PRÉAMBULE
Les questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes
DÉFINITIONS
« NR » Le groupe Génie, architecture et arpentage.
« Institut » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
«membres » Ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (catégories de membres).
« employeur » Se définit comme dans la convention collective du groupe.
« sous-groupe » Sous-groupe formé en vertu des statuts de l’Institut et composé de membres du groupe NR (ENG, AR et SUR).
« exécutif de groupe » L’exécutif composé de membres élus du groupe NR et défini selon l’article 6.
« dirigeant » Un membre de l’exécutif de groupe NR qui occupe un poste conformément à l’article 6 des présents statuts.
« AR » Un membre qui occupe un poste classé AR.
« ENG » Un membre qui occupe un poste classé EN-ENG.
« SUR » Un membre qui occupe un poste classé EN-SUR.
ARTICLE 1 NOM
Le nom du groupe est Groupe Génie, architecture et arpentage (NR) de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Le groupe a pour buts de négocier la convention collective, de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de formuler et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent et de faire valoir les intérêts du groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le groupe.
ARTICLE 3 MEMBRES
Il y a deux catégories de membres dans le Groupe NR :
3.1 Membre titulaire Tout membre qui appartient à l’unité de négociation NR et qui est membre titulaire de l’Institut est également membre titulaire du groupe.
3.2 Membre retraité Tout membre titulaire du groupe qui devient un membre retraité de l’Institut devient également membre retraité du groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes à l’exécutif du groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du groupe et voter dans le cadre des affaires du groupe.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole.
4.3 Seuls les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective, y compris en ce qui concerne le mode de règlement des différends et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Les finances du groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier L’exercice financier du groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses L’exécutif du groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du groupe.
5.3 Documents financiers L’exécutif du groupe NR veille à la bonne tenue des livres et aux autres transactions..
5.4 Fonds du groupe Les fonds du groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisés Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’exécutif du groupe et la décision prise est consignée dans le procès-verbal approprié. Le groupe doit avoir au moins trois signataires autorisés.
5.6 Signatures Toutes les opérations financières doivent porter la signature de deux signataires autorisés du groupe. Un signataire autorisé ne peut être le bénéficiaire d’un chèque.
5.7 Dossiers Toutes les dépenses sont consignées.
5.8 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du groupe dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition
6.2.1 L’exécutif du groupe NR est composé de treize (13) membres élus. Ces membres sont élus par et parmi les membres du groupe comme suit:
| (Année paire) | (Année impaire) |
|---|---|
| Atlantique | Québec # 2 |
| Québec # 1 | Ontario |
| C.-B./Yukon | Prairies |
| RCN # 1 | RCN # 5 |
| RCN # 2 | RCN # 6 |
| RCN # 3 | RCN # 7 |
| RCN: 4 |
Les dirigeants du groupe NR sont les suivants :
1 – Président
2 – Vice-président
3 – Secrétaire
4 – Trésorier
5 – Délégué syndical en chef
6 – Coordonnateur des services aux membres
7 – Coordonnateur des communications
8 – Coordonnateur de la négociation
9 – Coordonnateur des sous-groupes
10 – Coordonnateur du choix des délégués à l’AGA du groupe NR et à l’AGA de l’IPFPC
L’exécutif du groupe peut créer d’autres postes de dirigeant au besoin.
6.2.2 Les régions correspondent à celles définies dans les statuts de l’Institut.
6.2.3 Les nouveaux membres de l’exécutif entrent en fonction immédiatement après l’annonce des résultats d’élection.
6.3 Durée du mandat
6.3.1 Le mandat des membres élus à l’exécutif du groupe est de deux (2) ans.
6.3.2 Le mandat d’un membre de l’exécutif du groupe prend fin lorsque celui-ci démissionne, cesse de satisfaire aux critères d’adhésion ou est démis de ses fonctions.
6.3.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif du groupe sans motif valable est réputé avoir démissionné de l’exécutif.
6.4 Attribution d’un poste vacant de l’exécutif du groupe
6.4.1 Si, pour quelque raison que ce soit, un poste de l’exécutif du groupe devient vacant, les autres membres peuvent, à la réunion suivante, nommer à ce poste un membre NR en règle de la région correspondant au poste vacant jusqu’à la prochaine élection prévue de l’exécutif du groupe. Le mandat d’un membre ainsi nommé ne dépasse pas douze (12) mois et ne peut être renouvelé.
