Avis de convocation à l'AGA du Chapitre Ville-Marie - 12 avril 2018 | L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Bonjour cher membre,

Vous êtes cordialement invités à participer à l’Assemblée générale annuelle (AGA) 2018 qui se tiendra cette année sous le concept de Cocktail dinatoire :

Date : 12 Avril 2018

Heure : 17h00

Emplacement :

Restaurant Sous-Bois

http://www.soubois.com/

1106 Boul. Maisonneuve Ouest,

Montréal, QC H3A 1M7 (Métro McGill)

Dans le but que l’évènement soit de la plus courte durée possible, un seul invité sera parmi nous, soit M. Yvon Brodeur, Directeur de la région du Québec.

NOTE IMPORTANTE :

Seules les personnes inscrites se verront leur souper payé. Pour vous inscrire, veuillez envoyer un courriel de confirmation à l’adresse courriel suivante, au plus tard le vendredi 6 avril :

Vickypainchaud@pipsccollab.ca

Notez : Lorsque vous réservez votre place, nous confirmons aussi le nombre de repas au restaurant. Les gens qui réservent une place mais qui finalement ne se présentent pas, nous coûte de l’argent. En cas d’annulation, veuillez à nous contacter via la même adresse courriel vickypainchaud@pipsccollab.ca , au plus tard le vendredi 6 avril.

Vous trouverez ci-joint, les documents suivant :

Ordre du jour

Procès-verbal de l’AGA 2017

Statuts et règlements ( modifications)

Appel de candidatures pour les élections 2018

Ordre du jour :

Ouverture de l’AGA
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle 2017 et questions relatives
Présentation des invités
Rapport du président
Rapport financier annuel
Approbation du budget 2018
Statuts et règlements (changements)
Élection
Présentation du nouvel exécutif
La parole aux membres
Levée de l’assemblée.

Procès-verbal de l’AGA 2017:

Pour lecture préalable seulement, l’adoption sera tenue en AGA.

Voir le document qui suit.

Statuts et règlements :

Vous trouverez, suivant ce présent message, la modification proposée à nos statuts, comme demandé par le Comité des statuts et politiques. Les seules modifications qui auront été apportées au modèle ont été clairement identifiées. Il s'agit simplement d'insérer le nom du chapitre dans le texte. Nous avons aussi surligné les nouveaux paragraphes. Pour le reste du texte, les changement sont mineurs et ont pour but de s'aligner sur les statuts nationaux, ou en référer au besoin. Il est de notre compréhension que le sens du texte n'a pas changé, seulement la formulation. Ces nouveaux statuts seront soumis pour un vote de ratification à l'AGA.

Élections:

Appel de candidatures pour l’exécutif du Chapitre Ville-Marie

En vertu des statuts du Chapitre Ville-Marie, prenez note que 3 postes de directeur seront pourvus par voix d’élection lors de l’AGA 2018.

Notez : La meilleure façon de poser sa candidature est toujours d`être sur place au moment des élections. Par contre, un membre en règle, prévoyant être absent, peut poser sa candidature par écrit, en soumettant son intérêt à occuper le poste auquel fait référence sa mise en candidature. Pour se faire, un courriel doit être acheminé au président des élections via le courriel suivant : sabourin@pipsc.ca, et ce avant la tenue de l’assemblée.

Merci beaucoup,

Votre exécutif du Chapitre Ville-Marie

Institut professionnel de la Fonction publique du Canada

Chapitre Ville-Marie

Assemblée générale annuelle

8 juin 2017

La Trattoria

1551 Notre-Dame Ouest

Procès-verbal

Étaient présents :

Renaud Guiard

Philippe Marazzani

Damien Noël

Marc Desjardins

Evangelia Costamis

Philippe Poudret

Ammar Arab

Baris Demir

Christian Leclerc

Dugué Jean-Louis

Ginette Lanteigne

Jessica Vingerhoeds-Carbino

Marc Sabourin

Patricia Rousseau

Paul Dupuis

Peter Rosenthal

Rita De Viti

Sanjay Persand

Yuliya Milinkis

Invités : aucun

Le président d'assemblée, Renaud Guiard, ouvre la réunion.

