SOUS-GROUPE VFS DE LONDON STATUTS
PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des sous-groupes non prévues dans les Statuts et règlement de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe VFS, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« VFS » : le groupe Vérification, finances et sciences.
« AGA » : L’assemblée générale annuelle du sous-groupe VFS
« Institut »: l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres »: ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membre).
« président »: sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.
« vice-président »: sauf avis contraire, le vice-président du Sous-groupe.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce sous-groupe est le sous-groupe VFS de London de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Sous-groupe ».
ARTICLE 2 BUT
Le but du Sous-groupe est d’agir à l’intérieur de son secteur pour servir les intérêts professionnels de ses membres, protéger le caractère et les normes de leur profession, et mettre en forme et exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent. L’exécutif du Sous-groupe informe l’exécutif national du groupe VFS des sujets de préoccupation du Sous-groupe sur le plan de la négociation collective.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Tout membre titulaire du groupe VFS qui travaille à London est membre titulaire du Sous-groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l’exécutif du Sous-groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Sous-groupe et voter dans le cadre des affaires internes du Sous-groupe. (Tel que le défissent plus amplement les articles de règlement R4.1.a et R4.1.b).
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier : L’exercice financier du Sous-groupe correspond à l’année civile.
5.2 Dépenses : L’exécutif du Sous-groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du Sous-groupe.
5.3 Fonds: Les fonds du Sous-groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures : Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification: Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition : L’exécutif du Sous-groupe se compose d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire, d’un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Sous-groupe.
6.2 Durée du mandat: Le mandat des membres de l’Exécutif est d’une durée de trois (3)ans.
6.3 Réunions: L’exécutif du Sous-groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.3.1 Conduite des activités : La conduite des activités du Sous-groupe suppose un quorum.
6.4 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres votants de l’exécutif du Sous-groupe sont présents.
6.5 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire du quorum.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu’à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.7 Fonctions de l’Exécutif : L’exécutif du Sous-groupe administre les affaires du Sous-groupe de manière à promouvoir les buts de celui-ci, selon la volonté de la majorité des membres. Il est responsable d’informer les membres sur les questions de l’heure et s’assure de connaître leurs points de vue.
6.7.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif.
6.7.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.
6.7.3 Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Sous-groupe et aux réunions de l’Exécutif, tient un registre des réunions pour la période prescrite par la politique de l'Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les Statuts de l’Institut et du groupe.
6.7.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du Sous-groupe conformément aux politiques de l’Institut, présente un budget à la première réunion de l’année civile du Sous-groupe, produit le rapport financier requis par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Sous‑groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Sous-groupe.
6.7.5 Membres actifs: Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif.
6.7.6 Comités: le Sous-groupe ou son Exécutif créé les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du Sous-groupe. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’Exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Sous-groupe et conduire les élections. Un membre du comité des élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’Exécutif est envoyé 60 jours avant l'Assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.2 Les mises en candidature sont présentées par écrit au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
7.2.3 Le comité des élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
7.2.4 Si pour un poste donné aucune candidature n’est reçue avant la date limite, celle-ci est repoussée jusqu’à l’AGA pour ce poste-là.
7.3 Scrutin
7.3.1 Les membres du comité des élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, puis ils sont publiés. Les nouveaux membres de l’exécutif du Sous-groupe entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois 60 jours avant l’assemblée.
8.1.2 Quorum : Le quorum de l’AGA est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.3 Ordre du jour L’ordre du jour comprend les points suivants :
- Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe)
- Adoption de l’ordre du jour
- Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
- Questions découlant du procès-verbal
- Rapport du président
- Rapport financier annuel
- Rapport du comité des élections
- Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
- Motions provenant de l’assemblée
8.1.4 Votes : Tous les membres ont le droit de voter. Les votes se font normalement à main levée. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
8.1.5 Production de documents : Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d’au moins 10 % des membres votants du Sous-groupe et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.
8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figure à l’ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin des assemblées générales annuelles s'appliquent également aux assemblées générales extraordinaires.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Sous-groupe, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d'abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur l'édition la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians.»
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale ou extraordinaire du Sous-groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Sous-groupe. Tous les membres du Sous-groupe peuvent présenter des propositions de modification.
10.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l'Institut et à l'exécutif de groupe que cela concerne. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
10.4 Les présents statuts, et toute modification leur étant apportée, entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par le Conseil d’administration de l'Institut et ratifiés par les membres du Sous-groupe.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L’exécutif du Sous-groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Sous-groupe et que ceux-ci ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l’Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
11.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à la prochaine assemblée générale du Groupe, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas l’article 11.2 s’applique.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
RÈGLEMENT
R4.1.a Les membres de l’Exécutif sont tous tenus de participer, au nom des membres du Sous-groupe, aux consultations avec leur employeur. Par conséquent, pour maintenir son poste au sein de l’Exécutif, un membre doit être délégué syndical ou le devenir.
R4.1.b Un membre ne peut occuper plus d’un (1) poste de l’Exécutif à la fois.
R7.3a Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont tous élus par les membres. Les autres membres de l’exécutif sont élus en tant que membres actifs. Le délégué syndical en chef est nommé par les membres de l’exécutif du Sous-groupe parmi les membres actifs à la réunion de l’exécutif qui suit immédiatement l’élection.
R7.3.b Les membres de l'exécutif du Sous-groupe sont élus par scrutin secret.
R7.3.c Le Comité des élections établit les procédures nécessaires pour que tous les postes de l’exécutif du Sous-groupe soient occupés.
R7.3.d Le Comité des élections tiendra les élections de l’exécutif du Sous-groupe dans un court délai après l’AGA.
R7.3.e Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
Approuvé par le Conseil d’administration
le 23 juin 2010
Amendements approuvés par
le Conseil d’administration le 4 octobre 2014
Amendements approuvés par
le Conseil d’administration le 14 octobre 2017