75e CRA - Rapport du comité statuts et politiques

Auteur : Barry Gerus

Ce rapport du Comité des statuts et politiques (CSP) au CRA de 2018 met l’accent sur les grands dossiers de la Région de l’Atlantique.

Le CSP s’est réuni quatre fois entre juin 2017 et le 30 avril 2018.

Le Plan de travail de 2017 comprenait l’examen de tous les statuts des chapitres et des sous-groupes de l’Atlantique pour vérifier leur conformité aux statuts des groupes. Plusieurs statuts de chapitre ou de sous-groupe ne sont plus conformes aux nouveaux statuts dont la modification a été approuvée. Ce travail a déjà commencé et se poursuivra tout au long de 2018 et 2019.

Les statuts des groupes, sous-groupes et chapitres suivants de l’Atlantique ont été révisés ou approuvés l’an dernier :

Chapitre de Saint John

Groupe NB – Aide juridique

Sous-groupe SP de Fredericton

Sous-groupe AV de St. John’s

Section locale de la Nouvelle-Écosse de la Guilde des membres retraités

Le Conseil d’administration a chargé le CSP de clarifier l’intention de l’« utilisation appropriée des fonds pour les frais d’hospitalité ».

Il est proposé que le CSP revoie le libellé sur l’utilisation appropriée des frais d’hospitalité dans la politique du Conseil en se fondant sur les commentaires du Conseil et de la Section des finances;

Il est de plus proposé que le Comité des finances et la Section des finances examinent les montants actuellement prévus à l’annexe « B » de la Politique sur les finances des organismes constituants pour s’assurer qu’ils conviennent toujours.

Le CSP cherche à obtenir du Comité des finances des informations supplémentaires sur le nombre de fois où des frais d’hospitalité ont été engagés en guise de « cadeau ». Le CSP formulera une recommandation en fonction des résultats des renseignements supplémentaires et décidera de la pertinence de modifier la politique.

Le CSP procède en ce moment à une révision de l’ensemble des politiques, ce qui fait suite aux travaux du Comité d’examen des politiques. Nous procédons également à l’examen triennal des statuts de l’Institut en préparation à l’AGA de 2019.

Le groupe AV ne permet plus aux membres retraités d’occuper un poste de l’exécutif. Nous avons demandé aux sous-groupes AV de modifier leurs statuts de façon à ce qu’ils soient conformes à ce changement.

Lorsque les réunions du CE sont suspendues par la présidente, le Conseil d’administration charge le CSP de formuler une interprétation de l’article 18.2.2 (Réunions du Comité exécutif) des statuts de l’Institut. Il s’agit en particulier de clarifier l’ambiguïté entre les mots « doit » et « normalement ». La conseillère générale aux affaires juridiques a discuté de la question avec le CSP avant de formuler un avis juridique.

La CSP discute du temps compensatoire accordé aux membres pour effectuer le travail de suivi qui leur a été assigné. Bien que les membres du Comité ont une courbe d’apprentissage importante et beaucoup de travail à faire, il est généralement convenu qu’ils doivent tenir compte des nombreuses heures qu’ils devront consacrer à leurs fonctions à même leur temps personnel. Le budget ne prévoit pas le paiement d’heures supplémentaires ou de compensation salariale pour les membres du Comité.

Le CSP a été chargé de déterminer s’il convient ou non que les organismes constituants fassent des dons à la Fondation Héritage. Les modifications proposées visent à répondre aux questions soulevées par ces organismes et à confirmer qu’ils peuvent bel et bien faire des dons à la Fondation. Les modifications visent à « faire le ménage » dans les statuts et à créer des lignes directrices à partir des statuts et des politiques de l’Institut. Ces lignes directrices seraient ensuite transmises à la Fondation.

Comme dans le passé, plusieurs membres du CSP (dont le membre de l’Atlantique) ont assumé la fonction de vérification et d’examen des modifications à l’assemblée générale annuelle de 2017. Ces membres avaient déjà des places à l’AGA. Aucun siège à l’AGA n’a été réservé à un membre du CSP du simple fait de son appartenance au Comité.

Voici donc qui conclut mon rapport annuel du CSP au CRA pour l’exercice 2017-2018.

Barry Gerus