Entente de service

ENTRE : L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

(l’« Institut » ou l’« IPFPC »)

ET : [NOM]

(le/la « vice-président·e à temps partiel » ou « VPTP »)

ATTENDU que la relation entre les parties régie par la présente entente est conditionnelle au fait que le/la vice-président·e à temps partiel a été élu·e légitimement par les membres de l’Institut et occupe le poste de vice-président·e à temps partiel conformément aux politiques et statuts applicables, avec leurs modifications successives, et également sous réserve de la signature de la présente entente, le non-respect de cette entente entraînant la déchéance du droit d’exercer une fonction, les parties conviennent de ce qui suit :

1 Fonctions, obligations et pouvoirs

1.1 Le/la VPTP accepte les obligations, fonctions et pouvoirs énoncés à l’article 20 des statuts de l’Institut, dans la Politique sur les conditions de travail de la présidente ou du président et des vice-président·es (la « Politique sur les v.-p. ») et dans la description de travail, avec leurs modifications successives.

1.2 Le/la VPTP assiste le/la président·e dans ses fonctions et s’acquitte des fonctions énoncées dans les statuts, notamment agir à titre de président·e intérimaire si le/la président·e n’est pas en mesure de s’acquitter temporairement des fonctions de son poste ou s’il ou elle est destitué·e de ses fonctions.

1.3 Le/la VPTP est tenu·e d’assumer les tâches qui lui sont confiées par la présidence d’une manière compétente, de se comporter d’une manière respectueuse envers tous les membres et employé·es de l’Institut, de se montrer loyal·e à l’endroit de l’Institut et d’agir toujours dans l’intérêt de l’Institut dans tous ses faits et gestes.

1.4 Les allégations d’inconduite à l’égard du/de la VPTP et de manquement aux obligations énoncées dans la présente entente, les politiques et les statuts de l’Institut sont traitées par le/la président.e. Toute mesure disciplinaire imposée au/à la VPTP par la présidence peut faire l’objet d’un appel en vertu de la partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

2 Modalités de service

2.1 Les modalités du contrat liant le/la VPTP et l’Institut sont régies par la Politique sur les v.-p., les statuts, la Politique sur la conduite et toute autre politique pertinente de l’Institut, avec leurs modifications successives. En cas de conflit entre les statuts ou une politique pertinente et la présente entente, les statuts ou la politique pertinente doivent avoir préséance.

2.2 Les modalités d’emploi du/de la VPTP sont revues par le Comité de la rémunération des cadres (le « CRC ») tous les trois ans (l’année de l’élection présidentielle) et le Conseil d’administration les approuve avant que ne soit publié l’avis d’élections l’année d’une élection présidentielle.

2.3 Aucune modification de ces conditions n’entrera en vigueur entre les révisions triennales, à l’exception des rajustements économiques et des indemnités personnelles, ou si la loi l’exige (ou pour refléter les mises à jour de la loi ou des normes applicables en matière d’emploi).

3 Salaire et avantages sociaux

3.1 Le/la VPTP perçoit un salaire correspondant à cinquante pour cent (50 %) de celui d’un·e vice-président·e à temps plein, moins les retenues nécessaires, comme approuvé par le/la président.e.

3.2 Le « poste d’attache » est le poste occupé chez l’employeur, dont les employé·es sont syndiqués et représentés par l’Institut, duquel le/la vice-président·e à temps partiel s’est absenté·e pour assurer des fonctions à l’Institut.

3.3 Un cadeau annuel de bien-être d’une valeur maximale de 500 dollars (avantages imposables) sera payé directement au fournisseur du service ou de l’article. Les dispositions relatives aux cadeaux de bien-être sont décrites dans la politique de l’Institut à l’égard du personnel.

3.4 Vous recevrez 6 % de votre salaire à chaque paie en guise d’indemnité de congé annuel.

3.5 Aucune rémunération additionnelle, comme des heures supplémentaires, des congés, des avantages sociaux, la pension de retraite de la fonction publique ou une pension, ne sera offerte.

