PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l'organisation des sous-groupes non prévues dans les statuts ou le règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou du groupe CS, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« groupe CS » Le groupe Systèmes d’ordinateurs
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l'article 3 (Catégories de membre).
« président » Sauf avis contraire, le président du Sous-groupe.
« vice-président » Sauf avis contraire, le vice-président du Sous-groupe.
« Sous-groupe » Le sous-groupe CS de Toronto.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce sous-groupe est Sous-groupe CS de Toronto, ci-nommé le « Sous-groupe ».
ARTICLE 2 BUT DU SOUS-GROUPE
Le Sous-groupe a pour but d’agir à l’intérieur de son secteur pour servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leur profession, et de mettre en forme et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent. L'exécutif du Sous-groupe informe l’exécutif national du groupe CS des sujets de préoccupation du Sous-groupe sur le plan de la négociation collective.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRE
3.1 Tout membre titulaire du groupe CS qui travaille à Toronto est un membre titulaire du Sous-groupe.
3.2 Tout membre retraité du groupe CS qui demeure à Toronto est un membre retraité du Sous-groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l'exécutif du Sous-groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Sous-groupe et voter dans le cadre des affaires internes du Sous-groupe.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Sous-groupe et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Sous-groupe correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L'exécutif du Sous-groupe engage les dépenses qu'il juge nécessaires au fonctionnement du Sous-groupe.
5.3 Fonds Les fonds du Sous-groupe seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière exige la signature de deux (2) membres de l’Exécutif parmi les suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Toutes les dépenses sont consignées.
5.5 Vérification Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres du Sous-groupe qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU SOUS-GROUPE
6.1 Composition L’exécutif du Sous-groupe se compose d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de membres actifs. Le nombre maximal de membres de l’Exécutif est établi conformément aux statuts de l’Institut et ces derniers sont élus par et parmi les membres du Sous-groupe à l’assemblée générale annuelle.
6.2 Durée du mandat Le mandat des membres de l’Exécutif est d’une durée de deux (2) ans sauf qu’à la première élection, la moitié sont élus pour deux (2) ans et les autres pour un (1) an.
6.3 Réunions L’exécutif du Sous-groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.4 Quorum Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif du Sous-groupe sont présents.
6.5 Votes Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.6 Postes vacants
6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume la fonction de président jusqu'à l’élection suivante.
6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Sous-groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
ARTICLE 7 FONCTIONS DE L’EXÉCUTIF
7.1 Fonctions de l’exécutif L’exécutif du Sous-groupe assure la gestion des affaires du Sous-groupe de façon à promouvoir les objectifs du Sous-groupe tels qu’ils sont véhiculés par la majorité des membres. L’Exécutif est tenu d’informer les membres des enjeux en cours et de bien connaître leurs points de vue.
7.2 Président
7.2.1 Le président convoque et préside les réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif
7.2.2 Le président représente le Sous-groupe au sein de l’Institut. S’il se trouve dans l’impossibilité d’agir à ce titre, il peut désigner un autre membre du Sous-groupe et lui demander d’agir à sa place. Le président, ou le membre désigné, doivent rendre compte à l’Exécutif de leurs réunions. Cela n’empiète aucunement sur le droit d’une personne de s’adresser à l’Institut en son propre nom.
7.3 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l'absence de ce dernier.
7.4 Secrétaire Le secrétaire envoie les avis de convocation aux réunions du Sous-groupe et de l’Exécutif. Il conserve les procès-verbaux de toutes les réunions pendant une période déterminée, selon la politique de l’Institut, et en fait parvenir une copie à l'Institut. Le secrétaire est également chargé de présenter les rapports qu’exigent les statuts de l’Institut et du groupe.
7.5 Trésorier Le trésorier tient les livres du Sous-groupe conformément aux politiques de l'Institut, présente un budget à la première réunion du Sous-groupe de l’année civile, produit les états financiers requis par l'Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Sous-groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du Sous-groupe.
7.6 Membres actifs Les membres actifs s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par l'Exécutif.
7.7 Comités Le Sous-groupe ou l’exécutif du Sous-groupe forme les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les crée. Un comité est supprimé par un vote de la majorité des membres de l’organisme qui l’a créé.
ARTICLE 8 ÉLECTIONS
8.1 Fréquence L’élection de membres aux postes de l’Exécutif libérés en raison de l’expiration de leurs mandats a lieu à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe, et se fait par les membres présents à l’assemblée.
