STATUS DE LA GUILDE DES MEMBRES RETRAITÉ(E)S
PRÉAMBULE
Les présents statuts et règlements traitent en général de questions liées à la Guilde des membres retraité(e)s non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » : L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« Membres » : Personnes qui répondent aux critères de l’article 3.
ARTICLE 1 – NOM
Le nom de l’organisation est la Guilde des membres retraité(e)s de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelée la « Guilde ».
ARTICLE 2 – BUTS DE LA GUILDE
Les buts de la Guilde sont de servir les intérêts de ses membres, de mettre en forme et d’exposer le point de vue de ses membres sur des questions qui les touchent, et de faire valoir les intérêts de la Guilde dans toutes les initiatives de l’Institut et de l’ancien employeur des membres, qui pourraient toucher la Guilde. L’exécutif national de la Guilde est le porte-parole de la Guilde auprès de l’Institut, sans que cela ne porte atteinte au droit des membres de s’adresser directement à l’Institut.
ARTICLE 3 – CATÉGORIE DE MEMBRES
Tou(te)s les membres retraité(e)s de l’Institut sont également des membres de la Guilde.
ARTICLE 4 – DROITS DES MEMBRES
4.1 Tou(te)s les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif national de la Guilde, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts de la Guilde et voter dans le cadre des affaires internes de la Guilde.
4.2 Les membres peuvent assister aux assemblées générales de la Guilde et y prendre la parole.
ARTICLE 5 – FINANCES
5.1 Exercice financier : L’exercice financier de la Guilde correspond à l’année civile.
5.2 Dépenses : L’exécutif national de la Guilde engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement de la Guilde.
5.3 Compte bancaire : L’exécutif national de la Guilde assure la tenue d’un compte au nom de l’Institut à une institution financière désignée par l‘Institut aux fins du dépôt des fonds de la Guilde.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux membres de l'exécutif national, l’un(e) étant le trésorier(-ère) ou la personne désignée qui la substitue et l’autre un(e) membre de l’exécutif national.
5.5 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par les personnes désignées par l’Institut.
ARTICLE 6 – EXÉCUTIF DE LA GUILDE
6.1 Composition : L’exécutif national de la Guilde comprend huit (8) membres : trois (3) de la région de la capitale nationale et un(e) (1) de chacune des cinq (5) autres régions de l’Institut. L’exécutif national de la Guilde est composé d’un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire et un(e) trésorier(-ère) ou un(e) secrétaire-trésorier(-ère), et des membres actifs(-ves) dont le nombre peut atteindre huit (8).
6.2 Mandat : Les mandats sont de trois (3) ans.
6.3 Réunions : L’exécutif national de la Guilde se réunit au plus cinq (5) fois par année, à moins que le Conseil d’administration de l’Institut ne lui demande de se réunir pour une raison spéciale. L’une de ces réunions a lieu le même mois que l’assemblée générale annuelle de l’Institut.
6.3.1 Observateurs(-rices) : Les réunions de l’exécutif national sont ouvertes à tou(te)s les membres de la Guilde qui désirent y assister à titre d’observateur(-rice). Ces personnes peuvent s’exprimer sur une question précise si une majorité simple des membres présent(e)s de l’exécutif national en convient. Les dépenses engagées par les observateur(-rices) ne sont pas remboursées par la Guilde, à moins qu’il n’y ait entente préalable avec l’exécutif national de la Guilde. Elles peuvent être assumées par une section locale.
6.4 Quorum : Le quorum est constitué de la majorité des membres de l’exécutif national de la Guilde.
6.5 Vote : Les décisions sont prises par vote majoritaire des membres présent(e)s de l’exécutif national.
6.6 Poste vacant : Si un poste autre que celui du (de la) président(e) devient vacant, les autres membres de l’exécutif nomment à leur réunion suivante un(e) suppléant(e) de la région concernée. Cette personne assumera les mêmes droits que ceux des membres élu(e)s, et ce, jusqu’à la fin du mandat initial.
