L’exécutif du groupe ACIA-SA invite les membres S&A à une assemblée générale extraordinaire le 30 août prochain. Veuillez confirmer votre présence à frechettest@pipsc.ca au plus tard le 24 août 2018.
Objectif : Présenter la version modifiée des statuts du groupe ACIA-S&A aux membres pour qu’ils votent les modifications proposées.
Heure : 17 h 30 (un souper sera inclus).
Endroit : Salon Cartier 1, Centre Mont-Royal, 2200 Mansfield Street, Montreal Quebec, H3A 3R8
1.0 Présentations
2.0 Adoption de l’ordre du jour
3.0 Statuts
4.0 Ajournement et réception
Résumé du point 3.0 Statuts de l’ordre du jour :
Les précédents statuts du groupe ACIA-S&A, approuvés pour la dernière fois en 2011, ont été réécrits dans le nouveau modèle des statuts de l’IPFPC avec quelques modifications par rapport aux statuts actuels, en mettant l’accent sur le poste de délégué syndical en chef, la composition de l’exécutif du groupe, l’admissibilité aux postes de l’exécutif, la durée des mandats et les élections. Les modifications proposées harmoniseront nos statuts avec d’autres groupes de l’Institut et les changements proposés aux activités électorales procureront plus de stabilité à l’exécutif du groupe afin de mieux servir les membres du groupe ACIA-S&A. Le fait que tous les membres de l’exécutif du groupe soient des délégués syndicaux assure une couverture nationale pour la consultation avec l’employeur à tous les niveaux (local, régional et national) d’interaction. La prolongation du mandat, à trois (3) ans, pour un membre de l’exécutif du groupe, et le fait d’avoir seulement 3-4 postes de l’exécutif du groupe élus chaque année apportera une plus grande continuité, expérience et connaissance à l’exécutif du groupe dans leurs interactions avec nos membres et l’employeur.
Veuillez noter que les modifications/changements proposés au modèle sont présentés en MAJUSCULES ET EN CARACTÈRES GRAS.
L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Statuts du groupe ACIA–S&A
PRÉAMBULE
Les présents statuts traitent en général de questions liées à l’organisation des groupes non prévues dans les statuts et règlements de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut » ou « IPFPC » L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« membres » Ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (catégories de membres).
« employeur » Se définit comme dans la convention collective du groupe, L’AGENCE CANADIENNE D’INSPECTION DES ALIMENTS (ACIA).
“GROUPE ACIA–SA” le groupe SCIENTIFIQUE ET ANALYTIQUE DE L’AGENCE CANADIENNE D’INSPECTION DES ALIMENTS.
« président » Sauf indication contraire, le président du groupe.
« vice-président » Sauf indication contraire, le vice-président du groupe.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de ce groupe est le groupe ACIA–S&A de l’IPFPC, ci-après appelé le « groupe ».
ARTICLE 2 BUTS DU GROUPE
Le groupe a pour buts de servir les intérêts professionnels de ses membres, de protéger le caractère et les normes de leurs professions, de formuler et d’exposer le point de vue des membres sur des questions qui les touchent et de faire valoir les intérêts du groupe dans toutes les initiatives de l’employeur ou de l’Institut qui pourraient toucher le groupe. L’exécutif du groupe agit à titre de porte-parole du groupe auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d’un membre de traiter avec l’Institut à titre personnel.
ARTICLE 3 CATÉGORIES DE MEMBRES
3.1 Tout membre qui appartient au groupe et qui est membre titulaire de l’Institut est également membre titulaire du groupe.
3.2 Tout membre titulaire du groupe qui devient un membre retraité de l’Institut devient également membre retraité du groupe.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 SEULS LES MEMBRES TITULAIRES peuvent occuper des postes à l’exécutif du groupe, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du groupe et voter dans le cadre des affaires du groupe.
