2017 Procès-verbal de l’AGA

L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

PROCÈS-VERBAL DE LA 98^e ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA)

DES 17 ET 18 NOVEMBRE 2017

HÔTEL HILTON LAC‑LEAMY, GATINEAU (QUÉBEC)

Les coprésidents d’assemblée, Marilyn Best et Laurent Joncas, déclarent ouverte la 98^e assemblée générale annuelle à 8h30, et souhaitent la bienvenue aux délégués et aux observateurs. Ils présentent ensuite la table d’honneur, où siègent Debi Daviau (présidente), Robert Trudeau (conseiller d’assemblée) et Julie Gagnon (coordonnatrice de l’AGA et secrétaire de séance).

Vendredi 17 novembre 2017

Des consignes et d’autres renseignements administratifs sont donnés.

1. Observation d’une minute de silence

L’assemblée commence par une minute de silence à la mémoire des membres décédés au cours de l’année2017.

2. Adoption de l’ordre du jour

Il est proposé, avec appui, d’adopter l’ordre du jour tel que présenté.

La motion est ainsi modifiée:

Il est proposé, avec appui, que les motionsP-10 (Accès aux détails des opérations financières des comités), P-11 (Promotion des valeurs syndicales dans le processus d’embauche), P-12 (Dirigeants des comités régionaux des jeunes) et P-13 (Président bilingue de l’AGA de l’Institut) de l’AGA2016 soient ajoutées aux motions non budgétaires, après la motionP-2 (Rapport sur les activités externes à l’Institut) de l’AGA2017.

Adopté

La motion est adoptée dans sa forme modifiée. L’ordre du jour est adopté tel que modifié.

3. Adoption des règles de procédure

Il est proposé, avec appui, d’adopter les règles de procédure de l’assemblée générale annuelle2017 de l’IPFPC.

Adopté

4. Approbation du procès-verbal

Il est proposé, avec appui, d’approuver tel quel le procès-verbal de la 97^e assemblée générale annuelle.

Adopté

5. Affaires découlant du procès-verbal

Il n’y a aucune affaire découlant du procès-verbal de l’AGA2016.

6. Rapport sur les motions adoptées à l’AGA2016

Le rapport sur les motions adoptées à l’AGA2016 est accepté par l’AGA2017.

7. Suivi des motions de l’AGA2016

Il est proposé, avec appui, que l’AGA2017 accepte le rapport de suivi des motions de l’AGA2016.

On demande des éclaircissements sur le suivi donné à la motionP-15 (Questions autochtones), renvoyée au Comité des droits de la personne et de la diversité (CDPD).

J. Carr, membre du CDPD, parle au nom du Comité et explique que celui-ci n’a pas été fonctionnel et n’a pas eu le temps de traiter cette affaire en temps opportun puisque la présidente du Comité a été démise de ses fonctions pour plusieurs réunions.Le Comité peut donner plus d’information sur certaines des récentes discussions tenues.

Comme un certain nombre de motions ont également été renvoyées au Conseil consultatif, le directeur du CC souligne que l’auteure des motions en question (K. Oppen) avait été invitée au CC pour en discuter, mais n’avait pas été en mesure d’assister à la réunion. Le CC a remis ses recommandations au CA qui a donné son aval.

La présidente Daviau explique qu’il est inhabituel de renvoyer des motions au CC et que les motions auraient dû être renvoyées au CA.

La motion est adoptée.

8. Conférencier

Alex Himelfarb, ancien greffier du Conseil privé, s’adresse aux délégués à l’AGA de l’IPFPC2017.

Il déclare que la fonction publique est une institution unique en soi, et qu’elle doit toujours se démarquer du secteur privé. Le privé tient d’abord à maximiser ses résultats nets.

La fonction publique, elle, travaille d’abord pour le bien collectif, comme la sûreté publique, l’environnement, les programmes sociaux et l’infrastructure.

Il semble qu’un écart se creuse entre la population et le gouvernement qui est à son service.

Cette méfiance, c’est toute la société qui en subit les conséquences. Nous devons écrire un nouveau chapitre pour notre société et personne n’est mieux placé pour le faire que

• le secteur public, qui privilégie le bien collectif;
• les syndicats du secteur public, véritables champions de la solidarité.

La fonction publique vise le bien collectif, et le bien collectif, c’est bien plus que les résultats nets. Les bons objectifs, c’est l’Institut qui les a, à savoir inverser la tendance vers la privatisation et encourager l’intégrité scientifique. À moins d’avoir les fonds nécessaires pour appuyer la science publique et rétablir l’équité fiscale, il ne sera pas possible de résoudre les problèmes.

L’ironie, c’est que le gouvernement s’est départi des ressources nécessaires pour mettre fin aux pertes fiscales. Les conséquences des compressions effectuées à l’Agence du revenu du Canada sont plus considérables que les économies qu’on pensait réaliser grâce à ces compressions. Nous devons lutter pour rétablir l’équité du régime fiscal afin de nous concentrer sur ce que nous voulons faire. Le leadership pourrait provenir des membres de syndicats, comme ceux qui sont présents à cette AGA. Le bien collectif doit redevenir notre priorité. Nous aurons l’avenir que nous méritons et dans lequel nous sommes prêts à investir.

9. Discours d’ouverture de la présidente et rapport de l’Exécutif

La présidente Daviau prononce un discours dynamique dans les deux langues officielles.

Elle rappelle qu’une étude internationale conclut que la fonction publique canadienne est la meilleure du monde, et déclare: « Je pense que nous avons aussi l’un des syndicats les plus efficaces! »Pour appuyer ses dires, la présidente souligne tout ce que l’IPFPC a accompli depuis un an:

• Ensemble, nous avons négocié des dispositions qui protègent les scientifiques du musellement.
• Ensemble, nous avons réussi à ajouter dans notre convention collective une disposition qui réduit le recours excessif du gouvernement fédéral à la sous-traitance.
• Ensemble, nous avons sauvé le régime de congés de maladie fédéral et saisi l’occasion de négocier des améliorations concrètes.

Il y a toutefois d’autres réalisations à célébrer cette année.

• La Régie des hôpitaux du Yukon a signé sa première entente négociée,
• et les procureurs du Nouveau-Brunswick ne sont plus les procureurs les moins bien payés du pays.
• Quant à eux, les membres du groupe Professionnels des technologies de l’information de l’Université d’Ottawa ont récemment conclu une entente de principe avec leur employeur, évitant ainsi une grève.

En plus des réussites découlant de ses efforts aux différentes tables de négociation, l’Institut a réalisé d’autres gains. Le réinvestissement dans l’Agence du revenu du Canada réclamé depuis si longtemps est enfin prévu dans le budget fédéral. Nos protestations contre le projet de loiC-27, qui menaçait les pensions fédérales à prestations définies, une des meilleures protections du revenu de retraite de la classe moyenne, ont donnés les résultats escomptés.

Ces initiatives et ces réalisations sont essentielles non seulement pour les membres de l’IPFPC, mais aussi pour « le bien collectif », pour reprendre les mots d’Alex Himelfarb. Comme la plupart des Canadiens, les membres ne veulent pas que l’Institut perde son temps avec des querelles intestines insignifiantes. Ils veulent garder leurs forces pour les grandes batailles, celles qui servent leurs intérêts et ceux de tout le monde.

Le travail effectué pour défendre la négociation basée sur les intérêts communs, regrouper les revendications et renforcer la solidarité entre les groupes a été profitable aux membres et à tous les Canadiens. Les politiques publiques plus objectives et justifiées par la science sont bonnes pour tout le monde, tout comme un régime fiscal capable de contrer l’évitement fiscal, tout comme un gouvernement qui donne des emplois syndiqués, permanents et à temps plein à des professionnels.

Il faut donc continuer à suivre le modèle d’action concertée offert par le Comité de négociation stratégique si nous voulons être en mesure de défendre plus efficacement les enjeux de nos membres tels qu’une sécurité d’emploi véritable, de meilleurs congés de maladie et des pensions plus sûres, et d’ouvrir la voie de la victoire à d’autres Canadiens.

L’Institut continue donc de déployer de grands efforts pour convaincre le gouvernement d’investir davantage dans la fonction publique canadienne. Dans notre mémoire de consultation prébudgétaire au Comité des finances du gouvernement fédéral, nous avons demandé au gouvernement de faire trois choses:

• redonner à la science publique sa capacité;
• réduire la sous-traitance excessive des services gouvernementaux; et
• assurer l’intégrité de notre système fiscal.

En octobre, l’Institut a constitué des équipes de lobbyisme pour livrer ses messages directement aux députés sur la Colline du Parlement. Enfin, la meilleure fonction publique du monde mérite bien mieux que le système de paye Phénix. De nombreux griefs ont été déposés à l’endroit de l’employeur. C’est le seul recours juridique disponible pour le contraindre à réparer Phénix et à indemniser correctement tous les membres touchés.

La présidente a rencontré le nouveau groupe de travail ministériel chargé de réparer Phénix. Le 14novembre, la présidente Daviau a tenu une conférence de presse pour exhorter le gouvernement à abandonner le système de paye Phénix pour le remplacer par un nouveau système fonctionnel qui sera conçu par et pour les fonctionnaires. Tout comme les syndiqués, les Canadiens et les employés de la fonction publique, l’IPFPC a les compétences et les ressources pour améliorer la vie des membres et des autres.

Bien mieux ensemble, c’est bien plus qu’un slogan. C’est une promesse et une mesure de notre succès collectif. Comme le montrent nos réalisations de la dernière année et les défis qui nous attendent, nous sommes bien mieux ensemble. (Il est possible de visionner la vidéo au complet sur le site Web de l’IPFPC.)

La présidente répond aux questions de l’assemblée.

Q – On s’enquiert des raisons pour lesquelles Phénix ne fonctionne toujours pas. Certains sont d’avis qu’il faut plus de données pour que les membres comprennent mieux les problèmes et que les membres CS pourraient reconstruire le système une fois ces données en main.

R – Le plan consiste à mettre sur pied un nouveau système. Le Conseil des délégués syndicaux et une majorité des membres craignent qu’il ne suffise pas de réparer Phénix et croient qu’il faudrait plutôt le remplacer. Des données additionnelles sont rassemblées sur les problèmes que présente le système actuel et une solution de haut niveau sera proposée au gouvernement.

Q – La convention collective comportera-t-elle un libellé et des détails du programme de congé de maladie aux fins de ratification? Est-ce que cela pourrait se faire avant la prochaine ronde de négociations, si l’employeur convient de négocier le libellé sur le congé de maladie? Est-ce que tous les crédits de congé de maladie seront protégés?

R – Le PA négocié vise à assurer que certains aspects sont intouchables, dont les crédits de congé de maladie de plus de 26 semaines. Les crédits de moins de 26 semaines font actuellement l’objet de négociations et l’équipe consultative du Programme de soutien et de mieux-être des employés (PSME) est en train de négocier. On ne sait trop pour l’instant ce qui résultera de ces discussions, toutefois l’objectif est que les membres obtiennent pleine couverture en cas de maladie.

Un délégué souligne que la sous-traitance demeure un enjeu clé pour le groupe CS et également un enjeu important pour les Canadiens. Il remercie l’Institut pour tous les efforts déployés sur ce plan et informe l’AGA que le groupe CS travaille à la mise en place d’un plan d’action pour continuer la lutte contre la sous-traitance.

Q – Est-ce que l’Institut mène des batailles plus importantes, comme celle pour une réforme fiscale?

R – Le gouvernement s’occupe de la réforme fiscale, comme le CTC, qui est liée à l’équité fiscale, mais Phénix demeure la priorité actuelle pour ramener les conseillers à la paye dans les bureaux pour aider les membres pendant le fiasco de Phénix. L’IPFPC se bat pour rebâtir la capacité ministérielle et s’est engagé dans des discussions à la table de consultation nationale, exerçant des pressions pour faire embaucher plus de personnes, sans quoi un plus grand nombre de griefs seront déposés.

Q – Quel genre de processus de vérification a été mis en place pour faire le suivi des problèmes liés à Phénix?

R – Un bref de mandamus a été déposée par l’AFPC, cependant l’IPFPC ne fait pas partie de cette démarche, car il est d’avis qu’un recours collectif n’est pas possible pour les problèmes liés au travail. Conformément à la loi, le recours doit être suivi, et des griefs de principe ont donc été déposés.

Le vérificateur général produira un rapport auquel l’IPFPC contribuera. L’Institut travaille en étroite collaboration avec les membres pour déterminer les montants de cotisation et les sommes qui sont dues aux membres et négocie des ententes avec les gouvernements.

Q – A-t-on songé à recourir aux services de conseillers à la paye et à des membres CS internes pour refaire le système?

R – La solution sur la table est de puiser dans le savoir des membres CS.

Q – Comment l’IPFPC s’attaque-t-il aux problèmes de gouvernance et contribue-t-il au processus décisionnel dans les hautes sphères (pour Phénix) et comment la confiance sera-t-elle rétablie?

R – La présidente dit avoir rencontré le dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada et prendra part aux discussions sur la structure gouvernementale gérant les projets de TI supervisées par un conseil consultatif numérique dont fera partie la présidente.L’un des objectifs consiste à trouver des moyens de réduire les dommages.

Q – La sous-traitance est contestée par le ministre compte tenu du nombre récent d’entrepreneurs. Sont-ils tenus de fournir des chiffres?

R – Il n’y a pas de règle écrite nulle part, mais les chiffres devraient être fournis à la table de consultation nationale, et ce serait la chose à faire. La présidente déclare être prête à s’attaquer à cette question.

Q – Une déléguée soulève le problème du dysfonctionnement au CA et demande ce que fait la présidente pour rendre le CA plus fonctionnel. Elle demande également à la présidente de s’engager à ouvrir les réunions du CA aux membres, dans un souci de transparence.

R – La présidente déclare qu’il appartient à l’ensemble du CA de prendre une telle décision, ce qui est le cas pour toutes les autres décisions au CA d’ailleurs. Malgré les conflits et les dysfonctions, tous les objectifs sont atteints. Le règlement des conflits interpersonnels suit son cours.

10. Présentation des prix de Délégué syndical de l’année

Le prix de « Délégué syndical de l’année » récompense ceux et celles qui se sont dévoués de manière exceptionnelle pour aider les membres et qui ont contribué de façon remarquable aux activités de l’Institut. Le prix de Délégué syndical de l’année est présenté aux délégués syndicaux suivants:

Région de l’Atlantique: Fay Cormier (SH)

Région du Québec: Vicky Painchaud (CS)

Région de la capitale nationale: Pierre Touchette (CS)

Région des Prairies et des T.N.-O.: Holly Ruryk (SH)

Région de l’Ontario: Kendra Moore (VFS)

Région de la C.-B. et du Yukon: Efrain Andia Rodriguez (CS)

11. Modifications proposées aux statuts

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

10.4.4.1 Directeur du CC Seuls les représentants du Conseil consultatif peuvent présenter leur candidature au poste de directeur du CC, élire le directeur du CC et assumer ce poste. Le directeur du CC est élu les années paires, conformément aux présents statuts et à l'article 10 des règlements et il est habilité à voter aux réunions du CC.

10.4.4.2 Élection à l’exécutif du CC (à l’exception du directeur du CC) Tous les ans, une élection a lieu pour élire les dirigeants du Conseil consultatif. Les nouveaux dirigeants élus entrent en fonction immédiatement après la réunion à laquelle ils sont élus. Le président, le représentant du Conseil du Trésor et le représentant des organismes du gouvernement fédéral sont normalement élus les années paires; le vice-président et le représentant des employeurs distincts sont normalement élus les années impaires.

10.4.4.3 10.4.4.2.1 (renuméroté) Un avis d’élection accompagne l’ordre du jour de la réunion pendant laquelle l’élection a lieu. Les personnes mises en candidature ne sont pas tenues d’être présentes à la réunion mais doivent signifier, par écrit, leur volonté de poser leur candidature.

10.4.4.4 10.4.4.2.2 (renuméroté) L’élection est dirigée par un des membres du Conseil consultatif qui n’est ne sont pas candidats à l’élection. L’élection se fait au vote secret. Le candidat qui reçoit le plus grand nombre de voix est élu. Les bulletins sont détruits après l’élection.

R10.4.4.1.1 Date de l’élection Le directeur du CC est élu par scrutin secret lors de la dernière réunion régulière du CC les années paires. CA2006 (a)

R10.4.4.1.2 Admissibilité Aux fins de l’article 10.4.4.1 des statuts, le directeur du CC en poste est considéré comme étant un représentant de groupe au CC et il peut être réélu.

