Politique sur le président et les vice-présidents (avril 2019)
Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2018
Partie 1 — PRÉAMBULE
L’Institut est régi par ses membres aux assemblées générales. Entre ces assemblées, les membres élus du Conseil d’administration (le CA) ont la responsabilité d’assurer le contrôle de l’Institut. Le Comité exécutif, composé du président et des vice-présidents, met en œuvre les politiques conformément aux statuts et sur les directives du Conseil d’administration.
1. Objectif de la politique
La présente politique établit la rémunération, les avantages sociaux et les conditions d’emploi pour les membres du Comité exécutif selon leurs fonctions et responsabilités prévues dans les statuts et règlements et autres politiques et pratiques de l’Institut. La présente politique reflète également les principes énoncés dans la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.
2. Principes de conduite du Comité exécutif
Les principes directeurs du Comité exécutif, qui servent de complément à la culture de l’Institut ainsi qu’à ses politiques et procédures opérationnelles, sont fondés sur les valeurs suivantes :
2.1 Le respect, comme fondement de nos rapports avec les membres, les employés, les collègues et les employeurs. Il faut être conscient et respectueux des droits individuels.
2.2 L’intégrité, comme pierre angulaire de notre organisation. Il faut que l’Institut et ses membres agissent avec honnêteté et équité, des qualités qui reposent sur de solides principes éthiques et moraux.
2.3 La collaboration, comme fondement pour relever les défis de l’avenir. Il faut établir des partenariats et travailler ensemble vers des objectifs communs.
2.4 L’obligation de rendre des comptes, qui nous engage à respecter toutes nos valeurs. Il faut informer nos membres de nos actions et en assumer la responsabilité.
3. Philosophie de rémunération des membres du Comité exécutif
3.1 En tant qu’employés de l’Institut, la rémunération du président et des vice-présidents doit cadrer avec l’orientation stratégique de l’Institut, le niveau de tolérance au risque, et la transparence quant à leurs rapports avec les membres, au partage de l’information et à la défense de leurs intérêts.
3.2 La rémunération du président et des vice-présidents comprend la capacité d’attirer, de perfectionner, de garder, d’engager et de motiver des dirigeants élus ayant de fortes compétences en leadership, et qui peuvent fonctionner et exceller dans un contexte ouvert, diversifié et axé sur les intérêts.
4. Entente de service
4.1 Les descriptions de travail approuvées par le CA définissent les pouvoirs, le mandat, la structure hiérarchique, les responsabilités, les exigences, les qualités et compétences attendues et les exigences en matière de rendement, et donnent un résumé du poste. Elles sont jointes à la présente politique (annexe A).
4.2 Les candidats aux postes de président, vice-président à temps plein et vice-président à temps partiel réputés avoir remporté l’élection doivent s’engager à signer et à mettre en œuvre l’entente de service de leur poste, telle qu’approuvée par le CA et jointe à la présente politique, avant d’entrer leurs fonctions. Un candidat qui refuse de signer l’entente de service sera disqualifié des élections (Annexe B).
5. Sphère de responsabilités
5.1 Le Conseil d’administration de l’Institut est responsable de l’orientation et de la supervision du président, ainsi que des mesures disciplinaires qui pourraient être prises à son égard, conformément aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
5.2 Le président est responsable de l’orientation et de la supervision des vice-présidents, ainsi que des mesures disciplinaires qui pourraient être prises à leur égard, conformément aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
6. Processus disciplinaire
6.1 Les allégations d’inconduite à l’égard du président et de manquement aux obligations énoncées dans les ententes de service, les politiques et les règlements de l’Institut sont traitées par le Conseil d’administration. Toute mesure disciplinaire imposée au président par le Conseil d’administration peut faire l’objet d’un appel conformément à la partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
6.2 Les allégations d’inconduite à l’égard des vice-présidents et de manquement aux obligations énoncées dans les ententes de service, les politiques et les règlements de l’Institut sont traitées par le président. Toute mesure disciplinaire imposée aux vice-présidents par le Conseil d’administration peut faire l’objet d’un appel en vertu de la partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
7. Philosophie de rémunération
7.1 Offrir une rémunération qui :
a) est compétitive et comparable à celle offerte aux dirigeants d’autres syndicats
b) cadre avec la réalité financière de l’Institut
c) attire des candidats à la direction expérimentés et qualifiés et qui ont à cœur le bien-être de l’Institut.
