Le Conseil régional de la RCN aura lieu les vendredi et samedi 20 et 21 avril 2018 à l’hôtel Hilton Lac‑Lemay, à Gatineau.
Le Conseil régional de la RCN est le corps dirigeant de la RCN à l’Institut. C’est à cette assemblée que les membres actifs de la RCN sont élus, que les modifications aux statuts sont adoptées et que le budget de la RCN est approuvé.
Pour demander à y assister, vous devez remplir le formulaire d’inscription en ligne.
Date limite des inscriptions : 28 février 2018, à 16 h
Les demandes d’inscription par téléphone ou par courriel ne seront pas acceptées.
Les exécutifs des chapitres examineront toutes les demandes provenant de leurs chapitres respectifs et feront parvenir à l’exécutif de la RCN la liste des délégués qu’ils auront choisis.
Vous recevrez une réponse à votre demande au plus tard le 16 mars 2018.
CARTABLE VIRTUEL
La documentation dont les délégués au Conseil régional auront besoin se trouvera dans le portail de la RCN. D’autres documents y seront ajoutés au fur et à mesure que nous les recevrons. Si vous n’avez pas de compte portail, veuillez communiquer avec Informatics@pipsc.ca. L’ordre du jour du Conseil régional sera affiché sur le site Web de l’Institut dès qu’il sera prêt.
Horaire du Conseil
Inscriptions : vendredi 20 avril à 12 h
Dîner : vendredi 20 avril à 12 h
Ouverture du Conseil : vendredi 20 avril à 13 h
Suspension des travaux : vendredi 20 avril à 17 h
Réception : vendredi 20 avril à 19 h 30
Reprise du Conseil : samedi 21 avril à 9 h
Levée du Conseil : samedi 21 avril à 16 h
Motions générales et motions de modification des statuts de la RCN
Les propositions de modification des statuts et des règlements de la RCN doivent être signées par deux membres et envoyées à l’adjointe responsable de la RCN (NCR_Admin@pipsc.ca) au moins six semaines (1er mars 2018) avant le Conseil, pour qu’elles soient acceptées en vertu de l’article 14 des statuts.
Ce n’est qu’à cette condition que des modifications aux statuts de la RCN peuvent être débattues au Conseil régional. Les motions de modification de statuts présentées sur place à l’assemblée ne seront pas admises. Toute autre motion proposée sur place sera considérée une fois que les autres points à l’ordre du jour auront été traités.
Élections de l’exécutif de la RCN
Cette année, des élections se tiendront pour pourvoir quatre (4) postes dont le mandat sera de deux (2) ans chacun.
Les candidatures seront acceptées sur place au Conseil régional.
Ceux qui seront élus devront assister à une réunion à 16 h 30 juste après le Conseil.
Motions pour l’AGA de l’IPFPC
Si vous souhaitez qu’une motion soit proposée par la RCN à l’AGA de l’Institut, nous vous encourageons à l’envoyer au Comité des statuts de la RCN, et ce, au plus tard le 1er mars 2018. Ce comité s’assurera qu’elle est bien rédigée ou fera des suggestions pour l’améliorer avant qu’elle ne soit présentée au Conseil de la RCN. Envoyez ces motions à NCR_Admin@pipsc.ca.
HÔTEL ET CONFÉRENCE
Hôtel Hilton Lac-Leamy
3, boulevard du Casino
Gatineau (Québec) J8Y 6X4
Tél. : 819-790-6444
Télécopieur : 1-819-790-6408
Réservations : attention, nous avons apporté des changements à la façon de procéder. Après le courriel vous confirmant votre participation au Conseil régional, vous recevrez un courriel vous invitant à COMMUNIQUER AVEC L’HÔTEL DIRECTEMENT POUR FAIRE VOS RÉSERVATIONS. Le courriel mentionnera également le NUMÉRO DE L’ACTIVITÉ. Seul le coût de votre chambre, taxes incluses, sera porté au compte principal de l’Institut. Vous devrez assumer tous les autres frais, et donc laisser auprès de l’hôtel le numéro de votre carte de crédit. La chambre qui vous a été réservée est à occupation simple ou double. Si vous désirez une plus grande chambre, il faut vous la faire approuver à l’avance en écrivant à ncr_admin@pipsc.ca. Un bloc de chambres a été réservé jusqu’au 22 mars 2018; il n’y a donc aucune garantie que les chambres seront disponibles après cette date.
