Mandat de l’équipe de consultation nationale de l’Institut
auprès du ministère de la Défense nationale (MDN)
Préambule
Le présent mandat a pour but d’établir la composition et les responsabilités de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du ministère de la Défense nationale (« l’équipe »). Il sert à préciser le fonctionnement interne de l’équipe selon la Politique sur les relations patronales-syndicales et les lignes directrices sur la consultation de l’Institut.
1 Structure des consultations de l’Institut auprès du MDN
La structure des consultations de l’Institut auprès du MDN comprend les quatre (4) composantes suivantes :
a) les délégués syndicaux de l’Institut au MDN;
b) le groupe de consultation de l’Institut auprès du MDN;
c) l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN;
d) l’exécutif de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN.
L’Annexe A fait état des relations entre ces composantes.
2 Composition
2.1 L’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN est composée des personnes suivantes :
- les représentants régionaux;
- les représentants d’organisations nationales ayant un pouvoir délégué en matière de ressources humaines, entre autres les Services de santé des Forces canadiennes (SSFC), Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC), etc.;
- les représentants de projets de consultation nationale, comme le projet Transformation de la gestion de l’information et l’Initiative des services partagés.
1 Pour les besoins de la réunion annuelle de l’équipe et conformément à la politique de l’Institut, s’il y a plus de 15 volontaires, les délégués seront choisis selon les critères suivants : représentation régionale et sectorielle, connaissance du MDN et de l’Institut et expérience en consultation locale ou régionale.
1 Groupe de consultation de l’Institut auprès du MDN
Conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut, toute consultation avec l’employeur doit se faire par l’intermédiaire des délégués syndicaux de l’Institut. L’ensemble des délégués syndicaux de l’Institut impliqués dans des consultations, que celles-ci soient officielles ou non, constitue le groupe de consultation de l’Institut auprès du MDN.
2 Équipe de consultation de l’Institut auprès du MDN
Conformément à la politique de l’Institut, l’équipe de consultation nationale doit comprendre des représentants régionaux et sectoriels. Les représentants régionaux et leurs remplaçants sont chargés de représenter tous les groupes professionnels de leur région. Les membres de l’équipe sont nommés conformément aux dispositions de l’Annexe B.
1 Représentants du comité spécial de consultation nationale
Le délégué syndical responsable de la consultation représentant les membres de l’Institut au comité spécial de consultation nationale peut faire partie de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN. Le représentant est membre de l’équipe jusqu’à la fin des travaux du comité spécial.
4.2 Équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN
L’équipe nationale de consultation comprend les postes suivants :
1 Président;
2 Vice-président;
3 Agent des communications;
4 Représentant régional de l’Atlantique;
5 Représentant régional de la C.-B. et du Yukon;
6 Représentant régional des Prairies;
7 Représentant régional de l’Ontario;
8 Représentant régional de la RCN;
9 Représentant régional du Québec;
10 Représentant des services de santé des Forces canadiennes;
11 Représentant de Recherche et développement pour la défense Canada.
1 Postes de remplaçants
L’équipe peut créer d’autres postes au besoin. L'équipe peut approuver l'ajout de tout membre remplaçant à l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent désigner des remplaçants au besoin. Le président de l'équipe se réserve le droit de nommer des remplaçants.
2 Autres postes
L’équipe peut créer d’autres postes au besoin. L'équipe peut approuver l'ajout de tout remplaçant à l'équipe. Le président de l'équipe se réserve le droit de nommer des remplaçants.
4.5 Exécutif de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN
L'exécutif de l'équipe comprend le président, le vice-président, l'agent des communications et l'ART. L’exécutif coordonne les activités de l’équipe.
5. Responsabilités, fonctions et rôles
Tous les membres de l’équipe de consultation ont la responsabilité de représenter l’Institut auprès de l’employeur et de représenter et de transmettre les objectifs et les décisions de l’Institut aux membres et à l’employeur, tel que le stipule la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
1 PRÉSIDENT
Le président de l’équipe de consultation est le principal agent de liaison entre le sous-ministre et la haute direction (sous-ministres adjoints) du Ministère.
Son rôle est précisé dans la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
2 VICE-PRÉSIDENT
Le vice-président de l’équipe de consultation nationale prête son concours au président et le remplace au besoin.
3 AGENT DES COMMUNICATIONS
L’agent des communications :
- Prépare et distribue les bulletins, les communiqués et les procès-verbaux des réunions au nom de l’équipe de consultation nationale;
- Est la personne principale à contacter pour faire afficher de l’information dans la section réservée à la consultation auprès du MDN du site Web de l’Institut.
