(Traduit de l’anglais)
SOUS-GROUPE TI D’OTTAWA-OUEST
PROCÈS-VERBAL
Réunion ordinaire de l’Exécutif du 15 juin 2023, à 18 h
Cette réunion a lieu au restaurant 168 Sushi, au 1651, chemin Merivale, à Ottawa.
|
Personnes présentes :
Daniel Shen (président), Beverley Miranda (vice-présidente), Bobson Wong (trésorier), Steve Anderson (secrétaire), Zhidan Guan (membre actif), Junaid Fazal (membre actif), Liming Sun (membre actif), Nancy Desroches (membre active), Nghia Lam (membre actif). (Tous les membres de l’Exécutif sont présents) |
Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, accueille tous les membres de l’Exécutif et ouvre la séance à 18 h 45.
ORDRE DU JOUR : L’ordre du jour provisoire est présenté.
MOTION d’adoption de l’ordre du jour tel que modifié. Proposée par Daniel, avec l’appui de Zhidan; la MOTION EST ADOPTÉE.
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
MOTION d’adoption du procès-verbal de la réunion du 2 mars 2023 tel que modifié. Proposée par Daniel, avec l’appui de Beverley. MOTION ADOPTÉE.
MOTION d’adoption, de façon informelle, du procès-verbal de la réunion de l’AGA du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest tenue le 4 mai 2023, tel que modifié. Proposée par Steve, avec l’appui de Junaid. MOTION ADOPTÉE. [Remarque : Ce procès-verbal fera l’objet d’un vote officiel à l’AGA 2024 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.]
SUIVI – Bobson doit envoyer les états financiers à Steve, qui les transmettra ensuite à Linda Rochefort, afin que nous puissions réclamer notre allocation annuelle à l’IPFPC.
RAPPORT DU PRÉSIDENT
- Daniel passe en revue les notes qu’il a prises au cours de la réunion des présidents de sous-groupe. Le négociateur en chef du groupe TI a été remplacé par Robert Seguin. Les négociations sur la nouvelle convention sont maintenant passées à l’arbitrage. Le nom du Groupe continue d’être officiellement changé de CS à TI à toutes les instances. Tony Goddard est maintenant à l’emploi de l’IPFPC et peut répondre à toutes les questions concernant les mises à jour des statuts des sous-groupes (par exemple). Nous invitons nos membres à communiquer avec leurs députés respectifs au sujet de notre besoin de conclure une nouvelle convention équitable et à leur rappeler les avantages économiques pour les régions situées à l’extérieur du centre-ville qu’amène le télétravail. Daniel explique que les employeurs sont en droit d’attribuer un bureau désigné aux employés; toutefois, les problèmes liés à l’obligation d’adaptation et à la santé et sécurité au travail (SST) ne devraient pas être tolérés en ce qui concerne la mesure de retour au bureau. Par exemple, la mauvaise qualité de l’air dans la Région de la capitale nationale (RCN), il y a deux semaines en raison du feu de forêt, a engendré de graves problèmes de qualité de l’air dans l’ancien immeuble de bureaux, lequel ne dispose pas d’une ventilation adéquate. Les employés respiraient une odeur de fumée à l’intérieur de l’immeuble et des billets relatifs à la SST ont été créés pour s’assurer que Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC) traite la situation rapidement et correctement. Il insiste sur la différence entre le retour au travail (RT) et le retour au bureau (RAB). Daniel parle de la nécessité pour nous tous de recruter davantage de délégués syndicaux et d’envisager de poser notre candidature à ce poste, si ce n’est pas déjà fait.
RAPPORT DU TRÉSORIER
Puisque Bobson commence à se familiariser avec le rôle de trésorier, Daniel répond en disant que les activités sont en grande partie suspendues jusqu’à ce que nous obtenions notre allocation annuelle de l’IPFPC. Toutefois, nous avons récemment reçu 805,55 $ de la part de l’ancien trésorier au titre du remboursement du solde dû pour son appareil d’occasion acheté par le sous-groupe, et 29,30 $ en intérêts. Des chèques sont également signés pour payer la location de la salle du Collège Algonquin pour notre AGA 2023.