L’heure d’arrivée est fixée à 16 h et l’heure de départ, à midi. Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais il se peut que vous deviez attendre jusqu’à 16 h. Il est possible de rendre la chambre après 12 h, mais avant de vous l’autoriser, l’hôtel doit s’assurer qu’il y a d’autres chambres libres. L’IPFPC ne paiera pas les frais additionnels imposés en cas de départ tardif.
Annulations
Si vous devez faire une annulation, vous DEVEZ EN INFORMER le personnel de l’Institut. Si vous devez annuler votre réservation d’hôtel ou y faire quelque changement que ce soit, vous devez communiquer directement avec l’hôtel au 819-790-6444 ou à groupes@hiltonlacleamy.com. Vous devez faire votre annulation vous-même, à défaut de quoi vous aurez à assumer vous-mêmes les frais d’hôtel.
Si vous ne pouvez pas participer au Conseil le vendredi 20 avril, veuillez téléphoner à l’hôtel directement pour annuler votre réservation et laisser en même temps un message à l’hôtel à l’attention du personnel de l’Institut. Ne laissez pas de message au bureau régional les jours où le Conseil a lieu, car le personnel sera probablement incapable de les prendre. Si vous ne vous conformez pas à ces directives, vous serez facturé à votre compte personnel les frais d’hébergement et de repas.
REPAS
Le vendredi 20 avril, le dîner sera offert aux délégués seulement.
Le samedi 21 avril, le dîner sera offert aux participants seulement.
Aucun autre repas ne sera offert. Les dispositions normales de la Politique sur les voyages sont applicables.
Selon la Politique sur les voyages de l’Institut, les repas des enfants qui sont sous la supervision d’un gardien ou moniteur sur place ne sont pas payés par l’Institut.
N’apportez pas de la nourriture offerte pendant les pauses santé ou le dîner à votre chambre. Cette nourriture est STRICTEMENT RÉSERVÉE aux délégués syndicaux, aux membres de l’exécutif, au personnel de l’Institut et aux conférenciers.
Allergies ou restrictions alimentaires
Vous devez mentionner dans votre formulaire d’inscription si vous avez une allergie ou des besoins alimentaires particuliers. Même si nous transmettons cette information à l’hôtel, vous devez quand même le préciser au serveur pendant le repas.
Services de garderie
Des services de garde d’enfants peuvent être fournis par l’hôtel. Appelez directement le concierge de l’hôtel au 819-790-6444.
Vous devez payer vous-même les services de garde d’enfants; ces frais vous seront remboursés jusqu’à concurrence de 75 $ dans le cadre de votre demande de remboursement des frais de voyage.
Vous seul êtes responsable des repas de vos enfants; vous ne pouvez pas demander le remboursement de ces dépenses à l’Institut.
STATIONNEMENT
Le stationnement en surface est offert gratuitement aux délégués du Conseil.
INDEMNISATION EN CAS DE CONGÉ
La politique de l’Institut permet d’indemniser les membres qui doivent prendre un congé annuel, un congé compensatoire ou un congé pour activité syndicale non payé pour assister à un conseil régional. Les congés utilisés pour faire le voyage peuvent aussi être indemnisés. Si c’est votre cas, vous devez remplir le formulaire de demande de salaire compensatoire de l’Institut et y joindre un formulaire de demande de congé dûment rempli indiquant que le congé a été approuvé par l’employeur.
Le remboursement de salaire sera limité aux heures de la journée du vendredi, en plus d’un temps de déplacement raisonnable.
Un temps de déplacement raisonnable est défini comme le temps nécessaire pour aller de votre domicile ou votre lieu de travail à l’endroit où se tiendra la réunion par la voie la plus directe et sans arrêt, dans l’intention d’arriver au Conseil au plus tard à 12 h (midi). Le personnel de l’hôtel fera de son mieux pour que vous ayez accès à votre chambre dès votre arrivée, mais vous pourriez devoir attendre jusqu’à 16 h.
En toute solidarité,
Greg Scriver
Président du comité exécutif de la RCN