Groupe RE - On vous refuse d’assister à des conférences? Voici ce que vous pouvez faire.

Le NOUVEAU GUIDE a été publié en juin 2024

On vous refuse d’assister à des conférences? Voici ce que vous pouvez faire.

La participation à des conférences est essentielle, non seulement à l’avancement professionnel des chercheurs, mais aussi à la qualité du programme de recherche et à la réputation du gouvernement du Canada. Nous devons nous rappeler que la participation à des conférences et aux activités d’une société professionnelle et scientifique ne constitue pas une « formation » ou un « avantage », mais fait plutôt partie intégrante de notre travail.

L'importance de la participation aux conférences est reconnue dans notre convention collective, signée par l'Institut et le Conseil du Trésor (article 19.03, non souligné dans l'original) :

« Les parties (…) reconnaissent que la présence à des conférences, à des symposiums et à des ateliers professionnels ou scientifiques ainsi qu’à d’autres réunions de même nature fait partie intégrante des activités professionnelles de l’employé et que la présence et la participation à ces réunions sont considérées comme un élément important en améliorant la créativité relier à la recherche scientifique ou du perfectionnement professionnel. Dans ce contexte, les parties reconnaissent également l’importance du réseautage avec des collègues canadiens et étrangers dans le domaine de la recherche et de la participation active à l’organisation et aux activités de sociétés scientifiques et professionnelles connexes ».

Plus concrètement, l'article 19.03a)(ii) stipule (non souligné dans l’original) :

Chaque employé aura l’occasion d’assister à des conférences, des symposiums, des ateliers, ou des réunions semblables qui, à son avis, sont pertinents et utiles au programme de recherche ou à la promotion professionnelle de l’employé. L’Employeur fait un effort raisonnable pour approuver la demande de l’employé sous réserve des nécessités du service.

En résumé, le libellé de notre convention reconnaît que les conférences et le travail en société font partie intégrante de nos tâches, et la direction doit faire un effort raisonnable pour approuver la participation à une conférence, que le chercheur le juge utile à son avancement professionnel ou à son programme de recherche (pas nécessairement aux deux). On ne saurait trop insister sur le fait que le sous-alinéa 19.03a)(ii) confère la responsabilité de déterminer quelles activités sont pertinentes à l'employé et non à la direction.

Nous savons que dans la pratique, ce n’est pas ce qui se passe dans de nombreux ministères. Le petit guide qui suit vous indiquera les facteurs que vous devriez mentionner dans votre demande de participation et vous expliquera comment vous devriez répondre à la direction si votre participation est refusée et, enfin, comment l'Institut peut travailler avec vous pour régler votre problème personnel et certaines difficultés systémiques importantes. À la fin du guide, nous avons également ajouté une section qui donne des conseils sur ce qu'il faut faire face aux décisions de gestion qui sont soit inopportunes (p. ex., retardées indûment) ou injustes.

Comment faire une demande

Même si le Conseil du Trésor et les gestionnaires de votre ministère ont le droit d’établir des processus administratifs et des politiques sur l'approbation des voyages et des conférences, ces politiques ne prévalent pas sur les droits que nous confèrent nos conventions collectives. Il est donc important de continuer à mentionner tous les facteurs qui sont importants pour votre perfectionnement professionnel et votre programme de recherche dans votre demande, et pas seulement ceux qui sont demandés par la direction. Nous nous référerons à plusieurs reprises à la décision Outridge c. Conseil du Trésor (ministère des Ressources naturelles) de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral, qui a établi des précédents importants à cet égard. Nous vous suggérons d’inclure dans votre demande :

• Les liens vers votre cadre d’avancement professionnel, y compris les exigences de publication, pour être reconnu par vos pairs et participer aux affaires et au fonctionnement des sociétés professionnelles scientifiques;
• Les séances que vous présidez ou coprésidez;
• Les activités que vous faites ou que vous prévoyez faire, celles où vous participez ou faites du réseautage, celles où vous êtes juge ou celles qui sont des occasions de réseautage;
• Toute réunion de travail à laquelle vous participez dans le cadre de la conférence;
• Les présentations par des étudiants ou des personnes que vous supervisez .
  • L'arbitre dans l'affaire Outridge a conclu que « La direction le soutient dans son travail en lui permettant d'assumer le rôle de superviseur d'un étudiant. Il faudrait en déduire que le superviseur de l’étudiant devrait assister à la présentation de l’étudiant ».
• Participation régulière ou passée à la conférence
  • Nous comprenons que de nombreux sous-ministres demandent expressément que cette information soit retirée, mais l'arbitre dans l'affaire Outridge a conclu qu'il était « naturel » pour un chercheur de s'attendre à continuer d'assister régulièrement aux conférences d’une société professionnelle dont il est un membre actif.

