Chapitre d’Halifax de l’IPFPC AGA — 5 décembre 2023 PROCÈS-VERBAL

Chapitre d’Halifax de l’IPFPC AGA — 5 décembre 2023 PROCÈS-VERBAL

 

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Table des matières

1.0. Procès-verbal de l'assemblée genéral annuelle

1.1. Ouverture de la séance

1.2. Personnes présentes

1.3. Adoption de l’ordre du jour

1.4. Approbation du procès-verbal de l’AGA précédente

1.5. Rapport financier

1.6. Rapport du président

1.7. Conférencier : Le directeur régional de l’Atlantique

1.8. Divers

1.9. ServicePlus et Fondation Héritage

1.10. Levée de la séance

2.0. Élections

2.1. Postes actuels et mandats

2.2. Résultats des élections

3.0. Documents

Document 1 : Ordre du jour

Document 2 : Procès-verbal de l’AGA du chapitre d’Halifax du 29 novembre 2022

Document 3 : Rapport financier — Résultats

Document 4 : Rapport financier — Budget 2024

4.0. Annexe A

MOTION 17

 

1.0. PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

1.1. Ouverture de la séance

Ashlee McLeod, présidente d’assemblée désignée du chapitre d’Halifax, ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux personnes présentes à 19 h 02. 

 

Ashlee McLeod commence la réunion en rappelant que nous nous trouvons à Mi’kma'ki (prononcé meg-maw-gee), le territoire ancestral et non cédé du peuple Mi’kmaq. 

 

Plus d’informations à ce sujet : « Ce territoire est couvert par les traités de paix et d’amitié que les peuples mi’kmaq, wəlastəkwiyik (prononcé wool-las-two-wi-ig) et passamaquoddy (prononcé pa-suh-maa-kwuh-dee) ont signés pour la première fois avec la Couronne britannique en 1726. Ces traités ne reconnaissaient pas la cession des terres et des ressources, mais plutôt les titres des Mi’kmaq et des Wəlastəkwiyik, et ils établissaient les règles de ce qui devait devenir une relation permanente entre les nations. Nous sommes tous des peuples des Traités.

 

Mi’kma'ki comprend toute la Nouvelle-Écosse, l’Île-du-Prince-Édouard, une partie du Nouveau-Brunswick, la région de Gaspé au Québec, une partie du Maine et le sud-ouest de Terre-Neuve. »

 

1.2. Personnes présentes

• Appel nominal de l’Exécutif actuel : 

 

 

Article 6.5 des statuts — Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’Exécutif est présente. Onze membres de l’Exécutif sur 11 étaient présents ainsi qu’une soixantaine de membres du Chapitre.

 

1.3. Adoption de l’ordre du jour

Ashlee McLeod présente ensuite Paul Hubley, trésorier-secrétaire du chapitre d’Halifax, qui présente l’ordre du jour pour adoption, ainsi que le procès-verbal et le rapport financier pour approbation. 

 

Paul Hubley remercie Ashlee McLeod pour cette présentation. Il se réfère ensuite à l’ordre du jour précédemment envoyé, en ligne et distribué. Il signale des changements dans l’ordre du jour concernant 1) les orateurs invités, Eva Henshaw regrette de ne pas pouvoir se joindre à nous comme prévu, et 2) les questions diverses, une motion sera présentée. Paul Hubley propose ensuite l’adoption. La majorité vote pour l’adoption de l’ordre du jour.

 

Motion présentée par : Paul Hubley

Avec l’appui de : Hashem Abou-Shahla

 

1.4. Approbation du procès-verbal de l’AGA précédente

Paul Hubley renvoie au procès-verbal de la réunion du 29/11/2022 du chapitre d’Halifax de l’Institut, disponible en ligne et distribué. Il propose ensuite d’approuver le procès-verbal de la réunion du 29/11/2022 du chapitre d’Halifax de l’Institut. La majorité vote pour l’approbation du procès-verbal.

 

Motion présentée par : Paul Hubley

Avec l’appui de : Nicholas Isenor

 

1.5. Rapport financier

Paul Hubley fait référence aux documents financiers distribués, notamment les Résultats et le plan comptable pour la période allant du 1er janvier au 5 décembre 2023, ainsi que le budget 2024. Il explique que l’activité du Chapitre a stagné au cours des deux dernières années, mais qu’avec la fin de la pandémie, l’ouverture de réunions en personne et l’arrivée de nouveaux membres au sein de l’exécutif du Chapitre, les activités ont été renouvelées. Grâce à l’énergie, à l’engagement et à la vigueur du nouvel Exécutif, le chapitre d’Halifax a connu une année très fructueuse. Cela se reflète dans les résultats financiers. 