R10.4.4.1.3 Mandat Le directeur du CC demeure en poste pendant deux (2) ans, à compter du 1er janvier suivant immédiatement son élection. CA2006 (a)

R10.4.4.3 Candidatures Les mises en candidature au poste de directeur du CC peuvent être soumises par écrit au président du CC ou provenir de l’assemblée. CA2006 (a)

22.1.2 Mises en candidature Les candidatures doivent être posées par écrit, signées par au moins cent (100) membres pour un candidat au poste de président, cinquante (50) pour un candidat à un poste de vice‑président et vingt-cinq (25) pour un candidat à un poste de directeur régional; elles doivent aussi porter le consentement attesté par la signature du candidat. Ces candidatures doivent parvenir au bureau national de l’Institut au plus tard à dix-sept (17) heures le jour fixé pour la clôture des mises en candidature. Les formules originales et les mises en candidature soumises par télécopieur sont officielles. La date fixée pour la clôture des mises en candidature doit précéder d’au moins dix (10) semaines la date fixée pour l’élection.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette modification aux statuts répond à l’exigence voulant que l’élection des administrateurs ait lieu à une assemblée générale annuelle, conformément au paragraphe128(3) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

Il est précisé que cette motion a été présentée comme motionB-5 en 2016 et renvoyée au CA, car elle était incomplète quant à la manière dont l’élection du directeur du CC devait être menée. Certains sont d’avis que le travail n’a pas encore été fait et que la motion devrait donc être renvoyée au CA.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer la motionB-1 au Conseil d’administration.

On précise quec’est une question d’ordre administratif et que l’intention de la motion est simplement de respecter la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. La motion n’a donc pas à être renvoyée au CA. Le travail nécessaire a été effectué pour faire cadrer l’élection du directeur du CC avec les autres élections.

La motion de renvoi est rejetée.

La motion principale est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

14.3.1 Allocation annuelle Un organisme constituant a droit à une allocation annuelle calculée d’après le nombre de membres inscrits à la liste au 31 décembre de l’année précédente, et fixée par l’assemblée générale annuelle. Les allocations seront fixées en fonction des catégories de membres suivantes :

Chapitres — nombre de membres titulaires, de membres retraités et de cotisants Rand;

Groupes — nombre de membres titulaires et de cotisants Rand;

Guilde des membres retraités — nombre de membres retraités.

L’allocation est versée pour l’année civile en cours seulement. Elle sert à payer les coûts normaux des activités de l’organisme constituant.

Commentaires du Sous-comité des motions: Selon la motion proposée, les membres retraités seraient ajoutés aux membres titulaires des chapitres aux fins du calcul de leur allocation annuelle. Le coût net de mise en œuvre de cette motion, calculée selon le nombre de membres au 31 décembre 2016, s’établirait à 25 700$.

La question a trait aux petits chapitres qui éprouvent des difficultés financières parce qu’ils ne reçoivent pas de financement pour leurs membres retraités. La modification proposée procurerait du financement supplémentaire aux organismes constituants qui permettent la participation des membres retraités.

On précise que les sous-groupes ne seraient pas touchés, car cela ne s’appliquerait qu’aux petits chapitres pour les aider à couvrir les coûts de la participation de leurs membres retraités. Cela dit, une formule de financement semblable pourrait être envisagée pour les groupes et les sous-groupes.

Certains sont d’avis que l’Institut devrait se concentrer sur les membres actifs et même si la participation des membres retraités est précieuse, le financement devrait viser les membres en milieu de travail. En ce qui concerne les chapitres, comme les membres travaillent avec l’employeur à régler les problèmes en milieu de travail, les fonds devraient être utilisés pour ces efforts. La GMR est en place pour financer les activités des membres retraités.

On signale que certains membres retraités font un travail essentiel pour l’Institut à tous les niveaux, en offrant du mentorat, en traitant des problèmes de pension, en parlant au nom des autres membres, en consacrant temps et énergie à titre gracieux. Il ne faut pas empêcher les membres retraités de participer aux activités de leur chapitre, donc le financement est nécessaire, surtout dans le cas des petits chapitres. Cela permettrait de régler un problème qui perdure et d’aider les membres à aller de l’avant.

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

17.3.2.1 Le Comité des élections peut aussi intervenir en tant que tel pour d’autres élections, si la demande vient :

a) du comité des élections de l’organisme constituant, ou

b) de l’exécutif de l’organisme constituant, ou

c) du Conseil d’administration

Commentaires du Sous-comité des motions­: À l’heure actuelle, le Comité des élections peut se faire demander d’aider le comité des élections ou l’exécutif d’un organisme constituant. Cet article ferait du Conseil d’administration un organisme qui pourrait demander l’aide du Comité des élections à l’occasion d’élections de l’Institut.

Certains sont préoccupés par l’intention de la motion, qui pourrait être une pratique excessive.

Il est précisé que c’est déjà la pratique et qu’il s’agit simplement de la codifier dans les statuts. On précise qu’en de rares occurrences les organismes constituants cherchent l’aide du CA (Comité des élections) pour leurs élections. Le CA est aussi chargé de veiller à ce que tous les organismes constituants respectent les statuts de l’Institut, leurs statuts et d’autres documents constitutifs. Le CA pourrait être tenu responsable si ce n’est pas fait. Il est précisé que le Comité des élections interviendrait seulement à la demande du CA.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer la motionB-3 au Conseil d’administration. Motion rejetée

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

24.2.1 Des mesures disciplinaires ne seront pas mises en vigueur ou communiquées par l’Institut jusqu’à la date la plus éloignée entre la date limite pour déposer un appel en vertu de la politique de l’Institut et la date à laquelle la décision disciplinaire est confirmée à la suite d’un appel. AGA 2016

Commentaires du Sous-comité des motions: Le Conseil d’administration propose cette modification aux statuts à la suite d’une recommandation du bassin de membres admissibles aux panels des pairs formulée à la réunion du Conseil de juin 2017. Cette recommandation était appuyée par la note suivante:

En 2016, l’AGA de l’Institut a adopté une motion modifiant l’article24 pour y ajouter le texte suivant:

24.2.1 Des mesures disciplinaires ne seront pas mises en vigueur par l’Institut jusqu’à la date la plus éloignée entre la date limite pour déposer un appel en vertu de la politique de l’Institut et la date à laquelle la décision disciplinaire est confirmée à la suite d’un appel.

À l’heure actuelle, les allégations d’inconduite sont traitées conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (la « PRDMD »). Dans le passé, l’Institut a déjà été confronté à de graves allégations d’inconduite allant d’irrégularités financières à des agressions sexuelles ou physiques en passant par le maraudage de membres de l’Institut. Ces allégations ont fait l’objet d’enquêtes en vertu de la PRDMD et ont souvent abouti à une conclusion faisant état d’une faute nécessitant l’imposition de mesures disciplinaires. Conformément à la politique actuelle, toute suspension ou expulsion doit être précédée d’une enquête en bonne et due forme.

N’importe quel membre peut faire appel d’une mesure disciplinaire, mais la procédure à suivre est longue et plusieurs mois peuvent s’écouler avant qu’une décision ne soit prise. Ces retards sont généralement attribuables à la non-disponibilité d’un tiers neutre, mais il arrive aussi que le membre ayant interjeté appel demande une prolongation pour mener à bien la procédure. Le fait de permettre à l’appelant de faire comme s’il n’y avait pas eu de conclusion faisant état d’une inconduite pendant que la procédure d’appel suit son cours, comme le prévoit le nouvel article 24.2.1, contraint l’Institut d’assumer le risque considérable d’être tenu responsable.

Selon les mesures disciplinaires appliquées par d’autres organisations qui ont été examinées, il semble qu’une sanction n’est pas automatiquement suspendue en cas d’appel. Au contraire, à moins qu’une requête pour suspension de procédure ne soit présentée au Tribunal et accordée, les membres de ces organisations sont soumis aux mesures disciplinaires pendant que la procédure d’appel est en cours. La seule exception concerne les agents de police qui, dans bon nombre d’administrations, continuent de toucher leur rémunération jusqu’à l’épuisement de tous les recours disciplinaires. L’annexe A ci-jointe donne des exemples d’organisations au sein desquelles l’imposition des mesures disciplinaires entre en vigueur immédiatement, sous réserve des droits d’appel.

Le BMAPP est convaincu que les mesures disciplinaires qu’il a imposées au cours des trois dernières années concernaient des cas graves d’inconduite qui justifiaient une intervention immédiate une fois terminé le processus d’enquête. Le BMAPP s’inquiète des risques liés à l’article 24.2.1 des statuts, car celui-ci permet aux particuliers qui ont été trouvés coupables d’inconduite par une tierce partie de faire comme si de rien n’était. Par conséquent, les autres membres, y compris les plaignants, pourraient se retrouver en danger. De plus, l’Institut risquerait d’être jugé responsable si d’autres préjudices découlaient du fait qu’il connaissait le risque de préjudice et qu’il avait le devoir d’agir pour l’éviter. Voilà qui est contraire à ce que l’Institut préconise au nom de ses membres en milieu de travail, en plus de transférer entièrement le risque à l’Institut et à ses membres et d’en délester l’intimé, qui aurait eu le bénéfice d’une enquête approfondie avant d’être suspendu ou démis de ses fonctions.

On précise que le bassin de membres admissibles aux panels des pairs (BMAPP) avait de graves préoccupations à l’égard de la modification aux statuts approuvée par l’AGA2016, qui pouvait engager davantage la responsabilité de l’Institut, et que cette question devait être réglée. L’application de mesures disciplinaires en attendant l’issue d’un appel interjeté est une pratique courante et appropriée. Si une enquête établit qu’un membre a fait quelque chose de grave et qu’on lui permet de demeurer en poste en attendant la décision faisant l’objet de l’appel, cela pourrait exposer d’autres membres à des préjudices et l’Institut à d’autres poursuites judiciaires.

Certains sont d’avis que le processus d’appel est souvent long et que le membre pourrait être pénalisé pour une période prolongée, peut-être inutilement s’il était trouvé non coupable.

Il est précisé que l’Institut n’exerce aucun contrôle sur le processus d’appel. On répète également que c’est une lourde responsabilité pour l’organisation si la pratique actuelle est maintenue.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

12.1 Définition Le délégué syndical devient un représentant officiel de l'Institut lorsqu'il est nommé par celui-ci. L'Institut en informe l’employeur. Seul un membre titulaire peut être délégué syndical.

12.2 Fonctions et responsabilités Les fonctions et responsabilités du délégué syndical sont prévues dans les règlements.

12.3 Nomination La durée de la nomination des délégués syndicaux est prévue dans les règlements.

12.4 Méthodes de sélection Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président:

12.4.1 Voie électorale Élection du délégué syndical par les membres de sa zone de responsabilités.

12.4.2 Nomination Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président.

12.4.2.1 Les exécutifs de sous-groupe, de chapitre, de région peuvent recommander la nomination d’un délégué syndical à l’exécutif de groupe en cause qui, en retour, peut recommander la nomination au président de l’Institut.

12.4.3 Conseil d’administration Un membre peut être nommé délégué syndical en sa qualité de membre titulaire et membre du Conseil d’administration.

12.5 Nouvelle nomination d’un délégué syndical Le pouvoir de renouveler le mandat d’un délégué syndical appartient exclusivement au président. Au terme de son mandat, un délégué syndical peut être nommé de nouveau, comme suit:

12.5.1 Voie électorale S’il est réélu par les membres de sa zone de responsabilités.

12.5.2 Renouvellement de la nomination Sous réserve de la recommandation de l’exécutif de groupe en cause, on peut décider de renouveler son mandat, sauf si le membre perd une élection au poste de délégué syndical.

12.6 Cessation de mandat Un membre cesse d’être un délégué syndical pour l’un des motifs suivants:

12.6.1 s’il cesse d’être un membre titulaire de l’Institut;

12.6.2 s’il ne travaille plus dans la zone de responsabilités;

12.6.3 si le bureau national de l’Institut reçoit un avis de démission;

12.6.4 si son mandat n’est pas renouvelé à son expiration;

12.6.5 s’il est un délégué syndical seulement en sa qualité de membre du Conseil d’administration et qu’il perd son titre au terme de son mandat au Conseil ou qu’il cesse d’être membre titulaire;

12.6.6 s’il perd une élection au poste de délégué syndical;

12.6.7 s’il perd dans un vote de destitution occasionné par la plainte d’un membre.

12.6.8 Les allégations d’inconduite, telles que décrites à l’article24, à l’encontre d’un délégué syndical sont traitées conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette modification aux statuts vise à supprimer les mentions relatives aux élections des délégués syndicaux, en fonction de ce qui suit:

i. Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président, conformément à l’article12.4 des statuts.

ii. Même si selon l’article 12.4.1, des élections peuvent servir à recommander la nomination de membres à des postes de délégués syndicaux, aucune élection n’a jamais eu lieu à cette fin.

iii. C’est sans doute parce que le syndicat a longtemps encouragé les membres désireux de devenir délégués syndicaux à postuler de la façon habituelle pour que leur candidature soit envisagée par le président de l’Institut. Il n’était donc pas nécessaire d’élire les aspirants délégués syndicaux.

iv. L’article 12.4.2.1 permet à un organisme constituant de recommander la nomination d’un membre comme délégué syndical, ce qui rend inutile la tenue d’élections, car la recommandation peut exprimer la volonté des membres du chapitre. L’article12.4 précise aussi que tenir des élections n’est qu’un moyen de recommander la nomination de délégués syndicaux, car leur nomination relève exclusivement du président de l’Institut.

v. Le processus électoral est décrit à l’article 12.4.1 des règlements. Il prévoit la nomination d’un comité des élections par le Comité exécutif (CE) en vue d’administrer les élections et d’envoyer un appel de candidatures dans la « zone de responsabilités ». Le terme « zone de responsabilités » n’est pas défini dans les les statuts et règlements ni dans la Politique relative aux délégués syndicaux de l’Institut. Dans les faits, nous n’avons pas de zones de responsabilités.

vi. Le processus électoral établi dans les règlements stipule aussi que le CE doit donner à tous les membres de la zone de responsabilités une chance de voter. Il ne précise pas combien de délégués syndicaux peuvent être élus à ces élections.

vii. Tenir des élections pour élire une ou plusieurs personnes qui seront recommandées pour une nomination à titre de délégué syndical implique des efforts importants et peut-être des ressources financières. Le président a ensuite la liberté d’accepter ou de rejeter ces recommandations. Le Comité exécutif ne devrait pas être tenu de consacrer temps et ressources à un processus qui ne produit rien de concret.

viii. C’est pourquoi la tenue d’élections est inutile, sauf si l’Institut décide de restreindre le nombre de candidatures présentées de la manière habituelle. Même quand plus de membres que nécessaire postulent, le président de l’Institut peut tenir compte de ce qui précède quand il décide d’accepter ou de rejeter des recommandations.

Enfin, il faudrait noter que le Conseil interprète ainsi l’article 12.4.1 des statuts e l’article 12.4.1 des règlements:

Le Comité exécutif n’oblige pas la tenue d’élections, sauf s’il est établi qu’il faut réduire le nombre de candidatures d’aspirants délégués syndicaux présentées de la façon habituelle, précisée aux articles 12.4.2.1 et 12.4.2.2 des statuts. Si des élections sont demandées, le CE établira la zone de responsabilités en fonction des circonstances et au cas par cas.

Il est proposé, avec appui, que l’article suivant soit modifié comme suit, car il semble y avoir eu une erreur administrative:

12.5.2 Renouvellement de la nomination Sous réserve de la recommandation de l’exécutif de groupe en cause, on peut décider de renouveler son mandat, sauf si le membre perd une élection au poste de délégué syndical.

Le président déclare la modification irrecevable, car elle n’a pas été présentée par écrit.

La décision du président est contestée, car il s’agit seulement d’un oubli de la part de l’auteur. L’AGA n’appuie pas la décision du président; la modification est donc adoptée, et la motion modifiée fait l’objet d’un examen.

En ce qui concerne la motion modifiée:

Certains sont d’avis que la participation des membres ne devrait pas être refusée, ce qui serait le résultat des modifications proposées. Cela créerait également un problème pour certains groupes qui sont tenus d’élire des délégués syndicaux selon les modalités de leur convention collective.

On demande des précisions concernant la suppression de l’article 12.6.2 (zone de responsabilités), car il n’est pas lié à l’élection des délégués syndicaux. On précise qu’il s’agit d’un ancien libellé et d’une redondance qui n’est plus nécessaire.

