L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique
du 2 décembre 2017 à l’Hôtel Delta Halifax, Halifax (N.‑É.)
PRÉSIDENTE : Kimberley Skanes
EXÉCUTIF : Michael Basque
Marilyn Best
Gerry Saunders
Cathy Hebert
Carolyn Hynes
Marcel Journeay
Scott McConaghy
Mike Pauley
Phil Wilson
ABSENCES MOTIVÉES : Emmanuel Costain
PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance
Mot de bienvenue et présentations
Kimberley ouvre la séance à 8 h 27 et souhaite la bienvenue à Halifax aux participants, précisant qu’elle espère que tous ont apprécié l’activité sociale du temps des fêtes. Elle présente les deux observatrices : Jackie Holly et Leslie Nasmith. Ensuite, un tour de table permet à chacun de se présenter.
Michael anime une activité brise-glace humoristique qui démontre bien que le rire permet d’évacuer le stress.
SUIVI : Mike animera l’activité brise-glace de la réunion de janvier.
1. Adoption de l’ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :
- 10). b. Point de suivi de la séance à huis clos
- 14.5). Conseil régional de l’Atlantique (si le temps le permet)
Motion no 1 Phil, avec l’appui de Cathy, propose d’adopter l’ordre du jour tel que modifié.
ADOPTÉ
2. Approbation du procès-verbal du 19 octobre 2017
Kim signale que la Région de l’Atlantique a gagné la Coupe Héritage. La Coupe est exposée pendant la réunion.
Motion no 2 Carolyn, avec l’appui de Marcel, propose d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
ADOPTÉ
3. Examen des points de suivi
Kim passe en revue avec l’exécutif les points de suivi déterminés lors de la réunion de l’exécutif du 19 octobre 2017.
Points de suivi
déterminés par l’exécutif régional de l’Atlantique
à la réunion du 19 octobre 2017,
à l’hôtel Delta de Halifax (N.-É.)
|
# |
Suivi |
Point et date d’achèvement |
Fait ou en cours |
AR |
|
1 |
Exécutif |
Recueillir des photos et des anecdotes auprès des organismes constituants et les soumettre à Carolyn pour le 100e anniversaire de l’Institut. |
EN COURS |
|
|
2 |
Comité des motions |
Fixer la date limite pour la soumission des motions au CRA et la communiquer aux délégués au CRA. |
FAIT |
À revoir en décembre |
|
3 |
Catherine |
Trouver un service de traduction qui s’occupera de traduire les motions au CRA. |
EN COURS |
|
|
4 |
Cathy Hebert |
Solliciter des idées de BINGO auprès des délégués syndicaux au CRA pour le Conseil des délégués syndicaux de 2018 et revenir sur la question à la réunion de décembre. |
FAIT |
À revoir en décembre |
|
5 |
Catherine |
Mettre à jour, formater et publier sur le portail de l’Exécutif les documents suivants : les mandats, rôles et responsabilités des sous-comités; les rôles et responsabilités de la Région de l’Atlantique; le mandat du Comité de formation de la Région de l’Atlantique ainsi que le rôle du président du Comité de formation de la Région de l’Atlantique. |
FAIT |
|
|
6 |
Catherine |
Compiler les résultats de l’exercice d’établissement d’objectif et les ajouter à l’ordre du jour de décembre pour examen final. |
FAIT |
À revoir en décembre |
|
7 |
Catherine |
Envoyer un courriel à Phil pour lui rappeler de parler avec Greg Murphy pour obtenir 4 reproductions de son beau-frère. |
FAIT |
|
|
8 |
Catherine |
Rédiger un courriel pour Kim aux délégués de l’AGA pour décrire la réunion du Caucus et la suite de réception à l’AGA. |
FAIT |
|
|
9 |
Catherine |
Inclure Sheila dans le courriel adressé aux délégués à l’AGA de l’Atlantique concernant la réunion du caucus du jeudi soir. |
FAIT |
|
|
10 |
Sous-comité des prix |
Réviser le formulaire de Délégué syndical de l’année, afin qu’il permette de recueillir plus d’informations et élaborer une liste de contrôle dont se servira le Comité pour examiner les candidatures. |
EN COURS |
|
|
11 |
Sous-comité des prix |
Examiner les suggestions et déterminer si la Région devrait donner suite à certaines d’entre elles.
|
EN COURS |
|
|
12 |
Catherine |
Inscrire les motions de l’AGA avec les positions de l’exécutif sur la grille et l’envoyer à Manny. |
FAIT |
|
|
13 |
Michael |
Animer l’activité brise-glace de la réunion de décembre. |
FAIT |
|
Point 2 :
SUIVI : Scott doit préparer un document final sur les directives pour la présentation de motions au CRA pour Catherine.