 

Paul Hubley passe ensuite en revue le compte de résultat et le budget 2024, répond aux questions et propose d’approuver le rapport financier et le budget 2024. Vote à la majorité pour l’approbation du rapport financier et du budget 2024.

Motion présentée par : Paul Hubley

Avec l’appui de : Cathy Hebert

 

1.6. Rapport du président

Ashlee McLeod présente ensuite Hashem Abou Shahla, président du chapitre d’Halifax, qui présente le rapport du président.

 

Hachem Abou Shahla accueille chaleureusement les participants et les remercie de leur présence. À l’aide d’une série de diapositives MS PowerPoint, il a pris le temps de reconnaître, de remercier et de partager les détails de la contribution de chaque membre aux activités du Chapitre au cours de l’année. Hashem parle de la croissance depuis 2019 dans la fonction publique, des membres du chapitre d’Halifax et des délégués syndicaux, et partage des statistiques sur les délégués syndicaux par genre, les délégués syndicaux par employeur, et les statistiques révélatrices sur les délégués syndicaux par groupe d’âge. Hashem Abou Shahla rappelle l’importance de continuer à inciter les jeunes membres à s’impliquer en tant que délégués syndicaux. 

 

Pour plus d’informations sur la façon de devenir un délégué syndical, veuillez consulter le site : 

https://pipsc.ca/fr/relations-de-travail/delegues-syndicaux/par-ou-commencer 

 

Hashem Abou Shahla donne ensuite des détails sur les différentes façons dont le chapitre d’Halifax a mobilisé ses membres en 2023 : 

• Dîner d’information de mobilisation de la GRC
• Soirée de jeu Thunderbird Lacrosse
• Match de soccer des Halifax Wanderers
• Golf social annuel de Granite Springs

 

Dîner d’information de mobilisation de la GRC : Le 5 avril 2023, le chapitre d’Halifax a invité les membres de la GRC à une rencontre avec les membres de l’exécutif de l’IPFPC afin de rencontrer les membres de l’exécutif du Chapitre, des sous-groupes, des régions et du pays et de partager des informations sur l’IPFPC et les services de délégués syndicaux, tout en encourageant les membres de la GRC à faire une demande d’adhésion, à participer à l’AGA du Chapitre et à des événements.

 

Organisé et suivi par Hashem Abou Shahla, président du chapitre d’Halifax.

Paul Hubley, trésorier-secrétaire, Tamara Critch et Ashlee McLeod, membres actives, ont apporté leur soutien et participé à la réunion. 

 

Soirée de crosse des Thunderbirds : Le 21 avril 2023, le chapitre d’Halifax a invité les membres et leur famille à assister à un match des Thunderbirds contre les Riptide de New York au Scotiabank Centre. 29 membres de 15 bureaux du gouvernement différents y ont participé avec jusqu’à trois invités, soit un total de 63 participants. Tous les membres et leur famille ont eu l’occasion de nouer des contacts et de se rencontrer.

 

Organisé et animé par Greg Hues et Ashlee McLeod, membres actifs.

 

Match de soccer des Halifax Wanderers : Le 22 juillet 2023, le chapitre d’Halifax a invité les membres et leur famille à assister à un match des Wanderers sur le terrain des Wanderers.

 

Organisée et animée par Greg Hues et Lori Thistle, membres actifs.

 

Soirée de golf annuelle à Granite Springs : Le 25 septembre 2023, le chapitre d’Halifax a invité les membres et leurs invités à jouer au golf 18 trous et à souper au Granite Springs Golf Club, à Bayside. 64 membres ont participé au tournoi de golf, rejoignant 10 autres membres, pour un total de 75 membres qui ont participé au souper et à la cérémonie de remise des prix. De nombreux articles de promotion et de sensibilisation de l’Institut ont été distribués aux membres à l’occasion de la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation et du centenaire de l’Institut. 

 

Organisé par Nicholas Isenor et Lori Thistle, membres actifs.