7.2 Offrir une rémunération qui, à tout le moins, n’est pas inférieure à celle des membres se portant candidats, et qui n’entraînerait donc pas pour ceux-ci une diminution salariale s’ils devaient assumer le rôle de président ou de vice-président.
7.3 Indemniser les candidats pour la perte temporaire de possibilités d’avancement professionnel et les changements qu’ils doivent apporter dans leur vie personnelle pour s’acquitter de leurs nouvelles fonctions.
7.4 Les conditions d’emploi du président et des vice-présidents sont revues par le Comité de la rémunération des cadres (CRC) tous les trois ans (l’année de l’élection présidentielle) et le Conseil d’administration les approuve avant que ne soit publié l’avis d’élections l’année d’une élection présidentielle.
7.5 La philosophie et les principes de rémunération du président et des vice-présidents se veulent une politique et une stratégie à long terme. Le Conseil d’administration les réexaminera une fois tous les huit ans. Cet examen pourrait se faire plus tôt que prévu si la conjoncture l’exige.
Partie 2 — CONDITIONS D’EMPLOI POUR LE PRÉSIDENT ET LES VICE-PRÉSIDENTS
Les conditions d’emploi, telles que présentées dans la présente politique et les ententes de service pour le président et les vice-présidents, sont revues par le Comité de la rémunération des cadres tous les trois ans (l’année de l’élection présidentielle) et le Conseil d’administration les approuve avant que ne soit publié l’avis d’élections l’année d’une élection présidentielle.
1. Salaires
1.1 Les échelles salariales du président et des vice-présidents sont établies par le Conseil d’administration et publiées dans l’avis d’élection et l’appel de candidatures. Les échelles salariales sont comparables à celles offertes aux dirigeants d’autres syndicats. Les échelles comptent quatre échelons. Le salaire des dirigeants nouvellement élus correspondra au premier échelon la première année. Il augmentera ensuite d’un échelon chacune des années successives de leur mandat. Le salaire des dirigeants réélus passera à l’échelon suivant de l’échelle jusqu’à ce qu’ils en atteignent le sommet. Par la suite, les titulaires recevront seulement les rajustements économiques recommandés par le CRC et approuvés par le Conseil d’administration.
1.2 L’un des principes de la philosophie de rémunération est qu’il n’y a « pas de perte de salaire ». Si le salaire de base associé au poste d’attache du président ou du vice-président est plus élevé que le premier échelon de l’échelle salariale, il recevrait alors un montant équivalent à son salaire de base existant plus 15 % la première année de son mandat. Son salaire serait augmenté de 5 % chaque année jusqu’à ce qu’il ait quatre années de service comme dirigeant élu.
1.3 Le vice-président à temps partiel recevra un salaire compensatoire, au taux horaire du vice-président à temps plein, pour les fonctions associées au rôle de vice-président, avec l’approbation du président. Aucune rémunération additionnelle, comme le paiement d’heures supplémentaires, ne sera accordée. Pour les activités non liées au rôle de vice-président, il recevra un salaire compensatoire, au taux de rémunération de son poste d’attache, pour les heures non travaillées à son poste d’attache.
Le « poste d’attache » est le poste occupé auprès de l’employeur syndiqué, représenté par l’Institut, pour lequel le vice-président à temps partiel est en congé pour s’acquitter de ses fonctions pour l’Institut.
1.4 Le président et les vice-présidents n’ont pas droit au paiement d’heures supplémentaires et n’ont pas droit à une indemnité spéciale pour les heures travaillées.
1.5 Les échelles salariales du président et des vice-présidents seront réévaluées par le CRC tous les ans et le Conseil d’administration décidera des augmentations économiques à appliquer.
2. Dépenses
2.1 Les frais de déplacement, de réception et les dépenses de bureau seront payés au président et aux vice-présidents en fonction de leur entente de service et des politiques, statuts et règlements de l’Institut.
