L’exécutif régional de l’Ontario a choisi le Westin Trillium House Blue Mountain de Collingwood pour y tenir la 75e réunion du Conseil régional de l’Ontario les vendredi et samedi 5 et 6 avril 2019. Les coordonnées de l’hôtel sont les suivantes :
220, promenade Gord Canning
Blue Mountains (Ontario)
https://www.marriott.com/hotels/travel/yyzth-the-westin-trillium-house-blue-mountain/
Le Conseil régional est l’instance dirigeante de la Région. Il dirige les programmes et activités dans la Région, contrôle les sorties des fonds régionaux, examine toutes les questions qui lui sont présentées par les chapitres et présente des propositions ou des recommandations aux organismes nationaux de l’Institut.
PROCESSUS DE DÉSIGNATION DES DÉLÉGUÉS
Selon nos statuts, la proportion de délégués est d’un (1) par centaine (100) de membres dans la Région, en plus des onze (11) places de délégué attribuées aux membres de l’exécutif régional. C’est aux chapitres qu’il incombe de choisir leurs délégués. Une fois que votre chapitre aura confirmé votre statut de délégué, inscrivez-vous en ligne au plus tard le vendredi 1er mars 2019 à 17 h. Les demandes d’inscription ne seront acceptées ni par téléphone ni par courriel.
SUPPLÉANTS
Si un délégué est dans l’impossibilité d’assister à la réunion, un remplaçant est nommé par le chapitre concerné. S’il n’y a pas de remplaçant désigné, la place demeurera vacante.
OBSERVATEURS
Les observateurs sont les bienvenus, mais aucuns frais, y compris ceux du dîner du Conseil régional, ne seront assumés pour eux. Ils peuvent être parrainés par un chapitre ou financer eux-mêmes leur participation. Si l’observateur parrainé par un chapitre a besoin d’hébergement, l’Institut facturera le chapitre en question. Les présidents de chapitre devront communiquer le nom de chaque observateur d’ici le vendredi 1er mars 2019 afin que nous puissions prévoir suffisamment d’espace et de sièges. Les observateurs peuvent être appelés à devenir délégués si des places se libèrent. Il incombe aux observateurs de réserver leurs propres déplacements ainsi que leur hébergement.
Le Conseil durera un jour et demi et débutera le vendredi à 13 h; les inscriptions se feront à partir de midi ce jour-là. Le Conseil se poursuivra toute la journée du samedi, soit de 9 h à 17 h. Aucune activité organisée n’est prévue samedi soir.
Le détail de l’ordre du jour figurera dans le cartable virtuel avant le Conseil.
Une chambre d’hôtel vous sera réservée par l’entremise du bureau de Toronto lorsque vous vous serez inscrit en ligne et que ce bureau aura confirmé par écrit votre statut de délégué syndical. Les lettres de confirmation seront envoyées dans la semaine du 4 mars 2019. En cas d’annulation, vous DEVEZ m’en informer en temps opportun, soit au moins 24 heures avant l’événement, à défaut de quoi VOUS serez tenu responsable de l’annulation et devrez possiblement payer vous-mêmes les frais d’hôtel.
Veuillez consulter le calendrier d’activités ci-dessous avant de remplir votre formulaire d’inscription afin de déterminer si vos dates de départ et d’arrivée sont visées par la Politique sur les voyages de l’Institut.
Mardi 2 avril 2019
Après-midi : Déplacement des membres du Comité de formation
Mercredi 3 avril 2019
De 13 h à 17 h : Réunion du Comité de formation
Après-midi : Déplacement du reste des membres de l’exécutif régional
Jeudi 4 avril 2019
Matinée et après-midi : Déplacement des présidents de chapitre et des membres qui ne peuvent arriver à la réunion avant 13 h le vendredi 5 avril 2019.
De 9 h à 17 h Réunion de l’exécutif régional
Vendredi 5 avril 2019
Matinée : Déplacement des membres qui peuvent arriver à la réunion jusqu’à 13 h.
De 9 h à midi : Réunion des présidents de chapitre
De midi à 13 h : Inscription (les délégués recevront une indemnité pour le repas)
Samedi 6 avril 2019
De 8 h 30 à 9 h : Accueil (les délégués recevront une indemnité quotidienne pour le déjeuner)
De 9 h à 16 h : Réunion du Conseil régional
FORMULAIRE D’INSCRIPTION
Le formulaire d’inscription en ligne doit être dûment rempli au plus tard le vendredi 1er mars 2019. Veuillez remplir votre formulaire d’inscription avant la date limite pour que nous réservions suffisamment de chambres d’hôtel et de salles de réunion pour tous les participants. Après la date limite du 4 mars 2019, l’hôtel reprendra toutes les chambres non attribuées et il ne sera peut-être pas possible d’héberger les retardataires, car la Région n’entend pas réserver plus de chambres que nécessaire. Si l’inscription en ligne n’est pas effectuée avant la date limite, la réservation ne sera pas faite. Les inscriptions par téléphone ne seront pas acceptées.
MODIFICATIONS DES STATUTS
Toute modification proposée aux statuts de la Région de l’Ontario doit être soumise au bureau de Toronto au moins quatre (4) semaines avant la date de la réunion ou pas plus tard que vendredi le 8 mars 2019.
MOTIONS
Les motions (s’il y a lieu) doivent être tapées en format Word et envoyées à Heather Kohli par courriel (hkohli@pipsc.ca) ou par télécopieur (416-487-7268 ou 1-800-281-7280) au plus tard le lundi 18 mars 2019 afin que nous ayons le temps de les faire traduire et de les insérer dans le cartable virtuel sur le site Web de l’Institut.
Nous nous occuperons des motions dans l’ordre où nous les aurons reçues au bureau de Toronto, puis des motions proposées sur place.
MISES EN CANDIDATURE POUR L’EXÉCUTIF RÉGIONAL
Les mises en candidature sont acceptées pour cinq (5) postes avec un mandat de deux (2) ans, postes qui doivent être pourvus par élection pendant la réunion du Conseil. Il est possible d’envoyer à l’avance un formulaire de candidature au Comité des élections (l’information figure dans le cartable virtuel) ou à la réunion du Conseil prévue les 5 et 6 avril, avant les élections.
Je suis disponible en tout temps pour répondre à vos questions ou à vos préoccupations, par courriel ou au téléphone.
Cordialement,
Heather Kohli
Administratrice de bureau
Bureau de l’IPFPC à Toronto
416-487-1114 / 1-800-668-3943, poste 7727
Courriel : hkohli@pipsc.ca