4 Heures de travail

4.1 Les heures de travail du/de la VPTP seront déterminées à la seule discrétion de la présidence.

4.2 Il/elle n’a pas droit à des heures supplémentaires ni à d’autres formes de rémunération spéciale pour les heures travaillées.

5 Télétravail

5.1 Le/la VPTP, selon le lieu de son poste d’attache, peut être appelé·e à travailler à distance, de façon raisonnable, en fonction des nécessités du service.

5.2 Étant donné que vous travaillerez depuis votre résidence, l’Institut se conformera à la législation sur les normes d’emploi et aux autres lois et règlements, tels qu’ils peuvent être modifiés de temps à autre, qui sont applicables dans votre province d’origine (collectivement, la « Loi sur les normes d’emploi » [LNE]). En cas de contradiction entre la LNE et la présente entente, vous bénéficierez de l’avantage le plus important.

5.3 L’Institut appliquera la protection pour les accidents du travail pour le travail effectué par le/la VPTP de son domicile.

5.4 La présente entente est subordonnée à votre consentement et à votre engagement à respecter les conditions du télétravail (Annexe A) qui s’appliquent à vous lorsque vous travaillez à distance. Veuillez lire attentivement ces conditions, car elles font partie de votre contrat de travail.

6 Congés

6.1 Le/la VPTP n’a droit à aucun type de congé payé (incluant les congés annuels, de maladie et de deuil, sans y être limités) ni à un congé compensatoire de l’Institut, sauf ce qui est prévu dans la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée ou prescrit par la LNE. En tant que VPTP, vous resterez admissible aux programmes de congés associés à votre poste d’attache.

6.2 S’il/elle est programmé.e de travailler et que le/la VPTP a besoin d’un congé de deuil, la politique de l’Institut à l’égard du personnel s’applique.

7 Dépenses

7.1 Les frais de déplacement du/de la VPTP seront assumés conformément à l’article 10 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut.

7.2 Les frais d’hospitalité du/de la VPTP sont décrits à l’article 11 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut.

7.3 Les dépenses de bureau qui ne sont pas définies dans les politiques ne doivent pas dépasser 250,00 $ par demande de remboursement et doivent faire l’objet d’une demande de remboursement des dépenses soumise tous les mois à la Section des finances.

7.4 Aucun paiement de carte de crédit ne sera effectué directement.

7.5 Les allocations de dépenses sont soumises chaque mois à l’approbation du Comité des finances, sous la direction du Conseil d’administration.

8 Durée et fin

8.1 La présente entente demeure en vigueur pour la durée du mandat du/de la VPTP qui est de trois ans, à moins qu’il ou elle soit démis·e de ses fonctions par les membres avant la fin de son mandat de trois ans, ou encore si l’on met fin à la présente entente conformément à ses dispositions avant la fin du mandat de trois ans.

La présente entente peut être résiliée à tout moment, à l’expiration du mandat (en cas de non-réélection) ou plus tôt, sur la base des éléments suivants :

a) Vous pouvez y mettre fin vous-même au moyen d’un préavis écrit de trois (3) mois minimum adressé à l’Institut. L’Institut a le droit de renoncer au délai de préavis de démission ou à une partie de celui-ci en maintenant votre salaire et vos avantages habituels, le cas échéant, pour la période afférente à la renonciation (« démission du/de la VPTP »);

b) Par l’Institut, à tout moment, sans préavis ni indemnité en tenant lieu, à l’exception du paiement des salaires et des indemnités de congé annuel accumulées jusqu’à la date de cessation d’emploi, pour les motifs énoncés dans la LNE et pour lesquels aucun préavis ni indemnité en tenant lieu, ni indemnité de départ (le cas échéant) n’est requis (« cessation d’emploi pour motif lié à la LNE »); ou

c) Par l’Institut, pour toute raison autorisée par la loi, moyennant i. le préavis minimum ou l’indemnité tenant lieu de préavis et tous les autres droits, y compris le maintien des prestations et l’indemnité de départ (le cas échéant), tels que prescrits par la LNE; et ii. l’indemnité de départ supplémentaire à laquelle le/la VPTP peut avoir droit en vertu de la Politique sur les v.-p. Cette disposition de cessation d’emploi satisfait tout droit que vous pourriez avoir à un préavis ou à une indemnité tenant lieu de préavis, ainsi qu’à une indemnité de licenciement et à une indemnité de départ, le cas échéant, en vertu de la LNE, de la common law ou d’une autre manière (« Cessation d’emploi sans motif aux termes de la LNE »).

