Coordinateur-rice - Représentation national (BPN)

Poste vacant

Division : Services des relations du travail

Ville : Ottawa (Ontario)

Type de poste: Hybride avec partage de bureau

Durée de l’emploi : Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) 

Poste syndiqué ou exclu : Section locale 3011 de l’AIM

Admissibilité: Le ou la candidat-e  doit être citoyen-ne canadien-ne ou admissible à travailler au Canada en tant que résident-e.

Concours : 25-11

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC), un syndicat national représentant plus de 70 000 professionnels et scientifiques à travers le Canada, est à la recherche d’un-e coordinateur-rice pour se joindre à notre équipe de représentation nationale à notre bureau national à Ottawa.

L’IPFPC s’engage à créer un lieu de travail inclusif où la diversité des idées — et des personnes — est reconnue, préconisée et considérée comme essentielle à l’atteinte de ses buts et objectifs. Il multiplie les efforts pour se doter d’un effectif représentatif de la diversité de ses membres. Il s’efforce de créer un environnement de travail accueillant pour tout le monde, indépendamment du genre, de l’âge, de la religion, de la race, de l’ethnie et de la nationalité. Les groupes en quête d’équité en matière d’emploi, tels que les membres des communautés PANDC et 2ELGBTQIA+ et les personnes vivant avec un handicap, sont les bienvenus.

Toutes les candidatures de personnes qualifiées seront prises en considération. Toutefois, afin de favoriser la diversité du personnel, nous encourageons les personnes qui appartiennent à l’un des groupes suivants à poser leur candidature pour ce poste : les Autochtones (membres des Premières Nations, Métis·ses et Inuit·es), les personnes de couleur et les personnes handicapées. Une attention particulière sera accordée aux candidat·es qualifié·es qui, en posant leur candidature, indiquent volontairement qu’ils/elles font partie d’un ou de plusieurs de ces groupes.

Que dois-je m’attendre à faire à ce poste?

Sous la direction du directeur des Relations du travail et la supervision fonctionnelle du gestionnaire du Bureau des politiques nationales, et sous la supervision quotidienne du chef d’équipe de la Représentation nationale, le/la coordinateur·rice de la représentation nationale (BPN) est chargé·e de fournir un soutien opérationnel à l’équipe de la représentation nationale sur un certain nombre de projets relatifs aux relations du travail nationales, aux griefs de principe et aux dossiers des membres, y compris les cas relevant de Phénix. Le/la coordinateur·rice travaille dans un environnement où le rythme est soutenu et le volume important, centré sur les services et la représentation des membres.  

Principales responsabilités

• Organiser et tenir à jour les fichiers et les dossiers; trier et distribuer la correspondance, indiquer les priorités et aider à la préparation des rapports.
• Veiller à ce que toutes les informations et tous les documents pertinents (relatifs aux cas des membres, aux griefs de principe et aux autres questions relevant de la représentation nationale) soient accessibles, mis à jour et conservés, en suivant les systèmes de classement, les bases de données et les protocoles appropriés pour un accès centralisé.
• Travailler en étroite collaboration avec d’autres équipes pour rediriger les dossiers vers les sections appropriées au sein de l’Institut.
• Contrôler les délais et fournir un soutien opérationnel en ce qui concerne les griefs, les mémoires et les dossiers du BPN, en veillant à ce que tous les produits livrables soient achevés dans les délais.
• Contrôler et hiérarchiser les courriels importants et les tâches associées assignées à l’équipe, afin d’en assurer le suivi en temps utile.  Répondre aux courriels et aux appels urgents et assujettis au temps.  Répondre aux demandes de renseignements et transmettre les informations pertinentes aux clients internes et externes.
• Rencontrer régulièrement le/la gestionnaire et/ou chef d’équipe de la Représentation nationale pour planifier, organiser et suivre le travail et les résultats attendus. Fournir des services de soutien administratif en fonction des besoins. 
• Collaborer et participer à la mise à jour et à l’amélioration continue des manuels administratifs, des procédures standard et des autres outils et ressources de travail.  
• Participer à des équipes multidisciplinaires assignées à des projets spéciaux et travailler en collaboration avec les employé·es d’autres sections. Assurer la liaison entre les équipes et les sections de l’Institut, le cas échéant, afin de garantir la circulation des informations relatives aux projets d’envergure nationale.
• Effectuer un examen préliminaire des dossiers des membres et déterminer les documents et les informations nécessaires à l’évaluation et au traitement complets des dossiers par les membres de l’équipe et contribuer à la préparation administrative des griefs en vue de leur dépôt.
• Extraire, compiler, maintenir et distribuer des informations sur les cas dans des rapports statistiques et des résumés. Rechercher des informations et noter les tendances des questions émergentes pour examen et action par les autres membres de l’équipe, le/la chef d’équipe et/ou le/la directeur·rice.  
• Recommander des modifications aux processus de travail et aux systèmes de gestion des données utilisés par l’équipe pour une saisie, une manipulation et un rapport efficaces et efficients, ainsi que pour un traitement efficace et efficient des dossiers des membres ou des griefs de principe.
• Peut devoir fournir un soutien administratif aux divers comités, selon les directives reçues.
• Peut devoir effectuer des tâches connexes périodiquement, sur demande.