SUIVI : Catherine doit formater le document de présentation des motions au CRA pour l’inclure dans la lettre annonçant le nombre de délégués aux présidents de chapitre et de groupes provinciaux.
Point 4 : Cathy signale que les gens sont intéressés par un BINGO musical. Une discussion s’ensuit sur la viabilité de la tenue d’un BINGO.
Point 10 : Une discussion s’ensuit pour déterminer quels sont les renseignements nécessaires au Sous-comité des prix pour choisir un candidat. Le comité continuera de travailler sur les documents de mise en candidature.
4. Calendrier des activités
Le calendrier des activités est examiné et rien n’y est ajouté.
SUIVI : Catherine doit modifier les heures pour la réunion de l’exécutif régional du 27 janvier qui se déroulera de 9 h à 18 h.
SUIVI : Catherine doit examiner la possibilité de reporter d’une semaine l’École de formation de la Région de l’Atlantique, soit du 19 au 21. Elle vérifiera auprès de l’hôtel et du personnel.
Les dates et les endroits pour les réunions de l’exécutif de 2019 sont déterminés ainsi que l’endroit où se tiendra le CRA 2020.
SUIVI : Catherine doit faire les réservations suivantes : Réunions de formation et de l’exécutif — 25 et 26 janvier 2019, Delta Dartmouth; 22 et 23 mars 2019, Delta Beausejour; 13 et 14 septembre 2019, Dundee, Keltic ou Inverary Inn. Formation des délégués syndicaux — du 21 au 23 février 2019, Delta Dartmouth; École de formation régionale, du 11 au 13 avril 2019, Old Orchard Inn; du 26 au 28 septembre 2019, Delta Prince Edward, Delta St. John’s ou Sheraton St. John’s.
SUIVI : Catherine doit réserver pour le CRA 2020 à Fredericton.
SUIVI : Catherine doit changer la date de la réunion de l’exécutif et de la formation de décembre 2018 au jeudi 29 novembre 2018 — activité sociale du temps des fêtes; vendredi 30 novembre 2018 – Réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique au Delta Halifax avec repas de dinde servi par un traiteur au Bureau d’Halifax, Salle de réunion du 1er étage et samedi, 1er décembre 2018 réunion du Comité de formation de 8 h 30 à 12 h.
5. Objectifs
Kim renvoie les membres de l’exécutif à la liste des objectifs compilés à la suite de l’exercice du groupe de travail de septembre. Les objectifs ont été groupés par thèmes et Kim indique qu’aux objectifs de l’an dernier qui étaient de faire des collectes de fonds pour des organismes de charité et soutenir le CJPA, nous devrions ajouter trois ou quatre objectifs pour 2018.
Après discussion et examen approfondis, les objectifs suivants sont choisis.
Objectif no 1 Chaque année au CRA, dresser le profil d’un chapitre et faire le suivi avec un article sur le chapitre dans le bulletin de l’Atlantique.
On suggère de préparer une présentation, avec photos, dont la narration serait confiée à un membre de l’exécutif de chapitre. Pour la première année, nous nous en tiendrons à un chapitre, mais les années suivantes, nous pourrions envisager de présenter le profil de plus d’un chapitre. On décide de commencer par le chapitre de Fredericton au CRA de mai 2018.
SUIVI : Catherine doit ajouter la présentation du profil d’un chapitre de l’Atlantique au CRA à la réunion des présidents de chapitre et de groupes provinciaux de mai pour discussion.
SUIVI : À la réunion de janvier, revenir sur l’élaboration d’un questionnaire pour les chapitres de l’Atlantique afin de demander de l’information sur l’organisme constituant et ses aspects uniques (c’est-à-dire la taille, les lieux, les activités fructueuses).
SUIVI : L’exécutif doit penser au programme du CRA et déterminer où nous aimerions ajouter le profil d’un chapitre de l’Atlantique.
L’exécutif discute des avantages des médias sociaux et de l’usage que la Région pourrait en faire. On note qu’il y a quelques pages Facebook de l’IPFPC dans l’Atlantique – Membres de l’Atlantique de l’IPFPC est une page administrée par Manny et Kim.
SUIVI : Kim doit ajouter une mention de la page Facebook « Membres de l’Atlantique de l’IPFPC » à son « Mot de la directrice » dans le bulletin de l’Atlantique.
