(Traduit de l’anglais)
SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST
PROCÈS-VERBAL
Réunion de l’exécutif, 5 mars 2024, 18 h 30
Restaurant Mandarin / 150, chemin Katimavik
Présences :
Daniel Shen (président), Bobson Wong (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Zhidan Guan (membre actif), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre active), Nancy Desroches (membre active)
Absences :
Beverley Miranda (vice-présidente)
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille l’ensemble des membres de l’exécutif et ouvre la séance à 18 h 30.
ORDRE DU JOUR – Un ordre du jour provisoire est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour tel que présenté. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Daniel. Motion ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 6 février 2024 tel que présenté. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Nancy. Motion ADOPTÉE.
RAPPORT DU PRÉSIDENT
- Daniel indique que la prime à la signature de la nouvelle convention collective a été distribuée. Certains membres constatent qu’elle a été ajoutée à leur paye, d’autres la reçoivent séparément. La réunion des président·es des sous-groupes TI se tiendra à Ottawa le 6 avril. L’assemblée générale annuelle (AGA) du groupe TI se tiendra à Montréal le 15 juin.
RAPPORT DU TRÉSORIER
- Il n’y a pas de rapport du trésorier.
SUIVI : Bobson doit envoyer un rapport du trésorier à l’exécutif par courriel.
AFFAIRES EN COURS
Mettre à jour la liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- Beverley a distribué la liste actualisée des membres par courriel avant la réunion. Des éclaircissements sur ce qu’il reste à faire seront demandés lors de la prochaine réunion.
Transmettre l’adresse courriel de Stacey à Nghia
- Fait par Bobson.
Aller chercher les bannières lorsqu’elles seront prêtes
- Fait. Daniel a les nouvelles bannières.
Daniel doit obtenir un devis de broderie de gilet
- Zhidan a eu des nouvelles de l’entreprise sollicitée l’année dernière; elle reprendra ses activités sous un autre nom, cette année.
SUIVI : Zhidan doit vérifier si l’entreprise de broderie honorera le devis de l’année dernière.
- Daniel a reçu un devis de Touch of Style Embroidery.
SUIVI : Nancy doit obtenir un deuxième devis de broderie auprès de M&B.
Distribuer un document expliquant le système de points pour les personnes qui ne se présentent pas
- Fait. Un modèle a été distribué par Liming avant la réunion, et un système viable est mis au point après une discussion de groupe. Aucune personne n’est chargée de tenir à jour la liste des personnes qui ne se présentent pas. Il incombe aux chefs de projet de mettre à jour la liste après chaque événement.
Enregistrer la formation de l’exécutif par Stacey
- Fait par Nghia. La vidéo de formation est publiée sur le lecteur partagé du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Le président indique que la vidéo sera utilisée pour l’accueil et l’intégration des nouveaux membres de l’exécutif.
Obtenir des conseils pour le bon déroulement d’une activité de paintball
- Fait. Peter, du parc de paintball, a répondu aux questions écrites qui lui ont été envoyées.
Fournir à Nghia un contact pour l’assurance de l’IPFPC
- Fait par Steve.
Donner suite aux questions relatives à l’assurance pour l’activité de paintball
SUIVI : Tous doivent collaborer et remplir un formulaire d’assurance « Beacon » de l’IPFPC.
Obtenir huit tuques du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour distribution lors du dîner d’information
- Fait. Steve a plutôt obtenu des forfaits promotionnels du groupe TI.
AFFAIRES NOUVELLES
Préparation de l’AGA 2024 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- La date, le lieu, le nombre de délégué·es, les coûts approximatifs (trois devis ont été obtenus), les communications et les conférencier·ères invités font l’objet d’une discussion approfondie.
MOTION d’organisation de l’AGA 2024 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest à la Barrhaven Legion, en faisant appel à Elite Catering, le 1er mai à 17 h 30. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Bobson. Motion ADOPTÉE.