Formation, expérience et compétences requises 

Scolarité et expérience :

• Programme de deux (2) à trois (3) ans dans un collège communautaire en administration ou dans un domaine d’études connexe; et 
• Deux ou trois ans d’expérience dans l’exécution de tâches administratives; ou 
• Une combinaison équivalente d’études et d’expérience.  

Exigences linguistiques :

• La maîtrise des deux langues officielles (français et anglais) est un atout.

Connaissances et expérience requises :

• Sens supérieur de l’organisation : Capacité à jongler avec plusieurs tâches et à assurer la coordination harmonieuse de diverses fonctions administratives dans un environnement où le rythme est rapide et le volume important.
• Aptitudes à communiquer : Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale pour interagir efficacement avec les collègues, les membres du syndicat et les parties prenantes externes.
• Souci du détail : Capacité à tenir des dossiers précis, à organiser des documents et à veiller au respect des délais.
• Maîtrise des logiciels de bureautique : Connaissance des outils de productivité bureautique tels que Microsoft Office, Google Suite, et éventuellement des logiciels spécialisés pour la gestion de documents ou la communication.
• Intérêt pour les politiques publiques : Un intérêt marqué pour le secteur public et la défense des intérêts syndicaux, ainsi qu’une compréhension des principaux problèmes auxquels sont confrontés les fonctionnaires.

Régime de rémunération 

• Échelle salariale : de 65 679$ à 82 098 $ (G3)
• Avantages sociaux collectifs : Assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie et assurance invalidité
• Régime de retraite : Prestations déterminées
• Congé annuel : Quatre semaines par an, plus autres congés payés généreux
• Congés payés : Du 27 au 31 décembre

Remarque 

La préférence sera accordée conformément aux termes de la convention collective de l’unité de négociation de la section locale 3011 de l’AIM.

Comment postuler 

Vous devez poser votre candidature par courriel à staffingofficer@pipsc.ca au plus tard le 1 mai 2025 à 16 h (heure de l’Est). Assurez-vous d’indiquer la mention Concours 25-11 à la ligne d’objet.

Votre candidature doit inclure une lettre de motivation personnalisée qui démontre clairement comment vos compétences et expériences répondent aux exigences de l’offre d’emploi, en vous appuyant sur des exemples concrets, ainsi qu’un curriculum vitae détaillé et adapté au poste. Veuillez noter que votre candidature sera évaluée uniquement sur la base des informations que vous fournirez.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap avant ou pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter et fournir vos coordonnées. Notre équipe de recrutement vous répondra dans un délai de 48 heures. Soyez assuré(e) que toutes les informations concernant les mesures d’adaptation seront traitées de manière strictement confidentielle.

Nous sommes engagés à offrir un environnement de travail inclusif, respectueux et sécuritaire, exempt de harcèlement et d’obstacles, dès les premières étapes de l’embauche.

Nous vous remercions de votre intérêt. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.