6.6.1 Si le poste de président(e) devient vacant, le (la) vice-président(e) occupe la présidence jusqu’à la fin du mandat initial. Le poste de vice-président(e) est ensuite pourvu aux termes des présents statuts.
6.7 Absences : Un(e) membre absent(e) de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif national sans motif valable est réputé(e) avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 7 – FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DE LA GUILDE
7.1 Président(e) : Le (la) président(e) convoque et préside les assemblées de la Guilde et les réunions de l’exécutif national de la Guilde.
7.2 Vice-président(e) : Le (la) vice-président(e) assiste le (la) président(e) dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions de présidence en son absence.
7.3 Secrétaire : Le (la) secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées de la Guilde et aux réunions de l’exécutif de la Guilde, dresse le procès-verbal des réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers et la correspondance de la Guilde et de son exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.
7.4 Trésorier(-ère) : Le (la) trésorier(-ère) tient les livres de la Guilde conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque assemblée générale de la Guilde, soumet des états financiers détaillés à l’Institut au besoin et prépare la demande d’allocation annuelle de la Guilde. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tou(te)s les membres de la Guilde.
7.5 Membres actifs(-ves) : Les membres actifs(-ves) assument les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif national.
7.6 Comités : L’exécutif national constitue les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont déterminés par l’exécutif. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l'exécutif national.
ARTICLE 8 – ÉLECTIONS
8.1 L’exécutif national de la Guilde nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l'exécutif national de la Guilde et de conduire les élections. Les membres du comité des élections qui deviennent candidat(e)s à une élection cessent de faire partie de ce comité.
8.2 Le comité des élections lance un appel de candidature à tou(te)s les membres de la Guilde au moins quatre (4) semaines avant la date limite des mises en candidature telle qu’établie par le comité des élections.
8.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins deux (2) membres de la Guilde et les candidat(e)s doivent manifester leur désir d'occuper un poste.
8.4 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le comité des élections. Si le nombre de candidatures est insuffisant pour pourvoir tous les postes vacants, le comité des élections tente d’obtenir suffisamment de noms de candidat(e)s aptes et disposé(e)s à occuper le reste des postes vacants, à défaut de quoi l'exécutif peut nommer les personnes de son choix à ces postes.
8.5 Le comité des élections s'assure de l'éligibilité des candidat(e)s et, s'il y a lieu, fait parvenir un bulletin de vote à tou(te)s les membres ayant droit de vote.
8.6 Les bulletins de vote doivent être distribués au moins quatre (4) semaines avant la date limite de renvoi.
8.7 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l'Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le comité des élections.
8.8 Le (la) candidat(e) qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré(e) élu(e).
8.9 Le comité des élections fait en sorte que les membres soient informé(e)s dès que possible des résultats de l'élection.
8.10 Les membres nouvellement élu(e)s de l’exécutif entrent en fonction le 1er janvier suivant l’annonce des résultats de l’élection.
8.11 L’exécutif choisira les administrateurs(-rices) parmi ses membres élu(e)s; il s’agira du premier point à l’ordre du jour de la première réunion de l’exécutif après le 1er janvier.
ARTICLE 9 – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE LA GUILDE
9.1 Assemblée générale annuelle
9.1.1 L’assemblée générale annuelle de la Guilde se tient le jour précédant l’assemblée générale annuelle de l’IPFPC, au même endroit que cette assemblée, et est ouverte à tou(te)s les membres de la Guilde qui désirent y assister à leurs propres frais.
9.1.2 L’exécutif national convoque une assemblée générale annuelle de la Guilde au moins une (1) fois par année civile. L’intervalle entre ces réunions ne doit pas dépasser quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, s’il y a lieu, des propositions de modification des statuts. L’avis de convocation de la réunion de la Guilde lors de laquelle les amendements seront examinés comprend le libellé actuel de l’article à modifier ainsi que le libellé proposé.