Bien que nous comprenions que votre direction puisse vous demander de supprimer des facteurs, en tout ou en partie, de votre demande, il est important de les inclure au moins dans votre demande initiale. Cela indique à votre gestionnaire que vous prenez votre carrière au sérieux, que vous comprenez vos droits et qu'il ne peut pas prétendre ensuite qu'il n'a pas compris tous les motifs de votre demande de participation. Si la direction vous menace ou vous impose des mesures disciplinaires pour avoir « incorrectement » rempli votre demande en mentionnant ces facteurs, veuillez communiquer immédiatement avec votre délégué syndical de l'Institut ou votre bureau régional, car leurs actions constitueraient probablement des contraventions à notre convention collective.

Que faire si votre demande est refusée ou n'est pas approuvée

Nous savons que trop souvent, les décisions de la direction concernant la participation aux réunions sont simplement retardées jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour s'inscrire à une conférence, soumettre un article ou obtenir un vol à prix abordable. Ne pas avoir d’approbation au moment où vous devez commencer à prendre des dispositions équivaut fonctionnellement à un refus et, en fait, vous n’avez jamais l’approbation de la direction tant que vous ne l’avez pas reçue. Vous pouvez donc prendre ces mesures, qu’on ait explicitement refusé votre demande ou que la réponse ne soit pas arrivée à temps.

La première chose à faire est de comprendre pourquoi on n'a pas approuvé votre demande. Selon notre dernière convention collective, le sous-alinéa 19.03a)(iii) exige que la direction fournisse à l’employé, à sa demande, les motifs du refus par écrit. Nous encourageons tous les membres à demander la raison des refus et à signaler ces raisons à votre délégué syndical, à l’aide de notre formulaire en ligne. Même si vous pouvez déposer un grief si on refuse de fournir des motifs écrits, si on ne vous a donné qu’une réponse de vive voix, vous pouvez aussi envoyer un courriel où vous décrivez l’essentiel de cette conversation à votre gestionnaire et le conserver pour future consultation.

Bien que dans certains cas, les fonds soient tout simplement insuffisants pour envoyer tout le monde à chaque conférence demandée, nous savons que c’est rarement la vraie raison ou même une partie de celle-ci. N’oubliez pas que l’employeur doit faire « un effort raisonnable pour approuver la demande de l’employé, sous réserve des nécessités du service ». De plus, en vertu de la décision Outridge, il est clair que même si la direction dispose d'un pouvoir discrétionnaire, ce pouvoir n'est pas illimité et doit être exercé raisonnablement. Par conséquent, nous vous demandons de déterminer si un effort a été fait et nous vous offrons quelques suggestions de réplique :
 

