Statuts du chapitre de London

Les présents Statuts traitent en général des questions liées à l’organisation non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la Région de l’Ontario, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Institut »L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

« Membres » Les membres titulaires et retraités qui sont compris dans le Chapitre, selon les limites géographiques fixées par l’Institut.

« Président » Le président du chapitre, sauf indication contraire.

« Vice-président »Le vice-président du chapitre, sauf indication contraire.

ARTICLE 1 NOM

Le nom de l’organisme est le chapitre de London de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».

ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE

Les buts du Chapitre sont de représenter les intérêts du Chapitre, d’offrir une tribune favorisant les discussions des membres sur les questions reliées à l’Institut, d’appliquer les présents Statuts, de formuler des recommandations au Conseil régional et à l’Institut sur différentes questions s’inscrivant dans les objectifs de l’Institut et de nommer des délégués aux réunions du Conseil régional et de l’Institut, conformément aux statuts de ces organismes constituants.

ARTICLE 3 MEMBRES DU CHAPITRE

Tous les membres situés dans la région géographique du Chapitre sont membres du Chapitre.

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

Tous les membres peuvent occuper un poste, proposer des candidats aux postes de l’exécutif du Chapitre, proposer des modifications aux Statuts du Chapitre, voter sur les questions relatives au Chapitre, et assister et prendre la parole à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Exercice financier L’exercice financier du Chapitre correspond à l’année civile.

5.2 Dépenses L’exécutif du Chapitre engage les sommes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires du Chapitre.

5.3 Fonds du Chapitre Les fonds du Chapitre seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.

5.4 Signatures Une opération financière porte la signature de deux (2) des dirigeants suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier du Chapitre. Toutes les dépenses sont inscrites dans un registre.

5.5 Vérification Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de l’administration des fonds du Chapitre.

ARTICLE 6 EXÉCUTIF

6.1 Composition L’exécutif du Chapitre compte un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et des membres actifs, sans dépasser le nombre maximal établi conformément aux Statuts de l’Institut; ceux-ci sont élus par et parmi les membres du Chapitre.

6.2 Mandat Les mandats sont de trois (3) ans.

6.3 Réunions L’exécutif du Chapitre se réunit au moins trois (3) fois par année.

6.4 Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres de l’exécutif du Chapitre.

6.5 Vote Les décisions sont prises par un vote majoritaire du quorum.

6.6 Postes vacants

6.6.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe les fonctions du président jusqu’à la prochaine élection.

6.6.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les autres membres de l’Exécutif peuvent choisir un membre admissible du Chapitre pour pourvoir le poste jusqu’aux prochaines élections.

6.6.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de l’Exécutif.

6.7 Fonctions

6.7.1 Président Le président convoque et préside les assemblées du Chapitre et les réunions de l’Exécutif, et présente un rapport des activités du Chapitre à l’assemblée générale annuelle.

6.7.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions de président en l’absence de ce dernier.

6.7.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l’Exécutif; il tient un registre des réunions pour la période prescrite par les politiques de l’Institut et transmet une copie des procès-verbaux à l’Institut. Le secrétaire est chargé de soumettre des rapports au besoin conformément aux statuts et règlements de l’Institut et de la région.

6.7.4 Trésorier Le trésorier administre les finances du Chapitre et fait rapport à cet égard; il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l’année civile; il soumet annuellement les états financiers à l’assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l’Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres.

6.7.5 Membres actifs Les membres actifs assument les fonctions attribuées par l’Exécutif.

6.7.6 Comités Le Chapitre ou son exécutif forme les comités qu’il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Le secrétaire du Chapitre conserve une copie des rapports des comités. Les comités sont dissous par un vote majoritaire de l’organisme qui les a constitués.

ARTICLE 7 ÉLECTIONS

7.1 Comité d’élections L’exécutif du Chapitre nomme un comité d’élections pour recevoir les mises en candidature et diriger la tenue des élections. Un membre du Comité qui devient candidat à une élection doit démissionner du Comité.

7.2 Modalité des mises en candidature

7.2.1 Un appel de mises en candidature pour l’élection de l’Exécutif est envoyé soixante (60) jours avant l’assemblée générale annuelle du Chapitre

7.2.2 Les mises en candidature sont soumises par écrit trente (30) jours avant l’assemblée générale annuelle (AGA).

7.2.3 Si pour un poste donné aucune candidature n’est reçue avant la date limite, cette dernière est repoussée jusqu’à l’AGA, mais seulement pour le poste en question.

7.2.4 Le comité d’élections établit les modalités nécessaires pour que tous les postes de l’Exécutif soient occupés.

7.3 Procédure électorale

7.3.1 Les membres du comité d’élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le déroulement efficace des élections, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.

7.3.2 Les résultats électoraux sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Chapitre et diffusés par la suite. L’Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle du Chapitre.

ARTICLE 8 ASSEMBLÉES DU CHAPITRE

8.1 Assemblée générale annuelle

8.1.1 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois par année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’AGA est envoyé aux membres au moins soixante (60) jours avant la date de l’assemblée.

8.1.2 Le quorum de l’assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.

8.1.3 L’ordre du jour comprend les points suivants :

• Appel nominal (membres de l’exécutif du Chapitre)
• Adoption de l’ordre du jour
• Approbation du procès-verbal de l’Assemblée précédente
• Questions découlant du procès-verbal
• Rapport du président
• Rapport financier annuel
• Affaires nouvelles, y compris les modifications aux Statuts

8.1.4 Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle (AGA) peuvent voter sur des questions présentées à l’assemblée. Le vote se fait normalement à main levée. Chaque membre détient un (1) vote. Les décisions sont prises par un vote à majorité simple.

8.1.5 Présentation de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.

8.2 Assemblée générale extraordinaire

8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d’au moins 10 % des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.

8.2.2 Seule la question justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figure à l’ordre du jour.

8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin des assemblées générales annuelles s’appliquent également aux assemblées générales extraordinaires.

ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou de règlement et, en l’absence de dispositions contraires dans les Statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Standard Code of Parliamentary Procedure de l’American Institute of Parliamentarians disponible à l’assemblée.

ARTICLE 10 STATUTS

10.1 Ces statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.

10.2 Toutes les propositions de modification des présents Statuts sont soumises, par écrit, à l’exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modifications. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :

a) l’article visé par la modification; et

b) le nouveau libellé.

10.3 Les nouveaux Statuts, et leurs modifications, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional concerné aux fins d’étude.

10.4 Les présents statuts et toute modification leur étant apportée entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l’Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.

ARTICLE 11 RÈGLEMENT

11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter des articles et des modifications du règlement qui ne vont pas à l’encontre des présents statuts et qu’il juge nécessaires ou utiles au bon fonctionnement du Chapitre.

11.2 Toutes les propositions d’articles et de modifications du règlement sont soumises à l’Institut aux fins d’étude et d’approbation. Ces articles entrent en vigueur à la date déterminée par l’exécutif du Chapitre mais pas avant la date d’approbation de l’Institut.

11.3 Chaque article du règlement est présenté à l’assemblée générale subséquente du Chapitre où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications du règlement sont assujetties au paragraphe 11.2.

ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE

Dans les présents Statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.

Modifications proposées par l’exécutif du chapitre de London le 2 février 2008

Approuvé par le Conseil d’administration
le 22 février 2008

Modifications approuvées par le
Conseil d’administration le 23 juin 2010

Modifications approuvées par

le Conseil d’administration le 17 août 2013

Modifications approuvées par

le Conseil d’administration le 4 octobre 2014

Modifications approuvées par