(Traduit de l’anglais)
Présences :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Zhidan Guan (secrétaire), Bobson Wong (trésorier), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre actif), Robert Metcalfe (membre actif)
Absence :
Nancy Desroches (membre active), Pierre Leger (membre actif) - confirmation de présence non envoyée
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille l’ensemble des membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 35.
ORDRE DU JOUR
MOTION d’adoption de l’ordre du jour comme il a été présenté. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Beverley. MOTION ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 7 février 2024 comme il a été présenté.
Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Liming. MOTION ADOPTÉE.
RAPPORT DE LA PRÉSIDENCE
- Campagne de courriels pour le sondage sur le RAB
Daniel souhaite que tout le monde l’examine et fasse des commentaires avant de l’envoyer. Le sous-groupe a besoin de recueillir des informations précises pour prendre des décisions relatives aux dîners d’information et à la mobilisation. Il souligne également que nous devrions le faire le plus rapidement possible, car le RAB sera mis en œuvre d’ici septembre.
Daniel et Beverley suggèrent que le sous-groupe poursuive ses activités tout au long de l’été, compte tenu de l’urgence de la situation. Appui unanime.
RAPPORT DE LA TRÉSORERIE
- Bobson indique que nous avons dépassé notre budget pour les dépenses liées aux réunions de l’exécutif.
- Daniel et Beverley expliquent que la raison est que nous ne les avons pas réclamés à l’Institut.
- Zhidan propose d’organiser la réunion de l’exécutif au bureau national de l’Institut, et l’Institut en couvrira les frais.
- Daniel demande au trésorier de vérifier si l’Institut comptabilise les réunions d’exécutif tenues au bureau national de l’Institut parmi les réunions d’exécutif annuelles parrainées.
- Robert ajoute que le kilométrage (trajet pour se rendre à la réunion) devrait également être pris en considération dans l’exercice de faisabilité des coûts.
- Bobson rappelle à l’équipe que nous devons terminer l’examen de la version provisoire du procès-verbal de l’AGA 2024 afin de demander notre allocation annuelle 2024 à l’Institut.
- Daniel s’interroge sur la colonne du taux de combustion qui doit refléter le pourcentage de la catégorie. Bobson répond qu’il a été ajouté.
POINT DE SUIVI : Bobson fera une analyse des coûts de la tenue des réunions au 250, chemin Tremblay.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra la nouvelle carte de signature à la Section des finances de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra les documents nécessaires à la Section des finances de l’Institut pour obtenir l’allocation de 2024.
AFFAIRES EN COURS
- Événement de paintball
Robert nous informe du nombre de membres inscrit·es et des dépenses totales approximatives par personne. Nous discutons également de la liste des tâches à accomplir pour l’événement. Tout le monde sait qui fera quelle tâche et quand.
POINT DE SUIVI : Nghia et Robert enverront à tout le monde une liste de tâches à accomplir.
- Campagne de courriels pour le sondage sur le RAB/télétravail
Daniel explique les questions posées dans le sondage et demande à l’exécutif de faire part de ses commentaires avant la fin de la semaine.
POINT DE SUIVI : Tout le monde doit examiner et commenter le paragraphe et le sondage lui-même.
- Vêtements pour l’exécutif
Daniel distribue à l’exécutif de l’exercice 2023 (y compris Steve Anderson) les gilets brodés de l’exécutif.
Daniel a également apporté des échantillons de chemises polo Dri-Weave pour les soumettre à l’approbation de l’équipe. L’équipe est en faveur de la couleur rouge (7 oui, 0 non). Le coût d’une chemise portant le logo de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest est de 35 $.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements pour l’exécutif.
- Nettoyage de la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
Les Services aux membres de l’Institut progressent très lentement en ce qui concerne le nettoyage. Beverley transmet la question à Sean O’Reilly et Eva Henshaw.
POINT DE SUIVI : Beverley continuera à travailler sur cette question avec le bureau national de l’Institut.