Philippe Marazzani est nommé secrétaire de l'assemblée.

Le président présente l'exécutif aux membres.

1— Adoption de l'ordre du jour :

Le président fait la lecture de l'ordre du jour.

Le président demande s'il y a des modifications à y apporter:.Aucun changement n'est proposé à l'ordre du jour.
Philippe Poudret propose l'adoption de l'ordre du jour, appuyé par Renaud Guiard.
Le président demande si quelqu'un exige le vote.
L'ordre du jour est adopté à l'unanimité.

2— Lecture et approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle de décembre 2016

Le président fait la lecture du procès-verbal de l'assemblée générale de décembre 2014.

Le président demande s'il y a des changements à apporter au procès-verbal :
- Demande de correction de la durée des mandats à 2 ans :
  - proposée par Evangelia Costamis
  - appuyée par Ginette Lanteigne
L’adoption du procès-verbal 2016 tel que modifié est proposée par Philippe Marazzani qui est appuyé par Renaud Guiard.
Le président demande si quelqu'un exige le vote.
Le procès-verbal est adopté à l'unanimité.

3— Présentation des invités

Le président excuse l’absence d’Yvon Brodeur pour cause médicale, qui était notre seul invité. Renaud Guiard fait un exposé de la structure de l’Institut afin d’expliquer la différence entre les groupes et sous-groupes, par rapport aux régions et aux chapitres. Il parle des activités du chapitre et indique que les c’est la région qui forme ses membres, dont ceux de ce chapitre. Il donne des exemples de formations.

4— Affaires découlant du procès-verbal de 2016

Aucun suivi n'est requis pour des affaires découlant du procès-verbal de 2016.

5— Rapport du trésorier

Le président d’assemblée cède le plancher au trésorier, Marc Desjardins qui nous parlera des états financiers de 2016 et du budget 2017.

Le trésorier passe en revue avec les participants les revenus et les dépenses de 2016.
Le trésorier dévoile le budget de 2017
Le trésorier ouvre le plancher aux questions des participants sur le rapport financier et le budget.
- La première question porte sur la raison du montant d’allocation plus petite pour 2016 par rapport à 2015. La raison est qu’il restait trop de fonds de l’exercice financier précédent.
- Le trésorier mentionne qu’on pourrait organiser plus d’activités au chapitre car on a des fonds pour les planifier et les exécuter. Le problème est que les membres montrent un très faible intérêt par un taux de participation anémique.
Le trésorier propose l’adoption des états financiers de 2016 et du budget 2017.
Il est appuyé par Dugué Jean-Louis.
Le président demande si quelqu'un exige le vote.
Les états financiers de 2016 et le budget 2017 sont adoptés à l’unanimité.

6— Rapport du président

Le président d'assemblée reprend la parole comme président du chapitre et fait son rapport. Renaud dit qu’on a organisé quelques activités en 2016, dont des 5 à 7, des diners-causerie. Il note que la participation à cette AGA n’est pas aussi bonne qu’en 2016. Le président parle du rôle de l’Institut, de la retraite stratégiques des présidents de chapitres et des présidents de comités régionaux pour échange d’idées. Il parle également des activités des comités comme le Comité des Jeunes, la Condition féminine, le comité diversité. Le président explique que les objectifs nationaux descendent d’en haut vers les régions et les chapitres. Cette année, les présidents de chapitres n’ont jamais eu les objectifs nationaux alors on a le champ libre pour innover. Si nos membres ont des idées, on est ouvert à toutes suggestions. On veut sortir, chercher les gens pour la mobilisation, se retrouver ensemble et discuter de nos problèmes.

7— Statuts et règlements

Une motion est amenée par le comité exécutif du chapitre :

B-1 Adoption des règles de procédure particulières

Attendu que l’Institut tente de moderniser ses statuts;

Attendu que The Standard Code of Parliamentary Procedures et le Code Morin présentent des différences et ne sont pas traduits dans les deux langues officielles;

Il est proposé que l’article 9 des statuts soit amendé comme ceci :

ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions du Chapitre ou de l’exécutif du Chapitre ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l’édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure des Règles de procédure des assemblées syndicales de l’Institut professionnel

de la fonction publique du Canada disponible à la réunion.