4.2 SEULS LES MEMBRES TITULAIRES peuvent assister aux assemblées générales du groupe et y prendre la parole.
4.3 Seuls les membres titulaires peuvent voter sur des questions touchant la négociation collective, y compris en ce qui concerne le mode de règlement des différends et la ratification des conventions collectives proposées.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Finances du groupe : Les finances du groupe doivent être conformes aux politiques de l’Institut.
5.2 Exercice financier : L’exercice financier du groupe correspond à l’année civile.
5.3 Dépenses : L’exécutif du groupe engage les dépenses qu’il juge nécessaires au fonctionnement du groupe.
5.4 Fonds du groupe : Les fonds du groupe sont conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.5 Signataires autorisés : Les signataires autorisés sont élus ou nommés par l’exécutif de l’organisme constituant et la décision prise est consignée dans le procès-verbal approprié. Le groupe doit avoir au moins trois signataires autorisés.
5.6 Signatures : Tous les chèques doivent porter la signature de deux signataires autorisés. Un signataire autorisé ne peut être le bénéficiaire d’un chèque.
5.7 Dossiers : Toutes les dépenses sont consignées.
5.8 Vérification : Les contrôles et les vérifications nécessaires sont effectués par des membres de l’Institut qui ne sont pas responsables de la gestion des fonds du groupe.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF DU GROUPE
6.1 Rôle : L’exécutif du groupe exerce l’autorité et agit pour le compte du groupe dans toutes les questions visées par les présents statuts entre les assemblées générales.
6.2 Composition : L’exécutif est élu par et parmi les membres du groupe. Il se compose D’UN (1) REPRÉSENTANT RÉGIONAL DE CHAQUE RÉGION DE L’INSTITUT et de membres actifs et compte le nombre de membres maximum permis par les statuts de l’Institut. LE REPRÉSENTANT RÉGIONAL DE CHAQUE RÉGION DE L’INSTITUT EST ÉLU PAR LES MEMBRES TITULAIRES DES RÉGIONS RESPECTIVES. DEUX DES MEMBRES ACTIFS DOIVENT PROVENIR DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE ET LES AUTRES MEMBRES ACTIFS DOIVENT PROVENIR DES AUTRES RÉGIONS. LES MEMBRES ACTIFS SERONT ÉLUS PAR UN VOTE NATIONAL DES MEMBRES TITULAIRES DU GROUPE. LES POSTES DE PRÉSIDENT, DE VICE-PRÉSIDENT, DE SECRÉTAIRE, DE TRÉSORIER ET DE DÉLÉGUÉ SYNDICAL EN CHEF SERONT ÉLUS PARMI LES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF COMME PREMIER POINT À L’ORDRE DU JOUR DE LA PREMIÈRE RÉUNION DU NOUVEL EXÉCUTIF CHAQUE ANNÉE.
6.3 Durée du mandat : Le mandat des membres de l’exécutif a une durée de TROIS (3) ans.
6.4 Réunions : L’exécutif du groupe tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de deux (2) fois par année.
6.5 Quorum : Le quorum est atteint lorsque la majorité des membres de l’exécutif sont présents.
6.6 Votes : Les décisions sont prises par vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président assume les fonctions du président jusqu’à la prochaine élection.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les membres de l’exécutif restants peuvent choisir un membre éligible du groupe pour occuper ce poste jusqu’à la prochaine élection.
6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l’exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de son poste.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président : Le président convoque et préside les réunions du groupe et de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du groupe à l’assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en l’absence de ce dernier.
6.8.3 Secrétaire : Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer les avis de convocation aux réunions du groupe et de l’exécutif. Il dresse le procès-verbal des réunions, prend les présences aux réunions, tient les dossiers, y compris la correspondance du groupe et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.
6.8.4 Trésorier : Le trésorier tient les livres du groupe conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du groupe, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du groupe. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres du groupe.