Accueillie et soutenue par Hashem Abou Shahla, président.

Les photos ont été prises par Cathy Hebert, membre active.

 

Activités de soutien par Paul Hubley, trésorier-secrétaire; Tamara Critch, Cathy Hebert, et Nicholas Isenor, membres actifs; Coralie Gallant et Amanada Casella, sous-groupe VFS.

 

Hashem Abou Shahla donne des détails sur les différentes façons dont l’exécutif du chapitre d’Halifax a représenté ses membres en 2023 : 

• Congrès du travail du Canada
• Conseil régional de l’Atlantique
• Conseil des délégués syndicaux de l’Atlantique
• AGA nationale de l’Institut

 

Hashem Abou Shahla donne des détails sur les différentes façons dont le chapitre d’Halifax a soutenu les autres en parrainant des événements ou des activités en 2023 : 

• Dîner d’information à l’Institut de biologie de Bedford
• Semaine nationale des infirmières et des infirmiers
• Personnel de Pete Fruitique
   

1.7. Conférencier : Le directeur régional de l’Atlantique

Ashlee McLeod présente ensuite Emmanuel (Manny) Costain, directeur régional de l’Atlantique, et l’invite à prononcer quelques mots.

 

Emmanuel Costain se présente sous le nom de « Manny » et commence son discours en remerciant Hashem Abou Shahla de l’avoir invité à cet événement. Manny rappelle que demain, le 6 décembre, c’est le 106e anniversaire de l’explosion d’Halifax. En outre, il rappelle que le 6 décembre est la Journée nationale de commémoration et d’action contre la violence faite aux femmes et demande que nous partagions un moment de silence à la mémoire des 14 femmes qui ont été assassinées à l’École polytechnique de Montréal en 1989. 

 

Manny Costain fait le point sur le retour au bureau et fait allusion aux chuchotements et aux rumeurs selon lesquels le nombre de jours au bureau passerait de 2 à 3 jours. Il indique qu’il n’avait rien entendu à ce sujet de la part de Sean O’Reilly, vice-président de l’Institut, qui est impliqué dans ces discussions avec les employeurs. Il poursuit en indiquant qu’il y avait actuellement 7 plaintes (qui seront entendues en janvier) et 7 griefs de principe. Pour plus de détails, Manny encourage les participants à consulter les informations sur le site Web de l’Institut. 

 

Pour en savoir plus sur les plaintes et les griefs relatifs au retour au travail et sur vos droits lorsque vous retournez au bureau, veuillez consulter le : https://pipsc.ca/fr/nouvelles-et-enjeux/retour-sur-le-lieu-de-travail.

 

Manny Costain évoque les dernières nouvelles concernant Phénix : bien que les employeurs comme l’ARC affirment qu’il n’y a pas de problèmes, l’Institut et ses membres savent qu’il y en a encore. 

 

Pour en savoir plus sur les problèmes, les plaintes et les griefs relatifs au système de paye Phénix et sur ce que vous pouvez faire si vous ou un membre que vous connaissez rencontrez un problème, veuillez consulter : https://pipsc.ca/fr/nouvelles-et-enjeux/systeme-de-paye-phenix.

 

Manny Costain souligne :

• Le personnel de l’Institut est divisé en deux syndicats, celui du siège et celui des régions. Il fait part de la bonne nouvelle selon laquelle les deux syndicats ont actuellement des conventions collectives ratifiées à la mi-novembre.
• L’exécutif régional de l’Atlantique est à la recherche de bénévoles souhaitant siéger au Comité des jeunes professionnels de l’Atlantique (CJPA). La préférence est donnée aux personnes âgées de moins de 40 ans. Pour plus d’information, visitez le https://pipsc.ca/fr/regions/atlantique/nouvelles/recherche-de-benevoles-souhaitant-sieger-au-comite-des-jeunes-2
• La 104e assemblée générale annuelle a eu lieu du 26 au 29 novembre 2023 à l’hôtel Centre Sheraton, Montréal, Québec. Après de longues délibérations, les cotisations des membres de l’Institut n’augmenteront pas cette année.
• Réunions des délégués syndicaux : des réunions en ligne ont été créées pendant la pandémie et restent un excellent moyen pour le directeur, l’exécutif régional et les délégués syndicaux de rester en contact, de partager des informations et des problèmes, d’échanger des idées et de nouer des contacts. C’est également un excellent moyen de maintenir les délégués syndicaux à jour et cohérents.
• La Région Atlantique a sa propre page Facebook et encourage les membres à la rejoindre. Pour plus d’informations et pour s’inscrire, veuillez consulter le site PIPSC Atlantic Members | Facebook ou https://www.facebook.com/groups/292065684233501/.