6.4.2 Si, au cours d’une année paire, l’un des postes RCN # 1, 2, 3 et 4, Québec # 1, Atlantique et C.-B./Yukon devient vacant, une élection spéciale est tenue le jour l’élection régulière de l’année impaire afin de pourvoir le poste pour une durée d’un (1) an.
6.4.3 Si, au cours d’une année impaire, l’un des postes de la RCN # 5, 6 et 7, Québec # 2, Ontario et Prairies devient vacant, une élection spéciale est tenue le jour de l’élection régulière de l’année paire afin de pourvoir le poste pour une durée d’un (1) an.
6.5 Élections des dirigeants du groupe NR
6.5.1 L’exécutif du groupe NR élit ses dirigeants parmi ses membres par scrutin secret à sa première réunion suivant chaque élection de nouveaux membres à l’exécutif du Groupe.
6.5.2 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume les fonctions du président jusqu’à la réunion suivante de l’exécutif du groupe. Un nouveau président sera élu à cette réunion.
6.5.3 Si des postes de dirigeant autres que celui de président deviennent vacants, l’exécutif du groupe élit de nouveaux dirigeants à ces postes à sa prochaine réunion.
6.6 Réunions
6.6.1 L’exécutif du groupe se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au minimum deux fois par année civile.
6.6.2 Tenue des réunions de l’exécutif du groupe :
6.6.2.1 L’exécutif du groupe tient ses réunions soit en personne soit par téléconférence. Un membre de l’exécutif qui a un empêchement spécial quelconque pour se rendre à une réunion en personne – par exemple s’il est malade ou en voyage – peut y participer par téléconférence. Il est préférable que ces arrangements soient pris à l’avance.
6.6.3 Modalités de vote aux réunions de l’exécutif du groupe
6.6.3.1 Le vote par procuration n’est pas autorisé aux réunions de l’exécutif. Un membre ne peut voter sur un point à l’ordre du jour que s’il est présent lorsque le point est traité.
6.6.3.2 Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres de l’exécutif présents.
6.6.4 Quorum
6.6.4.1 Le quorum équivaut à la majorité (7 sur 13) des membres de l’exécutif du groupe.
ARTICLE 7 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE
7.1 Les fonctions de l’exécutif du groupe sont de gérer les affaires du groupe afin de promouvoir les buts de ce dernier. L’orientation de l’exécutif est dictée par la volonté exprimée par la majorité des membres et selon un mode laissé à la discrétion de l’exécutif. Ce dernier distribue aux membres l’information concernant les préoccupations courantes du groupe.
7.2 Le président Le président convoque et préside les assemblées annuelles du groupe et les réunions de l’exécutif du groupe. Il assiste aux réunions pertinentes de l’Institut et prépare le rapport annuel présenté à l’assemblée générale annuelle.
7.3 Le vice-président Le vice-président assiste le président dans l’exécution de ses fonctions et assume celles-ci en l’absence du président.
7.4 Le secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du groupe et aux réunions de l’exécutif, rédige les procès-verbaux et prend les présences; il tient à jour les dossiers et traite la correspondance du groupe et de l’exécutif; il veille à ce qu’une copie des procès-verbaux soit envoyée à l’Institut.
7.5 Le trésorier Le trésorier tient les livres du groupe tel que prescrit par les politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et l’assemblée générale annuelle, soumet les états financiers détaillés à l’Institut au besoin, prépare un budget pour l’assemblée générale annuelle et prépare la demande pour l’allocation annuelle du groupe. Tous les membres du groupe peuvent obtenir des copies du rapport financier annuel.
7.6 Le délégué syndical en chef Le délégué syndical en chef assure la liaison avec les délégués syndicaux, donne sa recommandation pour nommer des délégués syndicaux et renouveler leur mandat, et tient à jour une liste des délégués syndicaux..
7.7 Le coordonnateur des services aux membres Le coordonnateur des services aux membres encourage tous les membres de l’unité de négociation à devenir membres de l’Institut, conserve une liste à jour des membres et veille à ce que les membres du groupe soient informés des services offerts par l’Institut.
7.8 Le coordonnateur des communications Le coordonnateur des communications assure la communication avec les membres par voie de bulletins et par d’autres moyens considérés comme efficaces pour bien informer le groupe.
7.9 Le coordonnateur de la négociation Le coordonnateur de la négociation assure la liaison entre l’exécutif et le comité de négociation. Il est membre du comité de négociation et siège à tout comité de l’Institut qui traite d’enjeux globaux de l’Institut.