AFFAIRES EN COURS
Matériel de téléconférence
- Daniel souligne que la nécessité de tenir des téléconférences a diminué depuis la fin de la pandémie et que la participation en personne aux réunions de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest a augmenté. Les besoins en matériel de téléconférence pourraient toutefois être plus importants l’hiver prochain. Les membres tiennent ensuite une discussion sur le calendrier et le format des prochaines réunions du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest. Il est rappelé à tous les membres que l’IPFPC paye pour six réunions par année et qu’il nous incombe de répartir, de façon stratégique, nos frais de réunion en fonction de cette situation. Les dates et heures habituelles de nos réunions seront le premier jeudi de chaque mois et se dérouleront de 18 h à 20 h. Daniel explique que les personnes qui se portent volontaires pour animer des activités et organiser les repas des réunions pourront décider de la façon dont elles souhaitent payer l’activité qu’elles ont organisée. Tout type d’indemnité, de l’accumulation de points de crédit aux remises, ne constitue qu’une petite partie de notre gratitude envers le gestionnaire de projet principal pour son dévouement envers le Sous-groupe et les membres.
MOTION de ne tenir aucune réunion ordinaire du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest en juillet et en août. Proposée par Beverley, avec l’appui de Nancy. MOTION ADOPTÉE.
SUIVI Daniel doit envoyer le calendrier des réunions pour l’année à venir.
SUIVI Zhidan doit organiser un dîner d’information virtuel et informel pour ses collègues de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest sur la façon d’utiliser CONCUR.
Bilan de l’AGA 2023 du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- La liste des membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest ne correspond plus à notre liste de communication. Par conséquent, deux membres du sous-groupe d’Ottawa-Métro se sont présentés à l’AGA du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
- Il y a un malentendu persistant sur la façon dont sont choisis les délégués qui participent aux AGA et aux autres activités.
- La nourriture a été laissée à découvert pendant une heure.
- Trop de pâtes / un meilleur choix de nourriture aurait pu être fait.
- Le stationnement gratuit était trop difficile à trouver, et il y a eu de la confusion sur la façon de l’obtenir gratuitement.
- Il y a eu une heure d’attente entre l’heure de début prévue annoncée et l’heure où la réunion a effectivement commencé ou où la nourriture pouvait être mangée. À tout le moins, il aurait fallu permettre aux participants de commencer à manger.
- Il aurait dû y avoir une meilleure compréhension et une meilleure coordination de certaines tâches nécessaires comme la table des inscriptions, les photocopies, etc.
- 11 délégués ne se sont jamais présentés ni nous ont informés à l’avance qu’ils prévoyaient ne pas venir.
SUIVI Beverley doit créer une liste des personnes qui ne se présentent pas aux réunions du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
AFFAIRES NOUVELLES
Formation à l’intention des membres de l’Exécutif
- Daniel fait remarquer que Gordon Bulmer est disponible pour animer une rencontre virtuelle d’une heure visant à donner un aperçu des rôles et des responsabilités relatifs à tous les postes de l’Exécutif. Par ailleurs, Stacy McLaren est disposée à tenir deux séances réparties sur deux samedis dans l’immeuble de l’IPFPC (250, chemin Tremblay). Le dîner serait fourni. Les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest tiennent une discussion, mais ils ne sont arrivés à aucun consensus.
Chemises pour les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- Certains membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest ont déjà reçu leur chemise; elle leur a été remise lors de la récente AGA du groupe TI. Beverley prend en note la taille des chemises de tous ceux qui n’en ont pas encore.