6.8.5 Membres actifs : Les membres actifs exercent les fonctions qui leur sont confiées par l’exécutif du groupe.
6.8.6 Comités : L’exécutif peut former des comités, au besoin. Il en établit le mandat et la composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du groupe. Les comités sont dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité des élections : L’exécutif nomme un comité des élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif du groupe et de conduire les élections. Un membre du Comité des élections qui devient candidat à une élection doit démissionner de ce comité.
7.2 Mises en candidature
7.2.1 Le comité des élections lance un appel de candidatures à tous les membres du groupe au moins quatre (4) semaines avant la date limite pour les mises en candidature.
7.2.2 Les formulaires de mise en candidature doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections. S’il n’y a pas suffisamment de candidats pour tous les postes vacants, le Comité des élections tentera d’obtenir le nom d’autres personnes disposées et aptes à assumer les fonctions des postes restants, à défaut de quoi l’exécutif peut nommer des personnes à ces postes.
7.2.3 Les candidatures doivent être appuyées par au moins CINQ (5) membres TITULAIRES du groupe et les candidats doivent manifester le désir d’occuper un poste.
7.2.4 Le Comité des élections s’assure de l’éligibilité des candidats et, s’il y a lieu, fait envoyer un bulletin à tous les membres qui ont le droit de voter.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du Comité des élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour la conduite efficace d’une élection, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes qui ne sont pas prévues dans les présents statuts.
7.3.2 Les bulletins de vote doivent être distribués au moins quatre (4) semaines avant la date limite de leur renvoi.
7.3.3 Les bulletins de vote doivent parvenir au bureau national de l’Institut avant la fermeture des bureaux à la date fixée par le Comité des élections11.
7.3.4 Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix pour un poste est déclaré élu.
7.3.5 Le Comité des élections s’assure que les membres sont informés le plus tôt possible des résultats de l’élection.
7.3.6 Les nouveaux membres de l’exécutif entrent en fonction immédiatement après l’annonce des résultats d’élection.
7.4 ADMISSIBILITÉ AUX POSTES DE L’EXÉCUTIF
7.4.1 PARCE QU’IL EST TENU DE PARTICIPER AUX CONSULTATIONS AVEC L’EMPLOYEUR AU NOM DES MEMBRES DU GROUPE, UN MEMBRE QUI SOUHAITE SE PORTER CANDIDAT À UN POSTE DE L’EXÉCUTIF OU CONTINUER À Y SIÉGER, DOIT ÊTRE DÉLÉGUÉ SYNDICAL.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU GROUPE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du groupe en est le corps dirigeant. SEULS LES MEMBRES TITULAIRES ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’exécutif du groupe convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois pendant l’année civile. L’intervalle entre les assemblées générales annuelles ne dépasse pas quinze (15) mois. L’avis de convocation est envoyé aux membres au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée, accompagné, le cas échéant, des propositions de modification des statuts.
8.1.3 Quorum : Le quorum est constitué lorsqu’une majorité simple des membres inscrits à l’ouverture de l’assemblée sont présents.
8.1.4 Ordre du jour : L’ordre du jour comprend les points suivants :
Adoption de l’ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Approbation du budget
Rapport du Comité des élections
Affaires nouvelles, y compris les propositions de modification des statuts
8.1.5 Vote sur les motions : Tous les membres TITULAIRES présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. Le vote se fait normalement à main levée et chaque membre compte pour une (1) voix. Les décisions sont prises par un vote de la majorité.
8.1.6 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée par l’exécutif du groupe ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres du groupe. Elle a lieu dans les six (6) semaines suivant la convocation ou la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire figurent à l’ordre du jour.