 

Manny Costain tient ensuite une période de questions.

 

Un membre demande où en sont les négociations de la convention collective du groupe Commerce et Achats (CP), ce à quoi Manny Costain répond d’emblée qu’en raison de différences non conciliables, c’est-à-dire d’une disparité salariale, la prochaine étape du processus de renouvellement de la convention collective du groupe CP est l’arbitrage.

 

Pour de plus amples informations concernant spécifiquement les négociations de la convention collective du groupe CP, veuillez consulter le : https://pipsc.ca/fr/groupes/cp/mise-jour-sur-les-negociations-9-novembre-2023 ou consultez la page Facebook du groupe de négociation CP (https://www.facebook.com/groups/500218045310861) et/ou la page Instagram de CP Bargaining (https://www.instagram.com/cpbarg/).

 

Sans autre question, Manny Costain remercie tout le monde.

 

1.8. Divers

Chris donne la parole aux membres pour qu’ils évoquent d’autres affaires, questions, commentaires ou préoccupations. 

 

Tamara Critch, membre active du chapitre d’Halifax, remercie Ashlee McLeod et annonce qu’elle demande une motion visant à mettre à jour les statuts du chapitre d’Halifax en adoptant le modèle de statuts du Chapitre (épicène), ce qui aurait notamment pour effet de transformer l’actuel poste de trésorier-secrétaire en deux postes exécutifs distincts. La motion proposée figure à l’annexe A du présent procès-verbal. 

 

Hashem Abou Shahla, président du chapitre d’Halifax, se prononce en faveur de la motion en déclarant que le nombre de membres du Chapitre augmente, de même que le nombre d’événements et la quantité de travail bénévole, et qu’il est donc logique de séparer les fonctions de trésorier et de secrétaire, qui doivent être assumées par deux membres de l’Exécutif.

 

Chris Coghlin, vice-président du chapitre d’Halifax, se prononce en faveur de la motion en déclarant qu’il n’y aurait pas de grands changements par rapport à l’ancienne constitution et aux anciens règlements, que les changements concernaient principalement la séparation des rôles de trésorier et de secrétaire, et qu’il fallait donc rendre les choses plus cohérentes.

 

Greg Hues, membre actif du chapitre d’Halifax, se prononce contre la motion, déclarant que le membre actuel de l’Exécutif faisait un excellent travail et remplissait les deux rôles efficacement, qu’il n’était pas nécessaire d’apporter des changements et qu’un tel changement coûterait plus cher, car cela signifierait l’ajout d’un autre membre (12e) au sein de l’Exécutif.

 

Tamara Critch, membre active du chapitre d’Halifax, explique que ce changement ne vise pas à ajouter un 12e membre à l’exécutif, mais plutôt à diviser les rôles de trésorier et de secrétaire, ce qui remplacerait un poste de membre actif. 

 

Les membres de l’Exécutif sont les suivants : 1 président, 1 vice-président, 1 trésorier, 1 secrétaire et 7 membres actifs, tous pour un mandat de 2 ans. Tamara Critch profite de l’occasion pour expliquer qu’il s’agit de planifier la relève, car cela permettrait à d’autres membres, peut-être plus jeunes, de se familiariser avec les politiques, les procédures et les processus nécessaires au fonctionnement du Chapitre.

 

Nicholas Isenor demande le vote pour clore le débat et voter sur la motion. Un vote à main levée a lieu et la majorité des participants se prononcent en faveur de l’adoption de la motion visant à modifier les statuts du chapitre d’Halifax. 

 

Conclusion : La proposition de motion est adoptée.

 

Ashlee McLeod demande s’il y a d’autres questions, ce à quoi l’assemblée ne répond pas. Elle propose donc de clore la discussion et de passer au point suivant de l’ordre du jour.

 

1.9. ServicePlus et Fondation Héritage

Ashlee McLeod présente ensuite Lori Thistle, membre active du chapitre d’Halifax, et l’invite à faire un exposé sur ServicePlus et la Fondation Héritage de l’Institut.