SUIVI : Catherine doit envoyer le rapport de la directrice de Kim aux présidents de chapitre et de groupes provinciaux.
SUIVI : Les présidents de chapitre et de groupes provinciaux doivent ajouter la page Facebook de l’Atlantique à l’ordre du jour de leurs réunions
– Membres de l’Atlantique de l’IPFPC.
Objectif no 2 Augmenter le nombre de dîners d’information : il nous faudra donc un plus grand nombre de présentations de 30 minutes. Il faut passer le mot aux organismes constituants en utilisant le bulletin et Facebook par exemple.
SUIVI : Catherine doit envoyer à Carolyn le formulaire de rapport des dîners d’information.
Scott signale qu’il y a un arriéré de membres de l’Atlantique dont le travail mérite d’être
reconnu.
SUIVI : L’exécutif doit déterminer quels membres méritent un prix de service et envoyer les noms à Kim.
SUIVI : Catherine doit informer les présidents de chapitre et de groupes provinciaux de l’option de la carte d’appel et du processus à suivre pour appeler et participer aux réunions.
Objectif no 3 : Améliorer et promouvoir nos deux prix actuels en Atlantique — Délégué syndical de l’année et Membre d’exécutif de l’année.
Kim suggère que nous demandions aux présidents de chapitre et de groupes provinciaux de
présenter une candidature pour le Délégué syndical de l’année ou pour le Membre d’exécutif de l’année.
SUIVI : L’exécutif doit penser à des directives pour la demande de candidatures pour les prix
aux présidents de chapitre et de groupes provinciaux.
On suggère que le rôle du Comité des prix consiste peut-être à faire de la publicité sur les prix, à
recueillir les demandes et les informations les plus complètes pour ensuite les transmettre à un
tiers qui fera la sélection finale.
Cathy suggère d’enlever les noms des candidats au moment de la transmission au tiers afin
que l’examinateur fonde son choix seulement sur le mérite.
SUIVI : Catherine reviendra avec la question des prix de Délégué syndical de l’année et de Membre d’exécutif de l’année en janvier pour travailler à la sélection des examinateurs et des
paramètres pour le processus.
Plusieurs autres points qui ont résulté de l’exercice du groupe de travail de septembre ont été renvoyés aux sous-comités respectifs aux fins de suivi :
Liaison avec les chapitres :
- Augmenter les communications entre l’exécutif régional et les présidents de chapitre et de groupes provinciaux.
- Fournir de l’information et des fiches d’information aux présidents de chapitre et de groupes provinciaux pour qu’ils les communiquent aux membres.
- Examiner le nombre de délégués syndicaux dans les lieux de travail en Atlantique et en recruter là où c’est nécessaire.
Communications :
- Médias utilisés pour les sujets d’actualité — par ex., babillards.
- Bulletin — inclure des liens pour les contacts ou les noms pour augmenter la présence — par ex., Que fait votre syndicat pour vous?
Exécutif :
- Séance de formation des formateurs pour le Cours pour les membres d’exécutif d’organisme constituant — séance possible avec des représentants de chacun des organismes constituants de l’Atlantique.
6. Bilan de l’AGA
a. Réunion du caucus du jeudi : Kim indique que la réunion de cette année a été longue et qu’il a été difficile de passer en revue toutes les motions. Après discussion, on décide d’envoyer aux délégués un exemplaire de la feuille décrivant la position de l’Atlantique à l’avance, afin de réduire le temps nécessaire à la réunion. On pourrait demander aux délégués d’envoyer leurs questions ou leurs commentaires au Comité des motions s’ils ont besoin de précisions. À la réunion, le Comité des motions pourrait consacrer son temps aux motions sur lesquelles la Région aimerait se concentrer.
On signale également la nécessité d’être plus proactif au moment d’aviser les délégués de la réunion du caucus du jeudi. Quelqu’un mentionne que l’IPFPC ne devrait pas prévoir la réunion des nouveaux délégués ou d’autres activités au moment où se tient la réunion du caucus de l’Atlantique.
SUIVI : Catherine doit insérer l’avis de la réunion du caucus du jeudi dans la lettre adressée aux présidents sur le nombre de délégués à l’AGA.
SUIVI : Catherine, une fois qu’elle aura reçu les formulaires des délégués du chapitre, doit répondre aux délégués et les informer de la réunion du caucus du jeudi. Elle doit envoyer un rappel quelques semaines avant la réunion.