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

26.6.1 L’Institut attribuera des bourses d’études postsecondaires grâce à son programme de bourses d’études. AGA2008 (a)

26.6.1.1 Le programme de bourses d’études sera géré et dirigé par la Fondation Héritage de l’Institut professionnel. AGA2008 (a)

26.7 Fonds des bourses d’études de l’Institut

26.7.1 L’Institut établit un fonds servant exclusivement à verser des bourses d’études aux fins d’éducation postsecondaire. AGA1999 (a)

26.7.2 Le fonds est créé grâce aux contributions volontaires d’organismes subsidiaires et autres sources, et tous les intérêts courus y sont accumulés. Aucune contribution provenant des fonds généraux de l’Institut n’est permise. AGA1999 (a)

26.7.3 Le Fonds des bourses d’études Héritage sera détenu en fiducie, géré et administré par la Fondation Héritage de l’Institut professionnel dans le cadre du programme de bourses d’études de l’Institut. AGA2008 (a)

26.7.4 Les bénéficiaires de bourses attribuées à même le Fonds des bourses d’études de l’Institut sont des enfants ou petits-enfants de membres titulaires ou retraités en règle. Les termes « enfants ou petits-enfants » sont réputés comprendre les enfants et petits-enfants du conjoint de droit ou de fait du membre, le beau-fils ou la belle-fille du membre ou un enfant sous sa tutelle. Aux fins du présent article, le terme « membre » comprend les membres décédés qui étaient en règle au moment du décès. AGA2008 (a)

26.7.5 Les règles régissant le Fonds des bourses d’études de l’Institut sont adoptées par le Conseil et comprises dans les règlements. AGA2008 (a)

Commentaires du Sous-comité des motions: Ces modifications visent à rendre compte de l’évolution du fonds, du programme de bourses d’études et de la création de la Fondation Héritage.

Depuis la création de la Fondation Héritage, ayant comme objectif principal l’administration et la gestion de l’ensemble du programme de bourses d’études, l’évolution du programme de bourses d’études a également donné lieu à la nécessité de réviser d’autres statuts et règlements de l’Institut pour que les règles régissant le programme lient la société appropriée, soit la Fondation Héritage.

Pour clarifier les choses, l’Institut, en tant que seul membre de la Fondation Héritage, donne des lignes directrices à la Fondation. L’information retirée des statuts est entièrement reprise dans ces lignes directrices.

La Fondation Héritage n’est pas visée par les statuts et ne devrait pas demeurer enchâssée dans les statuts.

Certains sont d’avis que les fonds de l’Institut ne devraient pas servir à financer la Fondation Héritage. On s’inquiète également de la suppression de l’article 26.7.4 des statuts, qui ferait que l’on ne saurait plus trop à qui les bourses d’études seraient accordées. Cela pourrait donner lieu à trop d’incertitude à l’égard de l’utilisation des cotisations des membres à cette fin. Certains membres ont contribué au Fonds pendant plusieurs années sans être en mesure de profiter de bourses d’études pour d’autres membres de leur famille.

On précise qu’aucune règle n’est supprimée, elles sont seulement déplacées vers un document sur la gouvernance de la Fondation qui guide la Fondation Héritage dans la supervision et la gestion appropriées du Fonds Héritage.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

12. Présentation des prix de l’Institut

Debi Daviau, présidente, remet des prix à cinq membres méritants de l’Institut qui ont fait preuve d’un leadership exemplaire et inspirant; elle remercie également les membres du jury — le président Bert Crossman, Ralph Herman et Nita Saville — d’avoir évalué les candidatures et recommandé ces lauréats.

Prix de service de l’Institut

Le Prix de service de l’Institut récompense un service exceptionnel donné sur une longue durée et qui dépasse de loin ce qu’on attend d’un membre dévoué ayant siégé à de nombreux exécutifs d’organismes constituants.

Prix de service

Scott McConaghy, CS, ATL

Ian Tait, VFS, RCN (retraité)

Prix de la présidente pour réalisations exceptionnelles

Jean-Philippe Gauthier, CS

Membre à vie

Patrick Kinnear, CS, ATL (retraité)

Ray Paquette, AV, RCN

(L’AGA suspend ses travaux à 15h50 pour les reprendre le samedi 18 novembre à 8h30.)

Samedi 18 novembre 2017

13. Modifications proposées aux statuts

10.1.4 Statuts Chaque groupe est régi par des statuts conformes aux présents statuts et règlements qui garantissent notamment à chaque membre le droit de présenter sa candidature et de voter lors de l’élection de l’exécutif. Cependant, les groupes peuvent, en conformité avec leurs statuts et dans la mesure du possible, exiger que les candidats aux élections soient membres de leurs associations professionnelles. Après modification de ses statuts, un groupe soumet les modifications au Comité des statuts et politiques pour qu’il les étudie. Les modifications apportées aux statuts entrent en vigueur une fois approuvées par le Conseil et ratifiées par les membres du groupe.

Commentaires du Sous-comité des motions: La motion pourrait être irrecevable, car elle est incompatible avec l’article7.1 des statuts, sans pourtant le mentionner.

L’Institut, dans ses statuts de prorogation, compte trois catégories de membres: titulaires, retraités et affiliés. La motion en question affecte les droits des membres, conformément à l’article7.1, qui prévoit que « les membres titulaires et retraités peuvent voter pour élire les administrateurs, poser leur candidature à des postes élus et participer autrement aux activités de l’Institut et des organismes constituants de l’Institut, sous réserve de l’article7.1.1 ». Même si l’article7.1.1 des statuts permet d’une certaine façon de limiter la participation aux activités des groupes et des sous-groupes si le membre est retraité, aucune restriction ne touche les membres titulaires.

La motion proposée vise à limiter les droits des membres fondés sur l’affiliation à une association professionnelle et sans doute pour créer une quatrième catégorie de membres (titulaires, retraités, affiliés et accrédités par une association professionnelle). Une telle modification sera probablement considérée comme une motion extraordinaire, conformément avec l’article197(1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la Loi), car elle limite les droits fondamentaux des membres titulaires et retraités, comme il est précisé dans les statuts de prorogation.

C’est pourquoi cette motion devrait être traitée comme une motion extraordinaire (c.-à-d. une motion visant à changer les droits fondamentaux de participation d’une catégorie de membres), en vertu de l’alinéa197 (1) f) de la Loi et de l’article 13.1.5 des statuts.

La motion est jugée irrecevable et ne fait l’objet d’aucun débat.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que les quatre (4) postes de vice-président sont sous-utilisés, ce qui provoque des conflits internes, car les vice-présidents ont du mal à se trouver un mandat;

Et attendu que les deux postes de vice-présidents à temps partiel coûtent cher à l’Institut à cause des frais de déplacement élevés entre le lieu de résidence et Ottawa;

Il est proposé de supprimer les deux (2) postes de vice-président à temps partiel une fois le mandat des vice-présidents actuels terminé;

Il est de plus proposé de modifier les statuts de l’Institut comme suit:

Comité exécutif: Le Comité exécutif de l’Institut se compose du président etde deux (2) vice-présidents, conformément à l’article18.2.

15.1 Composition Le Conseil est composé du président, de deux (2) vice-présidents et de dix (10) directeurs.

18.1 Administrateurs élus Le président et les deux (2) vice-présidents sont les administrateurs élus de l’Institut.

18.2.1 Composition et mandat Le Comité exécutif comprend le président et lesdeux (2) vice-présidents.

20.5 Rémunération et avantages sociaux L’échelle salariale des vice-présidents, dont deux (2) assument des fonctions à temps plein, est établie par le Conseil et publiée dans l’avis d’élection/appel de candidatures.

R19.3.1 Réinstallation Les dépenses de réinstallation sont remboursées au président provenant de l’extérieur de la région de la capitale nationale, conformément à la Politique sur la réinstallation du président et des vice-présidents à temps plein.

R20.5.1 Réinstallation Les dépenses de réinstallation sont remboursées aux vice-présidents à temps plein provenant de l’extérieur de la région de la capitale nationale, conformément à la Politique sur la réinstallation du président et des vice-présidents à temps plein.

R20.5.1.2 Congés de maladie Les vice-présidents à temps plein ont droit aux congés de maladie nécessaires pendant leur mandat.

R20.5.1.3 Pension de retraite L’Institut verse la part de l’employeur au compte de pension de retraite si les vice-présidents à temps plein sont en congé non payé de la fonction publique. Ce montant est déterminé d’après le taux de rémunération qu’ils auraient reçu s’ils étaient demeurés dans la fonction publique.

R20.5.1.4 Autres régimes d’avantages sociaux L’Institut verse également les contributions de l’employeur à d’autres régimes (prestations de décès, soins de santé, etc.), si les vice-présidents à temps plein sont en congé non payé.

Commentaires du sous-comité des motions: Les épargnes réalisées s’élèveraient à environ 249 000$, selon les coûts moyens liés à ces deux postes depuis 7 ans.

L’auteur parle de la motion, précisant qu’idéalement, le CA devrait être représentatif des membres qu’il sert. La documentation pertinente nous dit qu’un CA devrait avoir un président, un vice-président et plusieurs autres membres représentant des régions géographiques bien définies de l’organisation. C’est vrai aussi dans un bon nombre d’autres syndicats. Même s’il n’y a pas de règles immuables régissant la composition d’un conseil d’administration, il faudrait que ce soit ce qui fonctionne le mieux pour l’organisation.

L’IPFPC est maintenant une organisation différente qui a changé au fil du temps. En sa qualité de leader au sein du mouvement syndical, l’Institut a besoin de militants engagés à temps plein et complètement dévoués au syndicat. Il serait approprié et suffisant d’avoir deux vice-présidents à temps plein et un président pour voir aux affaires de l’Institut.

La modification suivante est proposée:

Il est proposé, avec appui, d’éliminer les deux postes de vice-présidents à temps partiel à la fin du présent mandat, et d’ajouter un poste de vice-président à temps plein.

La modification est jugée irrecevable, car l’ajout d’un poste à temps plein changerait l’intention de la motion originale.

On conteste la décision de la présidente d’assemblée. L’auteur de la modification déclare que l’intention de la modification est de changer la composition des vice-présidents, ce qui est conforme à l’intention de la motion originale.

L’AGA appuie la décision de la présidente d’assemblée. La motion est jugée irrecevable.

À propos de la motion originale,

Certains sont d’avis que les vice-présidents à temps partiel (VPTPA) peuvent contribuer aux affaires de l’Institut, car ils sont toujours présents dans le milieu de travail et sont au courant de ce qui se passe à l’IPFPC au niveau national. Le travail des VPTPA doit être reconnu et valorisé. Il permet la participation au niveau national sans avoir à déménager dans la RCN, il permet un lien avec l’IPFPC et avec le milieu de travail et pourrait également favoriser l’équité au sein du CA.

Certains sont d’avis qu’il y a lieu de maintenir le statu quo et d’enchâsser le rôle des VPTPA dans les statuts plutôt que d’éliminer les postes. Le lien entre le milieu de travail et l’organisation est une valeur ajoutée et les VPTPA ont été élus au niveau national à cette fin. Cela éliminerait d’éventuels bons candidats, dont des membres plus jeunes, qui ne sont peut-être pas en mesure ou désireux de déménager dans la RCN ou de quitter leur emploi pendant trois ans.

La structure politique ne devrait pas être changée avant que la situation n’ait fait l’objet d’un examen approfondi. Les titulaires actuels des cinq postes élus rémunérés ne manquent pas de travail et l’élimination de deux postes pourrait créer une surcharge de travail ou faire en sorte que le travail ne soit tout simplement pas fait.

On répète que les VPTPA doivent souvent essayer de servir à la fois l’Institut et leur employeur, ce qui fait qu’ils ne sont pas libres de vraiment parler au nom de l’Institut comme le fait un v.-p. à temps plein.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette question au Conseil d’administration.

Le CA devrait être chargé d’examiner l’ensemble de la structure du CA pour ce qui est de la distribution du travail et de présenter des recommandations à à cet égard à l’AGA2018. Des études antérieures pourraient être utilisées comme point de départ. Une justification fondée sur des preuves devrait être fournie à l’AGA avant toute prise de décision.

On s’inquiète du renvoi de cette affaire au CA une année d’élection.

On demande la mise aux voix de la motion de renvoi.

La motion de renvoi est rejetée.

On fait remarquer que l’intention de la motion ne résoudra pas les problèmes qui semblent être d’ordre conflictuel. Les VPTPA ont du travail à faire et des mandats à remplir et l’élimination de ces postes n’est pas la solution.

Certains sont d’avis que la structure actuelle a démontré qu’elle ne fonctionnait pas. Les VPTPA ne peuvent servir deux « maîtres » (l’IPFPC et l’employeur). On ne peut s’attendre à cela de la part d’un vice-président et ce n’est pas juste pour les membres. Il y a eu plusieurs études sur la gouvernance et l’AGA doit prendre une décision à l’égard de cette question.

La présidente d’assemblée demande le vote.

La motion est rejetée. (195/177)

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que le directeur et le président du CC sont élus parmi les membres du CC;

Et attendu que le président et le directeur du CC sont occupés à diriger les réunions et n’y participent pas, ce qui limite leur capacité à représenter ceux qui les ont élus;

Il est proposé d’ajouter l’article 10.4.3.3. comme suit:

10.4.3.3 (NOUVEAU) Le président et le directeur du Conseil consultatif, qui président les réunions du Conseil consultatif et du Comité directeur, peuvent choisir un membre de leur groupe ou de leur équipe de consultation qui les remplacera aux réunions du Conseil consultatif pour garantir la représentation de leur groupe ou de leur équipe de consultation à ces réunions. Cette mesure ne changera en rien leur statut de président, de directeur ou de membre du Conseil consultatif.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette motion codifierait le processus actuel.

Ce changement proposé codifie la pratique actuelle du Conseil consultatif dans les statuts afin d’éviter la confusion.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que le Conseil d’administration est la plus haute instance de l’organisation et qu’il a pour objectif principal de fournir des stratégies et des directives à l’organisation et à établir des plans d’avenir tout en devant rendre des comptes aux membres;

Attendu que dans la plupart des organisations, ce sont les structures opérationnelles qui s’occupent des activités courantes et que ces structures sont pourvues en personnel par l’administrateur en chef, l’ACO, ou gérées par les administrateurs;

Il est proposé que les vice-présidents nationaux de l’Institut ne soient plus membres du Conseil d’administration, par la modification de l’article15.1, comme suit:

15.1 Composition Le Conseil est composé du Président, de quatre (4) vice-présidents et de dix (10) directeurs.

Définition de directeur élu: S’entend d’un membre du Conseil autre que le président ou les vice-présidents.

Commentaires du Sous-comité des motions: On estime à 35 000$ les économies réalisées en ne faisant plus participer les vice-présidents aux réunions du Comité d’administration.

Des études antérieures sur la gouvernance menées par l’Institut témoignent du besoin d’une définition plus claire des rôles et responsabilités des membres du CA et de la nécessité d’avoir un meilleur processus pour l’attribution du travail. L’intention de la modification proposée est d’établir une distinction entre les activités opérationnelles et les activités stratégiques ou de gouvernance.

Un CA efficace devrait avoir une vision de haut niveau tournée vers l’avenir. Dans le cadre de la structure actuelle, le CA se retrouve souvent à traiter de questions d’ordre opérationnel, ce qui est problématique. La modification proposée permettrait au CA de se maintenir à un niveau stratégique plus élevé.

Certains sont d’avis que les v.-p. apportent beaucoup au CA et que leur contribution est précieuse et nécessaire. Lorsque les choses fonctionnent de manière optimale et que les dossiers sont attribués de manière appropriée, cette valeur est démontrée. Les v.-p. doivent également obtenir les commentaires des directeurs régionaux. Il s’agit d’une motion réactionnaire pour régler le dysfonctionnement actuel au CA. La structure de gouvernance devrait faire l’objet d’un examen fondé sur des preuves et les problèmes du CA doivent être réglés à l’interne. Même si une structure de gouvernance plus efficace est peut-être nécessaire, toutes les répercussions d’une décision aussi importante doivent être prises en compte et bien examinées.

On précise que les v.-p. pourraient assister aux réunions du CA à titre d’observateurs et ainsi recevoir les commentaires dont ils ont besoin. Le CA devrait servir les membres par l’intermédiaire du président. Certains sont d’avis que les v.-p. sont là pour servir le président et ne devraient pas participer aux votes et aux décisions qui pourraient contrôler le Président.

La présidente d’assemblée demande le vote.

La motion est rejetée.

Attendu que les dons aux partis politiques devraient être restreints dans toutes les régions; L’Institut n’est pas censé suivre ou appuyer un parti ou une plateforme politiques en raison de la diversité des convictions politiques de ses membres. Par exemple, le groupe régional NFC n’a pas le droit de faire un don à un parti politique en Colombie-Britannique. Un autre exemple, c’est celui de l’Institut, qui n’a pas le droit de faire de don à un parti politique étranger.