 

Lori Thistle remercie Ashlee pour sa présentation et précise qu’elle n’a préparé qu’une présentation pour ServicePlus. Cathy Hebert, membre active du chapitre d’Halifax, se portée volontaire pour présenter de l’information sur la Fondation Héritage.

 

Lori commence par expliquer que ServicePlus est un programme d’avantages disponible pour tous les membres de l’Institut. Il offre des tarifs préférentiels, des remises et des économies sur toute une série de produits et de services exclusivement réservés aux membres et, surtout, il ne vous coûte rien. Tous les membres y ont accès.

 

Lori Thistle explique que pour accéder aux avantages, les membres doivent s’inscrire au programme en ligne. Elle indique que le programme est facile à utiliser et dresse la liste de quelques fournisseurs offrant des réductions. Elle ouvre le débat et un certain nombre de membres font savoir qu’ils étaient membres de ServicePlus et racontent comment ils avaient économisé de l’argent, eux et leur famille. Lori Thistle explique comment s’inscrire en ligne.

 

Pour en savoir plus sur ServicePlus et vous inscrire, rendez-vous sur le site : https://groupeserviceplus.ca/invit%C3%A9e/. 

 

Ashlee remercie Lori Thistle pour sa présentation et invite Cathy Hebert à présenter ses informations sur la Fondation Héritage. 

 

Cathy Hebert remercie Ashlee McLeod pour sa présentation. Cathy Hebert explique que la bourse de la Fondation Héritage est financée par les dons généreux des membres de l’Institut. D’autres contributions proviennent d’entreprises mécènes et la fondation a généré plus d’un million de dollars de bourses d’études pour de jeunes Canadiens.

 

Cathy Hebert explique qu’avec l’augmentation du coût de l’éducation, il est plus important que jamais que les membres soient au courant des bourses d’études disponibles. Elle précise que les bourses allaient de 1 000 à 5 000 $ pour les étudiants de première année.

 

Pour en savoir plus sur la Fondation Héritage et sur les modalités de candidature aux bourses d’études, veuillez consulter le site : https://pipsc.ca/fr/a-propos/fondation-heritage.

 

1.10. Levée de la séance

Toutes les questions à l’ordre du jour ayant été traitées, Ashlee McLeod propose de lever la séance à 20 h 29.

Motion présentée par : Amanda Casella

Avec l’appui de : Tamara Critch

 

2.0. Élections

Amanda Casella, déléguée syndicale de l’Institut, préside les élections. 

 

2.1. Postes actuels et mandats

Postes et fin des mandats : Liste de l’exécutif du chapitre d’Halifax avant les élections de 2023 :

 

 

Tous les postes à pourvoir en 2023 sont ceux de trésorier-secrétaire et de 4 membres actifs.

 

Félicitations à tous ceux et celles qui ont été élus et gros merci à tous les membres qui ont voté.

 

2.2. Résultats des élections

Inscrire le poste, le mandat, les candidat·es, les proposant·es et indiquer si élu·e ou élu·e par acclamation :

 

 

*À noter : Normalement, chaque poste a un mandat de deux ans. Compte tenu du résultat de la motion adoptée au cours de l’AGA du chapitre d’Halifax, il est décidé que les effets de la motion approuvée ne pourraient être mis en œuvre qu’après l’examen et l’approbation du CSP. Par conséquent, il est décidé que le mandat du trésorier-secrétaire ne serait que d’un an et qu’une élection pour des postes distincts aurait lieu lors de la prochaine AGA du chapitre d’Halifax en 2024.

 

Note supplémentaire :

 

Après l’AGA du Chapitre du 5 décembre 2023 et la finalisation du présent procès-verbal, Greg Hues, membre actif nouvellement élu, a malheureusement annoncé sa démission du Chapitre. Greg a accepté un poste de gestionnaire par intérim représenté par l’AFPC. Compte tenu de ce poste vacant, le chapitre d’Halifax a choisi de se prévaloir de l’article 6.7.2 des statuts pour sélectionner un membre éligible du Chapitre afin de pourvoir à ce poste jusqu’à la prochaine élection. 

 

Le chapitre d’Halifax a choisi David Chu pour occuper le poste vacant de membre actif.

 

Statuts de l’organisme constituant

 

6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’Exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.