7.10 Le coordonnateur des sous-groupes Le coordonnateur des sous-groupes assure la liaison entre l’exécutif du groupe et les exécutifs des sous-groupes, donne sa recommandation pour la création de sous-groupes et l’établissement de leur territoire, et tient à jour une liste des membres des sous-groupes et de leur exécutif.
7.11 Le coordonnateur du choix de délégués Le coordonnateur du choix de délégués coordonne le choix par l’exécutif du groupe des délégués à l’AGA du groupe NR et à l’AGA de l’Institut. Il tient un registre des noms des délégués, avec les détails de leur demande, leur sélection, leur participation, leur région et leur groupe.
7.12 Comités L’exécutif de groupe établit des comités permanents et spéciaux, au besoin, et en détermine le mandat et la composition. Les membres de ces comités sont des membres titulaires ou retraités du groupe et font rapport à l’exécutif. Sauf indication contraire dans les présents statuts, les comités sont composés d’au moins trois (3) membres. Ils sont dissous par vote majoritaire de l’exécutif. 5
7.13 Comité de négociation L’exécutif du groupe nomme le comité de négociation qui agit en son nom pour négocier une nouvelle convention collective, et en détermine le mandat. Le comité est normalement composé de sept (7) membres titulaires, dont au moins deux (2) membres de l’exécutif du groupe et au moins un membre des AR, des EN‑ENG et des EN-SUR.
7.13.1. Le comité de négociation est nommé pour la période allant de la préparation des revendications du groupe jusqu’à la ratification de la nouvelle convention collective.
7.13.2 Les propositions élaborées par le comité de négociation et le choix du mode de règlement des différends respectent la volonté des membres titulaires du groupe.
7.13.3 Toutes les ententes de principe négociées par le comité de négociation sont soumises à l’exécutif qui les transmet aux membres du groupe. Une entente de principe est soumise à tous les membres titulaires pour qu’ils l’approuvent ou la rejettent par mode de scrutin, et peut être accompagnée des commentaires écrits du comité de négociation. La ratification d’une entente de principe se fait par vote majoritaire des membres titulaires et votants du groupe.
7.13.4 Le Comité de négociation voit au dépouillement des bulletins de ratification et fait rapport sur les résultats à l’exécutif.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 Comité des élections L’exécutif du groupe nomme un comité des élections pour recevoir les mises en candidature et veiller à la bonne conduite des élections. Un membre du comité qui devient candidat à une élection démissionne du comité.
8.2 Mises en candidature
8.2.1 Le comité des élections distribue une demande de mises en candidature à tous les membres titulaires et retraités du groupe au moins trente (30) jours civils avant la date limite de réception des mises en candidature.
8.2.2 Les candidatures doivent être appuyées par au moins cinq (5) membres du Groupe dans la région où se présente le candidat et celui-ci doit indiquer qu’il est disposé à occuper le poste. Les membres titulaires candidats à un poste de l’exécutif du groupe doivent se présenter à l’élection dans la région où se trouve leur lieu de travail.Les membres retraités candidats à un poste de l’Exécutif ont le droit de se présenter dans la région où ils résident ou la région de leur dernier emploi. S’il choisit la région de son dernier emploi, il assume tous les coûts supplémentaires qui en découlent.
8.2.3 Les formulaires de mises en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux, à la date déterminée par le comité des élections.
8.2.4 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidats.
8.3 Procédure électorale
8.3.1 Les membres du comité des élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
8.3.2 Dans chaque région, si le nombre de candidats dépasse le nombre de postes vacants, le comité des élections veille à ce que des bulletins de vote soient distribués à tous les membres de cette région admissibles à voter aux élections, ou si le nombre de candidats dans une région est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, les candidats sont élus par acclamation. Les membres ne peuvent voter que pour les candidats se présentant dans leur région.
8.3.3 Les bulletins de vote comprenant le nom des candidats en ordre alphabétique sont envoyés au moins trente (30) jours avant la date limite pour les renvoyer.
8.3.4 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l’Institut à la date et à l’heure fixées par le comité des élections.
8.3.5 Les bulletins de vote qui ne sont pas conformes aux procédures établies par le comité des élections seront automatiquement rejetés.
8.3.6 Le comité des élections informe les membres des résultats de l’élection dans les plus brefs délais.
ARTICLE 9 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU GROUPE
9.1 Assemblée générale annuelle
9.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe NR en est le corps dirigeant.
