Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique -24 et 25 mai 2018
Procès-verbal de la réunion du Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique
Delta Beauséjour, Moncton NB, 24-25 mai 2018
PRÉSIDENTE : Allyson Garrison
COMITÉ : Leslie Nasmith (secrétaire)
Christine Newhook
Colin O’Brien
Marcus Peck
REPRÉSENTANTS DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL : Cathy Hébert (24 mai seulement)
SONT ABSENTS : Nick Isenor
Josh Fox
Marcus Peck (25 mai seulement)
INVITÉ : Sean O'Reilly (25 mai seulement)
1. Mot de bienvenue et d’ouverture
Allyson Garrison (présidente par intérim) ouvre la séance.
2. Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour est examiné.
Motion no 1 : Colin O'Brien propose, avec l’appui de Christine Newhook, que l’ordre du jour soit adopté. MOTION ADOPTÉE.
3. Approbation du procès-verbal de la réunion d’octobre 2017
Le procès-verbal de la réunion des 16 et 17 mars 2018 est présenté pour approbation. Des corrections mineures y sont apportées.
Motion no 2 : Leslie Nasmith propose, avec l’appui de Christine, d’approuver le procès-verbal de la réunion. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI : Leslie va envoyer le procès-verbal approuvé à Catherine Pinks pour affichage; FAIT.
4. Résultats du sondage auprès des jeunes membres professionnels de l'Atlantique et discussion sur les leçons tirées
A. Leçons tirées
Les membres du Comité discutent de l'expérience de travail avec le bureau national de l’Institut pour faire parvenir le sondage aux membres. La faible priorité accordée à un comité régional de jeunes professionnels voulait dire qu’il fallait constamment suivre la demande pour faire avancer ce sondage. Certains membres étaient préoccupés de voir des changements apportés au sondage qui n’ont pas été communiqués au Comité ni approuvés par ce dernier avant que l’envoi du sondage aux membres. Il a été suggéré que nos échéanciers serrés pour ce sondage ne nous permettaient pas de le faire et qu'à l’avenir, un délai plus long permettrait au Comité d’avoir le temps de communiquer avec le bureau national de l’Institut Il serait également utile de savoir si l’Institut a des normes ou des exigences à respecter pour les sondages à venir.
Le Comité est d’avis que ce qu’il a appris du processus serait bénéfique pour les autres comités de jeunes professionnels. Il a été décidé de créer un bref document détaillant les contacts utilisés et les mesures prises pour distribuer le sondage, afin qu’il y ait quelque chose à partager avec les autres comités.
SUIVI : Christine - Faire un suivi auprès de l’Institut au sujet des questions modifiées et du processus d’approbation du sondage par l’Institut.
SUIVI : Christine va rédiger un court document pour décrire les personnes-ressources consultées et les étapes suivies pour faire parvenir le sondage aux membres.
B. Résultats du sondage
Le Comité a passé en revue les résultats du sondage question par question. Le taux de réponse (~20 %,selon l’information démographique de 2017) est considéré comme bon. Le taux de réponse exact n’est pas connu, car nous ne connaissons pas le nombre de membres auxquels le sondage a été envoyé. Il est convenu que l’information démographique permettrait de beaucoup mieux comprendre les résultats du sondage Les résultats discutés à la réunion seront rassemblés dans un rapport sommaire qui pourra être facilement partagé. Le Comité formule des recommandations à inclure dans le rapport à la lumière des résultats du sondage.
SUIVI : Leslie va demander l’information démographique.
SUIVI : Leslie va demander si les délégués syndicaux peuvent obtenir de nouvelles listes de membres pour leur lieu de travail.
SUIVI : Leslie va rédiger un rapport sur les résultats du sondage.
C. Tirage de prix : gagnants du sondage
Le Comité avait offert des prix pour augmenter le taux de réponse au sondage; les prix consistaient en une carte cadeau de Chapters par province de la Région de l'Atlantique. Cathy Hébert (liaison avec l’Exécutif régional) était présente au tirage au sort. Une feuille de calcul a été créée avec les numéros uniques de répondants générés par le logiciel de sondage pour une province. Aucun renseignement permettant l’identification n’était fourni. Les numéros d’identification des répondants d’une province étaient numérotés à partir de 1, et un générateur de nombres aléatoires a été utilisé pour sélectionner le numéro gagnant. Le numéro de répondant était ensuite vérifié par rapport aux données originales pour donner le nom du gagnant. Les gagnants seront contactés par courriel et la carte-cadeau leur sera envoyée. Les gagnants :
Nouveau-Brunswick : Emily Cormier
Terre-Neuve-et-Labrador : David Neil
Île-du-Prince-Édouard : Johanna Egan
Nouvelle-Écosse : Evan Biggs
SUIVI : Leslie va communiquer avec les gagnants et obtenir leur adresse postale; FAIT
SUIVI : Christine va envoyer les cartes-cadeaux par la poste aux gagnants.