9.2 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants, sans s’y limiter :
- Appel nominal (membres de l’exécutif de la Guilde)
- Adoption de l’ordre du jour
- Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
- Questions découlant du procès-verbal de la réunion précédente
- Rapport du (de la) président(e)
- Rapport financier annuel
- Affaires nouvelles, y compris les amendements aux statuts
9.3 Vote : Tou(te)s les membres présent(e)s à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
ARTICLE 10 – RÈGLES DE PROCÉDURE
10.1 Aux réunions de la Guilde ou de l'exécutif national de la Guilde, un vote majoritaire des membres présent(e)s permet de régler les questions de procédure qui n'ont pas été prévues. Le (la) président(e) d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à la réunion.
ARTICLE 11 – STATUTS
11.1 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l'exécutif. Tou(te)s les membres de la Guilde peuvent présenter des propositions de modification.
11.2 Les présents statuts et toute modification qui leur est apportée ultérieurement entrent en vigueur dès leur ratification par l’AGA de la Guilde et leur approbation par l'Institut.
ARTICLE 13 – SECTIONS LOCALES
13.1 Les membres de toutes les régions peuvent former une section locale, sur approbation de l’exécutif national de la Guilde.
13.2 L’exécutif d’une section locale doit comprendre un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire, un(e) trésorier(-ère), ou un(e) secrétaire-trésorier(-ère) si les postes sont fusionnés.
13.3 Une section locale a pour but, entre autres, de faire part à l’exécutif national des questions concernant les membres et de lui suggérer des programmes à mettre sur pied.
13.4 Les coûts des réunions d’une section locale sont assumés par les membres de la section.
13.5 L’exécutif de la section locale tient un compte au nom de « PIPSC RMG » (GMR de l'Institut) et de la section locale dans un établissement financier déterminé par l’Institut pour y déposer les fonds de la section locale.
13.6 Assemblée générale annuelle : Une section locale doit absolument tenir une assemblée générale annuelle.
13.7 L’intervalle entre deux assemblées générales annuelles ne peut dépasser les quinze (15) mois permis par l’IPFPC, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, tel que convenu par l’exécutif national de la Guilde.
13.8 Absences : Un(e) membre de l'exécutif de la section locale absent(e) de deux (2) réunions consécutives de l'exécutif sans motif valable est réputé(e) avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 14 – PRIX DE RECONNAISSANCE DE LA GUILDE
14.1 Critères :Des prix de reconnaissance sont remis à ceux (celles) qui rendent des services exceptionnels à la Guilde.
14.2 Éligibilité : Ce prix ne peut être décerné qu’à des membres retraité(e)s en règle et à des employé(e)s de l'Institut.
14.3 Règles : Les règles régissant la remise des prix de reconnaissance de la Guilde sont formulées par l’exécutif national de la Guilde et prévues dans les règlements.
ARTICLE 15 – RÈGLEMENTS
15.1 L'Exécutif national peut adopter des règlements qu'il juge utiles au fonctionnement de la Guilde et qui ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
15.2 Ces règlements sont présentés à l’assemblée générale annuelle de la Guilde aux fins d'approbation. Ils entreront en vigueur à une date déterminée par l’Exécutif national, mais pas avant leur approbation par l’Institut.
15.3 Chaque règlement et tout amendement proposé sera présenté à la prochaine assemblée générale de la Guilde lors de laquelle ils pourront être rejetés ou amendés. Ceci constitue un amendement aux règlements et est assujetti aux provisions de l’article 15.2.
R5 – FINANCEMENT DES SECTIONS LOCALES
R5.2 Allocation annuelle : Les sections locales reçoivent une allocation de la part de l’exécutif national de la Guilde et sont structurées comme suit :
R5.2.1 Nouvelles sections locales : Une section locale nouvellement proposée reçoit de l’exécutif national de la Guilde, par l'entremise de son (sa) représentant(e) régional(e), des fonds de démarrage tels qu’établis par l’exécutif de la Guilde.