Retour au bureau
- Les membres discutent, à maintes reprises, de ce sujet, tout au long de la réunion. Une tentative antérieure d’organiser une séance d’apprentissage et d’écoute pour les membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest à ce sujet a été remplacée par une plus grande assemblée tenue par l’IPFPC à peu près au même moment. Beaucoup d’anecdotes sont partagées sur les situations vécues par les membres dans le contexte actuel.
Limites géographiques du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- C’est un sujet qui nous préoccupe beaucoup, car le véritable lieu de travail de bon nombre de membres du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest est maintenant très différent de l’emplacement que l’employeur précise sur papier. L’IPFPC est au courant de la situation et s’en occupera à un niveau supérieur pour tous les organismes constituants.
Actualisation des dépenses de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
- On ne sait plus clairement quelles dépenses de communication peuvent être réclamées par les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, compte tenu du montant global limité dont dispose le Sous-groupe, en général, et de l’allocation précise prévue dans le budget pour les communications en 2023, soit 4 000 $. Afin d’apporter des précisions, la motion suivante est présentée :
MOTION visant à payer 20 $ par mois à tous les membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest pour leurs frais d’Internet et à payer 30 $ par mois supplémentaires aux membres du comité directeur (président, vice-président, trésorier, secrétaire) pour leurs frais de cellulaire. Dans les deux cas, des reçus doivent être fournis. Motion proposée par Daniel, avec l’appui de Zhidan. MOTION RETIRÉE. [Explication : Il est fait remarquer que, jusqu’à ce jour, on comprenait autrement les montants qui seraient versés – notamment à certains anciens membres de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest qui ont présenté des demandes d’indemnité. Cela aura une incidence sur le montant des fonds destinés aux communications disponibles pour le restant de l’année. On fait également remarquer que si le sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest subventionne les frais de cellulaire, les membres devraient convenir d’un délai raisonnable et informel pour répondre aux communications reçues.]
SUIVI Daniel et Beverley doivent examiner la situation des dépenses liées aux communications, calculer une formule et élaborer des directives susceptibles de répondre à la plupart des préoccupations.
Activités de l’été et de l’automne
- Daniel explique qu’il y a un intérêt commun à ce que le sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, le sous-groupe TI d’Ottawa-Est et le sous-groupe TI d’Ottawa-Metro collaborent à l’organisation d’activités conjointes et au partage des dépenses au-delà de l’été à venir. Des idées comme jouer au mini-golf du chemin Merivale sont proposées. De telles activités intégreraient un objectif éducatif, comme un compte-rendu des négociations ou une discussion sur le nouveau Régime de soins de santé de la fonction publique.
TOUR DE TABLE
- Il est souligné que l’AGA 2023 du chapitre d’Ottawa-Ouest aura lieu le 28 juin.
- On souligne que personne n’a été affecté au poste de responsable des communications.
SUIVI (Tout le monde) Nommer, le cas échéant, un responsable des communications.
PROCHAINE RÉUNION
- Le 7 septembre 2023
LEVÉE DE LA SÉANCE
MOTION de levée de la séance - Motion proposée par Nghia, avec l’appui de Steve. MOTION ADOPTÉE. 21 h
- Secrétaire de séance : Steve Anderson, secrétaire de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest
RÉSUMÉ DES POINTS DE SUIVI
Daniel doit envoyer le calendrier des réunions de l’année prochaine.
Daniel et Beverley doivent examiner la situation des dépenses liées aux communications, calculer une formule et élaborer des directives susceptibles de répondre à la plupart des préoccupations.
Beverley doit créer une liste des personnes qui ne se présentent pas aux réunions du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest.
Bobson doit envoyer les états financiers à Steve, qui les transmettra ensuite à Linda Rochefort, afin que nous puissions réclamer notre allocation annuelle à l’IPFPC.
Zhidan doit organiser un dîner d’information virtuel et informel pour les collègues de l’exécutif du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest sur la façon d’utiliser CONCUR.
Tout le monde - Nommer, le cas échéant, un responsable des communications.