Attendu que même si les dons en nature sont admirables, la très grande diversité des membres qui composent chaque groupe, y compris l’Institut, fait que les avis sur ce qui justifie de tels dons sont aussi très diversifiés; Les membres de l’Institut ont le droit de faire des dons à titre individuel au parti ou à l’organisation de leur choix, mais il n’y a aucune raison de lier les donateurs à l’Institut. Par ailleurs, aucun membre de l’Institut n’a besoin que l’Institut fasse comme lui quand il fait des dons à titre personnel, motivés seulement pas ses choix personnels.

Il est proposé de modifier l’article14 comme suit:

14.1.10 Dons aux partis politiques Il est interdit à l’Institut et à tous les organismes constituants de verser des dons à un parti politique dans d’une une région où l’Institut représente des membres, même si ces dons sont permis par la loi de ces régions. AGA2003 (a)

14.1.11 Dons à un tiers (NOUVEAU) Il est interdit à l’Institut et à tous les organismes constituants de verser des dons à un tiers, peu importe l’endroit, même si ces dons sont permis par la loi de l’endroit.

Commentaires du Sous-comité des motions: Dans le passé, l’Institut a fait des dons à des organismes tiers tels qu’Évidence pour la démocratie ou l’Union of Concerned Scientists pour faciliter des campagnes de défense des droits importantes pour ses membres. La motion proposée interdirait cette pratique.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu qu’il est interdit de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique et un salaire, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques;

Attendu que les employés de la fonction publique sont fortement exposés à l’opinion publique;

Attendu que les dirigeants élus de l’Institut ne devraient pas avoir des avantages qui ne sont pas offerts aux membres titulaires employés dans la fonction publique fédérale;

Il est proposé d’ajouter les articles 19.3.1.1 et 19.3.1.2 comme suit:

ARTICLE 19.3.1.1 (NOUVEAU) Si le président de l’institut touche une rémunération sous forme de prestations de retraite, payée par l’Institut, son salaire devrait être réduit par le montant brut de ses droits à pension de la fonction publique du Canada en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), ou dans toute autre situation, par le montant brut de ses droits à pension accumulés du temps où il était membre ou employé de l’Institut.

ARTICLE 19.3.1.2 (NOUVEAU) Il est entendu que l’article 19.3.1.1 des statuts s’applique aussi aux membres du Conseil d’administration qui remplace le président pour une raison ou pour une autre.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucune mention concernant l’interdiction de recevoir un salaire et de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique n’a été trouvée dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

Cependant, la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) interdit aux fonctionnaires de cotiser à un régime de pensions en vertu de la LPFP tout en recevant une pension en vertu de cette même Loi.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu qu’il est interdit de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique et un salaire, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques;

Attendu que les employés de la fonction publique sont fortement exposés à l’opinion publique;

Attendu que les dirigeants élus de l’Institut ne devraient pas avoir des avantages qui ne sont pas offerts aux membres titulaires employés dans la fonction publique fédérale;

Il est proposé d’ajouter les articles 20.5.1 et 20.5.2 comme suit:

ARTICLE 20.5.1 (NOUVEAU) Si le vice‑président de l’institut touche une rémunération sous forme de prestations de retraite, payée par l’Institut, son salaire devrait être réduit par le montant brut de ses droits à pension de la fonction publique du Canada en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), ou dans toute autre situation, par le montant brut de ses droits à pension accumulés du temps où il était membre ou employé de l’Institut.

ARTICLE 20.5.2 (NOUVEAU) Il est entendu que l’article 20.5.1 des statuts s’applique aussi aux membres du Conseil d’administration qui remplacent un vice-président pour une raison ou pour une autre.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucune mention concernant l’interdiction de recevoir un salaire et de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique n’a été trouvée dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

Cependant, la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) interdit aux fonctionnaires de cotiser à un régime de pensions en vertu de la LPFP tout en recevant une pension en vertu de cette même Loi.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu qu’il est interdit de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique et un salaire en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques;

Attendu que les employés de la fonction publique sont fortement exposés à l’opinion publique;

Attendu que les employés salariés de l’Institut ou les sous-traitants ne devraient pas avoir des avantages qui ne sont pas offerts aux membres titulaires employés dans la fonction publique fédérale;

Il est proposé d’ajouter le nouvel article suivant:

ARTICLEXX (NOUVEAU) Si une personne travaillant au nom de l’Institut touche une rémunération sous forme de prestations de retraite, payée par l’Institut, son salaire ou ses honoraires devraient être réduit par le montant brut de ses droits à pension de la fonction publique du Canada en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, ou dans toute autre situation, par le montant brut de ses droits à pension accumulés du temps où il était membre ou employé de l’Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucune mention concernant l’interdiction de recevoir un salaire et de toucher des prestations du Régime de pension de retraite de la fonction publique n’a été trouvée dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

Cependant, la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) interdit aux fonctionnaires de cotiser à un régime de pensions en vertu de la LPFP tout en recevant une pension en vertu de cette même Loi.

On voit difficilement comment on pourrait appliquer ce nouvel article des statuts. De plus, dans certains cas, il pourrait enfreindre les conventions collectives des employés de l’Institut.

Cette modification découragerait efficacement les membres ou les employés retraités de faire du travail sous contrat pour l’Institut. Dans certains cas, la motion irait à l’encontre des intérêts de l’Institut, car les membres ou les employés retraités peuvent l’expertise recherchée.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Article 21.4 (NOUVEAU) Un directeur retraité n’a pas droit à un salaire compensatoire.

Commentaires du Sous-comité des motions: C’est une pratique établie de longue date de ne pas donner de salaire compensatoire aux membres retraités de l’Institut qui sont directeurs.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu qu’un membre élu sortant est presque toujours réélu;

Attendu qu’il est essentiel que la composition du Conseil d’administration soit représentative de l’ensemble de nos membres, pour qu’elle représente les enjeux de tous les membres;

Attendu qu’il est d’une importance capitale que le Conseil d’administration se renouvelle pour que l’Institut puisse bénéficier de nouvelles idées;

Et attendu que pour planifier la relève et encourager nos meilleurs délégués syndicaux à s’efforcer d’occuper des postes de leadership, il est essentiel qu’ils pensent qu’il y a des perspectives d’avenir aux échelons supérieurs de l’Institut.

Il est proposé d’ajouter les articles 19.1.1 et 20.1.1 et 21.1.1 comme suit:

ARTICLE 19.1.1 (NOUVEAU) Le président ne peut avoir plus de trois (3) mandats complets consécutifs.

ARTICLE 20.1.1 (NOUVEAU) Les vice-présidents ne peuvent avoir plus de trois (3) mandats complets consécutifs.

ARTICLE 21.1.1 (NOUVEAU) Les directeurs ne peuvent avoir plus de trois (3) mandats complets consécutifs.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La modification proposée permettrait un roulement dans l’organisation et assurerait également « la relève ». Elle pourrait également réduire les problèmes de dysfonctionnement et favoriserait l’apport de nouvelles idées. Les titulaires sont avantagés par rapport aux candidats éventuels, ce qui fait qu’il est difficile d’aspirer à occuper des postes plus élevés.

Certains sont d’avis que cette modification n’est pas nécessaire. Les membres devraient avoir la liberté de voter pour leur dirigeant et si ce dernier fait un bon travail, on devrait lui permettre de rester en place, s’il est réélu. Certains pensent que le fondement de la modification est arbitraire, ciblé et non démocratique.

La présidente d’assemblée demande le vote.

La motion est rejetée.

14. Motion d’urgence

Il est proposé, avec appui, que la durée des allocutions des délégués soit de deux (2) minutes pour le proposeur et d’une (1) minute pour tous les intervenants suivants.

Le proposeur explique que cette motion vise à accélérer la procédure afin de permettre de traiter toutes les affaires de l’AGA.

Le vote sur cette motion d’urgence nécessite une majorité des 2/3.

La motion est adoptée.

15. Modifications proposées aux statuts

Attendu que l’assemblée générale annuelle est la plus haute instance dirigeante de l’Institut;

Attendu que l’instance suprême a la responsabilité d’adopter des statuts qui régissent l’Institut;

Attendu qu’à l’heure actuelle les statuts ne disposent d’aucun mécanisme de traitement des cas de non-conformité aux statuts;

Attendu qu’en janvier 2017, la présidente a enfreint l’article 18.2.2 des statuts en annulant toutes les réunions du comité exécutif et du Comité de gestion;

Attendu qu’en mars 2017, le Conseil d’administration a refusé de respecter l’article 18.2.2 des statuts en votant même contre une discussion sur la violation des statuts;

Attendu que l’Institut dispose d’un comité permanent ayant compétence sur cette question, le Comité des statuts et politiques;

Il est proposé d’ajouter l’article 19.2.2.3 comme suit:

ARTICLE 19.2.2.3 (i) (NOUVEAU) Les situations de non-conformité apparente avec les statuts de l’Institut doivent être renvoyées au Comité des statuts et politiques pour être interprétées et tranchées.

ARTICLE 19.2.2.3 (ii) (NOUVEAU) Lorsque le Comité des statuts et politiques détermine qu’il y a non-conformité aux statuts, le président doit prendre des mesures pour assurer une conformité immédiate de tous;

ARTICLE 19.2.2.3 (iii) (NOUVEAU) Une situation de non-conformité qui perdure ou se reproduit malgré une décision du Comité des statuts et politiques en ce sens entraînera la prise de mesures disciplinaires. Si la personne en situation de non-conformité est un dirigeant élu, la première mesure disciplinaire qui lui sera imposée sera une suspension temporaire en attendant le règlement du problème, et la suspension peut devenir une destitution si le problème ne se règle pas ou ne peut être réglé.

Commentaires du Sous-comité des motions : Comme l’adoption de cette motion entraînerait la modification de plusieurs articles des statuts (15.2, 17.2 et 24) et qu’aucune motion de modification n’a été demandée en ce sens pour ces articles avant la date limite, cette motion devrait être considérée comme étant non recevable par le Sous-comité des motions, comme pour l’article16 (Réunions du Conseil) des statuts.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que le président d’assemblées du Conseil d’administration n’est pas choisi par le Conseil et que le président d’assemblées est généralement le président de l’Institut ou est choisi exclusivement par le président de l’Institut;

Il est proposé d’ajouter l’article 16.1.1, comme suit:

ARTICLE 16.1.1 (NOUVEAU) À sa première réunion de janvier, le Conseil d’administration doit se choisir un président d’assemblée neutre ne faisant pas partie du Conseil, qu’il soit membre de l’Institut ou non. Le président d’assemblée n’a pas le droit de voter au Conseil.

Commentaires du Sous-comité des motions : Si c’est un membre de l’Institut qui est choisi comme président d’assemblée, il en coûterait 20 400$ à l’Institut. S’il est choisi à l’extérieur de l’Institut, il en coûterait 62 800$ à l’Institut.

Comme l’adoption de cette motion entraînerait la modification de plusieurs articles des statuts et qu’aucune motion de modification en ce sens n’a été présentée avant la date limite, cette motion devrait être considérée comme étant irrecevable, comme pour des décisions semblables prises par le Sous-comité des motions.

La motion est retirée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Il est proposé d’ajouter l’article22.5 comme suit:

ARTICLE22.5 (NOUVEAU) L’élection des dirigeants et des directeurs régionaux de l’Institut se fait par voie électronique et est dirigée par un tiers fournisseur de services neutre.

ARTICLE 22.5.1 (NOUVEAU) Le tiers fournisseur de services neutre ne doit transmettre les résultats des élections qu’au Comité des élections et il doit le faire par un moyen sécurisé et fiable, conformément à l’article 17.3.2.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun cas d’atteinte à la sécurité liée à des élections par voie électronique n’a été consigné à l’Institut. Nous n’avons jamais entendu parler d’un système de vote électronique qui garantit totalement l’intégrité du scrutin.

Il en coûterait 12 000$ pour avoir la technologie assurant une sécurité supérieure et 11 000$ de plus par élection. Pour donner une idée, ces 12 derniers mois, l’Institut a effectué 8 élections de groupe et 16 votes de ratification à l’aide de son système de vote électronique.

Certains sont d’avis que cela va à l’encontre de la notion de lutte contre la sous-traitance et que c’est un signe de méfiance à l’endroit du personnel et des systèmes internes, et un gaspillage des fonds de l’Institut.

Certains ne savent trop qui évaluerait les fournisseurs de services tiers et le fait d’impartir ce service à un tiers de l’extérieur n’éliminerait pas le risque de partage des clés de vote.

Certains appuient la modification proposée et croient que ce serait un bon investissement pour l’Institut que d’avoir la technologie de fine pointe à sa disposition. Ce serait également bénéfique du point de vue de la transparence et de la fiabilité.

Le président du Comité des services et projets informatiques (CSPI) signale que dans le cadre de son mandat, le Comité a examiné ce problème et établi que le système actuel fonctionne et est pleinement soutenu par le personnel des TI.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que le président ou son remplaçant désigné peuvent conclure des contrats sans que le Conseil d’administration le sache ou approuve ces contrats et que ces contrats peuvent engager la responsabilité de l’Institut sans que des mécanismes de contrôle appropriés interviennent;

Il est proposé de modifier l’article 15.2.3 comme suit:

ARTICLE 15.2.3 Aucun accord ne lie l’Institut sans avoir été autorisé par le Conseil. Un accord, acte, contrat ou autre engagement écrit qui n’est pas respecté de façon explicite par le Conseil, par un ou des administrateurs déterminés, peut être conclu par le président, conjointement avec les employés responsables des questions dont traite le document, à condition qu’il ne dépasse pas 25 000$.

ARTICLE 15.2.3.2 (NOUVEAU) Un accord, acte, contrat ou autre engagement écrit dont la valeur dépasse la valeur limite établie à l’article 15.2.3, variantes et prolongations comprises, doit être approuvé par le Conseil avant d’être conclu.

ARTICLE 15.2.3.3 (NOUVEAU) Nonobstant l’article 15.2.3, le président doit fournir un compte rendu détaillé de toutes ses décisions de nature financière à la réunion suivante du Conseil d’administration. Une copie de ces accords, actes, contrats ou autres engagements doit être fournie à tout membre du Conseil d’administration qui la demande.

Commentaires du Sous-comité des motions: Le CA reçoit la recommandation de budget du Comité des finances, y apporte des modifications et présente le budget à l’AGA pour qu’elle l’approuve. Le CA a tout le loisir de l’examiner et d’approuver toutes les dépenses proposées durant l’exercice budgétaire.

Exiger que le CA donne une approbation secondaire à des dépenses prévues au budget nuirait considérablement aux activités de l’Institut. Les réunions du CA risquent d’être plus longues et nombreuses pour approuver les dépenses budgétées liées aux postes suivants, entre autres:

• Conseils des délégués syndicaux

• Conseils régionaux

• Conférences sur la négociation

• Assemblées générales annuelles des organismes constituants

• Écoles de formation

• Symposiums sur la consultation

• Réunions du Groupe de travail sur la consultation

• Réunions du Conseil consultatif

• Articles promotionnels

• Frais d’adhésion mensuels au CTC

• Versements du loyer du bureau national et des bureaux régionaux

• Cotisations aux pensions

• Etc.

Les dépenses liées à des réunions plus longues et plus fréquentes du CA. L’Institut dispose d’un certain nombre de mécanismes de contrôle, dont les états financiers vérifiés, une politique d’approvisionnement et la supervision par le Comité des finances, que les décisions de dépenser soient appropriées.

Les délais inhérents qui résulteraient des modifications des procédures de l’Institut proposées feraient vraisemblablement augmenter les frais de voyage et les frais d’intérêts sur les factures, nuiraient à la réputation de l’Institut et feraient perdre des occasions d’économiser.

La modification proposée vise à assurer que le CA approuve les dépenses et sait comment l’argent est dépensé. Des mesures de contrôle doivent être mises en place et ce serait un premier pas dans cette direction.

On signale que le rôle du CA devrait demeurer au niveau de la gouvernance et de la stratégie. Il y a des contrôles internes en place pour assurer la supervision des dépenses. Ce serait de la microgestion qui engendrerait un fardeau administratif non nécessaire. Cela implique également que l’Institut n’est pas capable de mener ses opérations de manière appropriée. Le Comité des finances, les vérificateurs et le personnel sont en place pour assurer le bon fonctionnement des finances de l’Institut.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Attendu que l’assemblée générale annuelle est l’instance suprême de l’Institut;

Attendu que le Conseil d’administration est chargé d’exercer les pouvoirs de l’Institut au nom de l’Institut dans tous les domaines, sous réserve des statuts et des décisions stratégiques prises par l’AGA;

Et attendu que l’Institut est assujetti aux dispositions de la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif;

Il est proposé que l’article15 soit modifié comme suit:

ARTICLE 15.2.1 Le Conseil est un organisme permanent qui exerce les pouvoirs de l’Institut et agit en son nom sur toutes les questions, sous réserve de la Loi, des présents statuts et des décisions prises par les assemblées générales à l’égard des orientations de l’Institut. Les décisions du Conseil demeurent en vigueur jusqu’à ce qu’elles soient rescindées.