R5.2.2 Chaque section locale reçoit une allocation annuelle établie par l’Exécutif, sur présentation à l’exécutif national de la Guilde, par l’entremise de son (sa) représentant(e) régional(e), des renseignements suivants :
a) les états financiers de l’exercice financier
b) les budgets et montants actuels de cet exercice
c) une copie du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle
d) le budget prévu pour le nouvel exercice
R5.2.3 Les sections locales reçoivent l’allocation annuelle qui leur est établie ou une partie de celle-ci, en vue d’augmenter leur encaisse jusqu’au montant maximal permis par l’IPFPC.
R.5.2.4 Une section locale peut demander au cours de l’année civile des fonds supplémentaires pour des projets spéciaux, en présentant à l’exécutif national de la Guilde, par l’entremise de son (sa) représentant(e) régional(e), un plan d’activités valable.
R6 – PRÉSENCE AUX RÉUNIONS DE L’EXÉCUTIF NATIONAL DE LA GUILDE
R6.3 Un(e) membre de l’exécutif national de la Guilde qui ne peut assister à une réunion de l’exécutif peut, avec l’approbation de l’exécutif national, se faire remplacer par un(e) autre membre de sa région.
R7 – FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF DE LA GUILDE
R7.1 – FONCTIONS DE DIRIGEANT(E) DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL
- Exercer un rôle de direction auprès des sections locales et des membres, et veiller à une excellente organisation au sein de la région;
- Faire connaître les préoccupations et les positions régionales aux réunions de l’exécutif de la Guilde;
- Dans les limites budgétaires, assister aux réunions de sections, et informer les membres des développements nationaux et régionaux;
- Assurer la liaison entre les sections locales de la région;
- Assurer une liaison permanente entre l'exécutif de la Guilde et les sections locales de la région.
R8 – ÉLECTIONS
R8.5 (En concertation avec le personnel de l’Institut) le comité des élections détermine le mode de scrutin.
R14 – PRIX DE RECONNAISSANCE
R14.1 Prix : Le prix de reconnaissance consiste en un certificat de reconnaissance de la Guilde signé par le (la) président(e) de la Guilde, à moins que l’exécutif national ne choisisse un autre prix.
R14.2 Règles : Les règles sont disponibles sur le site Web de l’Institut, à la section de la Guilde, et sont publiées régulièrement.
R14.3 Nombre de prix : Un nombre illimité de prix peuvent être décernés dans une même année.
R14.4 Nomination : Au moins deux (2) membres en règle peuvent proposer un(e) membre ou un(e) employé(e) éligible.
R14.5 Procédure de nomination : Pour proposer un(e) candidat(e), il faut remplir le formulaire prévu à cet effet et fournir :
a) les détails du service rendu par cette personne à la Guilde et aux membres retraité(e)s
b) un abrégé pour rendre hommage au (à la) candidat(e) lors de la présentation du prix
R14.5.1 Les nominations doivent parvenir à l’exécutif national de la Guilde par l’entremise du (de la) représentant(e) régional(e) pertinent(e).
R14.6 Présentation : Les prix sont normalement présentés à l'assemblée générale annuelle de la Guilde.
R14.7 Jury de sélection : L’exécutif national de la Guilde forme un jury de sélection composé de trois (3) membres retraité(e)s. Celui-ci donne ses recommandations au (à la) président(e) de la Guilde. Si une candidature est rejetée, le motif du rejet est communiqué aux proposants du (de la) candidat(e). Pour ses recommandations, le jury se fonde sur les critères les plus récents approuvés par l’exécutif national de la Guilde ainsi que sur les articles des statuts et règlements applicables.
R14.8 Un prix n’est pas décerné si le jury de sélection estime qu’aucun(e) candidat(e) ne le mérite.
Approuvés par le Conseil d’administration
le 8 octobre 2019