
20	Donna	Donna doit passer en revue les commandes de t-shirts de l’an dernier pour transmettre les tailles à Kim. Lors de l’inscription au Conseil régional, demander aux membres de donner leur taille pour leur t-shirt.	FAIT
21	Donna	Planifier la réunion virtuelle des délégués syndicaux de la Région de l’Atlantique tous les deux mois.	EN COURS
22	Donna	Planifier une réunion virtuelle des présidents des chapitres et des groupes provinciaux tous les trimestres.	EN COURS
23	Kim	Envoyer un courriel « À inscrire à votre agenda » aux présidents des chapitres et des groupes provinciaux à propos de la réunion virtuelle du 24 novembre 2021.	FAIT
24	Donna	Modifier les dates de la formation des membres d’exécutif aux 19 et 20 novembre 2021.	FAIT
25	Donna	Planifier une réunion du Comité de formation le 2 décembre 2021.	FAIT
26	Donna	Vérifier le bail de l’immeuble du bureau d’Halifax pour établir s’il est possible de tenir l’activité sociale des Fêtes dans la salle de conférence du rez-de-chaussée. Vérifier le nombre de membres qu’il est possible d’inviter et les autres directives de la santé publique qu’il faut respecter, outre celles du gouvernement de la Nouvelle-Écosse.	FAIT
27	Gerald	Acheter le « hibou de réunion » OWL Pro, avec mallette et accessoires.	FAIT
28	Donna	Ajouter le budget 2022 à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’Exécutif.	FAIT
29	Kim	Acheter 26 cartes-cadeaux électroniques de 50 $ qui seront envoyées par courriel aux délégués de l’AGA après la tenue de l’AGA.	FAIT
30	Kelly	Acheter des t-shirts « Chaque enfant compte » et trouver un fournisseur pour les carnets à reliure spirale avec le logo de la Région de l’Atlantique.	T-SHIRTS = FAIT
31	Christine	Préparer une feuille de calcul avec les motions de l’AGA et le point de vue de l’Exécutif pour chacune d’elles.	FAIT

Suivi n^o 29 : Kim Skanes doit envoyer des cartes cadeaux virtuelles aux délégués de l’AGA.

Suivi n^o 30 : Kelly MacKinnon doit trouver des carnets à reliure spirale portant le logo de la Région de l’Atlantique.

Suivi : Kim Skanes doit envoyer à Gerald Hill des cartes-cadeaux virtuelles de 100 $ pour des événements.

Suivi : Kelly doit envoyer un t-shirt « Chaque enfant compte » à Greg Scriver pour le remercier d’avoir été un conférencier au Conseil des délégués syndicaux.

Suivi : Ajouter le budget 2023 à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’exécutif.

Calendrier des activités

Kim Skanes passe en revue le programme des activités.

Examen des devis pour la formation et pour les réunions de l’exécutif pour 2022 :

Les devis sont examinés à partir d’une feuille de calcul préparée par Donna Davis et les emplacements des réunions sont décidés comme suit :

Les 28 et 29 janvier 2022 : réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique et du Comité de la formation à l’Hôtel Lord Nelson d’Halifax (N.-É.)
Les 8 et 9 avril 2022 : réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique et du Comité de la formation à l’hôtel Delta de Charlottetown (Î.-P.-E.)
Les 9 et 10 septembre 2022 : réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique et du Comité de la formation au Fairmont Algonquin à Saint-Andrews (N.-B.)

Suivi : On doit chercher de nouvelles propriétés pour les réunions. Dans le cas d’une nouvelle propriété au banc d’essai, y organiser tout d’abord une réunion de l’Exécutif. On suggère le Hilton Garden Inn de St. John’s (T.-N.).

7. Rapport de la directrice régionale

Kim Skanes présente un rapport verbal dans lequel elle mentionne avoir assisté à une réunion du CA, à une réunion en personne de l’AGA du chapitre d’Halifax au MDN d’Halifax où Jennifer Cantwell a été élue nouvelle présidente du Chapitre, et à l’AGA du chapitre de l’Î.-P.-É. où elle a pris la parole de façon virtuelle, pour la dernière fois en tant que directrice régionale de l’Atlantique. La réunion du CA compose avec une divulgation de renseignements confidentiels survenue lors d’une séance à huis clos du CA à l’intention des observateurs dans la salle d’attente. On a demandé au directeur qui a diffusé la séance à huis clos de démissionner, mais il a refusé de répondre. Cette situation est consignée dans le procès-verbal de la réunion du CA de novembre et comprend tout ainsi que les résultats de l’enquête. Le processus d’accueil des nouveaux membres du CA se déroulera lors de la réunion du CA de la semaine prochaine. Il se peut que la réunion des directeurs n’ait pas lieu comme prévu.

Les mandats des représentants du CTC seront prolongés jusqu’à ce que de nouveaux représentants soient choisis. Le nouveau ministre du CT a annoncé de nouvelles conditions de travail flexibles et un environnement de travail sûr, et le syndicat soutiendra ces deux initiatives.

Les organismes constituants doivent faire leurs dons destinés aux banques alimentaires par l’intermédiaire du service des finances, qui informera la banque alimentaire du montant du don et du nom de l’organisme constituant dont il provient.

Les attestations de statut vaccinal (oui ou non) doivent être téléversées. Chaque cas sera traité individuellement. Les membres doivent communiquer avec un ART s’ils ont besoin d’aide.

« First Contact » d’APTN : le premier épisode a été diffusé. La plaque autochtone est accrochée au bureau national et chaque région en recevra une à accrocher dans son bureau respectif.