8.2 Vous convenez que l’Institut a le droit de vous licencier temporairement conformément aux dispositions de la LNE et qu’un tel licenciement temporaire ne constitue pas un licenciement non motivé par la LNE ni un congédiement déguisé.

8.3 Par souci de clarté, si le/la VPTP est réélu·e pour un autre mandat ou une autre fonction, sans interruption de service, cela n’est pas considéré comme une « cessation d’emploi » aux fins des droits énoncés dans le présent document, y compris, mais sans s’y limiter, tout préavis ou toute indemnité tenant lieu de préavis, le maintien des prestations ou les indemnités de départ, y compris celles prescrites par la LNE et la Politique sur les v.-p.

8.4 Si le/la VPTP achève son mandat, n’est pas réélu·e pour un autre mandat ou pour une autre fonction élue au sein de l’Institut et ne prend pas sa retraite de son employeur principal, il/elle aura droit à des services de reclassement, qui seront gérés par l’Institut avec un prestataire de services externe, jusqu’à un maximum de 10 sessions.

9 Loyauté et conflit d’intérêts

9.1 Le/la VPTP, pendant son mandat comme VPTP de l’Institut, pour lui-même, elle-même ou une autre personne, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, y compris, avec restriction, à titre d’employeur, d’employé, de directeur, d’agent, de représentant, de partenaire, d’entrepreneur indépendant, de franchiseur, de franchisé, de distributeur ou de consultant, ne doit pas poursuivre, s’engager ou avoir des intérêts financiers ou autres dans une entreprise, une activité ou une affaire qui est en conflit d’intérêts avec l’Institut, n’y participer d’aucune autre façon.

9.2 Le/la VPTP, pendant la durée de son mandat comme VPTP de l’Institut, pour lui-même ou un membre de sa famille (qui inclut entre autres son/sa conjoint·e, un parent et un enfant) ne doit pas avoir un intérêt financier dans une affaire ou faire partie d’une entreprise qui a ou essaie d’avoir une relation contractuelle avec l’Institut. Si le/la VPTP apprend l’existence d’un conflit d’intérêts éventuel entre ses intérêts personnels ou ceux de sa famille et les intérêts de l’Institut, il/elle doit immédiatement en avertir le Conseil d’administration et suivre les ordres de ce dernier concernant les questions en jeu.

9.3 Le/la VPTP accepte d’agir d’une manière conforme aux intérêts de l’Institut en tout temps. Le/la VPTP doit avertir le Conseil d’administration lorsqu’il ou elle entretient des relations familiales, maritales ou des relations personnelles étroites avec un·e autre employé·e ou dirigeant·e de l’Institut qui peuvent compromettre son objectivité et sa capacité d’agir dans l’intérêt de l’Institut.

10 Confidentialité

10.1 Le/la VPTP reconnaît qu’en raison de son travail à l’Institut, il/elle a eu, a et continuera d’avoir accès à de l’information liée aux affaires de l’Institut qui est confidentielle et exclusive à l’Institut. Le/la VPTP convient donc que, pendant son mandat, en vertu de l’entente de service et par la suite, il/elle ne devra pas, sans le consentement écrit préalable de l’Institut, intentionnellement divulguer à un tiers, tout document ou toute information confidentielle de l’Institut, sauf l’information qui pour des raisons indépendantes de la volonté du/de la VPTP est devenue accessible au public.

10.2 Le/la VPTP n’est pas tenu de respecter la confidentialité de toute information autrement confidentielle si la divulgation de cette information est exigée par la loi, à condition toutefois que le/la VPTP avise l’Institut promptement d’une telle exigence afin de permettre à l’Institut d’obtenir une ordonnance de protection appropriée.