8.2 Comité d’élections L’Exécutif nomme un comité d’élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Sous-groupe et conduire les élections. Un membre du comité d’élections qui devient candidat à une élection cesse de faire partie de ce comité.
8.3 Mises en candidature
8.3.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’exécutif du Sous-groupe sera envoyé trois (3) semaines avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
8.3.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe.
8.3.3 Le comité d’élections s’assure que les candidats sont éligibles et disposés à occuper un poste.
8.4 Procédure électorale
8.4.1 L’élection du président et celle du vice-président sont décalées d’une d’année.
8.4.2 On procède chaque année à l’élection de la moitié des membres actifs.
8.4.3 Les membres du comité d’élections sont responsables du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace de l’élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
8.4.4 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Sous-groupe et sont ensuite publiés. Les nouveaux membres de l'exécutif du Sous-groupe entrent en fonction dès la levée de la séance de l’assemblée générale annuelle.
8.4.5 Le secrétaire et le trésorier sont élus par les membres de l’Exécutif à la première réunion du nouvel Exécutif et sont choisis parmi les membres actifs.
ARTICLE 9 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
9.1 Assemblée générale annuelle
9.1.1 L’exécutif du Sous-groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l'année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée.
9.1.2 L'ordre du jour comprend les points suivants :
- Appel nominal (membres de l’exécutif du Sous-groupe)
- Adoption de l'ordre du jour
- Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle précédente
- Questions découlant du procès-verbal
- Rapport du président
- Rapport financier annuel
- Rapport du comité d’élections
- Affaires nouvelles, y compris les modifications de statuts
9.1.3 Le quorum est atteint lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présents à l’ouverture de l’assemblée.
9.1.4 Votes Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif du Sous-groupe sont élus par scrutin secret. Autrement, les votes se font normalement à main levée. Le vote se fait secrètement si la majorité des membres présents le demande. Chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l’issue du vote.
9.1.5 Production de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Sous-groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
9.2 Assemblée générale extraordinaire
9.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Sous-groupe ou à la demande écrite d'au moins dix (10) pour cent des membres du Sous-groupe et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.
9.2.2 Seule la question pour laquelle la tenue d’une assemblée générale extraordinaire a été demandée figure à l'ordre du jour.
9.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum et aux votes.
ARTICLE 10 RÈGLES DE PROCÉDURE
Nonobstant les dispositions des statuts du Sous-groupe, un vote majoritaire, à une réunion du Sous-groupe ou de son Exécutif ou à une assemblée générale ou extraordinaire, permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président de l'assemblée se prononce d’abord sur la question de procédure ou de règlement et, sauf dispositions contraires dans les statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente de The Standard Code of Parliamentary Procedure de Sturgis disponible à la réunion.
ARTICLE 11 STATUTS
11.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale ou extraordinaire du Sous-groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple lors d’une assemblée générale ou extraordinaire.
11.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Sous-groupe. Tous les membres du Sous-groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation de l’assemblée générale au cours de laquelle une modification sera étudiée :
a) l'article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
11.3 Les nouveaux articles et les modifications sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif de groupe que cela concerne.
11.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Sous-groupe.
ARTICLE 12 RÈGLEMENT
12.1 L’exécutif du Sous-groupe peut adopter et modifier des articles de règlement s’il juge ces articles ou ces modifications nécessaires ou utiles au fonctionnement du Sous-groupe et que ceux-ci ne vont pas à l'encontre des présents statuts.
12.2 Les articles et les modifications proposés sont soumis à l'Institut en vue d’obtenir son approbation. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Sous-groupe, laquelle ne pourra être antérieure à la date d’approbation.
12.3 Chaque article ainsi approuvé est présenté à l’assemblée générale suivante, où il peut être abrogé ou modifié, auxquels cas le paragraphe 12.2 s’applique.
ARTICLE 13 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
Imposés par le Conseil d’administration
(conformément aux directives de l’assemblée générale annuelle de 1990)
le16 janvier 1993
Modification approuvée par le
Conseil d’administration le 19 mars 1994
Modifications approuvées par le Modifications approuvées par le Modifications approuvées par le Modifications approuvées par le
Conseil d’administration le 20 avril 1996
Conseil d’administration le 28 février 1998
Conseil d’administration le 21 août 1999
Conseil d’administration le 1er mai 2008