Adjoint-e Administratif-ve - (BPN)

Poste vacant

Division : Services des relations du travail

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste: Hybride avec partage de bureau

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) 

Poste syndiqué ou exclu : Section locale 3011 de l’AIM

Admissibilité: Le ou la candidat-e  doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e.

Concours : 25-21

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnels et scientifiques à travers le Canada, est à la recherche d’un-e Adjoint-e administratif-ve pour se joindre à notre équipe des politiques nationales à notre bureau national à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la direction du/de la directeur·rice des Relations du travail, la supervision fonctionnelle du directeur du Bureau des politiques nationales et les conseils des chefs d’équipe, l’adjoint·e administratif·ve fournit un soutien administratif et bureautique à l’équipe.

Principales responsabilités

• Assurer un soutien administratif aux membres de l’équipe, y compris aux coordinateur·rices du BPN.
• Répondre aux appels téléphoniques, examiner les courriels et les messages vocaux et y répondre afin de s’assurer que les problèmes sont traités en temps opportun.
• Trier les demandes, y répondre et les diriger des intervenants internes et externes vers les agent·es ou les autres sections appropriés. Assurer la liaison avec d’autres sections au besoin.
• Préparer, taper, mettre en forme, relire et emballer une variété de documents dans divers formats (c.-à-d. griefs, documents d’arbitrage, documents préparatoires aux réunions de consultation) et préparer des rapports selon les besoins.
• Tenir des dossiers, des registres et des documents de référence dans les bases de données appropriées.
• Dresser les procès-verbaux des réunions selon les directives.
• Fixer des rendez-vous et planifier des activités et des réunions. Fixer la date et l’heure des réunions, réserver les locaux et rassembler la documentation nécessaire. 
• Soumettre les demandes de réunion pour approbation et saisir les demandes de voyage et de réunion dans les systèmes pertinents de l’Institut. Effectuer des réservations de voyage et d’hébergement et assurer la logistique de réunions conformément à la politique de l’Institut sur les voyages.
• Organiser la traduction, mettre à jour et rassembler les informations, créer des modèles et rédiger des publications Web (conformément aux bulletins de sécurité).
• Coordonner l’achat de fournitures et de services et aider à l’inscription des équipes à la formation.
• Contribuer à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, le cas échéant.
• Peut être appelé·e à remplacer des collègues de même niveau, à l’occasion. 
• Il peut être nécessaire d’assister à des événements organisés par l’Institut en personne
• Prendre part à des équipes multidisciplinaires affectées à des projets spéciaux et collaborer avec le personnel d’autres sections;
• Effectuer périodiquement des tâches connexes, si on le lui demande.

Formation, expérience et compétences requises 

Scolarité et expérience :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent;
• Deux (2) ou trois (3) ans d’expérience dans l’exécution de tâches de secrétariat, de bureau ou d’administration; ou
• Une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Exigences linguistiques :

• La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est exigée.

Connaissances et expérience requises :

• Connaissance de base de la terminologie des relations du travail;
• Expérience des pratiques et de la procédure administratives générales;
• Compétences en matière de manipulation de données pour trouver des renseignements;
• Capacité à définir les priorités de travail;
• Capacité à rédiger et à transcrire des procès-verbaux de réunions;
• Capacité à tenir un système de classement;
• Capacité à rédiger la correspondance courante;
• Capacité à relire les textes et à corriger les erreurs;
• Compétences en informatique et expérience de l’utilisation de logiciels de traitement de texte et d’outils de communication.

Régime de rémunération 

• Échelle salariale : de 55 809$ à 69 762 $ (G2)
• Avantages sociaux collectifs : Assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité
• Régime de retraite : Prestations déterminées
• Congé annuel : Quatre semaines par an, plus autres congés payés généreux
• Congés payés : Du 27 au 31 décembre

Remarque 

La préférence sera accordée conformément aux termes de la convention collective de l’unité de négociation de la section locale 3011 de l’AIM.

Comment postuler 

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 18 avril 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-21 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.