11 Propriété des dossiers et autres biens

11.1 Tous les dossiers, esquisses, dessins, lettres, rapports, notes de service ou autres documents, l’équipement, la machinerie, les outils, les instruments ou autres dispositifs, incluant les ordinateurs, les ordinateurs portatifs et les téléphones cellulaires, les dispositifs d’enregistrement ou autres biens dont le/la VPTP est en possession pendant la durée de son mandat à l’Institut, pour exécuter son travail ou dans le cours de son travail, qu’il ait ou non participé à sa préparation ou à sa conception, quelle que soit la manière dans laquelle ils sont venus en sa possession et qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie, demeurent en tout temps la propriété de l’Institut et, à la fin du mandat du/de la VPTP, ne doivent pas être supprimés, détruits, retirés des locaux de l’Institut, mais bien remis à l’Institut ou à son représentant désigné.

12 Modification de l’entente

12.1 Les dispositions écrites de la présente entente et de la Politique sur les v.-p. constituent l’ensemble de la rémunération et des autres droits du/de la VPTP, indépendamment des ententes orales qui peuvent présentement ou plus tard exister entre l’Institut et le/la VPTP.

13 Différends

13.1 Les parties conviennent par la présente de régler les différends, les controverses, les questions ou les réclamations découlant de l’entente en médiation ou en arbitrage. Le/la conseiller.e général·e désigne l’arbitre qui s’occupera en premier de la médiation avec les parties dans un effort de bonne foi pour régler l’affaire avant de recourir à l’arbitrage.

14 Choix de la loi

14.1 La présente entente et son exécution sont régies et interprétées conformément aux lois de la province du Canada dans laquelle le VPTP fournit les services prévus par les présentes.

15 Divisibilité

15.1 Si une disposition de la présente entente est jugée illégale, invalide ou inapplicable par une autorité compétente, cette illégalité, invalidité ou inapplicabilité n’aura aucun effet ni ne rendra illégale, invalide ou inapplicable toute autre disposition de la présente entente.

16 Successeurs

16.1 La présente entente est exécutoire pour les successeurs, héritiers, assignés et représentants juridiques des parties.

17 Entente intégrale

17.1 La présente entente, ainsi que tous les documents, politiques et statuts y étant mentionnés, constituent l’entente intégrale entre les parties et ont préséance sur toutes les ententes ou dispositions antérieures (orales ou écrites) concernant les services fournis par le/la VPTP à l’Institut.

18 Conseils juridiques

18.1 Le/la VPTP reconnaît avoir eu la possibilité d’obtenir des conseils juridiques indépendants à ses propres frais avant de signer la présente entente et reconnaît comprendre parfaitement la nature du contrat qu’il/elle conclut volontairement.

19 Exemplaires et examen

19.1 L’entente peut être signée en plusieurs exemplaires, que ce soit par voie électronique, par télécopieur ou autrement, chacun étant réputé original, et tous ces exemplaires constituent à toutes fins utiles un seul contrat liant les parties aux présentes.

19.2 Si a présente entente est signée par les parties après que le/la VPTP a commencé à travailler pour l’Institut, cette personne reconnaît avoir reçu 1 $ (un dollar) à titre de contrepartie adéquate pour la conclusion de la présente entente et que l’intention mutuelle des parties est que la présente entente lie les deux parties.

EN FOI DE QUOI les parties aux présentes ont dûment signé la présente entente aux dates ci-après indiquées.