4 REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX ET SECTORIELS
Les représentants régionaux et sectoriels ont les tâches suivantes :
- diriger l’équipe de consultation régionale ou sectorielle;
- assurer la représentation aux Comités de consultation syndicale-patronale locaux, régionaux ou sectoriels.
- cerner les problèmes et les rapporter à l’équipe de consultation nationale au besoin;
- transmettre les procès-verbaux à l’agent des communications;
- assurer la diffusion de l’information aux délégués syndicaux régionaux et sectoriels;
- s’assurer de l’exactitude de l’information relative à leur structure régionale ou sectorielle;
5.5 Représentants suppléants
Le président de l'équipe précise les responsabilités, les fonctions et les rôles d'un remplaçant au moment de sa nomination et pendant la durée de son mandat.
5.6 AGENT DES RELATIONS DU TRAVAIL (ART)
L'agent des relations du travail donne soutien, assistance et conseils à l'équipe suivant les besoins.
6. Réunion annuelle de l’équipe de consultation nationale
Le président de l’équipe de consultation nationale organise la réunion annuelle de son équipe, conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
7. Modification du mandat
- On réexamine le mandat tous les ans à la réunion de l’équipe.
- Toute proposition de modification doit parvenir à l'agent des communications au moins un mois avant la réunion de l'équipe pour que l’Institut la traduise.
- Elle doit être communiquée aux membres de l'équipe dans les deux langues au moins 10 jours ouvrables avant la réunion annuelle.
- Elle doit être approuvée par la majorité des participants à la réunion de l’équipe.
Président
Date
Vice-président
Date
ANNEXE A
- À modifier afin d’inclure le représentant régional de la RCN
- 1 représentant de la 1ère Division aérienne du Canada (DAC) à éliminer
- Faire une ligne pointillée à côté de l’agent des relations du travail
- Ajouter une boîte de consultation sectorielle sous le représentant des SSFC
ANNEXE B
Processus de nomination pour la consultation auprès du MDN
Président et vice-président
1 Un courriel d’appel de candidatures est envoyé aux délégués syndicaux au Ministère.
2 De plus, un appel de candidatures est affiché dans la section réservée à la consultation auprès du MDN du site Web de l’Institut.
3 Le courriel et l’appel de candidatures invitent les délégués syndicaux à fournir la liste de leurs activités syndicales et de consultation au président de l'Institut ou à son représentant.
4 Une date limite est établie pour la présentation des candidatures : elle est généralement fixée à deux semaines.
5 Les candidatures sont examinées par le président de l’Institut ou son représentant pour voir si elles sont complètes.
6 Le nom et la liste d’activités pertinentes des candidats sont fournis à l’équipe de consultation auprès du MDN pour qu’elle fasse ses recommandations.
7 On fixe une date limite pour la présentation des recommandations de l’équipe de consultation auprès du MDN.
8 Le président de l’Institut ou son représentant passe en revue les candidatures au Comité exécutif de l’Institut.
9 Un candidat est nommé sur recommandation de l'équipe de consultation auprès du MDN et du Comité exécutif.
10 Le candidat est informé de sa nomination.
11 Un avis de nomination du délégué syndical est affiché dans le site Web de l’Institut.
Représentants régionaux et sectoriels et remplaçants
1 Un courriel d’appel de candidatures est envoyé aux délégués syndicaux du MDN de la région ou du secteur.
2 De plus, un appel de candidatures est affiché dans la section réservée à la consultation auprès du MDN du site Web de l’Institut.
3 Le courriel et l’appel de candidatures invitent les délégués à fournir la liste de leurs activités syndicales et de consultation au président de l'équipe de consultation.
4 Une date limite est établie pour la présentation des candidatures : elle est généralement fixée à deux semaines.
5 Les candidatures sont examinées par le président de l’équipe pour voir si elles sont complètes.
6 Le nom et les activités pertinentes des candidats sont fournis aux délégués syndicaux du MDN dans la région ou le secteur pour qu’ils fassent leurs recommandations.
7 Les délégués syndicaux du MDN dans la région ou le secteur ont une semaine pour faire leurs recommandations.
8 L’équipe de consultation nationale auprès du MDN reçoit en même temps, par courriel, le nom des candidats et la liste de leurs activités pertinentes afin de pouvoir présenter ses recommandations.
9 Après examen des recommandations des délégués syndicaux du MDN et de l'équipe de consultation auprès du MDN, le président de l'équipe nomme un candidat.
10 Le candidat est informé de sa nomination.
11 Un avis de nomination du membre est affiché dans le site Web de l’Institut.
Approuvée à la réunion du Groupe de travail sur la consultation le 3 mai 2013.