ARTICLE 15.2.1.1 (NOUVEAU) Il est entendu que le Conseil peut établir les règles, politiques et procédures qu’il juge utiles concernant les affaires de l’organisation. Cependant, aucune règle, politique ou procédure concernant les affaires de l’organisation n’est valide si elle va à l’encontre de la Loi, des statuts de l’Institut ou d’une décision stratégique de l’AGA.

Commentaires du Sous-comité des motions: La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif établit déjà qu’une organisation doit se conformer en tout temps à la Loi et à ses clauses de prorogation. Il est bien établi en droit que les statuts n’ont pas préséance sur la loi et que toute interprétation de ces statuts doit être faite à la lumière de la loi et des clauses de prorogation applicables.

La modification proposée n’est pas nécessaire, car elle reprend la Loi, à la différence près qu’elle exige qu’une personne soit un « membre titulaire » de l’Institut. À l’heure actuelle, tous les membres titulaires et les membres retraités sont éligibles comme directeur.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’alinéa b) de l’article 16.3.1 des statuts de l’Institut prévoit qu’une assemblée extraordinaire peut être convoquée dans un délai de deux (2) semaines suivant la date de réception par la présidente d’une demande écrite en ce sens venant d’au moins sept (7) membres du Conseil d’administration;

Attendu que la présidente n’a pas convoqué d’assemblée extraordinaire lorsque sept (7) membres du Conseil en ont demandé une par écrit;

Attendu que si sept (7) membres du Conseil d’administration déterminent qu’une question est suffisamment importante pour être traitée par le Conseil avant sa réunion ordinaire suivante, la présidente devrait être obligée de convoquer l’assemblée demandée;

Attendu que le Conseil d’administration s’est vu confier le pouvoir d’agir au nom de l’Institut sur toutes les questions le concernant entre les AGA;

Il est proposé de modifier l’article16 comme suit:

ARTICLE 16.3.1 Une assemblée extraordinaire du Conseil peut être est convoquée:

a) par le président

b) ou dans les deux (2) semaines suivant la réception par le président d’une demande écrite d’au moins sept (7) membres du Conseil.

Commentaires du Sous-comité des motions : Aucun commentaire

Le proposeur de la motion déclare que certaines personnes détiennent actuellement trop de pouvoir et que, compte tenu du dysfonctionnement actuel au CA, ce changement est nécessaire. Les statuts doivent être plus précis pour assurer que lorsque sept membres du CA demandent une réunion extraordinaire, une telle réunion a lieu.

Certains délégués sont préoccupés par le fait qu’il pourrait y avoir un nombre illimité de réunions extraordinaires, ce qui pourrait être coûteux pour l’Institut.

La présidente se demande si oui ou non le point a) de cet article des statuts a du sens en soi, étant donné qu’elle n’exige pas qu’il y ait un but ou une raison pour convoquer une réunion extraordinaire, mais qu’elle exige que ce soit le président qui le fasse. Il pourrait y avoir abus et une telle réunion pourrait être convoquée sans qu’il y ait de réels besoins.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Attendu que les statuts actuels prévoient qu’une assemblée extraordinaire peut être convoquée dans un délai de deux semaines suivant la date de réception par le président d’une demande écrite en ce sens venant d’au moins sept (7) membres du Conseil d’administration;

Attendu que le président ou son remplaçant désigné a convoqué une assemblée extraordinaire sans préavis suffisant et sans raisonnablement s’assurer que tous les membres du Conseil d’administration sont disponibles pour y assister;

Attendu que les membres du Conseil d’administration sont dûment élus par les membres pour défendre leurs intérêts et qu’ils devraient donc nécessairement recevoir un préavis suffisant pour leur permettre d’assister à toutes les réunions du Conseil;

Attendu que le Conseil d’administration s’est vu confier le pouvoir d’agir au nom de l’Institut sur toutes les questions le concernant entre les AGA;

Il est proposé d’ajouter l’article 16.3.1.2 comme suit:

ARTICLE 16.3.1.2 (NOUVEAU) Nonobstant les articles 16.3.1 et 16.3.1.1, un avis précisant l’heure et le lieu d’une assemblée du Conseil d’administration est donné à chaque directeur de l’organisation sous la forme d’un document électronique conformément à la partie17 de la Loi, au moins sept (7) jours avant la tenue de l’assemblée.

Commentaires du Sous-comité des motions : La Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif autorise le Conseil à se réunir « à n’importe quel moment », et la partieXVII ne s’applique pas aux réunions du Conseil sauf dans les cas très précis mentionnés dans la Loi.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que l’Institut est assujetti aux dispositions de la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif (LCOBNL);

Attendu que l’Institut a déjà enfreint la LCOBNL concernant l’éligibilité des directeurs;

Attendu qu’intégrer des dispositions importantes de la Loi dans les statuts de l’Institut contribue à faire en sorte qu’aucun de nos membres n’enfreint les dispositions de la LCOBNL par inadvertance;

Il est proposé d’ajouter l’article15.3 comme suit:

Article15.3 (NOUVEAU) Une personne est éligible à un poste de directeur si:

1. Elle est membre titulaire de l’Institut;
2. Elle a au moins 18 ans;
3. Elle n’a pas été déclarée inapte par un tribunal au Canada ou ailleurs;
4. Elle n’est pas un failli non libéré

Article 15.3.1 (NOUVEAU) — Fin du mandat de directeur: Le mandat d’un directeur prend fin:

1. À la date la plus éloignée des suivantes: le jour où le directeur remet sa démission par écrit au secrétaire de l’organisation ou au bureau national de l’organisation ou à la date à laquelle prend effet la démission susmentionnée;
2. Le jour où il cesse d’être éligible au sens de l’article15.3 des statuts;
3. Le jour de sa destitution;
4. À son décès.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette modification pourrait être irrecevable, car elle est incompatible avec les droits des membres retraités décrits à l’article7 des statuts.

Cependant, si elle est recevable et qu’elle est présentée aux délégués:

La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif établit déjà qu’une organisation doit se conformer en tout temps à la Loi et à ses clauses de prorogation. Il est bien établi en droit que les statuts n’ont pas préséance sur la loi et que toute interprétation de ces statuts doit être faite à la lumière de la loi et des clauses de prorogation applicables.

La modification proposée n’est pas nécessaire, car elle reprend la Loi, à la différence près qu’elle exige qu’une personne soit un « membre titulaire » de l’Institut. À l’heure actuelle, les membres titulaires et les membres retraités sont éligibles au poste de directeur.

Puisque elle restreint les droits des membres retraités (l’une des trois catégories de membres décrites dans les clauses de prorogation de l’Institut), il faudrait traiter cette motion comme une motion extraordinaire (qui vise à ajouter, à modifier ou à supprimer des droits fondamentaux de participation de toute catégorie de membres), conformément à l’alinéa197 (1) f) de la Loi et à l’article 13.1.5 des statuts.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que la légitimité de la procédure de règlement des plaintes repose sur son intégrité et son équité;

Attendu que le droit d’interjeter appel d’une décision est un droit fondamental de tout membre, peu importe son identité ou les fonctions qu’il occupe à l’Institut;

Attendu que l’Institut a une Politique relative aux membres et aux plaintes à des organismes extérieurs qui pourrait entraîner la destitution de membres, peu importe leur poste, s’ils portent plainte auprès d’un organisme externe;

Il est proposé d’ajouter l’article24.5 comme suit:

Nota: Si cette motion est adoptée, il faudra modifier la Politique de l’Institut relative aux membres et aux plaintes à des organismes extérieurs.

ARTICLE24.5 (NOUVEAU) Un membre de l’Institut ne sera pas suspendu pour avoir porté plainte auprès d’un organisme externe s’il a épuisé tous les mécanismes de recours internes.

ARTICLE 24.5.1 (NOUVEAU) Le Conseil remet une confirmation écrite au plus tard 10 jours après qu’un membre qui a épuisé tous les mécanismes de recours interne en demande la confirmation ou, si ce n’est pas le cas, identifie expressément les autres recours qu’un membre doit tenter pour satisfaire aux exigences des statuts.

ARTICLE 24.5.2 (NOUVEAU) Le membre est réputé avoir épuisé tous les mécanismes de recours internes si le Conseil ne respecte pas le délai précisé à l’article 24.5.1 des statuts.

Commentaires du Sous-comité des motions: La Politique relative aux membres et aux plaintes à des organismes extérieurs, telle qu’elle existe actuellement, vise à traiter les questions épineuses soulevées quand des membres élus portent plainte contre l’Institut à des tribunaux ou à des organismes. Selon la Politique actuelle, le Conseil doit étudier la situation pour déterminer si la personne qui porte plainte contre l’Institut peut garder le poste auquel il a été élu ou nommé, étant donné l’affaire qu’elle a porté devant un tribunal externe. Les situations sont traitées au cas par cas et exigent l’atteinte d’un équilibre entre le devoir de loyauté du membre à l’endroit de l’organisation, compte tenu du poste qu’il occupe, et les arguments qu’il dirige contre l’Institut.

Les risques pour l’Institut sont les mêmes, que le membre ait épuisé ou non tous les recours internes.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que la légitimité de la procédure de règlement des plaintes repose sur son intégrité et son équité;

Attendu qu’il est essentiel que la procédure de traitement des plaintes soit juste et impartiale et soit perçue comme telle;

Attendu qu’il est essentiel que les personnes en conflit d’intérêt, perçu ou réel, ou suscitant des craintes de partialité ne devraient pas participer aux discussions ou aux décisions qui les touchent;

Attendu que l’Institut n’est pas cohérent dans sa détermination de l’existence de conflits d’intérêt, ce qui fait que ses décisions peuvent avoir l’air arbitraires ou, du moins, qu’il n’applique pas ses normes disciplinaires de façon cohérente et s’expose ainsi au risque d’être tenu responsable de cette incohérence, car nos membres peuvent porter plainte à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique;

Il est proposé d’ajouter l’article24.5 comme suit:

Nota: Si cette motion est adoptée, on pourrait devoir modifier en conséquence la Politique sur les conflits d’intérêts ou la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires de l’Institut.

ARTICLE 24.3.1 (NOUVEAU) Aucun membre de l’Institut ne peut participer à des discussions ou à des décisions directement ou indirectement si elles risquent de donner lieu à des mesures disciplinaires parce qu’elles indiquent une situation réelle ou perçue de conflit d’intérêts ou qu’elles suscitent des craintes de partialité. Il y a situation réelle ou perçue de conflit d’intérêts ou crainte de partialité quand:

1. La personne est un témoin à une enquête ou pourrait raisonnablement être appelée à témoigner;
2. La personne est une plaignante ou une intimée;
3. La personne représente le plaignant ou l’intimé.

Commentaires du Sous-comité des motions: La modification proposée, telle qu’elle est formulée, suggère une interprétation beaucoup trop large du concept de partialité tout en omettant les situations les plus préoccupantes dans lesquelles une personne a ou semblerait avoir investi un intérêt personnel ou est incapable de considérer une situation avec l’esprit ouvert. Par exemple, les témoins potentiels ne font pas tous nécessairement preuve de partialité face à une situation et, à l’inverse, il est possible que des personnes exclues des trois catégories de membres énumérées dans les modifications proposées aient un parti pris.

Le Comité des statuts et politiques est en train de modifier la Politique sur les conflits d’intérêts avec le bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques, à la demande du Conseil d’administration.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que l’Institut ne traite pas les différends entre membres de manière cohérente;

Attendu que les enquêtes coûtent très cher à l’Institut, sont très conflictuelles et finalement ne produisent pas de résultat satisfaisant pour les parties en cause;

Attendu que l’Institut a intérêt à régler les différends à l’échelon le plus bas possible;

Attendu qu’il est obligatoire de recourir à la médiation ou à un mode substitutif de règlement des différends dans la plupart des provinces dans les situations les plus acrimonieuses, telles que les divorces;

Il est proposé de modifier l’article24 en y ajoutant les paragraphes suivants:

Nota: Si cette motion est adoptée, il faudra modifier en conséquence la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires de l’Institut.

ARTICLE 24.X (NOUVEAU) Les différends ou les litiges non réglés qui impliquent des membres, des directeurs, des dirigeants, des membres de comités ou des bénévoles de l’organisation doivent être traités par médiation, mode substitutif de règlement des différends ou arbitrage avant de faire l’objet d’une enquête officielle.

ARTICLE24.X.1 (NOUVEAU) Procédure de règlement des différends – Si un différend ou un litige éclate entre des membres, des directeurs, des dirigeants, des membres de comités ou des bénévoles à cause des statuts de l’Institut ou d’un organisme constituant ou de tout aspect des activités de l’organisation qui n’est pas réglé dans les rencontres privées organisées entre les parties, alors sans porter atteinte d’aucune façon aux droits des membres, des directeurs, des dirigeants, des membres de comités, des employés ou des bénévoles de l’organisation, comme le prévoient les statuts ou la Loi,comme solution de rechange à une poursuite judiciaire, le différend ou le litige sera réglé en suivant la procédure de règlement des différends suivante:

1. Le différend ou le litige doit d’abord être présenté à trois médiateurs, dont le premier est choisi par une partie, le deuxième par l’autre partie (ou, si nécessaire, par le Conseil), tandis que le troisième est nommé conjointement par les deux médiateurs déjà nommés. Les trois médiateurs rencontrent ensuite les parties en litige pour tenter d’arbitrer le différend entre les deux parties.
2. Les deux parties peuvent, d’un commun accord, réduire le nombre de médiateurs à un seul ou à deux.
3. Si les parties ne réussissent pas à régler le différend par la médiation, les parties en litige peuvent convenir de faire arbitrer le différend par un seul arbitre, autre que les médiateurs susmentionnés, qu’elles choisissent d’un commun accord. Les parties conviennent que toutes les délibérations relatives à l’arbitrage doivent rester confidentielles, sans faire l’objet d’aucune divulgation. Les parties conviennent aussi que la décision sera finale et exécutoire pour les deux parties.

4. Si la médiation ou l’arbitrage ne peuvent régler le différend, la conseillère générale aux affaires juridiques va immédiatement déterminer si la plainte est frivole, vexatoire ou non fondée, auquel cas elle sera rejetée de façon sommaire. S’il est établi que la plainte est fondée, une enquête sera immédiatement menée.

Commentaires du Sous-comité des motions: Les coûts estimatifs d’une médiation s’élèvent à 15 000$ par cas, en honoraires seulement, en supposant que deux parties y participent. À ces coûts s’ajoutent les frais de voyage, les frais d’hébergement et le salaire compensatoire.

Les coûts estimatifs d’un arbitrage varient de 6000$ à 15 000$ par cas, en supposant que l’arbitrage dure entre 2 et 5 jours, plus les frais juridiques, les frais de voyage et d’hébergement et la salaire compensatoire.

Les coûts estimatifs d’une enquête s’élèvent à 15 000$ par cas, selon le coût moyen des enquêtes menées conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

La modification proposée laisse planer la possibilité qu’on dépense de 21 000$ à 31 000$ pour un cas que la conseillère générale aux affaires juridiques déclarerait frivole, vexatoire ou non fondé avant même qu’une enquête soit lancée.

On ne sait pas vraiment ce qui pourrait être considéré comme un « litige » exigeant l’application des statuts.

On en sait pas vraiment comment il pourrait encore être nécessaire de faire enquête après un arbitrage décrit dans la modification proposée comme « final et exécutoire ».

La Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires actuelle permet la médiation à titre volontaire.