2.2 Le président et les vice-présidents à temps plein recevront une allocation personnelle qui couvrira les déplacements, le stationnement et les courses de taxi dans un rayon de 16 km du bureau national. Le montant de l’allocation personnelle sera réévalué par le CRC tous les ans et déterminé par le Conseil d’administration.
2.3 Les autres dépenses de bureau qui ne sont pas définies dans les politiques ne doivent pas dépasser 250 $ par demande de remboursement et doivent faire l’objet d’une demande de remboursement des dépenses soumise tous les mois.
2.4 Les comptes de dépenses sont soumis chaque mois à l’approbation du Comité des finances, sous la responsabilité du Conseil d’administration.
3. Congé annuel
3.1 Un congé sera accordé au président et aux vice-présidents à temps plein conformément à leur entente de service et aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
Les dispositions relatives à la « Rémunération pour les réunions qui ont lieu les jours de repos » (3.1, 3.2) de la « Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée » ne s’appliquent pas au président et aux vice-présidents à temps plein. L’Institut accorde un congé aux titulaires de ces postes dans le cadre de leur régime de rémunération.
3.2 Les vice-présidents à temps partiel ne sont pas admissibles à un congé de l’Institut. Leur congé est celui qui est accordé pour leur poste d’attache.
Les dispositions relatives à la « Rémunération pour les réunions qui ont lieu les jours de repos » (3.1, 3.2) de la « Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée » s’appliquent aux vice-présidents à temps partiel. Les titulaires de ces postes n’ont pas droit à un congé dans le cadre de leur régime de rémunération de l’Institut.
4. Protection du revenu en cas de maladie et de blessure (congé de maladie)
4.1 Une protection du revenu en cas de maladie et de blessure (congé de maladie) sera offerte au président et aux vice-présidents à temps plein conformément à leur entente de service et aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
Le dirigeant élu à temps plein qui n’est pas en mesure de s’acquitter de ses responsabilités doit avoir l’option de retourner à son poste d’attache et de s’inscrire au programme de protection du revenu existant de l’employeur ou de demeurer en congé non payé. Il n’aura pas accès aux prestations d’invalidité de longue durée de l’Institut.
4.2 Les crédits de congé de maladie accumulés seront perdus à la fin de chaque mandat. Il n’y aura pas report des crédits de congé de maladie accumulés d’un mandat à l’autre.
4.3 Si le dirigeant élu à temps plein est retraité, il aura droit à treize (13) semaines de crédits de congé de maladie, mais n’aura alors pas droit aux prestations d’invalidité de longue durée du régime de son employeur ou de l’Institut.
4.4 L’Institut paiera la part de l’Employeur de la prime d’assurance invalidité de longue durée au nom du dirigeant élu à temps plein qui est en congé de son poste d’attache.
4.5 Les vice-présidents à temps partiel n’auront droit à aucun type de congé (dont le congé annuel, le congé de maladie et le congé de deuil) ni à un congé compensatoire de l’Institut à l’exception de ce qui est prévu dans la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée. Les vice-présidents à temps partiel ont droit aux programmes de congé prévus pour leur poste d’attache.
5. Autres avantages sociaux
5.1 L’Institut effectuera les paiements pour les régimes de pension et d’avantages garantis liés au poste d’attache du président et des vice-présidents à temps plein, conformément à leur entente de service et aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
5.2 Si le dirigeant élu à temps plein est retraité, il ne bénéficiera alors d’aucun régime d’avantages garantis.
6. Cartes de crédit
6.1 Aucun paiement de carte de crédit ne sera effectué directement.
7. Réservations de voyage
7.1 Les réservations de voyage seront faites auprès de l’agence de voyages approuvée et payées par l’Institut conformément à la politique de dépenses existante.
7.2 Tous les voyages doivent être conformes à la politique sur les voyages de l’Institut.
7.3 Le président peut voyager en classe affaires s’il le désire.
8. Présidence intérimaire
8.1 Dans les circonstances où le président est temporairement absent en raison de congés normaux, de congés annuels ou d’autres congés à court terme pour un maximum de trois semaines consécutives, le président peut demander à un vice-président d’agir en son nom en son absence. Une rémunération d’intérim sera offerte pour les absences de plus d’une semaine.