La réunion des délégués syndicaux s’est bien déroulée. La formation des membres d’exécutif qui s’est tenue à l’hôtel Lord Nelson à Halifax (N.-É.) en novembre s’est bien déroulée; une vingtaine de personnes motivées l’ont suivie. Nous avons manqué de temps, donc une partie de la formation n’a pu être présentée. Cette formation a été animée par quatre membres de l’Exécutif.

Puisqu’il s’agit de mon dernier rapport en tant que directrice, je tiens à remercier tous les membres pour leur soutien au fil des ans.

Motion n^o 3 Kim Skanes propose, avec l’appui de Carolyn Hynes, d’approuver le rapport de la directrice régionale de l’Atlantique. MOTION ADOPTÉE.

8. Rapport financier

Gerald Hill passe en revue les états des flux de trésorerie et les résultats pour la période se terminant le 31 décembre 2021 (au 30 novembre 2021). Il souhaite examiner le budget 2023 lors de la prochaine réunion en janvier. Il demande aux membres de l’Exécutif s’ils souhaitent qu’il ajoute la section des notes des résultats à titre de référence. Les membres sont tous d’accord à ce que les notes soient désormais incluses. Il convient de les ajouter pour la prochaine réunion et les suivantes.

Gerald Hill mentionne que le don provenant du Conseil des délégués syndicaux au Mi’kmaw Native Friendship Centre doit être transmis, qu’une photo du membre de l’Exécutif remettant le chèque au centre doit être prise et qu’il faut demander au centre d’encaisser le chèque avant la fin de l’année.

Suivi : Cathy Hebert doit remettre le don au Mi’kmaw Native Friendship Centre et prendre une photo.

Nous discutons de vérificateurs pour les finances de l’exécutif régional de l’Atlantique. Comme dans les années passées, nous n’embauchons pas de vérificateurs. Ils doivent se porter volontaires à titre gratuit et il revient à la table de décider du montant des honoraires. Nous décidons de maintenir les honoraires de 200 dollars pour la vérification des finances de l’exécutif régional de l’Atlantique. Nous sommes d’avis qu’il est important que le vérificateur connaisse bien les affaires de l’IPFPC. Nous concluons que Phil Wilson est un bon candidat à contacter.

Gerald Hill a besoin de tous les reçus des membres de l’Exécutif qui correspondent aux articles achetés pour le compte de l’exécutif régional de l’Atlantique. Un chèque sera émis et devra être déposé avant la fin de l’année.

Motion n^o 4 Gerald Hill propose, avec l’appui de Kim Skanes, d’adopter le rapport financier.

9. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur Google Drive.

Motion n^o 5 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Jennifer Cantwell, d’approuver le rapport de la présidente du Comité de formation.

10. Affaires nouvelles

Visite de familiarisation de l’hôtel avec Trish Tuttle : Trish Tuttle nous a donné un bref historique de l’hôtel Lord Nelson et a commencé à nous montrer l’aménagement de certaines des salles que nous louerions pour nos événements.
Sélection des comités du CA – liste de bénévoles : L’exécutif a examiné la liste des candidats bénévoles à la sélection des comités permanents du CA et a choisi les candidats qu’il soutiendra. Il a également passé en revue les volontaires à la présidence des comités du CA, un rôle pour lequel il ne peut se prononcer.
Renouvellement du mandat des délégués syndicaux : L’exécutif a examiné et approuvé le renouvellement du mandat des délégués syndicaux.
Statuts : Les dernières modifications apportées par le Conseil régional de l’Atlantique aux statuts et aux règlements concernant les postes vacants doivent être ratifiées par le Comité des statuts de l’organisme constituant et du CA. Cela sera fait lors de la prochaine réunion du Comité des statuts du CA. Il s’agit de la motion qui porte sur le processus pour pouvoir les postes vacants au sein de l’exécutif régional de l’Atlantique, qui consiste à revenir à la liste de candidats.
Infolettre : Étant donné qu’il n’y a pas eu d’infolettre depuis un certain temps, il est temps d’en préparer une. Voici quelques suggestions pour celle-ci : le Conseil régional de l’Atlantique; le Conseil des délégués syndicaux; les biographies des nouveaux membres d’exécutif; l’assemblée générale annuelle; la formation des membres d’exécutif; un article sur la directrice sortante, Kim Skanes; un calendrier des activités; les nouveaux membres du CA; le profil d’un chapitre; les groupes du Nouveau-Brunswick; l’activité de plantation d’arbres; le directeur entrant, Manny Costain. Les membres doivent envoyer leurs articles à Christine LeDrew.

Suivi : Christine LeDrew doit préparer l’infolettre.

Suivi : Donna Davis doit vérifier le prochain chapitre sur la liste qui fera l’objet d’un profil dans l’infolettre.

Action : Kim Skanes doit présenter une demande pour la participation de Donna Davis aux prochaines réunions de l’Exécutif.

Tour de table

L’Exécutif remercie Kim Skanes pour son dévouement envers la Région de l’Atlantique et lui souhaite la meilleure des réussites dans ses projets.

Kim Skanes remercie les membres et leur présente ses meilleurs vœux pour l’avenir. Elle souhaite la bienvenue à Manny Costain et lui fait savoir qu’elle serait heureuse de le soutenir de quelque manière que ce soit, s’il y a lieu.

Motion n^o 6 : Kelly MacKinnon propose, avec l’appui de Mike Pauley, de lever la séance à 18 h, heure de l’Atlantique. Kim Skanes passe le marteau à Manny Costain.