Dans les territoires de compétence où la médiation est requise, celle-ci se fait normalement par un seul médiateur. Nous ne connaissons pas de territoire de compétence qui impose la médiation à trois médiateurs.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que l’Institut existe pour servir ses membres;

Attendu que l’assemblée générale annuelle (AGA) est l’instance suprême de l’Institut;

Attendu que les délégués à l’AGA sont choisis dans les groupes et les régions conformément aux statuts de l’Institut et qu’ils sont censés défendre les intérêts des membres de leur organisme constituant, de leur groupe ou de leur région;

Attendu que les modifications proposées doivent être fournies aux membres au plus tard quatre semaines seulement avant l’AGA;

Attendu que quatre semaines, cela ne laisse pas assez de temps aux délégués pour solliciter l’opinion des membres sur les motions et s’assurer de l’avoir reçu ainsi que leurs directives concernant les modifications de statuts proposées;

Il est proposé de modifier l’article 13.1.4.1 comme suit:

ARTICLE 13.1.4.1 b) l’information concernant les modifications proposées est fournie aux membres au plus tard quatre (4) huit (8) semaines avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

Commentaires du Sous-comité des motions: Il ne serait pas possible de préparer les motions si longtemps d’avance, comme le propose cette motion. Il faut prévoir du temps pour les réunions du Sous-comité des motions, l’évaluation des coûts liés aux motions, la traduction ainsi que la production et la distribution des documents.

Le délai de préavis actuel respecte la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Il est suggéré que les motions proposées par la v.-p. Bittman (qui n’est pas présente) soient renvoyées au CC. Le président note qu’étant donné que les motions n’ont pas été proposées, elles meurent au feuilleton.

Il est proposé, avec appui, que l’assemblée réexamine la question du débat sur la motionB-28.

N’ayant pas obtenu le 2/3 des votes en faveur, la motion de réexamen est rejetée.

Un rappel au règlement est invoqué, faisant référence aux règles de procédure en place pour rétablir le processus, sans empêcher la démocratie ni entraver le débat. Cela dit, les délégués sont d’avis qu’ils devraient avoir la possibilité de débattre de la motionB-28. Le rappel au règlement du président est contesté, car certains délégués croient qu’il procède trop rapidement à l’examen des motions sans tenir compte du délai d’interprétation.

On suggère que le président permette que l’on débatte de cette motion à titre de motion tardive, une fois que toutes les autres affaires auront été traitées.

Le président signale que l’assemblée n’a pas soutenu la demande de réexamen et que la motion ne fera donc pas l’objet d’un débat.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que la LCOBNL ne permet pas aux faillis d’occuper un poste d’administrateur;

Attendu que le libellé de la LCOBNL est ambigu quant à l’éligibilité des candidats qui ne pourraient autrement pas siéger à un conseil;

Attendu qu’une situation intenable serait créée si un candidat à des élections de l’Institut était un failli non libéré et qu’il gagnait les élections;

Attendu que la participation à des élections d’un candidat non éligible aurait un impact sur le résultat final des élections même s’il n’était pas élu puisque l’Institut a adopté le scrutin proportionnel;

Et attendu qu’il a été révélé qu’un candidat aux élections spéciales2014 des vice-présidents avait le statut de failli à la date limite des mises en candidatures;

Il est proposé de supprimer l’article22.2, car il est redondant.

ARTICLE 22.1.2 (NOUVEAU) Un candidat à une élection doit être admissible à occuper un poste au sens de l’article15.3 à la date limite des mises en candidature.

Commentaires du Sous-comité des motions: La LCOBNL, et plus précisément l’article126(1) de la LCOBNL, n’est pas ambiguë. Une personne qui a le statut de failli ne peut pas être administratrice d’une société.

L’éligibilité, ou la capacité de se présenter à des élections, n’est pas mentionnée dans la Loi. Un membre pourrait avoir le statut de failli au moment de l’appel de candidatures et être libéré ou plus rarement voir sa faillite annulée au moment où les élections sont terminées. Rien n’empêcherait ce membre d’être candidat ou d’exercer ses fonctions en vertu de la Loi.

Depuis 2015, l’Institut effectue des recherches de faillite pour tous les membres du Conseil après chaque élection et une fois par année.

Le président juge la motion irrecevable, car l’article15.3 des statuts n’existe pas et la motionB-24 n’a pas été proposée.

Le proposeur est d’avis que la référence à l’article15.3 des statuts pourrait être biffée, à titre d’amendement favorable.

Le président signale que l’assemblée ne semble pas appuyer cette modification et répète que la motion est irrecevable. On conteste la décision du président. L’assemblée appuie la décision du président.

La motion est jugée irrecevable.

Attendu qu’en vertu de l’article126(1) de la LCOBNL, un directeur doit répondre aux exigences suivantes pour occuper son poste au Conseil:

• Avoir au moins 18 ans;
• Ne pas avoir été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou à l’étranger;
• Être une personne physique (et non morale – une société ne peut pas être directrice);
• Ne pas avoir le statut de failli.

Attendu que l’Institut doit respecter la LCOBNL et prendre immédiatement des mesures quand un directeur enfreint la Loi afin d’atténuer les risques pour l’Institut et ses membres;

Il est proposé de modifier l’article15 (Conseil d’administration) pour y ajouter ce qui suit:

15.3 (Éligibilité pour devenir membre du Conseil) (Nouveau)

15.3.1 (NOUVEAU) Le Conseil d’administration doit respecter la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL).

15.3.2 (NOUVEAU) Lorsque l’Institut apprend qu’un de ses directeurs enfreint la LCOBNL, il doit immédiatement intervenir pour destituer ce directeur en vue d’atténuer les risques pour l’Institut et en informer aussitôt le Conseil.

15.3.3 (NOUVEAU) Les membres du Conseil doivent en informer l’Institut dès qu’ils déclarent faillite.

15.3.4 (NOUVEAU) À la date de clôture des mises en candidature, un candidat aux élections doit être éligible au sens du paragraphe127(1) de la LCOBNL pour avoir le droit de poser sa candidature. Un candidat élu qui n’informe pas l’Institut de sa non-conformité à la LCOBNL verra son élection déclarée nulle et non avenue. L’Institut peut décider de sévir à l’endroit du candidat conformément à la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires et de déclencher d’autres élections.

Commentaires du Sous-comité des motions: La LCOBNL (et plus précisément le paragraphe126(1) de la LCOBNL) est claire. Une personne qui a le statut de failli ne peut pas être administratrice d’une société.

L’éligibilité, ou la capacité de se porter candidat à des élections, n’est pas mentionnée dans la Loi. Un membre pourrait avoir le statut de failli au moment de l’appel de candidatures et être libéré ou plus rarement voir sa faillite annulée au moment où les élections sont terminées. Rien n’empêcherait ce membre d’être candidat ou d’exercer ses fonctions en vertu de la Loi.

Depuis 2015, l’Institut vérifie si des membres du Conseil sont en situation de faillite après chaque élection et une fois par année.

La motion est retirée.

Attendu que les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut et qu’à ce titre, ils forment le lien vital entre le syndicat et ses membres;

Attendu qu’être délégué syndical n’est pas un droit mais un privilège;

Attendu que si les responsabilités d’un délégué syndical envers l’Institut et ses responsabilités envers l’employeur entrent en conflit, ce conflit d’intérêts peut avoir des conséquences très négatives pour les membres et l’Institut;

Attendu qu’un conflit d’intérêts se produit quand un délégué syndical devient le superviseur ou le gestionnaire de membres de l’Institut et est responsable des examens du rendement et des autorisations de congé des membres, des questions de dotation et de la prise éventuelle de mesures disciplinaires à l’encontre des membres;

Attendu qu’un superviseur ou gestionnaire est clairement perçu par les membres comme faisant partie de l’équipe de « gestion » et comme étant une cause de griefs et de plaintes de la part des membres;

Attendu qu’un délégué syndical ne doit pas se trouver dans une telle situation et doit en tout temps inspirer confiance aux membres en milieu de travail;

Attendu qu’un membre ne peut être loyal à la fois à deux factions naturellement opposées (syndicat et patronat) et être à la fois superviseur ou gestionnaire et délégué syndical sans être en conflit d’intérêts (consciemment ou inconsciemment);

Il est proposé de modifier l’article12.1 des statuts pour éviter ce conflit d’intérêts quant aux responsabilités d’un délégué syndical de l’Institut, telles qu’elles sont définies dans les statuts et les règlements: :

12.1 Définition:

1. Le délégué syndical devient un représentant officiel de l’Institut lorsqu’il est nommé par celui-ci. L’Institut en informe l’employeur. Seul un membre titulaire peut être délégué syndical.

2. Aucun membre titulaire dont les responsabilités envers l’Institut et les responsabilités envers l’employeur entrent en conflit ne peut demeurer délégué syndical de l’Institut, postuler pour devenir délégué syndical ni être nommé à ce poste tant et aussi longtemps que le conflit d’intérêts existe, y compris lorsqu’un membre occupe un poste de superviseur ou de gestionnaire qui l’amène à superviser d’autres membres de l’Institut au lieu de travail.

a) Un délégué syndical doit quitter ses fonctions syndicales (de façon temporaire ou permanente) pour toute la durée du conflit d’intérêts.

12.6.9 Aucun membre titulaire dont les responsabilités envers l’Institut et les responsabilités envers l’employeur entrent en conflit ne peut demeurer délégué syndical de l’Institut, postuler pour devenir délégué syndical ni être nommé à ce poste tant et aussi longtemps que le conflit d’intérêts existe, y compris lorsqu’un membre occupe un poste de superviseur ou de gestionnaire qui l’amène à superviser d’autres membres de l’Institut au lieu de travail.

a) Un délégué syndical doit démissionner (de façon temporaire ou permanente) pour toute la durée du conflit d’intérêts.

Commentaires du Sous-comité des motions: On ne sait pas vraiment ce qui constituerait un « conflit d’intérêts », car les articles de statuts proposés ne donnent qu’un exemple sans fournir de définition.

De plus, une telle modification risque d’être considérée comme une limitation arbitraire des droits de participation des membres titulaires, surtout du fait qu’on dispose d’un processus permettant l’examen au cas par cas des situations préoccupantes soulevées dans la modification proposée, ce que ne permettrait pas de faire une règle générale.

La motion est retirée.

Attendu que les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut et, qu’à ce titre, ils forment le lien vital entre le syndicat et ses membres dans le milieu de travail;

Attendu qu’être délégué syndical n’est pas un droit mais un privilège;

Attendu que le rendement d’un délégué syndical est généralement supervisé par son groupe;

Attendu que le mandat d’un délégué syndical est généralement de trois ans;

Attendu que le non-renouvellement du mandat d’un délégué syndical ne doit pas être une surprise pour ce délégué;

Attendu qu’un délégué syndical devrait être mis au courant des critiques touchant son travail dès que des problèmes sont signalés pour lui donner la possibilité d’en discuter et de rectifier la situation si possible.

Il est proposé de modifier le règlementR12.5 (Nouvelle nomination du délégué syndical) comme suit:

R12.5.1 (NOUVEAU) L’Institut doit informer par écrit son délégué syndical de tout ce qui pourrait nuire au renouvellement de son mandat de délégué syndical. Cette information doit être transmise au membre par écrit dès que l’Institut prend connaissance du problème, sans attendre le moment du renouvellement de son mandat de délégué syndical.

R12.5.2 (NOUVEAU) Un délégué syndical doit se faire offrir la possibilité de régler le problème qui nuirait au renouvellement de son mandat de délégué syndical. Un délégué syndical peut faire participer l’exécutif de son groupe à ce processus.

R12.5.3 (NOUVEAU) La décision de ne pas renouveler le mandat d’un délégué syndical et les raisons de cette décision doivent être communiquées par écrit dans les dix (10) jours suivant la décision officielle au délégué syndical, à l’exécutif du groupe, au président de l’équipe de consultation, au président régional et, dans le cas d’un délégué syndical élu, à l’électorat de sa région.

R12.5.4 (NOUVEAU) Le signalement d’un problème jugé vexatoire, non fondé ou relevant de représailles peut être traité conformément à une politique de l’Institut telle que la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La motion est retirée.

Attendu que les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut et, qu’à ce titre, ils forment le lien vital entre le syndicat et ses membres dans le milieu de travail;

Attendu que l’élection d’un délégué syndical est une forme de mobilisation et ne constitue pas une nomination politique;

Attendu que le règlementR12.4.1 (Procédures électorales) énumère les procédures à suivre pour élire des délégués syndicaux;

Attendu qu’il peut falloir élire plus d’un délégué syndical;

Attendu que l’éligibilité de tous les aspirants délégués syndicaux doit être vérifiée;

Attendu que c’est l’exécutif d’un groupe ou d’un sous-groupe qui devrait normalement tenir des élections de délégués syndicaux et non le Comité exécutif;

Il est proposé de modifier le RèglementR12.4.1 comme suit:

1. R12.4.1 (NOUVEAU) L’exécutif d’un groupe ou d’un sous-groupe doit informer le Comité exécutif de son intention de tenir des élections, de ses besoins liés au processus électoral et de la composition du comité des élections qui administrera les élections et vérifiera l’éligibilité de tous les candidats.
2. Ce Le comité des élections d’un groupe ou d’un sous-groupe envoie des avis de mise en candidature à tous les membres de la zone de responsabilités, et fixe une date pour le scrutin et affiche le nombre de postes de délégués syndicaux à pourvoir par voie d’élection.
3. Tous les membres de la zone de responsabilités ont la possibilité de voter.

Il faut une majorité simple des votes autorisés pour élire un délégué syndical ou encore l’obtention des plus grands nombres de voix s’il s’agit d’élire plusieurs délégués syndicaux.

Commentaires du Sous-comité des motions: Si la motion visant à supprimer l’élection des délégués syndicaux est adoptée, cette motion sera redondante. Voir les commentaires à la motionB-5.

La motion est retirée.

Attendu que les directeurs du Conseil d’administration sont des dirigeants élus tenus de rendre des comptes aux membres;

Attendu que les membres ont le droit de savoir ce qui se passe aux séances ouvertes du Conseil;

Attendu que la majorité des membres du Conseil approuvent l’usage d’appareils de vote électronique secret aux réunions du Conseil (séances ouvertes et huis clos) et que cette pratique élimine la transparence en empêchant les membres de savoir comment chacun des membres élus au Conseil votent et qu’elle empêche les directeurs de rendre des comptes à ceux qui les ont élus;

Il est proposé d’ajouter l’article 16.2.1 comme suit:

ARTICLE 16.2.1 (NOUVEAU) Pour assurer la transparence et la responsabilisation à l’égard des membres aux réunions du Conseil, tous les votes à ces réunions se feront à main levée.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La motion est retirée.

Attendu que les membres retraités ne sont plus dans le milieu de travail et ont donc perdu contact avec les problèmes qui touchent nos membres et qu’ils n’ont pas d’intérêt immédiat dans les décisions prises relativement au milieu de travail;

Attendu que le Congrès du travail du Canada (CTC) et presque tous ses syndicats affiliés ne permettent pas aux membres retraités de siéger au Conseil d’administration;

Attendu que pour planifier la relève et encourager nos meilleurs délégués syndicaux à s’efforcer d’occuper des postes de leadership, il est essentiel qu’ils pensent qu’il y a des perspectives d’avenir aux échelons supérieurs de l’Institut.

Et attendu que les membres retraités peuvent occuper d’autres fonctions importantes, y compris celles de faire du mentorat auprès des délégués syndicaux et d’exprimer nos préoccupations publiquement;

Il est proposé de modifier l’article17 comme suit:

7.1 Membres titulaires et retraités Seuls les membres titulaires et retraités peuvent voter pour élire les administrateurs, poser leur candidature à des postes élus et participer autrement aux activités de l’Institut et des organismes constituants de l’Institut, sous réserve de l’article7.1.1. Les membres titulaires et retraités peuvent assister aux assemblées générales de l’Institut. Seul un membre titulaire peut être nommé délégué syndical.

ARTICLE 7 (NOUVEAU) Seuls les membres titulaires peuvent voter pour élire les administrateurs, poser leur candidature à des postes élus et être nommés délégués syndicaux.

ARTICLE 7.1 Seuls les membres titulaires et retraités peuvent participer aux activités de l’Institut et, sous réserve de l’article7.1.1, aux activités des organismes constituants de l’Institut. Les membres titulaires et retraités peuvent assister aux assemblées générales de l’Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions : Si elle est adoptée, cette motion ne prendrait effet qu’à la fin du mandat des membres retraités qui occupent actuellement un poste au Conseil d’administration ou au Comité exécutif.

L’Institut, dans ses clauses de prorogation, compte trois catégories de membres: titulaires, retraités et affiliés. La motion proposée vise à restreindre les droits des membres retraités et sera probablement considérée comme une motion extraordinaire, conformément avec l’article197(1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la Loi), car elle limite les droits fondamentaux de la catégorie des membres et retraités, comme il est précisé dans les clauses de prorogation.