9.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle au moins une fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne peut dépasser quinze (15)mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins six (6) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
9.1.3 L’assemblée générale annuelle traite les motions qui lui sont présentées et les soumet au vote.Ces motions doivent être soumises par écrit à l’exécutif au moins vingt (20) jours civils avant la date de l’assemblée générale annuelle.
9.1.4 Délégués Un délégué est choisi pour chaque tranche de 200 membres titulaires et retraités de chaque région, le nombre étant arrondi aux deux cents (200) près, et normalement établi au prorata.
9.1.4.1 Les membres de l’exécutif sont tous des délégués mais ne comptent pas comme un des délégués de leur région respective.
9.1.4.2 Le nombre de membres dans chaque région et le nombre total de membres correspondent aux nombres établis au 31 décembre précédant l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle.
9.1.4.3 Remplaçant Chaque délégué peut être représenté par un remplaçant qu’il autorise, par écrit. Une fois cette autorisation déposée auprès de l’exécutif du groupe, le remplaçant peut voter et participer comme s’il était un délégué. Nul n’a droit à plus d’une voix lors des votes.
9.1.5 Quorum Le quorum de l’assemblée générale annuelle du groupe NR est constitué de la majorité des délégués autorisés.
9.1.6 Ordre du jour L’ordre du jour comprend notamment les points suivants :
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel et budget
Rapport des comités
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts, s’il y a lieu
9.1.6.1 Tout changement apporté à l’ordre du jour d’une assemblée doit être approuvé par une majorité simple des membres présents à l’assemblée.
9.1.7 Vote Seuls les délégués autorisés présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les votes se font habituellement à main levée et chaque membre a une voix. Les votes par procuration ne sont pas permis. Les décisions sont prises par vote majoritaire des personnes présentes qui votent. Un délégué présent peut demander que le vote se fasse par scrutin secret et cette décision est prise par vote majoritaire des personnes présentes qui votent.
9.1.8 Production de documents Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
9.2 Assemblée générale extraordinaire
9.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du groupe est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins deux cents (200) membres du groupe ayant droit de vote. L’assemblée a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de la décision ou de la demande. Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
9.2.2 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent aux droits des délégués, à l’avis de convocation, au quorum, et au scrutin.
9.3 Assemblée générale annuelle de l’InstitutL’exécutif du groupe veille à la nomination de délégués à toutes les assemblées générales annuelles ou extraordinaires de l’Institut conformément aux statuts de l’Institut.
9.4 Conseil consultatif L’exécutif du groupe nomme un représentant au Conseil consultatif
9.5 Conseil d’administration Pour que les intérêts du groupe soient représentés au Conseil d’administration de l’Institut, l’exécutif du groupe s’efforce d’y faire élire au moins un (1) de ses membres.
9.6 Autres comités de l’Institut L’exécutif du groupe peut, sur demande, recommander des représentants à d’autres comités de l’Institut. Les membres ainsi nommés ne sont pas tenus de siéger à l’exécutif du groupe, mais rendent des comptes à l’exécutif lorsqu’ils représentent les intérêts du groupe.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux assemblées du groupe et réunions de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, il se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du groupe. Les modifications doivent être approuvées par les deux tiers (2/3) de la majorité des personnes votantes.
11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont remises par écrit à l’exécutif du groupe. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
11.3 Les articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut.
11.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L’exécutif peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
12.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
12.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du groupe, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article13.2.
ARTICLE 14 DÉLÉGUÉS SYNDICAUX
Sous réserve des statuts et règlements de l’Institut, les membres du groupe NR d’une zone précise de responsabilités peuvent élire ou nommer un délégué syndical; ou l’exécutif du groupe NR peut nommer un délégué syndical. Les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut pour leur groupe et les autres groupes d’une zone de responsabilités donnée ou de plus d’une zone. Les délégués syndicaux sont nommés par l’Institut.
ARTICLE 15 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
ARTICLE 16 MESURES DISCIPLINAIRES
L’exécutif du groupe peut imposer des mesures disciplinaires, comme le prévoient les statuts et règlements de l’Institut, à un membre du groupe, y compris un membre de l’exécutif du groupe NR, qui a agi de manière à causer un préjudice aux intérêts ou à la réputation du groupe.
Approuvé par le Conseil d’administration
18 et 19 août 2005
Modifications approuvées par le Conseil d’administration,
le 22 mars 2007
Modifications approuvées par le Conseil d’administration,
le 7 décembre 2018