• « Trop de monde veut assister à la même conférence ». / « Ça fait plus de monde que l’an dernier ». – Il n'y a rien de mal, fondamentalement, à ce qu'un grand nombre d'employés assistent à la même conférence. En fait, s'il s'agit de la conférence la plus pertinente et la plus utile dans le domaine; c’est normal qu'elle puisse intéresser autant de chercheurs. De nombreux domaines tiennent également de multiples conférences au même endroit simultanément afin d'optimiser les chances de réseautage pour les participants. Il n'est pas logique d'obliger des chercheurs qui font une demande à choisir une autre conférence de moindre qualité simplement parce que le nombre total de participants préoccupe la direction. Cette question a été brièvement traitée dans la décision Outridge, où l'arbitre a noté que ses motifs étaient « au moins aussi raisonnables » que ceux des autres participants. C’est particulièrement absurde lorsque la participation ne coûte rien au ministère et que cela devrait être contesté.
• « Nous réduisons les effectifs pour maintenir le coût global à moins de 25 000 $ ou 50 000 $ pour réduire le niveau d'approbation ». / « Ça coûte trop cher ». Rappelezvous encore une fois que l'employeur doit « faire un effort raisonnable » pour approuver votre participation. Le fait d'exclure des personnes d'une conférence simplement pour éviter d'avoir à demander l'approbation à un échelon supérieur montre que le gestionnaire refuse de faire un effort en votre nom. S'il y a des fonds disponibles au budget et que la conférence est un choix raisonnable, il n'est pas raisonnable de refuser votre participation simplement pour le choix administratif de limiter le coût total (surtout si la seule raison du refus, c’est d’éviter d’avoir à demander l'approbation).
• « La demande n’est pas liée à la lettre de mandat de notre ministre » N’oubliez pas que votre participation peut être bénéfique au programme de recherche ou à votre perfectionnement professionnel. Il n'est pas nécessaire que ce soit les deux. De plus, le programme de recherche peut raisonnablement avoir des objectifs à plus long terme que ceux identifiés dans le mandat de cette année.
• « Ce n’était pas mentionné dans votre entente sur le rendement ». – Nous encourageons les membres à mentionner au préalable la participation à la conférence dans leur entente sur le rendement dans la mesure du possible, mais des opportunités peuvent se présenter sans qu’elles aient été prévues. La direction doit quand même faire un effort raisonnable et exercer son pouvoir discrétionnaire de façon raisonnable. Répondre non sans étudier votre demande peut ne pas être raisonnable. N'oubliez pas non plus que la participation à des conférences et à une société professionnelle fait partie intégrante de notre travail; envisagez de l’inclure dans vos objectifs de travail plutôt que dans vos objectifs de formation/perfectionnement.
• « Il y a des nécessités du service qui vous empêchent d'y aller » C’est peut-être vrai dans certains cas (limités), mais ce terme a des sens très précis qui ont été interprétés dans des décisions juridiques (voir cet article dans le coin juridique de la page Web de l’Institut). Notamment, l'employeur ne peut établir unilatéralement des politiques pour des raisons financières si elles ont pour effet de priver les employés de leurs droits en vertu des conventions collectives.

Si vous pensez que le motif donné est déraisonnable, nous vous recommandons de demander à rencontrer votre gestionnaire avec un délégué syndical de l'Institut en citant l'article 35.05c) de la convention collective. Cette demande met sur « pause » l’écoulement de l’échéance de 25 jours ouvrables pour déposer un grief, ce qui protège vos options. Ces rencontres ne sont généralement pas conflictuelles et montrent simplement que vos recherches et votre carrière vous tiennent à cœur. Idéalement, votre gestionnaire cherchera à trouver une solution raisonnable.

Si les motifs du refus continuent d'être déraisonnables et qu'aucune solution acceptable n'est proposée, vous pouvez déposer un grief (exemple ci-joint) Communiquez avec un membre de l'exécutif du groupe RE pour relire et signer le grief. Plus le grief est déposé tôt, plus grandes sont les chances de règlement du problème. Le grief doit être déposé dans les 25 jours ouvrables suivant la décision définitive de rejet de votre demande. Une date d’audition du grief sera fixée pour discuter de la situation.

Si l'on vous a refusé à maintes reprises la participation à des conférences et à des réunions de votre société professionnelle, notez l'impact de ce refus à l'annexe H de votre entente sur le rendement et dans toute présentation en vertu de votre cadre de gestion de l’avancement professionnel. Il est important pour votre direction et pour les personnes qui évaluent votre avancement professionnel de comprendre quand votre capacité de prouver votre avancement professionnel a été limitée. Si les refus deviennent continuels ou semblent vous viser en particulier, parlez à votre délégué syndical pour connaître d’autres recours possibles.

N’oubliez pas :

• Documentez toutes les étapes du processus d’approbation;
• Conservez tous les courriels relatifs à votre demande;
• Si l'approbation se trouve à l'intérieur d'un outil logiciel qui ne permet pas une sauvegarde, prenez une capture d'écran de votre demande et des réponses.
• Ne renoncez jamais à votre carrière.

Comment faciliter le règlement des problèmes systémiques

L'IPFPC a déterminé que le traitement des conférences en vertu de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (publiée le 1^er avril 2017) est contraire à notre convention collective et a donc déposé un grief de principe pour le contester. En attendant l'issue de ce grief, nous croyons comprendre que les ministères mettent en place de nouvelles procédures pour se conformer à cette directive. Comme ces procédures sont également très susceptibles de contredire notre entente, nous vous demandons de prendre des copies de ces procédures et de les envoyer à :

• Le président du groupe RE (mmacleod@pipsc.ca) et
• Le président de votre équipe de consultation ministérielle (voir la liste par ministère/organisme : http://www.pipsc.ca/fr/relationsde-travail/consultation).

