Sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest PROCÈS-VERBAL Réunion ordinaire de l’Exécutif — le 3 novembre 2022

 

(Traduit de l’anglais)

Sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest

PROCÈS-VERBAL

Réunion ordinaire de l’Exécutif — le 3 novembre 2022 à 18 h

Restaurant Chances R, College Square, 1365, avenue Woodroffe

 

Le président du sous-groupe TI d’Ottawa-Ouest, Daniel Shen, ouvre la première réunion du nouvel Exécutif à 18 h 15.

ORDRE DU JOUR L’ébauche d’ordre du jour est présentée.

Daniel présente, avec l’appui de Steve, une MOTION d’adoption de l’ordre du jour. La motion est adoptée. L’ordre du jour est adopté tel que rédigé.

PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES Puisque nous ne sommes pas certain·es des procès-verbaux des réunions précédentes qui ont été adoptés, il est convenu officieusement de recommencer à zéro avec celui de cette réunion.

RAPPORT DU PRÉSIDENT Daniel signale qu’il n’a assisté à aucune réunion de l’IPFPC en présentiel depuis l’AGA de notre Sous-groupe, le 26 septembre 2022. Il remercie les autres nouveaux·lles membres du Comité directeur (Blair, Beverley et Steve) pour le travail qu’elle et ils ont accompli pour préparer cette première réunion du nouvel Exécutif. Le itowsg_exec@pipsc.ca a été mis à jour pour faciliter les communications internes des membres de l’Exécutif.

POINTS DE SUIVI Daniel coordonnera la création d’une nouvelle boîte aux lettres générale du Sous-groupe (au moyen de laquelle les membres pourront faire des demandes de renseignements et indiquer leur préférence, pour participer à certaines activités du Sous-groupe). Il faut configurer notre disque partagé de sorte que les membres de l’Exécutif puissent voir ce qu’il contient, que Blair puisse en modifier les données financières, que Steve puisse en modifier les ordres du jour et les procès-verbaux, et que Daniel et Beverley puissent modifier tout ce qui se trouve sur le disque partagé.

RAPPORT DE LA VICE-PRÉSIDENTE Ce point est reporté à la prochaine réunion.

RAPPORT DU TRÉSORIER En raison de la diminution de nos activités pendant la pandémie, il nous reste une bonne quantité de fonds disponibles, pour le reste de l’exercice 2022. Nous avons dépensé 22 % de notre allocation 2022 pour la récente AGA de notre Sous-groupe, et il reste 30 162,45 $ dans notre compte bancaire. Notre kilométrage pour les réunions et les activités est couvert par l’IPFPC.

AFFAIRES NOUVELLES

FORMULAIRES DE SIGNATURE Les quatre membres du Comité directeur ont maintenant signé le formulaire bancaire, et Daniel l’a remis à Blair pour que ce dernier assure le suivi avec la banque.

Charles présente, avec l’appui de Lisa, une MOTION visant à créer officiellement un poste d’agent·e de communication au sein de notre Exécutif. La motion est adoptée.

Blair présente, avec l’appui de Zaidan, une MOTION visant à nommer Lisa Chau à titre d’agente de communication. La motion est adoptée.

POINT DE SUIVI Daniel travaillera avec les autres membres du Comité directeur au nettoyage de notre disque partagé.

SGTIOO Il est confirmé que la forme courte du nom de notre Sous-groupe est SGTIOO, car celle-ci correspond à la convention de dénomination qui est utilisée par le groupe TI.

ALLOCATION DE COMMUNICATIONS Blair nous rappelle que nous ne sommes généralement pas censé·es utiliser les systèmes informatiques du bureau pour nos affaires syndicales. Il précise que le mot « allocation » n’est pas le terme approprié; nous pouvons demander le « remboursement » de certaines de nos dépenses liées aux communications. Il est très important de fournir les reçus des frais d’Internet ou de téléphone cellulaire, pour pouvoir réclamer l’allocation. Le cumul des avantages est interdit (c’est-à-dire qu’il n’est pas permis de réclamer la même dépense à deux organismes différents de l’IPFPC). On suggère que ces remboursements mensuels de 25 $ aux membres de l’exécutif du SGTIOO soient rétroactifs à compter de l’AGA de septembre de ce Sous-groupe.

https://docs.google.com/document/d/1AoLnmfn9HnkjocJlB6HrI84AN9WFYJkNwAD7GFxuQdw/edit?usp=share_link

Blair présente, avec l’appui de Zaidan, une MOTION en vue de l’approbation de la politique sur les remboursements des communications telle qu’elle est rédigée, étant entendu que ces paiements commenceront à compter du 26 septembre 2022. La motion est adoptée.