- Conversion des cotisant·es Rand en membres de l’Institut
Nous demanderons à l’Institut 25 $ par personne et par événement et jusqu’à 500 $ par événement. Liming et Nancy aideront et apprendront durant les visites de la GRC et les conversions. Nancy et Robert pourraient suivre les traces du MDN à l’automne.
POINT DE SUIVI : Beverley, Liming et Nancy organiseront un dîner d’information à la GRC en coopération avec le chapitre d’Ottawa-Ouest dans le but de convertir les cotisant·es Rand de la GRC en membres de l’Institut.
- Feuille de route des activités
POINT DE SUIVI : Daniel et Beverley travailleront à l’élaboration d’une feuille de route pour les événements, qui devra inclure les budgets.
- Événement sportif à Skyline pour septembre et octobre
POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline par le biais d’un sondage.
- T2200, spécialiste en fiscalité, conférencier invité
POINT DE SUIVI : Les membres de l’exécutif sont toujours à la recherche d’un·e conférencier·ère invité·e et organiseront probablement la séance l’année prochaine, avant la saison des impôts.
Affaires nouvelles :
Téléversement des procès-verbaux de la réunion de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest :
MOTION Retenir les procès-verbaux des réunions d’exécutif téléversés sur le site Web de l’Institut. Motion proposée par Zhidan, avec l’appui de Liming. REJETÉE
Zhidan, le secrétaire, s’inquiète des commentaires anonymes concernant certains organismes constituants qui profitent des repas des réunions d’exécutif parrainées par le syndicat et du manque de conformité d’autres organismes constituants en ce qui concerne le téléversement des procès-verbaux.
TOUR DE TABLE
- Version provisoire du procès-verbal de l’AGA
POINT DE SUIVI : Zhidan enverra la version provisoire du procès-verbal de l’AGA à l’exécutif pour examen, en précisant la date à laquelle ces mises à jour doivent être effectuées.
- Accès courriel pour la boîte de réception GD du sous-groupe
POINT DE SUIVI : Robert étudiera la possibilité d’un accès en lecture seule pour la boîte de réception GD et un accès en édition sera accordé, au besoin.
- Kilométrage
Bobson, le trésorier, est responsable de la gestion de la feuille de calcul du kilométrage et a développé des formules pour le calcul automatique.
PROCHAINE RÉUNION
- Date : 2 juillet 2024
- Responsables de l’événement en personne : Robert, Pierre, Daniel, Beverley, Nancy, Liming, Bobson, Zhidan, Nghia
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Liming. MOTION ADOPTÉE. 21 h 30
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
POINT DE SUIVI : Bobson enverra la nouvelle carte de signature à la Section des finances de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Bobson enverra le dossier d’allocation à la Section des finances de l’Institut pour obtenir l’allocation de 2025.
POINT DE SUIVI : Robert et Nghia enverront à tout le monde une liste de choses à faire pour l’événement paintball.
POINT DE SUIVI : Tout le monde doit examiner et commenter le paragraphe et le sondage lui-même.
POINT DE SUIVI : Daniel procédera à l’achat des vêtements de l’exécutif.
POINT DE SUIVI : Beverley continuera à travailler sur le nettoyage de la liste des membres avec le bureau national de l’Institut.
POINT DE SUIVI : Beverley, Liming et Nancy organiseront un dîner d’information à la GRC en collaboration avec le chapitre d’Ottawa-Ouest afin de convertir 40 cotisant·es Rand de la GRC en membres.
POINT DE SUIVI : Daniel et Beverley travailleront à l’élaboration d’une feuille de route pour les événements, qui devra inclure les budgets.
POINT DE SUIVI : Zhidan s’efforcera de susciter l’intérêt pour l’événement sportif à Skyline.
POINT DE SUIVI : Zhidan enverra la version provisoire du procès-verbal de l’AGA aux membres de l’exécutif pour la rectification.
POINT DE SUIVI : Robert étudiera la possibilité d’un accès en lecture seule pour la boîte de réception GD et un accès en édition sera accordé, au besoin.