Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique
Le 19 octobre 2017 à l’Hôtel Delta Halifax, Halifax (N.‑É.)
PRÉSIDENTE : Kimberley Skanes
EXÉCUTIF : Michael Basque
Marilyn Best
Emmanuel Costain
Gerry Saunders
Cathy Hebert
Carolyn Hynes
Marcel Journeay
Scott McConaghy
Mike Pauley
Phil Wilson
PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance
Mot de bienvenue et présentations
Kimberley ouvre la séance à 8 h 30 et souhaite la bienvenue aux participants. Elle distribue les porte-noms aux membres de l’exécutif régional.
Motion no 1 Manny, avec l’appui de Phil, propose que nous mettions l’activité brise-glace à la fin de l’ordre du jour si nous avons suffisamment de temps et sinon de reporter l’activité à la réunion de décembre. MOTION ADOPTÉE
1. Adoption de l’ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :
- 9). a. Formulaires de mise en candidature pour les prix b. Fondation Héritage
- 17). Examen des objectifs (si nous avons suffisamment de temps)
Motion no 2 Phil, avec l’appui de Cathy, propose d’adopter l’ordre du jour tel que modifié. MOTION ADOPTÉE
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 9 septembre 2017
Marcel souligne que Marilyn et lui n’apparaissent pas sur la liste des participants.
Motion no 3 Carolyn, avec l’appui de Scott, propose d’approuver le procès-verbal tel que modifié. MOTION ADOPTÉE
3. Examen des points de suivi
Kim passe en revue avec l’Exécutif les points de suivi déterminés lors de la réunion de l’exécutif du 9 septembre 2017.
Points de suivi
déterminés par l’exécutif régional de l’Atlantique
lors de la réunion du 9 septembre 2017,
Algonquin Hotel — St. Andrews, N.-B.
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Suivi |
Point et date d’achèvement |
Fait ou en cours |
À reporter |
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Mike |
À reporter : Aide mémoire sur la SST pour la réunion de mars. |
CHOSE FAITE |
À reporter en octobre |
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2 |
Exécutif |
Recueillir des photos et des anecdotes auprès des organismes constituants et les soumettre à Carolyn pour le 100e anniversaire de l’Institut. |
EN COURS |
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3 |
Catherine et Kim |
Organiser des visites des lieux pour Steve, au moment du Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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4 |
Comité des motions |
Fixer la date limite pour la soumission des motions au CRA et la communiquer aux délégués au CRA. |
EN COURS |
À reporter à décembre |
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5 |
Catherine |
Trouver un service de traduction qui s’occupera de traduire les motions au CRA. |
EN COURS |
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6 |
Catherine |
Préparer un diaporama pour le Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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7 |
Exécutif |
Envoyer à Catherine les photos que vous avez prises depuis le dernier Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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8 |
Michael Basque |
Activité brise-glace de la réunion de l’exécutif d’octobre. |
CHOSE FAITE |
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9 |
Catherine |
Actualiser les règles de base de la réunion : les acronymes sont définis. |
CHOSE FAITE |
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10 |
Catherine |
Apporter les corrections au procès-verbal du 25 mai : Page 3 point 12, Centre CHOSE FAITE; Page 6 Motion 4 Ss. 6 Motion 4 (par.). |
CHOSE FAITE |
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Michael Basque |
Prendre contact avec Isabelle Chabot, présidente du chapitre de Dorchester, et faire le suivi sur l’envoi des documents de réactivation du Chapitre. |
CHOSE FAITE |
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12 |
Cathy Hébert |
Solliciter des idées de BINGO auprès des délégués syndicaux au CRA pour le Conseil des délégués syndicaux de 2018 et revenir sur la question à la réunion de décembre. |
EN COURS |
À revoir en décembre |
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13 |
Scott |
Envoyer à Catherine les modifications aux statuts de l’Atlantique et les envoyer à Julie pour qu’elle les intègre à l’ordre du jour du Comité des statuts et politiques. |
CHOSE FAITE |
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14 |
Catherine |
Mettre à jour, formater et publier sur le portail de l’Exécutif les documents suivants : les mandats, rôles et responsabilités des sous-comités; les rôles et responsabilités de la Région de l’Atlantique; le mandat du Comité de formation de la Région de l’Atlantique ainsi que le rôle du président du Comité de formation de la Région de l’Atlantique. |
EN COURS |
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15 |
Catherine |
Envoyer le rapport de la directrice de Kim aux présidents du Chapitre et du groupe provincial. |
CHOSE FAITE |
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Liaison avec les chapitres |
Envoyer des rappels aux présidents des chapitres et des sous-groupes pour leur rappeler de venir aux rencontres sociales de notre exécutif lorsqu’il se trouve dans leur territoire. |
NOTÉ |