SUIVI : Tous doivent examiner et approuver l’affiche de l’AGA dans les 24 heures afin que nous puissions respecter le délai de notification de l’AGA pour un événement le 1er mai.
SUIVI : Steve doit obtenir des brochures ServicePlus pour l’AGA et d’autres événements futurs.
SUIVI : Daniel doit contacter Jennifer Carr ou d’autres membres de l’exécutif de l’IPFPC pour les inviter à agir à titre de conférencier·ères à l’AGA.
SUIVI : Tous doivent chercher un·e conférencier·ère invité·e pour donner une conférence sur le formulaire fiscal T2200 (travail à domicile).
Échange des chèques signés
- Bobson distribue aux personnes présentes certains des chèques pour les communications et les indemnités quotidiennes.
SUIVI : Bobson doit distribuer les chèques restants pour les communications et les indemnités quotidiennes lors de la prochaine réunion du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
SUIVI : Daniel doit remettre à Steve son chèque de frais de kilométrage pour l’AGA 2023 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest lors de la prochaine réunion (17,94 $).
TOUR DE TABLE
Événement « Coffee Shop » du ministère de la Défense nationale (MDN)
- Nancy a demandé qu’une table du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest de l’IPFPC soit installée le mardi 12 mars au campus de Carling du MDN. Un événement réunissant l’ensemble du personnel est prévu ce jour-là, ce qui offrirait une bonne occasion de sensibiliser les membres et de faire connaître notre sous-groupe. Daniel dit qu’il pourrait y assister.
MOTION : Mise en place d’une table du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest au campus de Carling du MDN le 12 mars. Motion proposée par Nancy, avec l’appui de Nghia. Motion adoptée.
SUIVI : Nancy doit demander à Alex Houle et à Norma Domey d’apporter leur aide, à la table d’information du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest au campus Carling du MDN, le 12 mars.
SUIVI : Bobson doit effectuer une vérification rapide du budget pour les dîners d’information afin de s’assurer du montant disponible pour l’événement.
PROCHAINE RÉUNION
- Mardi 2 avril 2024. En personne. Lieu à déterminer par Bobson. La réservation sera faite pour 18 h, et la réunion commencera à 18 h 30.
SUIVI : Bobson doit décider du lieu et le réserver, pour la réunion en personne qui aura lieu au mois d’avril.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Zhidan. Motion ADOPTÉE. La séance est levée à 20 h 40.
- Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Tous doivent examiner et approuver l’affiche de l’AGA dans les 24 heures afin que nous puissions respecter le délai de notification de l’AGA pour un événement le 1er mai.
Tous doivent chercher un·e conférencier·ère invité·e pour donner une conférence sur le formulaire fiscal T2200 (travail à domicile).
Tous doivent collaborer et remplir un formulaire d’assurance « Beacon » de l’IPFPC.
Bobson doit envoyer un rapport du trésorier à l’exécutif par courriel.
Bobson doit distribuer les chèques restants pour les communications et les indemnités quotidiennes lors de la prochaine réunion du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Daniel doit contacter Jennifer Carr ou d’autres membres de l’exécutif de l’IPFPC pour les inviter à agir à titre de conférencier·ères lors de l’AGA.
Daniel doit remettre à Steve son chèque de frais de kilométrage pour l’AGA 2023 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest lors de la prochaine réunion (17,94 $).
Nancy doit obtenir un deuxième devis de broderie auprès de M&B.
Nancy doit demander à Alex Houle et à Norma Domey d’apporter leur aide, à la table d’information du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest au campus Carling du MDN, le 12 mars.
Bobson doit effectuer une vérification rapide du budget pour les dîners d’information afin de s’assurer du montant disponible pour l’événement.
Bobson doit décider du lieu et le réserver, pour la réunion en personne qui aura lieu au mois d’avril.
Steve doit obtenir des brochures ServicePlus pour l’AGA et d’autres événements futurs.