8.2 Si le président n’est pas en mesure de s’acquitter de ses fonctions décrites dans la description de travail (ci-jointe) parce qu’il s’absente pour une période indéterminée ou à long terme, le Conseil d’administration désigne un vice-président à temps plein pour agir à titre de président. Le remplaçant recevra une rémunération d’intérim.
8.3 La rémunération d’intérim correspond au minimum de l’échelle salariale du président, à moins que la rémunération du poste d’attache de la personne soit plus élevée que le minimum de l’échelle salariale du président. Dans ce cas, le président intérimaire reçoit 4 % de plus que la rémunération de son poste d’attache, dès le premier jour de sa désignation comme président intérimaire.
9. Poste vacant
9.1 Si, entre les réunions du Conseil d’administration, le poste de président devient vacant, pour une période indéterminée ou en raison d’une absence à long terme, ou d’une raison autre que la destitution du titulaire du poste, les membres du Comité exécutif choisissent parmi eux un président intérimaire pour s’acquitter des fonctions du poste jusqu’à la prochaine réunion ordinaire du Conseil d’administration.
9.2 À sa réunion ordinaire suivante, le Conseil d’administration confirme le choix du Comité exécutif ou choisit un autre vice-président comme président intérimaire. Le président intérimaire s’acquittera des fonctions de président jusqu’à ce que des élections aient lieu.
9.3 Le Conseil d’administration tient une élection présidentielle spéciale au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date où le poste est devenu vacant, à condition qu'une telle élection n'ait pas lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant les élections régulières de l'Institut, auquel cas le poste sera inclus dans cette dernière élection. En cas d’élections spéciales, le président élu conformément à la présente politique occupe son poste jusqu’à la fin du mandat en cours.
10. Formation linguistique
10.1 Une formation linguistique intensive doit être offerte aux membres du Comité exécutif qui en expriment le besoin.
10.2 Toutes les demandes de formation linguistique émanant des membres du comité exécutif sont soumises au Conseil d’administration pour approbation.
11. Cotisations professionnelles
11.1 Les cotisations professionnelles pour une désignation ou une association pertinente sont payées pour le président et les vice-présidents à temps plein sur une base annuelle.
12. Politique sur le harcèlement
12.1 La Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires s’appliquera. Les violations de la Politique sur le harcèlement seront traitées conformément aux ententes de service du président et des vice-présidents et de la Partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
Partie 3 – À LA FIN DU MANDAT
1. Réorientation professionnelle
1.1 À la fin de son mandat, le président ou le vice-président sortant qui n’était pas retraité, et qui n’a pas de poste d’attache auquel retourner en raison d’un réaménagement des effectifs chez son employeur peut bénéficier d’une réorientation professionnelle.
1.2 La réorientation professionnelle comprend un programme de trois mois avec une société de consultants spécialisée en réorientation professionnelle.
1.3 De plus, il est possible d’offrir une formation spéciale de cinq jours ou l’équivalent afin de mettre les compétences à niveau en vue de la réintégration sur le marché du travail.
1.4 Une approbation préalable est nécessaire et des reçus doivent être soumis pour toute dépense de réorientation professionnelle et de formation de mise à niveau des compétences.
2. Indemnité de départ
2.1 L’Institut versera un (1) mois de salaire pour chaque année où la personne a occupé le poste de président ou de vice-président à temps plein, jusqu’à concurrence de six mois de salaire.
2.2 Les vice-présidents à temps partiel ou les membres du Comité exécutif qui étaient retraités au début de leur mandat ne sont pas admissibles à une indemnité de départ.
3. Couverture d’assurance responsabilité
3.1 L’Institut continuera d’assumer les frais juridiques d’un président ou d’un vice-président sortant pour toutes les poursuites intentées durant son mandat.
3.2 Cette protection n’inclura aucune poursuite intentée personnellement par le membre du Comité exécutif sortant contre une personne, une entreprise ou une personne morale.
3.3 Cette protection ne comprend pas toute poursuite intentée par un membre sortant du Comité exécutif contre l’Institut.
Partie 4 — MODIFICATION DES MODALITÉS D’EMPLOI
Aucune modification des modalités d’emploi, à l’exception des rajustements économiques et des allocations personnelles, ne peut être mise en vigueur entre les examens triennaux.