SUIVI : Kim doit parler avec le coordonnateur de l’AGA pour lui faire savoir que si l’IPFPC a l’intention de tenir une réunion des nouveaux délégués ou d’autres activités le jeudi soir, l’Atlantique devra avoir l’autorisation de faire arriver ses délégués plus tôt et il faudra changer l’heure de la réunion du caucus.
SUIVI : Catherine doit envoyer le document décrivant la position de l’Atlantique à l’égard des motions, plus un lien vers les motions aux délégués de l’Atlantique à l’avance et indiquer qu’ils doivent contacter le sous-comité des motions s’ils ont des questions ou veulent des précisions.
Phil suggère que la présence des nouveaux délégués à l’AGA de l’Atlantique devrait être soulignée à la réunion du caucus du jeudi.
SUIVI : Envoyer une note au sous-comité des motions pour indiquer qu’il faudrait souligner la participation des nouveaux délégués de l’Atlantique à la réunion du caucus du jeudi.
b. Symposium des jeunes : Kim dit avoir assisté à 70 % du symposium et au dire de tous l’activité a été bien accueillie. Elle déclare que l’équipe de « Bien mieux ensemble » a fait un excellent travail pour organiser l’événement compte tenu du peu de temps disponible pour la planification. {0>It was Atlantic’s AYPC that got the ball rolling for the symposium. C’est le Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique qui a lancé le symposium.
Leslie signale que l’ordre du jour du symposium était fort intéressant; deux panels d’agents de mobilisation ont parlé des leçons apprises et de la manière dont des solutions ont été trouvées pour les problèmes rencontrés. Leslie croit que l’argent de l’Institut a été bien utilisé.
c. Disposition des motions de l’AGA de 2017 :
Les motions de l’AGA 2017 sont examinées et les mesures suivantes notées :
F-7 : Suivi
B-27 : En discuter au CRA pour envisager une nouvelle présentation (Suivi au sous-comité des motions)
B-8 : À revoir au CRA 2019
B-10 : À revoir au CRA 2018 (Suivi au sous-comité des motions)
SUIVI : Le sous-comité des motions doit examiner la motion voulant que l’on n’exige pas d’un vice-président à temps plein qu’il déménage à Ottawa et amener le libellé à la réunion de l’exécutif de janvier pour examen.
SUIVI : L’exécutif doit établir si la nécessité pour les vice-présidents à temps plein de déménager à Ottawa est mentionnée dans les statuts de l’IPFPC.
B-22 : Réunions spéciales du CA — Examiner cette motion en fonction de l’article 16 des statuts et revenir à la réunion de janvier avec le libellé (Suivi au sous-comité des motions).
F-7 : Suivi qui se poursuit
B-17 : Examiner le libellé et revoir en janvier (Suivi au sous-comité des motions).
B-2 : À revoir à la réunion des présidents de chapitre pour leur signaler qu’ils obtiennent maintenant des cotisations pour les membres retraités.
En ce qui concerne la suite de réception de l’Atlantique pour l’AGA 2018, Kim suggère qu’un certain nombre de coordonnateurs se partagent les quarts de surveillance.
7. Rapport de la directrice régionale de l’Atlantique
Kim présente son rapport, qui est compris dans la trousse de réunion. Une discussion s’ensuit sur l’état des négociations avec les propriétés Marriott. Kim signale que l’IPFPC commencera des pourparlers avec Marriott pour discuter de la possibilité d’un tarif préférentiel.
L’exécutif s’enquiert du Régime de mieux-être pour les employés et Kim signale que la première réunion a eu lieu en septembre. On s’attend à ce que la consultation/négociation du régime demande environ un an, après quoi il sera intégré à la prochaine ronde de négociation.
La liste des membres de l’Atlantique intéressés à faire partie des comités nationaux n’est pas encore sortie, donc l’exécutif tiendra une téléconférence pour examiner les demandes.
SUIVI : Kim doit convoquer une téléconférence pour examiner la liste des membres de l’Atlantique intéressés à faire partie des comités nationaux.
8. Affaires nouvelles
Motion no 3 : Marcel, avec l’appui de Phil, propose de mettre un terme à la séance à huis clos.
ADOPTÉ
Motion no 4 Carolyn, avec l’appui de Marcel, propose d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
ADOPTÉ
9. Rapport du président du Comité de formation
Carolyn signale que le Comité de formation a eu une réunion productive hier.