Nom du/de la vice-président·e à temps partiel

Président·e de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Date

Nom du témoin

Date

Nom du témoin

Date

ANNEXE A ENTENTE DE TÉLÉTRAVAIL

Conditions de télétravail

SECTION :

EMPLOYÉ·E :

POSTE :

GESTIONNAIRE :

LIEU DE TRAVAIL OFFICIEL : IPFPC / Institut - Adresse du bureau d’attache

LIEU DU TÉLÉTRAVAIL : Adresse domiciliaire

Lieu du télétravail

Le lieu de télétravail de l’employé·e est indiqué ci-dessus.
L’employé·e est responsable de l’aménagement et de l’entretien d’un espace de travail approprié, privé, sûr et ergonomique à son domicile.
L’employé·e effectuera son travail à l’Institut (IPFPC) exclusivement à partir de l’adresse indiquée ci-dessus. Cet espace de travail désigné au domicile du/de la salarié·e est son « lieu de télétravail » aux fins de la présente entente.
Les employé·es ne doivent pas recevoir de membres ou de collègues ni tenir de réunions ou de rassemblements professionnels dans leur espace de télétravail. Si une rencontre est nécessaire dans le cadre du travail, l’employé·e doit organiser des réunions virtuelles. S’il n’est pas possible d’éviter de recevoir au lieu de télétravail, l’employé·e doit transmettre ses arrangements à sa/son gestionnaire.
Toute modification prévue du lieu de télétravail doit être discutée avec les Ressources humaines. L’employé·e qui envisage de déménager dans une autre province que sa province d’embauche doit demander par écrit à l’Institut d’approuver le nouveau lieu de travail avant de déménager. L’Institut n’approuve généralement pas d’entente de télétravail dans une province ou un territoire où il n’a pas de bureau. Toutes les demandes seront examinées au cas par cas. Toute modification approuvée du lieu de télétravail reste soumise aux conditions d’emploi de l’employé·e, y compris le droit de l’Institut de demander à l’employé·e de travailler à partir du lieu de travail officiel (indiqué ci-dessus), moyennant un préavis de trois mois.

Politiques de l’Institut et exécution du travail requis

L’employé·e s’engage à respecter toutes les politiques de l’Institut.
Nous demandons aux employé·es en télétravail d’effectuer leurs tâches habituelles et d’être disponibles durant les heures de travail entendues.
Les employé·es consigneront leurs heures de travail quotidiennes et veilleront à faire leurs mises à jour en conséquence dans WFN.
L’employé·e établit un contact quotidien de routine avec sa/son chef d’équipe, sa/son gestionnaire ou la personne qui les remplace.

Technologie, équipement et matériel

L’Institut fournira à l’employé·e :

Un ordinateur portable et une souris.
Un téléphone VoIP (déterminé en fonction du rôle et selon les besoins). Toute la communication interne est assurée par des flux vidéo tels que Zoom.
Un casque d’écoute.
Un moniteur et un clavier séparés peuvent être fournis au cas par cas.
Des fournitures de bureau standard : les dépenses approuvées qui sont raisonnablement nécessaires à l’accomplissement du travail seront remboursées sur présentation des reçus dans le cadre de la procédure normale de remboursement des frais. L’Institut n’est pas responsable des coûts liés à l’aménagement du lieu de télétravail du salarié, y compris, mais sans s’y limiter, la rénovation, le mobilier, l’éclairage, les réparations ou les modifications de l’espace de travail.
L’employé·e doit avoir et conserver, à ses frais, l’accès à Internet à haut débit nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
L’employé·e restituera tout l’équipement de l’Institut en toute sécurité et dans les délais impartis si l’entente temporaire de télétravail ou l’emploi est résilié par l’une ou l’autre des parties.

Vie privée, confidentialité et sécurité

L’Institut est soumis à diverses exigences en matière de confidentialité et de protection de la vie privée qui découlent de lois et de politiques. Ces exigences doivent être respectées par les employé·es, notamment en ce qui concerne les documents imprimés ou les dossiers consultés physiquement ou de façon électronique, hors des bureaux sécurisés de l’Institut.
Les employé·es en télétravail doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité de l’information et des documents de l’Institut durant leur transport vers/depuis le lieu de télétravail et leur stockage dans l’espace de télétravail. Ces mesures doivent assurer que les documents ne seront pas endommagés, détruits, volés, copiés, ni consultés par des personnes non autorisées. S’il y a lieu de croire que la confidentialité de renseignements personnels et de nature délicate a été compromise, il faut en aviser le/la gestionnaire et les Ressources humaines dès que possible.
Les employé·es qui consultent des documents confidentiels ou personnels ou protégés dans le cadre de leurs fonctions doivent les stocker en lieu sûr afin que les membres de leur famille et que les visiteurs du lieu de télétravail ne puissent pas y avoir accès.
L’équipement doit être sécurisé lorsqu’il n’est pas utilisé.
Le matériel informatique est fourni pour le seul usage de l’employé·e en télétravail. Personne, y compris aucun·e membre de la famille, ne doit avoir accès à l’ordinateur fourni par l’Institut.