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17 |
Catherine |
Compiler les résultats de l’exercice d’établissement d’objectif et les transmettre à Kim pour qu’elle les ajoute à l’ordre du jour d’octobre pour l’examen final. |
CHOSE FAITE |
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18 |
Cathy Hébert |
Numériser et télécopier les notes pour la formation de base des délégués syndicaux de Phil Wilson à l’intention de Catherine. |
CHOSE FAITE |
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19 |
Cathy Hébert |
Participer à titre de représentante de la formation régionale à la Formation de base de septembre à Moncton. |
CHOSE FAITE |
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20 |
Catherine |
Commander des porte-noms marqués du logo de l’Atlantique pour l’exécutif régional. |
CHOSE FAITE |
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Carolyn |
Obtenir le prix pour la collecte de fonds au Conseil des délégués syndicaux (des casques d’écoute sans fil). |
CHOSE FAITE |
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Catherine |
Contacter Glenn Bob et the Boot pour peaufiner les détails de l’animation au souper de remise de prix du Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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Scott et Mike |
Coordonner les boissons et les amuse-gueule pour la soirée du samedi au Conseil des délégués syndicaux. |
S. O. |
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Kim, Carolyn et Cathy |
Obtenir des articles promotionnels pour AWAD à moins de 12 $ l’unité. |
CHOSE FAITE |
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Exécutif |
Recevoir une candidature pour le prix de Délégué syndical de l’année avant la date limite du 15 septembre. |
CHOSE FAITE |
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26 |
Catherine |
Réserver les services d’interprétation de l’anglais au français pour le Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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27 |
Kim |
Obtenir l’interprétation de la Politique linguistique afin de déterminer si nous sommes tenus d’offrir automatiquement l’interprétation complète de l’anglais au français et du français à l’anglais pour nos conseils. |
CHOSE FAITE |
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28 |
Catherine |
Envoyer un courriel à Phil pour lui rappeler de parler avec Greg Murphy pour obtenir 4 reproductions de son beau-frère. |
CHOSE FAITE |
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29 |
Kim |
Préparer l’invitation pour Sue et Barry relativement au souper de la directrice qui aura lieu le jeudi lors du Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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30 |
Catherine |
Faire de la place pour le souper de la directrice jeudi au Conseil des délégués syndicaux. |
CHOSE FAITE |
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31 |
Catherine |
Rédiger un courriel pour Kim aux délégués de l’AGA pour décrire la réunion du Caucus et la suite de réception à l’AGA. |
EN COURS |
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Kim et Catherine |
Réserver un endroit pour le souper de la directrice au Conseil des délégués syndicaux jeudi soir. |
CHOSE FAITE |
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Catherine |
Préparer le tableau des motions à l’AGA et l’envoyer à Manny. |
CHOSE FAITE |
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Catherine |
Ajouter l’examen des motions à l’AGA à l’ordre du jour d’octobre. |
CHOSE FAITE |
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Catherine |
Faire le suivi avec Julie concernant les suites de réception respectives de Kim et Mike P. |
CHOSE FAITE |
Scott indique qu’il aimerait inviter Sheila MacLean à la réunion du Caucus de l’Atlantique à l’AGA.
SUIVI : Catherine inclura Sheila dans le courriel adressé aux délégués à l’AGA de l’Atlantique concernant la réunion du Caucus du jeudi soir.
4. Sujets d’actualité
Manny signale que le Groupe VFS a conclu une entente de principe et les avis sont partagés quant à sa teneur au sein du Groupe. Kim explique que l’IPFPC a un problème avec les conventions ratifiées — le gouvernement met du temps à les signer, dans certains cas, il met de deux à trois mois.
5. Examen du Conseil régional des délégués syndicaux
Catherine et Kim examinent les trousses du Conseil des délégués syndicaux et l’ordre du jour des animateurs, les membres de l’exécutif s’étant portés volontaires pour assumer les différents rôles nécessaires.
6. Affaires nouvelles
a). Formulaires de mise en candidature pour les prix : Après avoir utilisé pour la première fois le nouveau formulaire, le Sous-comité des prix a conclu qu’il n’y avait pas suffisamment d’information sur chacun des candidats pour procéder à une évaluation pleinement éclairée.
Au cours de la discussion, il est suggéré que le comité explore la possibilité de reporter les candidatures non retenues à l’année suivante. On se demande quelle serait la pratique si la candidature d’un membre de l’exécutif ou du Comité des prix était proposée. Scott croit que toute personne membre du Comité des prix ne devrait pas être admissible pour un tel prix. Une autre option consisterait à remettre des citations aux candidats non choisis.