8.2.3 Les mêmes dispositions que pour l’assemblée générale annuelle s’appliquent à l’avis de convocation, au quorum, à l’exercice du pouvoir, au droit de participation des membres et aux votes.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURES
Aux réunions du groupe ou de l’exécutif ou de ses comités, un vote majoritaire des membres présents permet de régler les questions de procédure qui n’ont pas été prévues. Le président d’assemblée se prononce d’abord sur les questions de procédure et d’ordre et, sauf indication contraire contenue dans les statuts, il se réfère et se conforme à la dernière édition du Standard Code of Parliamentary Procedure du American Institute of Parliamentarians ou des Procédures des assemblées délibérantes disponible à la réunion.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Les présents statuts peuvent être modifiés à une assemblée générale du groupe. Les modifications proposées sont approuvées au moyen d’un vote à la majorité simple.
10.2 Les propositions de modification des présents statuts sont présentées par écrit à l’exécutif du groupe. Tous les membres du groupe peuvent présenter des propositions de modification. Les renseignements suivants figurent sur l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront étudiées :
a) l’article visé par la modification;
b) le nouveau libellé.
(Voir en 8.1.2)
10.3 Les nouveaux statuts et articles de statuts, ainsi que toute proposition de les modifier, sont soumis au Comité des statuts et politiques de l’Institut aux fins d’examen.
10.4 Les présents statuts et les modifications qui leur sont apportées entrent en vigueur dès qu’ils sont ratifiés par les membres du groupe et approuvés par l’Institut.
10.5 Les présents statuts sont adoptés à la fois en français et en anglais, les deux versions ayant force de loi égale.
ARTICLE 11 RÈGLEMENTS
11.1 L’exécutif du groupe peut adopter et modifier des règlements s’il juge que ces règlements ou ces modifications sont nécessaires ou utiles au fonctionnement du groupe, et s’ils ne vont pas à l’encontre des présents statuts.
11.2 Les règlements et les modifications de règlement proposés sont soumis à l’approbation de l’Institut. Ils entrent en vigueur à la date fixée par l’exécutif du groupe, laquelle ne pourra être antérieure à leur date d’approbation par l’Institut.
11.3 Les règlements doivent être présentés à l’assemblée générale suivante du groupe, où ils peuvent être rejetés ou modifiés, conformément aux dispositions prévues à l’article 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts, le féminin peut être substitué au masculin et le pluriel au singulier, et vice-versa, pour rendre le sens véritable du texte.
ARTICLE 13 MESURES DISCIPLINAIRES
Des mesures disciplinaires peuvent être prises conformément aux statuts aux règlements de l’Institut.
RÈGLEMENTS
R6.3.1 À COMPTER DE 2018, DES ÉLECTIONS DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE SE TIENDRONT POUR LES DEUX (2) MEMBRES ACTIFS PROVENANT DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE ET POUR LE REPRÉSENTANT RÉGIONAL DE L’ATLANTIQUE. EN 2019, DES ÉLECTIONS DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE SE TIENDRONT POUR LES TROIS (3) MEMBRES ACTIFS PROVENANT DES RÉGIONS AUTRES QUE CELLE DE LA CAPITALE NATIONALE, POUR LE REPRÉSENTANT RÉGIONAL DE L’ONTARIO ET POUR LE REPRÉSENTANT RÉGIONAL DE LA CAPITALE NATIONALE. EN 2020, DES ÉLECTIONS DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE SE TIENDRONT POUR LES TROIS (3) AUTRES REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX, SOIT CEUX DE LA RÉGION DES PRAIRIES ET DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST, LA RÉGION DU QUÉBEC ET LA RÉGION DE LA COLOMBIE-BRITANNIQUE ET DU YUKON. EN 2021, LE CYCLE SE RÉPÈTE POUR LES ANNÉES À VENIR.
R6.8.5.1 UN DÉLÉGUÉ SYNDICAL EN CHEF EST ÉLU PAR LES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF. IL ASSURE LA LIAISON AVEC TOUS LES DÉLÉGUÉS SYNDICAUX DU CANADA EN COMMUNIQUANT DE L’INFORMATION PROVENANT DE L’EXÉCUTIF DU GROUPE AUX DÉLÉGUÉS SYNDICAUX ET VICE VERSA.