Santé et sécurité

L’employé·e s’engage à exécuter ses fonctions professionnelles pour l’Institut en toute sécurité et dans le respect des normes de santé au travail, notamment en suivant toujours de bonnes pratiques ergonomiques. L’employé·e doit immédiatement signaler à sa/son gestionnaire tout accident ou toute blessure subis à son lieu de télétravail.
L’Institut ne sera pas tenu responsable si des membres de la famille de l’employé·e ou des personnes en visite subissent un accident ou des dommages sur les lieux de télétravail.
Mesures d’urgence : Le lieu de télétravail doit être équipé de détecteurs de fumée, d’un accès à un extincteur, d’un détecteur de monoxyde de carbone, de matériel de premiers secours et d’autres mesures destinées à assurer la sécurité des employé·es.
Tout accident ou blessure survenant en cours d’emploi de l’employé·e doit être signalé à sa/son gestionnaire dès que c’est raisonnablement possible de le faire, mais au plus tard dans les 24 heures qui suivent la blessure ou l’accident.
En cas d’accident ou de problème de santé et de sécurité sur le lieu de télétravail pendant l’exécution de ses fonctions professionnelles, l’employé·e accepte d’autoriser un·e représentant·e de l’Institut à inspecter son lieu de télétravail pour s’assurer qu’il est toujours adapté et sécuritaire et ainsi l’autoriser à continuer à travailler à partir de ce lieu.
L’Institut n’est pas responsable des accidents non liés au travail qui peuvent survenir sur le lieu de télétravail.
L’Institut n’assume aucune responsabilité pour toute activité, tout dommage ou toute blessure qui ne sont pas directement liés aux fonctions officielles de l’employé·e ou qui n’en résultent pas. L’Institut n’est aucunement responsable des dommages causés aux biens personnels de l’employé·e, de tiers ou de membres de son ménage, ni n’est responsable du décès de ces personnes, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur du lieu de télétravail désigné de l’employé·e.

Dépenses liées au télétravail (à domicile)

Tous les frais non susmentionnés, mais liés au télétravail, sont à la charge de l’employé·e, y compris les frais d’Internet, de chauffage, d’électricité, d’assurance habitation et tous les autres frais accessoires.
Il incombe à l’employé·e de consulter son agent d’assurance habitation en ce qui concerne les conséquences éventuelles du télétravail à domicile et de veiller à ce que le lieu de télétravail soit conforme à toutes les lois ou réglementations municipales et provinciales applicables.
Tous les frais de déplacement vers et depuis le lieu de travail officiel doivent être approuvés à l’avance et seront pris en charge par l’Institut.

Déplacements professionnels

Tous les frais de déplacement approuvés liés au travail et encourus par l’employé·e, à l’exception des déplacements nécessaires entre le lieu de télétravail et le lieu de travail officiel, seront remboursés à l’employé·e conformément aux politiques de l’Institut, le cas échéant.

Attestations

Employé·e :

J’ai lu et j’accepte l’entente de télétravail ci-dessus. Je comprends parfaitement les devoirs, les responsabilités, les obligations et les conditions du télétravail tels qu’ils sont exprimés dans le présent document. Je suis aussi conscient·e que ces dispositions s’ajoutent à mes tâches, responsabilités et obligations normales en tant qu’employé·e de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

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(Nom de l’employé·e), titre

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(Nom…), Titre du/de la gestionnaire

Révisé en juin 2024; en vigeur le 1er janvier 2025