 

3.0. Documents 

Document 1 : Ordre du jour

 

Document 2 : Procès-verbal de l’AGA du chapitre d’Halifax du 29 novembre 2022

Document 3 : Rapport financier — Résultats

Document 4 : Rapport financier — Budget 2024

 

 

4.0. Annexe A

MOTION 

Attendu que les statuts et règlements du Chapitre de Halifax n’ont pas été révisés depuis 2013;

 

Considérant que qu’aucune modification aux statuts n’a été mise en œuvre;

 

Considérant que le poste de secrétaire-trésorier est actuellement un poste unique pour les deux titres.

 

Il est proposé que les statuts du chapitre d’Halifax adoptent le modèle de statuts épicènes comme suit :

 

 

CHAPITRE D’HALIFAX

STATUTS

PRÉAMBULE

Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des chapitres non prévues dans les Statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada ou de la Région de l’Atlantique, auxquels ils sont conformes.

DÉFINITIONS

« Institut » ou « IPFPC » : L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

« membres » : Personnes qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membre).

« président·e » : Sauf indication contraire, la personne élue à la présidence du Chapitre.

« vice-président·e » : Sauf indication contraire, la personne élue à la vice-présidence du Chapitre.

 

Article 1 HALIFAX

Le nom du chapitre est le chapitre d’Halifax de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».

 

ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE

Les buts du Chapitre sont de faire valoir ses intérêts, de servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l’Institut, d’assurer l’application des présents statuts, de faire au Conseil régional et à l’Institut des recommandations sur des questions s’inscrivant dans les objectifs de l’Institut et de nommer des délégué·es aux assemblées du Conseil régional et de l’Institut conformément aux statuts de ces organismes.

 

ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES

3.1 Les membres titulaires se trouvant sur le territoire du Chapitre tel qu’il a été défini par l’Institut sont membres titulaires du Chapitre.

3.2 Les membres à la retraite qui se trouvent dans la zone géographique du Chapitre, telle qu’elle est définie par l’Institut, sont membres titulaires du Chapitre.

 

ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES

4.1 Les membres peuvent occuper des postes à l’exécutif du Chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Chapitre et voter dans le cadre des affaires du Chapitre.

4.2 Les membres du Chapitre peuvent assister aux assemblées générales du Chapitre et y prendre la parole.

 

ARTICLE 5 FINANCES

5.1 Finances du Chapitre : Les finances du Chapitre doivent être conformes aux politiques de l’Institut.

5.2 Exercice financier : L’exercice financier du Chapitre correspond à l’année civile.

5.3 Dépenses : L’exécutif du Chapitre engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du Chapitre. 

5.4 Fonds du Chapitre : Les fonds du Chapitre sont conservés dans un compte attribué par l’Institut. 

5.5 Signataires autorisé·es : Les personnes autorisées à signer sont élues ou nommées par l’exécutif de l’organisme constituant, et la décision prise à cet égard est consignée dans le procès-verbal approprié. Le Chapitre doit compter au moins trois (3) signataires autorisés.

5.6 Signatures : Tous les chèques doivent porter la signature de deux personnes signataires autorisées, qui ne peuvent jamais être les bénéficiaires d’un chèque. 

5.7 Registres comptables : Toutes les dépenses sont consignées.

5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du Chapitre.

 

ARTICLE 6 EXÉCUTIF

6.1 Rôle : L’exécutif du Chapitre exerce l’autorité et agit pour le compte du Chapitre dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales. 

6.2 Composition : L’exécutif du Chapitre est élu par et parmi les membres du Chapitre. Il se compose d’un·e président·e, d’un·e vice-président·e, d’un·e secrétaire, d’un·e trésorier·ère et de membres actif·ves, et compte le nombre de membres maximum permis par les statuts de l’Institut.

6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’Exécutif a une durée de deux (2) ans, sauf à la première élection, où la moitié des membres est élue pour deux (2) ans et l’autre moitié, pour un (1) an. 

6.4 Réunions : L’exécutif du Chapitre tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année. 

6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’Exécutif est présente.

6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.

6.7 Postes vacants

6.7.1 Si la présidence devient vacante, le/la vice-président·e en assume les fonctions jusqu’à la prochaine élection.

6.7.2 Si un poste autre que la présidence devient vacant, les autres membres de l’Exécutif peuvent choisir une personne éligible du Chapitre pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.