Le Groupe dépose des griefs de principe au besoin, et votre équipe de consultation peut, en attendant, essayer de travailler avec la direction pour trouver des solutions informelles afin d'atténuer les problèmes. La plupart des équipes de consultation comprennent très peu de membres RE, ce qui peut rendre difficile la compréhension et la priorisation de nos enjeux. Nous vous encourageons à vous impliquer davantage avec eux si vous voulez voir plus de progrès relativement à nos enjeux.

Vous pouvez aussi aider en insistant sur l'importance de la science et de la recherche publiques et sur nos préoccupations relatives au financement des programmes et des déplacements de votre député. Le gouvernement a énoncé ses priorités en matière de science publique et de prise de décisions fondées sur des données probantes, et il a besoin que les chercheurs et les scientifiques lui disent où cela ne fonctionne pas comme prévu. Nos chercheurs se trouvent souvent dans des stations de terrain éloignées où il peut être difficile d'organiser une activité publique efficace, mais cela signifie que nous travaillons dans des circonscriptions où les emplois représentés par l'Institut sont rares, et nos laboratoires forment souvent une partie importante de l'écosystème économique local. Vous pouvez envoyer une lettre à votre député par la poste sans l’affranchir ou lui envoyer un courriel.

Nous continuerons aussi à travailler sur ces défis dans le cadre des négociations. Cela dit, nos libellés sont déjà forts sur de nombreux points. Par contre, il faut vraiment que vous exigiez le respect de vos droits de participation à des conférences et que vous nous fournissiez de l’information sur les cas où vos droits ne sont pas respectés. Déposer des griefs individuels peut sembler frustrant et intimidant, mais ces griefs envoient un signal clair aux ministères et au Conseil du Trésor sur l’existence d’un problème. De plus, même si le fait de signaler à l'Institut les raisons du refus de votre demande peut sembler ajouter une étape de plus à un processus administratif déjà frustrant, ce sont ces données qui permettront à votre équipe de négociation de mieux démontrer que le libellé actuel ne répond pas adéquatement aux besoins de nos membres. Nous avons besoin de données pour fonder notre argument sur des données probantes.

Certains membres ont exprimé des préoccupations au sujet de représailles possibles de la part de la direction s'ils se plaignent que leur demande de participation à une conférence n’a pas été approuvée. User de représailles constitue une violation grave de notre convention collective et de notre droit à un traitement équitable. Plus précisément, selon l’article 35.05b) :

Il est interdit à toute personne de tenter par intimidation, par menace de renvoi ou par toute autre espèce de menace d'amener l'auteur du grief à abandonner son grief ou à s'abstenir d'exercer son droit de présenter un grief, comme le prévoit la présente convention collective.

Cependant, des représailles sont difficiles à prouver. Par exemple, le chercheur scientifique qui a initié et gagné le grief Outridge concernant la participation à la conférence (Peter Outridge) a été promu et a reçu un prix d'excellence du Ministère pour son travail au cours des années suivantes.

Dernières réflexions

Les dernières années ont été frustrantes, mais vous n'êtes pas seul. D'autres membres sont dans la même situation et le public et le gouvernement sont plus favorables à la science qu'ils ne l'ont été depuis longtemps. En unissant nos voix, nous pouvons être forts. Nous vous encourageons à communiquer avec nous et à vous tenir au courant des derniers développements à ce sujet. Votre délégué syndical, votre exécutif et le personnel de l'Institut sont là pour vous aider.

Veuillez également noter que notre nouvelle convention collective contient cette disposition très importante (6.02) :

Les employés ont le droit de parler aux médias de la science et de leurs recherches, dans le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public du 2 avril 2012, sans être des porte-parole officiels.

Par conséquent, personne ne peut vous empêcher de parler publiquement, y compris aux médias, de la science et de vos recherches. Cela comprend les conférences : vous n'avez pas besoin de l'approbation de votre gestionnaire pour présenter vos résultats (tout en vous assurant de ne pas commenter les décisions politiques gouvernementales). Nous ne vous encourageons pas à assumer financièrement vos voyages ou dépenses. Cependant, surtout lorsque vos dépenses sont couvertes par une autre organisation, rien ne vous empêche de prendre un congé personnel pour y assister si vous pensez que la réunion est cruciale pour votre carrière. C’est particulièrement vrai dans les cas des réunions locales, qui ne vous obligent pas à voyager : vous n'avez besoin de l'approbation de personne pour faire votre présentation.

Pour terminer, la participation à des conférences est essentielle à votre carrière et à vos recherches. Elle est trop importante pour que vous ne défendiez pas vos droits. Vous n'êtes pas seul : l'Institut peut vous aider.