Réunion du Comité des services et projets informatiques (CSPI)
PROCÈS-VERBAL
Bureau national de l’Institut, Salon A/B
14 octobre 2022
De 9 h à 16 h
Sont présent·es : James BROWN (Ontario); Serge FUNDY (Prairie-T.N.-O.); Allen IVERSON (directeur des TI et de la gestion de programmes); Steve MALENFANT (Québec); Mark MUENCH (président du CSPI); Leah SHAW (personnel);
James VEY (Atlantique)
Invités : Gordon ELLERTON (directeur des opérations des TI et de la gestion de programmes); Charles JAIMET (gestionnaire de l’architecture informatique); Lora RICCI (chargée de projet principale en TI)
Absences motivées : Derek ROUSSY (RCN); Evan PAIKE (C.-B./Yukon)
Absence : Daniel Shih-Ho SHEN (ami du Comité)
1. MOT D’OUVERTURE
Le président Mark MUENCH ouvre la réunion et procède à une reconnaissance territoriale.
2. MANDAT (ÉBAUCHE)
Mark explique qu’il a été demandé à tous les directeurs qui président des comités du Conseil d’administration de rédiger UN MANDAT. Il présente un projet de document et demande aux membres du Comité de lui faire part de leurs commentaires.
3. PAYSAGE des TI et du BGP
Allen IVERSON, directeur des TI et de la gestion des programmes, présente au Comité un bref résumé de l’évolution du travail dans le domaine des TI et de la gestion des programmes depuis son arrivée en 2018. L’équipe travaille activement au remplacement des systèmes existants et suit le processus de planification opérationnelle pour créer une feuille de route qui s’alignera sur la nouvelle stratégie du Conseil. Ce dernier point orientera les discussions sur la technologie qui sera finalement retenue.
Un membre du comité a demandé si le CSPI pouvait être consulté pour définir les besoins opérationnels des nouveaux projets destinés aux membres. M. Allen soutient cette façon de faire, à condition qu’elle se concentre sur les services importants destinés aux membres, et non sur tous les projets. Le nouveau système électoral en est un bon exemple.
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La discussion se poursuit sur la possibilité d’obtenir l’aide du CSPI pour créer des groupes d’utilisateurs précoces qui participeraient aux tests bêta des nouveaux projets, tels que Navigar.
4. CONTRÔLE DE LA GESTION DE L’ACCÈS ET GESTION DES DÉPARTS À L’IPFPC
Mark indique que la note d’information concernant l’audit des systèmes et des contrôles a été transmise au Conseil d’administration et que quelques modifications ont été demandées. Mark et Allen ont accepté de se rencontrer pour répondre aux préoccupations du Conseil, après quoi la question sera soumise aux auditeurs actuels, BDO.
Une longue discussion s’ensuit sur les comptes des membres de l’Institut et sur les défis et les meilleures pratiques liés aux processus d’intégration et de gestion des départs.
M. Allen indique qu’il était prévu de créer un poste en matière de sécurité au sein de l’Institut. Dans l’intervalle, tous les systèmes clés en cours de déploiement font l’objet d’un test d’intrusion. Gordon ELLERTON ajoute que des processus de gestion des risques sont en place et que l’équipe prend la sécurité au sérieux. Un nouveau programme de formation à la sécurité a été lancé à l’intention du personnel afin de réduire la vulnérabilité aux attaques par hameçonnage.
En réponse à une question sur la centralisation de l’accès, M. Allen rassure le Comité : l’équipe s’attend à ce que l’audit de sécurité aboutisse à des contrôles judicieux en fonction de la maturité de l’organisation. Une fois qu’une personne chargée de la sécurité sera en poste, une démarche plus approfondie sera mise en place.
5. SYSTÈME ÉLECTORAL DE L’IPFPC
La plateforme électorale actuelle date de 12 ans et présente plusieurs difficultés. Les TI et le BGP collaborent avec l’Info-Tech Research Group pour établir un cadre de sélection rapide des applications afin d’améliorer l’efficacité de la sélection d’une nouvelle plateforme. Le CSPI sera impliqué dans les sessions de détermination des besoins, de même que le Comité des élections. Il s’agira d’une première en termes de collaboration avec les membres.
6. NAVIGAR
Lora RICCI, chargée de projet principale en TI, se joint à la réunion pour donner une vue d’ensemble du projet au Comité. Elle ajoute que ce projet serait présenté au CA demain. Mark indique qu’il téléchargerait cette présentation sur le lecteur commun du CSPI une fois la réunion du CA terminée.
Lora répond à plusieurs questions des membres du Comité et une discussion approfondie a eu lieu sur le projet et sur la manière dont l’outil permettrait aux membres de prendre le contrôle du développement de leur carrière face à la prolifération croissante de l’IA. M. Allen souligne qu’à chaque itération, de nouvelles sources de données seraient intégrées et que les informations deviendraient plus pertinentes et plus détaillées. Le produit actuel est testé du point de vue de l’expérience utilisateur et l’interface utilisateur.
Lora donne un aperçu de la présentation au Comité consultatif.
Le Centre des compétences futures (CCF) apporte un financement substantiel au projet. Mark souligne la grande valeur de Navigar pour les membres.
7. TOUR DE TABLE ET MOT DE LA FIN