C’est pourquoi cette motion devrait être traitée comme une motion extraordinaire (qui vise à ajouter, à modifier ou à supprimer des droits fondamentaux de participation de toute catégorie de membres) en vertu de l’alinéa197(1)f) de la Loi et de l’article 13.1.5 des statuts.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que la raison d’être de l’Institut est de servir ses membres, anciens, présents et futurs;

Attendu que la composition du Conseil d’administration devrait refléter la diversité de nos membres et donner une voix à nos membres retraités dans les affaires de l’Institut;

Attendu qu’il est avantageux pour tous les membres de réserver un poste à nos membres retraités au Conseil d’administration, car ce directeur retraité ferait la liaison avec la Guilde des membres retraités et rendrait plus efficace la participation de nos membres retraités;

Il est proposé de modifier l’aricle21 comme suit:

Nota : Il faudrait traiter cette motion après avoir traité la motion sur les droits des membres, car si l’autre motion est rejetée, il faudrait nécessairement retirer celle-ci.

Nota: Si cette motion est adoptée, l’article21.2 des statuts sur la répartition des directeurs devra être modifié pour inclure un (1) directeur élu parmi les membres de la Guilde des membres retraités.

ARTICLE21.1 Le mandat des directeurs régionaux dure généralement trois (3) ans, mais les directeurs régionaux (deux de la RCN, un de l’Atlantique, un de l’Ontario et un de la Colombie-Britannique et du Yukon) qui seront élus en 2014 auront un mandat d’un (1) an.

ARTICLE21.1 (NOUVEAU) Un (1) directeur doit être membre de la Guilde des membres retraités. .

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Cette motion n’a pas de proposeur et est également jugée irrecevable.

Attendu que les membres retraités ne sont plus dans le milieu de travail et ont donc perdu contact avec les problèmes qui touchent nos membres;

Attendu que le Congrès du travail du Canada (CTC) et presque tous ses syndicats affiliés ne permettent pas aux membres retraités de siéger au Conseil d’administration;

Attendu qu’il est essentiel que la composition du Conseil d’administration soit représentative de l’ensemble de nos membres pour que le Conseil représente les enjeux de tous les membres;

Attendu qu’il est essentiel que le Conseil se renouvelle pour que l’Institut puisse bénéficier de nouvelles idées;

Et attendu que pour planifier la relève et encourager nos meilleurs délégués syndicaux à s’efforcer d’occuper des postes de leadership, il est essentiel qu’ils pensent qu’il y a des perspectives d’avenir aux échelons supérieurs de l’Institut.

Il est proposé d’ajouter l’article15.3 comme suit:

Nota: Si les modifications proposées aux articles7 et 7.1 des statuts sont rejetées, cette motion pourrait être jugée irrecevable.

ARTICLE15.3 (NOUVEAU) Un membre du Conseil d’administration qui prend sa retraite en cours de mandat doit démissionner comme directeur de l’Institut à la fin de l’année civile de son départ à la retraite.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Attendu que la tradition du leadership syndical venant directement du milieu de travail est plus que centenaire;

Attendu que le délégué syndical d’usine était choisi par les syndiqués de la base pour représenter directement leurs intérêts auprès de l’employeur;

Attendu que le délégué syndical assure le lien nécessaire entre les membres et l’employeur et entre les membres et les dirigeants élus;

Attendu qu’il est essentiel qu’il existe un processus par lequel les membres d’un lieu de travail puissent choisir leur délégué syndical;

Et attendu qu’à l’heure actuelle seule la présidente a le pouvoir de nommer un délégué syndical et que cette pratique enlève le pouvoir des mains des syndiqués de la base;

Il est proposé de modifier l’article12 comme suit:

ARTICLE 12.4 Méthodes de sélection Les méthodes suivantes sont utilisées pour recommander des délégués syndicaux au président nommer des délégués syndicaux:

ARTICLE 12.4.1 Voie électorale Élection du délégué syndical par les membres de sa zone de responsabilités.

ARTICLE 12.4.2 Nomination Le pouvoir de nommer un délégué syndical appartient exclusivement au président.

ARTICLE 12.5 Nouvelle nomination d’un délégué syndical Le pouvoir de renouveler le mandat d’un délégué syndical appartient exclusivement au président. Au terme de son mandat, un délégué syndical peut être nommé de nouveau, comme suit:

ARTICLE 12.5.1 Voie électorale S’il est réélu par les membres de sa zone de responsabilités.

ARTICLE 12.5.2 Renouvellement de la nomination Sous réserve de la recommandation de l’exécutif de groupe en cause, on peut décider de renouveler son mandat, sauf si le membre perd une élection au poste de délégué syndical.

Commentaires du Sous-comité des motions: Si cette motion est adoptée, les pouvoirs du président s’en trouveront changés.

Le pouvoir de nommer des délégués syndicaux est exclusif au président pour rendre compte de l’importance du rôle que les délégués syndicaux jouent à l’Institut, car ces derniers peuvent engager la responsabilité de l’Institut sur plusieurs fronts (droits de la personne, devoir de juste représentation, représentation civile, etc.). C’est un moyen approprié d’atténuer les risques que de telles responsabilités font peser sur l’Institut.

L’ajout du mot « exclusivement » au libellé de l’article 12.4.2 des statuts a été voté par l’AGA2016.

Cette motion n’a pas de proposeur.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu qu’il est essentiel que les vice-présidents soient en mesure d’assurer les fonctions du président de l’Institut en cas d’imprévu et que la transition doit se faire en douceur, sans interrompre le travail de l’Institut;

Attendu que les fonctions et les pouvoirs du président et des vice-présidents manquent actuellement de clarté;

Et attendu qu’à l’heure actuelle les statuts ne disposent d’aucun mécanisme permettant de régler les problèmes liés à l’attribution des charges de travail et de s’assurer que les vice-présidents sont pleinement utilisés;

Il est proposé d’ajouter l’article19.2 comme suit:

ARTICLE 19.2.1.2 (NOUVEAU) Un président qui abandonne son poste de président d’assemblée à une réunion doit nommer un vice‑président pour présider cette assemblée. La présidence d’assemblée devrait être partagée équitablement entre les vice-présidents.

ARTICLE 19.2.1.3 (NOUVEAU) Le président doit assigner des portefeuilles liés aux objectifs stratégiques de l’Institut aux vice-présidents en tenant compte de leurs compétences, de leurs spécialités et de leurs intérêts. L’attribution de ces portefeuilles doit se faire équitablement et être soumise à l’approbation du Conseil d’administration.

ARTICLE 19.2.1.4 (NOUVEAU) Les comités externes, groupes de travail ou conseils doivent être nommés par le président en fonction des recommandations et de l’approbation finale du Conseil d’administration. Dans tous les cas, les nominations à ces postes doivent se faire parmi les vice-présidents et les directeurs (dans cet ordre). Il est entendu qu’aucun membre du personnel ne peut être nommé à des comités externes, à des groupes de travail ou à des conseils, sauf aux sous-comités d’un comité, d’un groupe de travail ou d’un conseil particulier qui ont expressément été mis sur pied pour soutenir ce comité, ce groupe de travail ou ce conseil.

ARTICLE 19.2.1.5 (NOUVEAU) Le président ne confiera aucune de ses responsabilités ni aucuns de ses pouvoirs à un membre du personnel. Il est entendu que le président peut déléguer ses responsabilités à un vice-président, mais en fin de compte il reste responsable des mesures ou des décisions prises en son nom.

Commentaires du Sous-comité des motions: À l’heure actuelle, le président a le pouvoir d’assigner du travail aux vice-présidents et aux membres du conseil en fonction de leurs compétences, de leurs spécialités et de leurs intérêts, en conformité avec l’article20.2 des statuts sur les responsabilités des vice-présidents (citer intégralement l’article20.2). Cette modification enlèverait ce pouvoir au président.

Selon l’article 19.2.1.4 proposé, seuls les membres du Conseil peuvent être nommés à des comités, à des groupes de travail ou à des conseils. La modification proposée interdirait la nomination d’experts en la matière parmi les membres ou le personnel qui siégeraient à des comités, à des groupes de travail ou à des conseils.

Certains sont d’avis que le travail des v.-p. devrait être distribué équitablement et qu’il devrait aussi être approuvé par le CA. Le processus actuel n’est pas transparent, car il relève exclusivement de la présidente.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette motion au CA qui en fera rapport à l’AGA2018.

Le renvoi de l’affaire au CA en permettra un examen plus approfondi. On demanderait au CA de faire son rapport à l’AGA2018 et de proposer une modification aux statuts qui comblerait cette lacune. On suggère que le CA présente son rapport au Conseil consultatif plutôt qu’à l’AGA.

Certains sont d’avis que le CA pourrait demander des commentaires au CC, sans toutefois lui renvoyer la motion. Le CC devrait faire rapport au CA (l’organisme décisionnel), qui devrait à son tour faire un compte rendu à l’AGA2018.

La motion de renvoi est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’Institut représente des professionnels employés dans l’ensemble du Canada et à l’étranger;

Attendu que l’Institut compte 47 groupes distincts répartis dans 6 régions;

Attendu que l’Institut cherche à mobiliser et à représenter tous les membres, peu importe leur groupe ou leur région;

Attendu que l’article 10.4.3 des statuts précise que « Le Conseil consultatif est doté d’un comité directeur formé du président, du vice‑président, du directeur du CC, d’un (1) représentant de chacun des trois (3) catégories d’employeurs, élu parmi les représentants de groupe et d’équipe de consultation employés par chaque catégorie d’employeurs, soit un (1) représentant du Conseil du Trésor, un (1) représentant des organismes du gouvernement fédéral autres que ceux du Conseil du Trésor et un (1) représentant des employeurs distincts;

Attendu que les membres des comités du Conseil ne représentent pas toujours tous les groupes et toutes les régions;

Il est proposé de modifier l’article 17.1.3 comme suit:

17.1.3 Composition Tous les comités sont composés de cinq (5) à sept (7) membres et, à moins d’indication contraire, ils comprennent un (1) membre de chaque Région. De plus, chaque comité doit comprendre au moins un (1) représentant du Conseil du Trésor, un (1) représentant des organismes gouvernementaux fédéraux et un (1) représentant des employeurs distincts. Lorsqu’un vice-président sert d’agent de liaison à un comité, ce vice-président ne compte pas comme membre du comité.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La motion vise à assurer que tous les Groupes sont représentés au sein des comités permanents du CA, afin qu’ils soient plus équitables.

On signale que même si l’intention de la motion est bonne, il pourrait être difficile de respecter ces critères, et encore plus difficile de doter les comités. On pourrait continuer de s’efforcer de représenter les groupes au sein des comités, cependant il ne faudrait pas que ce soit enchâssé dans un article des statuts.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que les dirigeants (président et vice-présidents) sont élus par tous les membres de l’Institut, que les directeurs régionaux sont éligibles au Conseil d’administration et que chaque membre du Conseil a un bulletin de vote (articles 22.2 et 22.3);

Attendu que seuls les représentants du Conseil consultatif (CC) ont le droit d’être candidat au poste de directeur du CC, d’occuper ce poste et de participer aux élections à ce poste (article 10.4.4.1 des statuts) et que ces élections sont séparées de celles du Conseil d’administration (article 17.3.2);

Attendu que les élections au Conseil d’administration ont été modifiées en 2012 pour qu’elles se produisent tous les trois ans pour tous les postes en même temps et qu’aucun membre ne doit être candidat à plus d’un poste au Conseil à ces élections (articles22.1 et 22.2.2 des statuts);

Attendu qu’en 2016 le Conseil consultatif voulait éliminer la possibilité pour le directeur du CC d’être candidat aux élections des dirigeants élus (président ou vice-présidents) tout en demeurant membre du Conseil d’administration;

Il est proposé de modifier l’article22 comme suit:

22.2.2.1 Membre du Conseil candidat Toutefois, sauf dans le cas du directeur du Conseil consultatif, un membre du Conseil qui pose sa candidature à un poste autre que celui qu’il occupe ne risque pas de perdre celui-ci, sauf s’il est élu. Le directeur du Conseil consultatif doit démissionner pour être candidat aux élections du Conseil d’administration.

Il est de plus proposé de modifier les articles15, et 21 de manière à préciser la distinction entre le directeur du Conseil consultatif et les directeurs régionaux et de supprimer la mention du Conseil consultatif dans quatre (4) paragraphes de l’article21 des statuts, comme suit:

15.1 Composition Le Conseil est composé du président, de quatre (4) vice-présidents et de dix (10) neuf (9) directeurs et le directeur du CC.

21.2 Répartition Le Conseil compte quatre (4) directeurs élus de la Région de la capitale nationale et, un (1) directeur élu pour chacune des régions à l’extérieur de la Région de la capitale nationale et un (1) directeur élu par le Conseil consultatif.

22.1 Date d’élection et début du mandat À compter de 2015, les dirigeants et les directeurs de l’Institut sont élus tous les trois (3) ans. Le 1^er septembre ou avant cette date, le Conseil fixe la date de l’élection des administrateurs et des directeurs régionaux, qui a lieu à l’assemblée générale annuelle. Les administrateurs et les directeurs régionaux élus entrent en poste le 1^er janvier suivant leur élection.

21.4.1 Si un poste de directeur élu devient vacant, le Conseil pourvoit, sous réserve de la recommandation du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause, le poste par nomination jusqu’à ce qu’il soit pourvu par voie d’élections. L’article 21.2.1 ne s’applique pas jusqu’à l’élection.

21.4.2 Candidatures insuffisantes Nonobstant ce qui précède, les postes vacants en raison du manque de candidats sont pourvus par nomination par le Conseil, sous réserve de la recommandation du comité directeur du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause.

21.5 Absence avec motif valable (…) le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation du comité directeur du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause, pourvoir le poste (…).

21.5.1 Si un directeur est absent (…) le Conseil peut, à sa discrétion et sous réserve de la recommandation du comité directeur du Conseil consultatif ou de l’exécutif régional en cause, pourvoir le poste (…).

Commentaires du Sous-comité des motions: Si la motion de modification de l’article 10.1.4 est adoptée, cette motion deviendra irrecevable ou redondante, car elle aura le même effet.

Cette modification proposée ferait en sorte que le directeur du CC serait reconnu comme membre du CA.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette motion au Conseil d’administration.

Des délégués sont d’avis que certains des éléments contenus dans cette motion n’ont pas encore été abordés. Le CA devrait envisager de biffer l’article 22.2.2.1 des statuts, qui est redondant maintenant que nous avons des élections triennales. Les modifications proposées aux statuts devront être soumises à l’AGA2018.

La motion de renvoi est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu qu’il n’est pas rare que des dirigeants participent aux activités courantes de l’Institut tout en participant à l’élaboration de stratégies pour l’organisation; que cette participation aux deux échelons pourrait provoquer des tensions, des conflits d’intérêts et des préjugés; et que des vice-présidents, anciens et actuels, aient exercé plusieurs fonctions en provoquant des conflits d’intérêts au moment de prendre des décisions (essentiellement, on dirait qu’un jour on décide de ce qu’on fera dans les prochains jours, en pensant toujours à la façon de s’y prendre (pratique) et en ne se concentrant pas sur la raison (stratégies de haut niveau) de le faire;

Il est proposé de modifier les articles19.2, 20.2 et 21.2 et de les convertir en règlements à compter de janvier 2019:

ARTICLE 19 PRÉSIDENT

R 19.2.1.1 Le président ne doit pas être membre d’une équipe de consultation ni de l’exécutif d’un groupe, d’un sous-groupe, d’une région ou d’un chapitre.

ARTICLE 20 VICE-PRÉSIDENTS

R 20.2.1 Les vice-présidents ne doivent pas être membres d’une équipe de consultation ni de l’exécutif d’un groupe, d’un sous‑groupe, d’une région ou d’un chapitre.

ARTICLE 21 DIRECTEURS

R 21.2.1 Les directeurs régionaux ne doivent pas être membres d’une équipe de consultation, de l’exécutif d’un groupe, d’un sous‑groupe ou d’un chapitre.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Certains sont d’avis qu’étant des délégués syndicaux, le président, les vice-présidents et les directeurs font déjà partie du processus de consultation, cependant ça ne devrait pas les empêcher de faire partie d’une équipe. Le fait d’avoir des hauts représentants de l’Institut dans les équipes de consultation ne ferait que mieux servir l’Institut.

On rappelle que l’AGA s’y est déjà opposée il y a quelques années et que l’AGA estimait que, dans certains cas, il était utile et important que les équipes de consultation comptent dans ses rangs de hauts dirigeants élus.

