(Traduit de l’anglais)
SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST
PROCÈS-VERBAL
Réunion ordinaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, le 7 septembre 2023, à 18 h
Cette réunion a lieu au Hard Stones Grill, au 1 Roydon Place, à Ottawa
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Personnes présentes :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Bobson Wong (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Zhidan Guan (membre actif), Liming Sun (membre actif), Nghia Lam (membre actif). Personne absente : Nancy Desroches (membre active) Junaid Fazal a démissionné de son poste (membre actif) immédiatement après la réunion de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest du 15 juin 2023. |
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille tous les membres de l’Exécutif et ouvre la séance à 18 h 30.
ORDRE DU JOUR : L’ordre du jour provisoire est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Beverley. MOTION ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 15 juin 2023 tel que modifié. Motion proposée par Steve, avec l’appui de Daniel. MOTION ADOPTÉE.
- Les points de suivi de la réunion du 15 juin 2023 feront l’objet d’un suivi plus tard. Ils sont inclus séparément à la fin de ce procès-verbal.
RAPPORT DU PRÉSIDENT
- Daniel annonce que le sous-groupe a reçu l’allocation annuelle de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC). Il informe les membres que les personnes qui souhaitent renouveler leur mandat de délégué syndical doivent suivre un cours obligatoire de l’IPFPC sur la diversité. Il souligne que le Conseil des délégués syndicaux de 2023 a été reporté en raison d’un conflit de travail au lac Leamy. L’IPFPC nous a fait parvenir une communication nous informant qu’il ne paierait pas pour les tuques à l’effigie du sous-groupe TI d’Otawa-Ouest qui ont disparu de la salle d’entreposage du chemin Tremblay.
RAPPORT DU TRÉSORIER
- Bobson déclare qu’il n’a pas encore été en mesure d’ouvrir une session afin de commencer à préparer les états financiers. Daniel présente donc le rapport du trésorier. Il dit que, sur papier, le solde du compte du Sous-groupe est de 26 342,40 $, mais que nous avons en fait 27 168,74 $ dans notre compte.
AFFAIRES EN COURS
Actualisation des dépenses de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- Les membres tiennent d’autres discussions au sujet des remboursements des dépenses de communication du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest engagées par les membres de son exécutif. Il est décidé que les dépenses de communication pour les mois de juin, juillet et août doivent être soumises par l’entremise de Concur, il faut continuer d’utiliser la méthode de calcul transmise à l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest par notre ancien trésorier, Blair Mason, à la réunion du Sous-groupe du 2 février 2023.
Formation pour les membres de l’Exécutif
POINT DE SUIVI : Bobson doit communiquer avec Stacey McLaren afin de faire un suivi concernant la formation pour les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
AFFAIRES NOUVELLES
Activités de mobilisation des membres
- Après une bonne discussion, plusieurs points sont suggérés pour sensibiliser et mobiliser les membres, y compris le mini-golf, les quilles, une autre activité de type « tailgater », une soirée au cinéma, un jeu d’évasion, des voiturettes go-kart et du patinage libre. Les membres discutent de l’achat d’autres articles promotionnels, comme des tuques, des chemises pour les membres de l’exécutif, des stylos, des tasses à café et des « macarons » pour cellulaire.
POINT DE SUIVI : Daniel doit faire le suivi de la nouvelle commande de tuques à l’effigie du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour remplacer celles qui ont disparu.
POINT DE SUIVI : Beverley doit faire le suivi de la commande de chemises pour les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
TOUR DE TABLE
POINT DE SUIVI : Bobson doit élaborer un calendrier des vacances des membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest qui va jusqu’au 1er janvier 2024.
POINT DE SUIVI : Daniel actualisera les cartes de signature bancaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
- Les membres disent qu’ils ont besoin d’une formation sur Concur.
PROCHAINE RÉUNION
- 5 octobre 2023 : Ce sera une réunion en personne. L’endroit reste à déterminer.
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance. Proposée par Daniel, avec l’appui de Steve. MOTION ADOPTÉE. 20 h 20
- Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Daniel doit faire le suivi de la nouvelle commande de tuques à l’effigie du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour remplacer celles qui ont disparu.
Daniel actualisera les cartes de signature bancaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Beverley doit faire le suivi de la commande de chemises pour les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Bobson doit communiquer avec Stacey McLaren pour faire le suivi de la formation à l’intention des membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Bobson doit faire le calendrier des vacances des membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest jusqu’au 1er janvier 2024.
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
Daniel doit envoyer le calendrier des réunions pour l’année à venir.
Daniel et Beverley doivent examiner la situation des dépenses liées aux communications, calculer une formule et élaborer des directives qui répondent à la plupart des préoccupations.
Beverley doit créer une liste des personnes qui ne se présentent pas aux réunions du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Bobson doit envoyer les états financiers à Steve, qui les transmettra ensuite à Linda Rochefort, afin que nous puissions réclamer notre allocation annuelle à l’IPFPC.
Zhidan doit organiser un dîner d’information virtuel et informel pour montrer à ses collègues de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest comment utiliser CONCUR.
Tout le monde - Nommer, le cas échéant, un responsable des communications.