6.7.3 Les membres qui manquent deux (2) réunions consécutives de l’Exécutif sans motif valable sont réputé·es avoir démissionné de leur poste à l’Exécutif.

6.8 Fonctions

6.8.1 Président·e : Le/la président·e convoque et préside les réunions du Chapitre et de l’Exécutif, et présente un rapport sur les activités du Chapitre à l’assemblée générale annuelle. 

6.8.2 Vice-président·e : Le/la vice-président·e assiste le/la président·e dans l’exercice de ses fonctions et assume la présidence en son absence.

6.8.3 Secrétaire : Le/la secrétaire envoie les avis de convocation aux réunions du Chapitre et de l’exécutif du Chapitre, dresse le procès-verbal des réunions et prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du Chapitre et de l’Exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut. Cette personne est également chargée de présenter les rapports exigés par les statuts et règlements de l’Institut et de la Région.

6.8.4 Trésorier·ère : Le/la trésorier·ère tient les livres du Chapitre conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’Exécutif et chaque assemblée générale du Chapitre, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du Chapitre. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition des membres du Chapitre.

6.8.5 Membres actif·ves : Les membres actif·ves exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’Exécutif.

6.8.6 Comités : L’Exécutif peut former des comités, au besoin. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les forme. Une copie des rapports des comités est remise au/à la secrétaire du Chapitre. Les comités sont dissous par un vote à la majorité des membres de l’organisme qui les a créés.

 

ARTICLE 7 ÉLECTIONS

7.1 Comité des élections : L’Exécutif nomme un Comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du Chapitre et de conduire les élections. Les membres du Comité des élections qui posent leur candidature à une élection doivent démissionner de ce comité.

7.2 Mises en candidature 

7.2.1 Un appel de candidatures à des postes de l’exécutif du Chapitre à pourvoir par voie d’élection accompagne l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)

7.2.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par écrit ou annoncées à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.

7.2.3 Réservé

7.2.4 Le Comité des élections s’assure que les candidat·es sont éligibles et disposé·es à occuper un poste.

7.3 Procédure électorale

7.3.1 Les élections ont lieu à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.

7.3.2 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeur·rices du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes.

7.3.3 Réservé

7.3.4 La personne candidate qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclarée élue.

7.3.5 Les résultats de l’élection sont annoncés à l’assemblée générale annuelle du Chapitre, puis diffusés.

7.3.6 Les membres nouvellement élu·es à l’exécutif du Chapitre entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle du Chapitre.

 

ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU CHAPITRE

8.1 Assemblée générale annuelle

8.1.1 L’assemblée générale annuelle du Chapitre en est le corps dirigeant. Les membres du Chapitre ont le droit d’y assister.

8.1.2 L’exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.

8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsque cinquante pour cent (50 %) des membres sont présent·es à l’ouverture de l’assemblée.

8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :

Adoption de l’ordre du jour

Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente

Affaires découlant du procès-verbal

Rapport du/de la président·e

Rapport financier annuel

Approbation du budget

Rapport du Comité des élections

Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts

8.1.5 Vote sur les motions : Les membres présent·es à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Les membres de l’exécutif du Chapitre sont élu·es par scrutin secret. Autrement, le vote se fait normalement à main levée. Chaque membre a une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.

8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du/de la secrétaire général·e de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.

8.2 Assemblée générale extraordinaire

8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du Chapitre ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la demande ou la décision de convoquer l’assemblée.

8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.

8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.

 

ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE

Aux réunions du Chapitre ou de l’Exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres sur place permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le/la président·e d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre puis, sauf indication contraire contenue dans les statuts, se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.

 

ARTICLE 10 STATUTS

10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.

10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du Chapitre. Les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :

a) l’article visé par la modification;

b) le nouveau libellé.

(Voir en 8.1.2)

 

10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut et à l’exécutif régional concerné, aux fins d’examen.

10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du Chapitre et approuvés par l’Institut.

10.5 Les présents statuts sont adoptés à la fois en français et en anglais, les deux versions ayant force de loi égale.

 

ARTICLE 11 RÈGLEMENTS

11.1 L’exécutif du Chapitre peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du Chapitre, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.

11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du Chapitre, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.

11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du Chapitre où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.