LE POINT SUR LES DISPOSITIFS INFORMATIQUES Daniel indique que Beverley et lui-même ont déjà des ordinateurs portables du SGTIOO. Deux autres appareils du SGTIOO, qui avaient été achetés en avril 2019, sont toujours en possession de Nino Mangione et de Michael Vincent.

POINT DE SUIVI Blair enverra un courriel au service des finances de l’IPFPC pour lui demander son avis au sujet de ces deux appareils en transit du SGTIOO. S’ils sont jugés irrécupérables, pouvons-nous obtenir la valeur résiduelle de ces appareils à titre de remboursement de l’IPFPC?

Steve mentionne qu’il a récemment acheté un nouvel ordinateur portable pour son usage personnel et qu’il n’a pas besoin d’un autre ordinateur portable.

https://docs.google.com/document/d/1L2jCnlEY5CQcIa33XbUQd1Jyxd9BQKG711JZ9PYCYfQ/edit?usp=share_link

Lise présente, avec l’appui de Charles, une MOTION visant l’approbation de la politique sur les équipements informatiques telle qu’elle est rédigée, en précisant que les équipements personnels achetés antérieurement peuvent être remboursés sur présentation de reçus, et qu’une somme supplémentaire de 200 $ peut être remboursée, au besoin, pour les logiciels d’ordinateurs portables (par exemple, pour que le secrétaire achète et installe la suite MS Office). La motion est adoptée.

CHEMISES Daniel partage un lien vers d’éventuels vêtements du SGTIOO. Les objectifs d’un éventuel achat de vêtements sont de donner aux membres de l’exécutif du SGTIOO une plus grande visibilité lors des activités, d’acheter un petit stock supplémentaire pour les nouveaux membres qui se joindront à l’exécutif du SGTIOO l’année prochaine, et d’offrir des prix lors des événements du SGTIOO. Nous décidons de continuer à communiquer par courriel au sujet des modèles et choix de vêtements possibles.

Steve présente, avec l’appui de Blair, une MOTION visant à dépenser une somme maximale de 5 000 $ en articles de visibilité. La motion est adoptée.

REPRÉSENTATION DU CAMPUS CARLING DU MDN Daniel nous apprend qu’un délégué syndical du campus Carling du MDN propose de se joindre à l’exécutif du SGTIOO. Il est noté qu’actuellement, nous n’avons pas de membre de l’exécutif du SGTIOO dans ce grand lieu. Il est convenu que cette personne sera invitée à la réunion de l’Exécutif du 1^er décembre 2022 pour une rencontre informelle. Après cette réunion, les membres de l’exécutif du SGTIOO se réuniront à huis clos pour décider si cette personne constituerait un ajout souhaitable à l’équipe.

POINTS DE SUIVI DE L’AGA Blair nous informe que l’état des résultats sera corrigé afin de rendre compte de l’écart qui a été soulevé lors de la récente AGA du SGTIOO. Cette information sera communiquée dans une lettre de souhaits aux membres qui décrira la « renaissance » de notre Sous-groupe et qui les informera peut-être aussi de notre première activité à leur intention.

Insérer ici le lien vers le procès-verbal de l’AGA 2022 du SGTIOO.

POINT DE SUIVI Blair travaillera avec Lisa afin de rédiger une communication aux membres et de remplir notre engagement pris à l’AGA.