5. Activité de sensibilisation du CRA 2018
Le Comité discute de l’activité de réseautage qui devait avoir lieu ce soir-là.
A. Rétrospective (26 mai)
Trois jeunes membres du chapitre de Moncton ont assisté à la soirée de sensibilisation du 25 mai à l’hôtel. En plus des jeunes membres, plusieurs membres de l’Exécutif régional étaient présents ainsi que la présidente Debi Daviau. Le taux de participation a été faible, mais les membres du Comité ont eu la possibilité de parler avec tout le monde. Les participants étaient contents d’avoir pu rencontrer la présidente. Les jeunes membres occupaient des postes différents et provenaient de ministères différents, mais ils avaient des problèmes similaires. Ce qu’ils ont dit appuyait les résultats du sondage, surtout en ce qui concerne les problèmes de communication et les défis que pose le fait d’être un nouveau membre.
6. Activité pour le Conseil des délégués syndicaux 2018
Le Comité discute de l’activité qui aura lieu à Halifax avant le Conseil des délégués syndicaux du jeudi 18 octobre. Catherine Pinks, du bureau d’Halifax, a effectué une visite sur place au Boardroom Game Cafe. Le Comité convient que le Game Cafe est au meilleur endroit, mais il faudrait comparer le prix avec celui de la location de la salle de billard.
SUIVI : Allyson va demander le prix de location de la salle de billard et appeler le Game Cafe pour avoir plus de détails sur les prix.
SUIVI : Une fois l’endroit déterminé, Allyson va rédiger le courriel à envoyer aux jeunes membres pour qu’ils écrivent la date à leur agenda et le présenter; elle enverra aussi un courriel de rappel plus près de la date de l’activité.
7. Tour de table
Marcus Peck mentionne qu’il a inclus le CJPA comme coorganisateur de l’activité du Chapitre à la piscine.
8. Affaires nouvelles
A. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le jeudi 18 octobre (de 12 h à 15 h ou 16 h) et le vendredi matin 19 octobre à Halifax. Nick Isenor présidera cette réunion. La demi-journée du jeudi permettrait les voyages et donnerait au Comité l’occasion de se réunir avant l’activité de sensibilisation. Le vendredi matin nous permettrait de terminer nos autres travaux et de discuter de l’activité de la veille au soir.
SUIVI : Leslie va envoyer les détails de la réunion à Catherine Pinks; FAIT
B. Formation
Le Comité n’a pas utilisé son budget de formation. Une discussion s’ensuit sur le meilleur moyen d’utiliser ce budget. Il se pourrait qu’il serve à organiser un autre Symposium des jeunes.
SUIVI : Leslie va examiner les options de formation dans la région d’Halifax.
C. Discussion avec le vice-président Sean O'Reilly
Sean O'Reilly assiste à la deuxième journée de la réunion. Le Comité discute avec lui des résultats préliminaires du sondage. Ses membres parlent également des difficultés qu’a posées la distribution du sondage et de la nécessité d’appuyer l’initiative du Comité des jeunes.
Annexe 1
Résumé des points de suivi découlant de la réunion des 24 et 25 mai du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique
# Suivi Point/échéance Fait/en cours
1 Leslie Envoyer le procès-verbal de mars 2018 à Catherine Pinks pour affichage FAIT
2 Christine Rédiger un court document pour décrire les personnes-ressources consultées et les étapes suivies pour faire parvenir le sondage aux membres
3 Christine Faire un suivi auprès de l’IPFPC sur les questions modifiées et le processus d’approbation du sondage par l’IPFPC
4 Leslie Demander l’information démographique FAIT
5 Leslie Les délégués syndicaux peuvent-ils obtenir de nouvelles listes de membres pour leur lieu de travail ?
6 Leslie Rédiger un rapport sur les résultats du sondage FAIT
7 Leslie Contacter les gagnants et obtenir leur adresse postale FAIT
8 Christine Envoyer les cartes-cadeaux par la poste aux gagnants
9 Allyson Obtenir le prix de location de la salle de billard et appeler au Game Cafe pour plus de détails sur les prix
10 Allyson Rédiger le courriel à envoyer aux membres pour leur demander d’inscrire la date à leur agenda et présenter ce courriel; envoyer un courriel de suivi plus près de la date de l’activité
11 Leslie Envoyer les détails de la réunion à Catherine Pinks FAIT
12 Leslie Examiner les options de formation dans la région d’Halifax
Résumé des points de suivi non exécutés découlant de la réunion des 16 et 17 mars du Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique
# Suivi Point/échéance Fait/en cours
1 Christine Faire le suivi auprès de Bien mieux ensemble concernant le Symposium des jeunes
9 Allyson Appeler Locus pour avoir de l’information sur les prix
17 Josh Collaborateur pour l’édition printemps/été 2018 de l’infolettre
18 Colin Collaborateur pour l’édition automne/hiver 2018 de l’infolettre