On discute du volet formation du vendredi après-midi pour le CRA et le comité envisage d’offrir une séance sur l’organisation de réunions efficaces. La séance comporterait une brève présentation instructive abordant des sujets comme l’ordre du jour, la présidence, la procédure parlementaire, etc., suivie de séances en petits groupes au cours desquelles les participants prendraient part à une mini réunion. Quelqu’un suggère le titre « Qu’est-ce qui s’est passé avec ma réunion? »
On procède à l’examen des évaluations du Conseil des délégués syndicaux et en général les commentaires sont positifs. La principale plainte touche l’allocution du vice-président Hindle.
SUIVI : Catherine doit envoyer la compilation des évaluations à l’exécutif régional.
Il n’y a pas eu beaucoup de monde à la réception du vendredi soir qui suivait immédiatement le Banquet de remise des prix. Pour 2018, le comité suggère qu’il y ait un maître de cérémonie et de la musique tout au long du banquet de remise des prix, et que l’activité de réception du samedi soir se déroule sur le thème de l’Halloween avec un groupe de musiciens.
On discute de la taille des classes pour l’École de formation régionale et il est convenu de passer de 25 à 22 participants, même si la politique recommande 20 participants. Les cours choisis sont : Comment valoriser les droits de la personne et la diversité, Traitement avancé des griefs, Pour des équipes de consultation efficaces et L’intimidation et le harcèlement. Nous retiendrons les services des Saunder’s Brothers pour le banquet et la soirée du vendredi et ferons une collecte de fonds pour un organisme caritatif local.
SUIVI : Kim et Catherine doivent préparer des lettres pour inviter Debi Daviau au CRA et au Conseil des délégués syndicaux.
Motion no 5 Gerry, avec l’appui de Phil, propose de ne pas remplacer la présidente Daviau si jamais elle n’est pas en mesure de prendre part au CRA ou au Conseil des délégués syndicaux.
MOTION REJETÉE
Jackie Holly suggère que l’on pourrait avoir un message vidéo de la présidente et un représentant désigné pour une période de questions comme solution de rechange.
Motion no 6 Carolyn, avec l’appui de Michael, propose d’approuver le rapport du comité de formation tel que présenté.
ADOPTÉ
10. Finances de l’Exécutif régional
Phil dépose le rapport d’encaisse pour l’exécutif régional de l’Atlantique. Il signale que quelques dépenses n’ont pas encore été reçues — Les observateurs de l’AGA et les chandails de l’AGA par exemple.
Motion no 7 Scott, avec l’appui de Mike, propose que l’exécutif régional de l’Atlantique achète un projecteur portatif d’une valeur maximale de 500 $.
ADOPTÉ
Motion no 8 Cathy, avec l’appui de Gerry, propose que l’exécutif régional de l’Atlantique achète un ordinateur portable (Macbook Air) d’une valeur maximale de 2 000 $, incluant tous les logiciels et accessoires nécessaires.
ADOPTÉ
SUIVI : Phil doit se rappeler d’inscrire l’ordinateur portable du secrétaire comme actif.
SUIVI : Catherine doit s’informer pour savoir combien coûteraient des bouteilles d’eau en acier inoxydable à double paroi de 17 oz portant le logo de l’Atlantique.
SUIVI : Catherine doit s’informer pour savoir combien coûteraient des carnets à spirale portant le logo de l’Atlantique.
SUIVI : Marilyn doit envoyer à Catherine une photo des étuis d’ordinateur portable en feutre.
SUIVI : Carolyn doit acheter des prix d’une valeur de 350 $ chacun pour les tirages à l’École de formation et au CRA.
Motion no 9 Phil, avec l’appui de Cathy, propose d’accepter le rapport d’encaisse de l’exécutif régional de l’Atlantique tel que présenté.
ADOPTÉ
11. Rapports des comités nationaux
Les Statuts et les rapports de la formation et de l’apprentissage sont déposés pour examen.
SUIVI : Catherine doit enlever le rapport des élections de l’ordre du jour.
SUIVI : Mike doit envoyer des rappels aux membres de l’Atlantique qui font partie des comités nationaux pour les inviter à soumettre leurs rapports à la suite de leurs réunions afin de les inclure dans les trousses des réunions de l’exécutif régional.
Motion no 10 Gerry, avec l’appui de Michael, propose d’approuver les rapports des comités nationaux tels que présentés.
ADOPTÉ
SUIVI : Catherine doit envoyer des rappels aux membres de l’exécutif pour qu’ils portent leur insigne nominatif aux activités de l’exécutif.
15. Tour de table et levée de la séance
Motion no 11 Phil, appuyé par Scott, propose de lever la séance.
ADOPTÉ
NOTA : Si vous souhaitez voir une copie des rapports présentés à cette réunion, veuillez en faire la demande à cpinks@pipsc.ca.