Le président fait la lecture de la motion, enjoint les participants à aller voir l’article 9 dans les statuts, et explique que l’Institut a proposé un nouveau code pour régir les réunions des corps constituants parce qu’on en avait des différents entre la version du Québec (code Morin, non disponible en anglais) et ailleurs avec le Code of Paliamentary Procedure (non disponible en français). Comme on n’en a pas de copies la proposition de changer les statuts sera reportée à l’an prochain. La motion de changement est retirée.

8— Élections

Le président de l'assemblée a désigné président d'élection, Philippe Poudret qui remettra son rapport d’élection à l’exécutif du chapitre. En résumé, les postes suivants ont été comblés pour un mandat de 2 ans.

Président : Renaud Guiard élu par acclamation.
Vice-président : Marc Sabourin élu par une majorité de votes.
Trésorier : Marc Desjardins élu par acclamation.
Secrétaire : Philippe Marazzani élu par acclamation.
Membre actif : Damien Noël élu par acclamation.
Membre actif : Dugué Jean-Louis élu par acclamation.
Membre actif : Baris Demir élu par acclamation.

9— Varia

Le président explique le segment, qui sert à donner aux membres le plancher pour émettre leurs commentaires, poser des questions.

Marc Sabourin explique l’historique du chapitre de Montréal, puis la dissension qui a ensuite permis la création du chapitre Ville-Marie. Marc émet l’opinion que le chapitre n’a pas fait grand-chose pour le budget dont il dispose. On n’a rien fait au sujet de Phénix. Il dit qu’il va s’impliquer au chapitre pour voir à proposer des changements et des activités.

Evangelia Costamis demande comment un tiers des personnes qui avaient accepté l’invitation à l’AGA, ne se sont pas présenté. Philippe Marazzani va leur écrire pour expliquer les coûts encourus au chapitre et, en définitive, aux membres.

9— Levée de la séance

L'ordre du jour étant épuisé, le président demande si quelqu'un propose la levée de l'assemblée.
Philippe Marazzani propose la levée de l'assemblée
Il est appuyé par Philippe Poudret.
Le président demande si quelqu'un exige le vote.
La levée de l'assemblée est adoptée à l'unanimité. Le président remercie tous les participants.
La séance est levée.

Renaud Guiard, président d'assemblée

Philippe Marazzani, secrétaire

Date

L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

STATUTS DU CHAPITRE VILLE-MARIE

PRÉAMBULE¹

Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des chapitres non prévues dans les statuts et règlements de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région du Québec, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Institut » ou « IPFPC » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membres)

« président » Sauf indication contraire, le président du chapitre

« vice-président » Sauf indication contraire, le vice-président du chapitre

ARTICLE 1 NOM

Le nom du chapitre est le chapitre Ville-Marie de l'IPFPC, ci-après appelé le « chapitre ».

ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE

Le chapitre a pour buts de faire valoir les intérêts de ses membres, de servir de tribune pour les discussions sur les affaires de l'Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de formuler des recommandations au conseil régional et à l'Institut s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut et de nommer des délégués aux assemblées du conseil régional et de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes.

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES

3.1 Tout membre titulaire qui se trouve dans la zone géographique du chapitre, telle qu'elle est définie par l'Institut, est membre titulaire du chapitre.

3.2 Tout membre retraité qui se trouve dans la zone géographique du chapitre, telle qu'elle est définie par l'Institut, est membre titulaire du chapitre.

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes à l'exécutif du chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du chapitre et voter dans le cadre des affaires du chapitre.

4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du chapitre et y prendre la parole.

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Finances du chapitre : Les finances du chapitre doivent être conformes aux politiques de l’Institut.