SUIVI : Le Sous-comité des prix doit réviser le formulaire, afin qu’il soit possible de rassembler plus d’informations et élaborer une liste de contrôle dont se servira le Comité pour examiner les candidatures.
SUIVI : Le Sous-comité des prix doit examiner les suggestions dont on a discuté et déterminer si la Région devrait retenir certaines d’entre elles.
b). Coupe Héritage : Kim demande ce que pense l’exécutif de poursuivre le concours amical pour la Coupe Héritage. Une discussion s’ensuit pour déterminer si la Région devrait promouvoir une collecte de fonds pour la coupe ou s’en tenir à son objectif et rassembler des fonds pour un organisme caritatif local. On souligne que le fait de donner à un organisme caritatif à l’endroit où se tient notre réunion nous donne de la visibilité dans la communauté. Kim signale que les organismes constituants peuvent maintenant remettre jusqu’à 2 000 $ de leurs fonds à la Fondation Héritage. Il n’y a pas d’opposition à ce que l’AC continue de participer au Défi de la Coupe Héritage.
7. Examen des motions pour l’AGA
L’exécutif régional examine les motions budgétaires, les motions non budgétaires, les motions touchant les modifications aux statuts et les motions tardives, afin de déterminer la position de l’exécutif à l’égard de chacune d’elles. Ces motions et la position de la Région seront inscrites sur une grille qui sera soumise à l’examen du Caucus à la réunion du jeudi précédant l’AGA.
SUIVI : Catherine doit inscrire les motions sur la grille et l’envoyer à Manny.
Motion no 4 Marcel, avec l’appui de Cathy, propose que l’exécutif régional passe en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE
Motion no 5 Marcel, avec l’appui de Cathy, propose que l’Exécutif régional passe en séance à huis clos. MOTION ADOPTEE
8. Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique (CJPRA)
Le CJPRA demande la permission d’utiliser le logo de la Région de l’Atlantique et de changer le libellé par AYPC/CJPRA.
Motion no 6 Phil, avec l’appui de Marcel, propose que le Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique soit autorisé à modifier et à utiliser le logo de la Région de l’Atlantique.
MOTION ADOPTÉE
9. Rapport de la directrice régionale de l’Atlantique
Kim dépose son rapport écrit qui fait partie de la trousse de la réunion. Une discussion s’ensuit sur la manière dont les noms des participants éventuels à la journée de lobbying ont été choisis. Kim signale qu’on lui a demandé de donner des suggestions sur court préavis et d’envoyer les noms directement au bureau de la présidente. Quelques membres de l’exécutif indiquent qu’ils aimeraient avoir la possibilité de soumettre des suggestions si l’on dispose de suffisamment de temps.
Motion no 7 Kim, avec l’appui de Marcel, propose d’accepter le rapport de la directrice régionale de l’Atlantique tel que présenté. MOTION ADOPTÉE
10. Rapport du Comité de formation
Carolyn dépose son rapport écrit qui fait partie de la trousse de la réunion.
Motion no 8 Carolyn, avec l’appui de Phil, propose que le rapport du président du Comité de formation de la Région de l’Atlantique soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE
11. Rapport du gestionnaire régional
Kim renvoie l’Exécutif au Rapport du gestionnaire régional contenu dans la trousse de la réunion.
Motion no 9 Kim, avec l’appui de Cathy, propose d’accepter le rapport du gestionnaire régional tel que présenté. MOTION ADOPTÉE
12. Finances de la Région de l’Atlantique
Phil dépose les états des revenus et des flux de trésorerie contenus dans la trousse de la réunion, mentionnant que le seul changement est l’ajout de quelques vérifications récemment écrites.
Motion no 10 Phil, avec l’appui de Cathy, propose d’accepter le rapport financier de la Région de l’Atlantique tel que présenté. MOTION ADOPTÉE
13. Rapports des comités nationaux
On procède à l’examen des rapports du CSPI et du CAF contenus dans la trousse de la réunion. Gerry signale qu’en raison du départ de Krista MacDonald, il sera le représentant de l’Atlantique au CRPTC.
14. Tour de table et levée de la séance
Mike mentionne que l’agente de liaison du N.-B., Marion MacEachern, travaille à recruter des groupes au Nouveau-Brunswick et qu’une orientation ou une politique s’impose. Kim signale qu’étant donné que le vice-président Hindle est en ville à cause du Conseil des délégués syndicaux, elle a demandé à passer un peu de temps avec lui, Mike et Marion pour discuter des Groupes du Nouveau-Brunswick.
Motion no 11 Manny, avec l’appui de Gerry, propose de lever la séance.
MOTION ADOPTÉE
NOTA : Si vous souhaitez voir une copie des rapports présentés à cette réunion, veuillez en faire la demande à cpinks@pipsc.ca.