ACTIVITÉ SOCIALE DES MEMBRES Daniel a préréservé une activité de billard, de ping-pong et de dîner léger au Tail Gators pour le 8 décembre 2022. Cet établissement présente de nombreux avantages, notamment un accès pour les personnes handicapées, de la flexibilité quant au nombre de personnes (de 50 à 200 personnes et une certaine possibilité d’effectuer des changements de dernière minute), des prix raisonnables pour la nourriture (le coût du buffet du dîner étant de 28 $ par personne), un stationnement gratuit et la possibilité pour les membres de gérer eux/elles-mêmes leurs restrictions alimentaires. Nous nous entendons de manière informelle pour aller de l’avant avec cette activité. Daniel demande de l’aide, et il est déterminé que Lisa travaillera sur les communications. Il y a une discussion au sujet des coupons de boissons, des grignotines et du grand écran qui est disponible. Nous ne prenons pas d’engagement quant au nombre de participant·es (mauvais temps possible) si nous choisissons l’option buffet, mais si nous décidons de donner à l’avance le nombre de participant·es sans le buffet, nous pourrons effectuer des changements jusqu’à trois jours avant l’événement. Conférencier·ère : on mentionne Tony Goddard et Jennie Esnard. Étant donné qu’il y a un bar à cet endroit, on discute de la question des boissons alcoolisées, de la responsabilité éventuelle et de la meilleure façon de gérer les personnes qui pourraient trop boire.

POINT DE SUIVI Steve fera un suivi auprès de l’IPFPC pour savoir comment gérer au mieux la consommation d’alcool lors de nos activités, et si nous devons nous préoccuper de la responsabilité et de l’assurance, pour nous protéger.

POINT DE SUIVI Steve enverra à Lisa un texte de présentation de « bienvenue au sein du nouveau sous-groupe d’Ottawa-Ouest » déjà composé, au cas où elle voudrait l’inclure dans une prochaine communication.

DÎNER DES FÊTES DE L’EXÉCUTIF Steve mentionne que notre éventuel dîner des Fête, que de nombreux organismes constituants organisent à cette période de l’année, s’est transformé en activité sociale pour les membres. Après discussion, il est décidé que notre prochaine réunion ordinaire du 1^er décembre 2022 pourrait être améliorée.

POINT DE SUIVI Steve trouvera un restaurant « sympathique » pour notre prochaine réunion ordinaire.

FINANCIAL LAUNCHPAD (RAMPE DE LANCEMENT FINANCIER) Lisa présente quelques informations de base sur ces possibles ateliers financiers pour nos membres. Elle ajoute que le fournisseur propose 30 ateliers gratuits à distance par Zoom (au moins 20 personnes à la fois doivent y assister) jusqu’au 13 janvier 2023. Nous nous entendons sur le fait que si nous pouvons profiter d’une des séances gratuites de ce fournisseur, nous pourrions être disposés à lui acheter une présentation en présentiel d’environ 1 500 $, pour l’année prochaine.

POINT DE SUIVI Lisa fera un suivi auprès du fournisseur pour voir si nous pouvons réserver une séance virtuelle gratuite pour le 11 janvier 2023.

TOUR DE TABLE

Daniel dit qu’il fera un suivi avec le délégué syndical du campus Carling du MDN et qu’il l’invitera à notre prochaine réunion de l’Exécutif.

Steve nous rappelle qu’il pourrait falloir parcourir beaucoup de kilomètres pour trouver les vêtements, et nous nous entendons sur le fait que cette dépense serait couverte par le SGTIOO.

Junaid pense que nous devrions faire un don à la mémoire de l’ancien membre de l’exécutif du SGTIOO, Brandon Wilson.

Junaid présente, avec l’appui de Lisa, une MOTION voulant que le SGTIOO fasse, à la mémoire de Brandon Wilson, un don de 100 $ au Fonds des bourses pour étudiants canadiens noirs. La motion est adoptée.

POINT DE SUIVI Blair enverra un avis aux membres au sujet du décès de Brandon Wilson.

Junaid souligne qu’il aimerait que toute formation de l’exécutif du SGTIOO se déroule à distance (un sondage a déjà été effectué par Daniel pour connaître l’intérêt et les préférences des membres, concernant cette formation).

Blair mentionne que le Conseil d’administration de l’IPFPC a décidé, en septembre, qu’il est possible d’effectuer une dépense de dîner pour toute réunion virtuelle de l’IPFPC d’une durée supérieure à 90 minutes. Le remboursement d’une telle dépense ne peut être réclamé qu’une seule fois par période de 24 heures.

Daniel présente, avec l’appui de Lisa, une motion de LEVÉE DE LA SÉANCE à 20 h 25. La motion est adoptée.