5.2 Exercice financier : L'exercice financier du chapitre correspond à l'année civile.

5.3 Dépenses : L'exécutif du chapitre engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du chapitre.

5.4 Fonds du chapitre : Les fonds du chapitre sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.

5.5 Signataires autorisés : Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’exécutif de l’organisme constituant et la décision prise est consignée dans le procès‑verbal approprié. Le chapitre doit avoir au moins trois signataires autorisés.

5.6 Signatures : Tous les chèques doivent porter la signature de deux signataires autorisés. Un signataire autorisé ne peut être le bénéficiaire d’un chèque.

5.7 Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées.

5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du chapitre.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU CHAPITRE

6.1 Rôle : L’exécutif du chapitre exerce l’autorité et agit pour le compte du chapitre dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.

6.2 Composition : L’exécutif est élu par et parmi les membres du chapitre. Il se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier³ et de membres actifs et compte le nombre de membres maximum permis par les statuts de l’Institut⁴.

6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de deux (2) ans⁵, sauf à la première élection, où la moitié des membres sont élus pour deux (2) ans et l’autre moitié, pour un (1) an.

6.4 Réunions : L’exécutif du chapitre tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année.

6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif sont présents.

6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.

6.7 Postes vacants

6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume les fonctions du président jusqu'à la prochaine élection.

6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.

6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste à l’exécutif.

6.8 Fonctions

6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du chapitre et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du chapitre à l’assemblée générale annuelle.

6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.

6.8.3 Secrétaire : Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer les avis de convocation aux réunions du chapitre et de l’exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du chapitre et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports exigés par les statuts et règlements de l’Institut et de la Région⁶.

6.8.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du chapitre conformément aux politiques de l'Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du chapitre, produit les états financiers détaillés demandés par l'Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du chapitre. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du chapitre.

6.8.5 Membres actifs : Les membres actifs exercent les fonctions qui leur sont attribuées par l'exécutif du chapitre.

6.8.6 Comités : L'exécutif peut former des comités, au besoin. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’exécutif. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire⁷ du chapitre. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif.

ARTICLE 7 ÉLECTIONS

7.1 Comité des élections : L’exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du chapitre et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.

7.2 Mises en candidature

7.2.1 Un appel de candidatures à des postes de l'exécutif du chapitre à pourvoir par voie d’élection accompagne l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)

7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du chapitre.

7.2.3 Réservé

7.2.4 Le Comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.

7.3 Procédure électorale

7.3.1 Les élections ont lieu à l’assemblée générale annuelle du chapitre.

7.3.2 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.

7.3.3 Réservé

7.3.4 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.

7.3.5 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du chapitre, puis diffusés.

7.3.6 Les nouveaux membres de l’exécutif du chapitre entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle du chapitre.

ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU CHAPITRE

8.1 Assemblée générale annuelle

8.1.1 L’assemblée générale annuelle du chapitre en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.

8.1.2 L’exécutif du chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.

8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres inscrits à l'ouverture de l'assemblée sont présents⁸.

8.1.4 Ordre du jour : L'ordre du jour comprend les points suivants :

Adoption de l'ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente

Questions découlant du procès-verbal

Rapport du président

Rapport financier annuel

Approbation du budget

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

8.1.5 Vote sur les motions : Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter⁹. Les membres de l’exécutif du chapitre sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.

8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.

8.2 Assemblée générale extraordinaire

8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du chapitre ou à la demande écrite d'au moins dix pour cent (10 %) des membres du chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.

8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.

8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.

ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions du chapitre ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d'abord sur les questions de procédure et d'ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, il se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.

ARTICLE 10 STATUTS

10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du chapitre. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.

10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du chapitre. Tous les membres du chapitre peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :

a) l'article visé par la modification;

b) le nouveau libellé.

(Voir en 8.1.2)

10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional concerné, aux fins d’examen.

10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du chapitre et approuvés par l'Institut.

10.5 Les présents statuts sont adoptés à la fois en français et en anglais, les deux versions ayant force de loi égale.

ARTICLE 11 RÈGLEMENTS

11.1 L’exécutif du chapitre peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du chapitre, et s’ils ne vont pas à l'encontre des présents statuts.

11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l'approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.

11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du chapitre, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.

ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE

Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.