Certains parlent en faveur de la motion, et craignent que les hauts dirigeants de l’organisation soient peut-être trop occupés pour participer au travail des équipes de consultation.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

16. Motions financières

Le président du Comité des finances et le directeur des Services généraux s’installent à la table d’honneur pour parler des motions financières.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Il est proposé que l’AGA 2017 reçoive les états financiers vérifiés des exercices se terminant le 31 décembre 2016 et le 30 juin 2017.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Le président du Comité des finances (CF) parle des états financiers se terminant le 31 décembre 2016. Il signale que le compte rendu des écarts budgétaires se rapporte aux états financiers vérifiés de l’Institut au 31 décembre 2016. Seuls les écarts d’importance récurrente sont mentionnés dans ce rapport. Étant donné les écarts mentionnés, l’Institut a généré un excédent de 1131260$ alors qu’il avait prévu un déficit de 1,5 million de dollars.

Le président du CF parle ensuite de quelques secteurs clés et de certains écarts dans les états financiers de juin 2017 (année tampon). On souligne que le compte rendu des écarts budgétaires se rapporte aux états financiers vérifiés de l’Institut au 30 juin 2017. Ces états visent une période de six (6) mois en raison du changement de l’exercice financier au 30 juin. Seuls les écarts importants ou d’importance récurrente sont mentionnés dans ce rapport.

Compte tenu des écarts mentionnés, la participation des membres a coûté 424 000$ de plus que prévu au budget et l’Institut a généré un excédent de 2053621$, comparativement à l’excédentde1,7 million de dollars prévu au budget.

Il est précisé que les paiements aux membres touchés par Phénix proviennent des fonds discrétionnaires du Conseil d’administration. L’AGA suggère que les dépenses liées à Phénix apparaissent dans un tableau distinct, étant donné qu’elles demeureront une dépense pour l’avenir.

Suivi: Directeur, Services généraux

On demande de faire le point sur l’immeuble. On signale à l’AGA que les étages supérieurs du Bureau national ne sont toujours pas loués et que les coûts que cela représente pour l’IPFPC sont rapportés dans les états financiers de la Fiducie de l’immeuble fournis dans la trousse de l’AGA. Un rapport de la société de courtage est également remis aux délégués, expliquant les efforts déployés pour trouver de nouveaux locataires.

Certains délégués déplorent le fait que les cotisations des membres ont été versées à la Fiducie de l’immeuble pour soutenir l’immeuble et se demandent si cet argent sera remboursé. Il est précisé que la Fiducie doit de l’argent à l’IPFPC et qu’elle remboursera cet argent, il ne s’agit pas d’un prêt à perpétuité. Tous les efforts sont déployés pour louer l’espace vacant. La vente de l’immeuble dès maintenant représenterait de plus grandes pertes, car l’immeuble vaut plus cher loué à capacité que vide. Nous n’envisageons pas de vendre l’immeuble pour l’instant.

On demande des précisions sur le coût administratif associé à la gestion du stationnement, c’est-à-dire le remboursement des membres pour le stationnement. On pourrait envisager d’offrir des laissez-passer de stationnement aux membres de l’IPFPC pour éviter ce processus. On précise que la Fiducie de l’immeuble et l’IPFPC sont deux entités distinctes. La Fiducie détermine qui obtient le contrat pour le stationnement et l’argent généré par ce contrat va à la Fiducie, donc payer la Fiducie et payer l’IPFPC ne serait pas faisable à cet égard. On ne connaît pas le coût du contrat du stationnement pour l’instant.

On demande le vote sur la motionF-1.

La motion est adoptée.

Certains délégués sont d’avis que le forum financier ou une autre forme de plateforme de discussion devrait être réintégré au programme de l’AGA. À l’avenir, la police utilisée pour les états financiers devrait être plus grande pour en faciliter la lecture. On y pensera pour l’AGA2018. Suivi :Coordonnateur de l’AGA

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Il est proposé que la société BDO Canada soit désignée comme firme de vérification comptable de l’IPFPC et de ses entités affiliées pour les exercices 2018 et 2019.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Il est proposé que l’AGA 2017 approuve les budgets pour les périodes allant du 1^er juillet 2017 au 30 juin 2018 et du 1^er juillet 2018 au 30 juin 2019.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Il est proposé, avec appui, que la discussion sur la motionF-3 (Budget) soit reportée au moment où toutes les motions budgétaires auront été traitées.

Commentaires du Sous-comité des motions: Aucun commentaire.

La motion de report est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’Institut tire profit de son affiliation au Congrès du travail du Canada (CTC);

Attendu qu’en participant à l’assemblée générale triennale du CTC l’Institut peut exercer une influence sur le CTC et l’ensemble du mouvement syndical canadien;

Attendu que l’Institut peut envoyer 110 délégués à l’assemblée générale à titre de membre du CTC;

Et attendu que l’IPFPC laisse tomber la grande partie de ces sièges à cette assemblée générale triennale;

Il est proposé que le Conseil d’administration de l’Institut élabore une stratégie avec le Conseil consultatif pour financer et pourvoir les sièges de l’Institut à l’assemblée générale triennale du CTC d’ici juin 2018.

Commentaires du Sous-comité des motions: Il en coûterait 543 000$ à l’Institut pour envoyer 110 délégués à l’assemblée générale du CTC.

Certains sont d’avis que l’Institut devrait envoyer une délégation complète au CTC afin d’assurer une représentation adéquate et d’avoir un impact important. La motion vise à favoriser l’élaboration d’une stratégie en conséquence.

Certains sont préoccupés par le coût lié à l’envoi d’une grosse délégation à l’Assemblée générale du CTC et s’interrogent sur la valeur ajoutée pour l’organisation et les membres.

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que la composition des effectifs change et que la proportion de membres ayant un emploi précaire croît;

Attendu que l’augmentation des cotisations de 10$ par mois adoptée à l’AGA2016 s’appliquait à tous les membres sans égard à leur salaire annuel;

Attendu que les membres occupant des postes « occasionnels » pour une durée déterminée n’ont pas les mêmes avantages et mécanismes de protection que les membres occupant des postes permanents;

Attendu que l’Institut se targue d’avoir une structure de cotisations équitable et qu’il devrait appuyer les membres ayant un emploi précaire;

Attendu que le rapport de 2013 indique que les membres de l’Institut versent en moyenne 0,83% de leur paye en cotisations syndicales;

Et attendu que les membres de l’Institut qui gagnent moins de 40 000$ par année versent plus de 2,0% de leur salaire annuel brut en cotisations syndicales;

Il est proposé que les membres qui versent plus de 2,0% de leur salaire annuel brut en cotisations, tel qu’il est indiqué sur leur T4, puissent demander à l’Institut de déduire toutes les cotisations excédant 2,0% de ce qu’ils devront à l’Institut l’année suivante.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette motion touche moins de 180 membres. Il en coûterait entre 13 000$ et 30 000$ à l’Institut pour mettre en œuvre cette motion, selon le salaire des membres touchés, plus des frais administratifs pour valider le salaire des membres.

La motion vise à obtenir de l’Institut et des grands groupes qu’ils soutiennent les petits groupes pour remédier à cette anomalie et rendre les choses plus équitables et justes. Cela représenterait un coût minimal pour l’IPFPC et aurait un impact considérable pour les membres des petits groupes.

Certains sont d’avis que cela pourrait causer un fardeau administratif pour l’Institut, et serait difficile à gérer. Dans le libellé actuel, on ne sait trop si cela s’appliquerait aux membres retraités, car cela impliquerait qu’ils n’auraient pas à payer de cotisations.

On précise que l’intention de la motion est de créer un processus pour procurer un soutien financier à certains membres. Si ce n’est pas faisable, on peut l’éliminer ou la modifier, cependant cela permettrait au moins d’examiner la question.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’employeur ne reconnaît généralement pas le travail syndical lorsqu’il décerne des prix au travail;

Attendu que le travail que de nombreux délégués syndicaux méritants font au nom des membres et de l’IPFPC n’est pas reconnu;

Attendu que le Prix du délégué syndical de l’année est remis selon des critères géographiques à raison d’un prix par région, sans égard au nombre de délégués syndicaux d’une région donnée (plus précisément, la RCN ne peut avoir qu’un seul délégué syndical de l’année alors qu’elle compte beaucoup plus de délégués syndicaux que d’autres régions);

Attendu que de nombreux délégués syndicaux participent à certaines des fonctions syndicales les plus difficiles, comme la négociation avec l’employeur, et que l’IPFPC leur accorde peu de reconnaissance officielle, voire aucune, car leurs efforts sont en grande partie déployés dans des groupes, sous-groupes, équipes de consultation et divers comités, plutôt que dans des chapitres et des régions;

Attendu qu’il y a peu de cohérence d’une année à l’autre dans l’attribution des petits cadeaux de remerciement à ceux qui gagnent les prix offerts par l’IPFPC;

Attendu qu’on ne sait pas trop quels prix ou remerciements sont accordés localement par les organismes constituants, dont le budget et les effectifs varient considérablement;

Attendu qu’il est souvent difficile d’obtenir les noms proposés pour des prix et la justification de ces prix auprès de nos délégués syndicaux, qui sont bien occupés;

Attendu que bon nombre de délégués syndicaux actifs depuis longtemps prennent leur retraite sans reconnaissance ni geste attentionné pour les remercier des années de service qu’ils ont consacrées aux membres;

Et attendu que des changements constructifs à la façon dont les prix sont remis à l’IPFPC peuvent être considérés comme un affront personnel par certains lauréats antérieurs de ces prix;

Il est proposé que le Conseil d’administration de l’IPFPC demande conseil aux membres sur la façon d’améliorer le processus de reconnaissance du travail des délégués syndicaux et qu’il présente une motion visant des changements à cet égard à l’AGA2018 de l’Institut.

Commentaires du Sous-comité des motions: Selon la manière dont une telle résolution serait mise en œuvre, le coût pourrait s’élever à 50 000$ pour un Comité permanent.

Même si l’intention de trouver des moyens de célébrer le travail des délégués syndicaux est bonne, certains croient qu’il doit y avoir d’autres moyens de solliciter les commentaires des membres que de créer un autre comité. On suggère de confier cette tâche au Comité d’apprentissage et de formation. On suggère également d’en charger les directeurs régionaux qui pourraient soumettre des recommandations au CA pour intervenir à court terme. On signale que le CC a conclu que c’est une importante question à régler.

Même si des mesures doivent être prises pour reconnaître le travail des délégués syndicaux, les candidatures et les présentations pour le « Prix de délégué syndical de l’année » sont également importantes et doivent être envisagées.

La motion est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que les femmes constituent une partie importante des membres de l’IPFPC et qu’elles ont besoin de se faire entendre à l’Institut;

Attendu que le Comité canadien d’action sur le statut de la femme existe au gouvernement depuis la fin des années1970;

Et attendu que les droits des femmes sont encore un enjeu dans la fonction publique et à l’IPFPC et qu’ils ne sont pas respectés, peu importe les politiques en place;

Il est proposé que le Conseil d’administration de l’Institut forme un groupe de travail chargé de faire l’examen des comités des femmes des autres syndicats affiliés au Congrès du travail du Canada;

Il est de plus proposé que l’Institut présente un rapport écrit sur cet examen à l’AGA2018.

Commentaires du Sous-comité des motions: La mise sur pied d’un comité coûte en moyenne 50 000$.

L’intention est que l’Institut explore ce qui peut être fait pour soutenir les femmes, examine ce qui est offert par les autres syndicats et ce que les comités ont fait à cet égard pour voir ce qui peut être tiré de ces données. L’IPFPC pourrait ensuite prendre des décisions informées pour l’avenir. Les problèmes des femmes sont bien réels et l’Institut doit en être informé et les soutenir.

Certains croient que l’étude devrait également porter sur d’autres groupes visés par l’équité en matière d’emploi sur le plan de la diversité et de l’inclusion. Le rapport devrait être inclusif.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette motion au Conseil d’administration. Adopté

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’IPFPC s’efforce de créer une culture de participation active et d’action militante fondée sur la connaissance et l’élargissement des horizons;

Attendu que I’IPFPC fait la promotion de modes de vie sains, de l’activité physique et de l’engagement social;

Attendu que l’IPFPC a beaucoup investi dans la campagne Bien mieux ensemble;

Attendu que les membres veulent participer à des activités de mobilisation concrètes, être actifs physiquement et contribuer à des causes sociales;

Attendu que l’IPFPC administre une fondation à but non lucratif, la Fondation Héritage, qui pourrait bénéficier d’une meilleure visibilité et de plus de contributions bénévoles et de sources de financement;

Et attendu que l’IPFPC gère ServicePlus, qui offre des services à des taux préférentiels et des moyens d’économiser;

Il est proposé que l’IPFPC mette sur pied un groupe de travail permanent qui étudierait les demandes relatives à l’organisation d’activités et d’initiatives caritatives et de sensibilisation proposées par les membres afin d’accroître la visibilité de l’Institut et de la Fondation Héritage en optimisant les partenariats établis par ServicePlus. Le groupe de travail recommanderait les demandes et les propositions qu’il aurait acceptées au Conseil d’administration, aux fins d’examen des questions budgétaires;

Il est de plus proposé que le groupe de travail soit formé d’un membre bénévole de chacune des régions de l’Institut;

Il est de plus proposé que le groupe de travail ne tienne que des réunions virtuelles.

Commentaires du Sous-comité des motions: Cette motion pourrait aller à l’encontre de l’objectif déclaré de la Fondation Héritage, soit celle d’offrir des bourses d’études aux étudiants qui font des études postsecondaires.

On ne sait pas au juste comment les statuts et règlements de la Fondation Héritage s’adapteraient au cadre proposé. On ne sait pas plus comment les partenariats de ServicePlus s’intégreraient au cadre proposé.

On estime que la mise en œuvre de cette motion coûterait 10 400$.

Le proposeur parle de la motion, précisant que les cotisations des membres doivent être utilisées avant tout pour la représentation et les négociations, et non pour les organismes de bienfaisance.

Il est proposé, avec appui, de renvoyer cette motion au Conseil d’administration, avec des instructions pour charger le Conseil consultatif d’examiner la question.

On signale que le Conseil d’administration ne peut donner d’ordres à la Fondation Héritage, qui est une entité juridique distincte, avec ses propres statuts, donc cette motion devrait être jugée irrecevable.

Le président déclare la motion de renvoi recevable et permet qu’on l’examine.

La motion de renvoi est rejetée.

La motion initiale est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que le deuxième rapport du Comité technique au comité directeur sur la santé mentale en milieu de travail recommandait de «fédéraliser» le document Une étape à la fois: Guide sur la mise en œuvre de la Norme nationale sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (la Norme) de la Commission de la santé mentale du Canada;

Attendu que le troisième rapport du Comité technique expose un moyen de planifier, d’élaborer, de maintenir et d’actualiser le SGSSP;

Attendu que la fonction publique aura environ trois ans pour mettre en œuvre le SGSSP;

Attendu que cette mise en œuvre implique la formation de sous-comités mixtes sur la santé mentale (SCMSM), l’identification conjointe de champions, l’élaboration conjointe du mandat des SCMSM et d’une première stratégie de communication;

Et attendu que les délégués syndicaux de l’IPFPC (et surtout les équipes de consultation, les chefs de consultation et les réseaux de délégués syndicaux) seront appelés à faire preuve de leadership dans cette initiative et dans la mise en œuvre du SGSSP, et qu’il est essentiel que nous ayons le nécessaire non seulement pour former nos délégués syndicaux à la norme, mais pour donner l’exemple en appliquant la Norme dans notre organisation;

1 — Il est proposé de former toutes les équipes de consultation à la Norme et aux cinq piliers de la Stratégie sur la santé mentale en milieu de travail (programmes, politiques, avantages sociaux, formation et évaluation);

2 — Il est proposé qu’un groupe de travail soit mis sur pied avec des membres du Conseil d’administration et du Conseil consultatif pour superviser la formation et l’élaboration de politiques et faire des recommandations à cet égard, et pour faire des recommandations sur les éléments nécessaires à la mise en œuvre de la Norme à l’Institut (par l’intermédiaire du Comité exécutif et du Comité de gestion);

3 — Il est proposé que l’Institut s’engage à proposer d’appliquer la Norme à ses propres employés et à former les comités requis.

Commentaires du Sous-comité des motions: Selon les recommandations du Comité pangouvernemental de santé et sécurité au travail, la responsabilité de superviser l’application de la Norme devrait incomber aux comités mixtes sur la santé et la sécurité au travail; les frais de formation devraient donc être assumés par l’employeur. On ne sait pas quels rôles les équipes de consultations pourraient jouer.

Les motions proposées, appliquées aux employés de l’Institut, pourraient contrevenir aux conventions collectives du personnel syndiqué et occasionner un chevauchement avec le travail du Comité mixte sur la santé et la sécurité formé de l’Institut en tant qu’employeur et de son personnel syndiqué.

Il est proposé de diviser cette motion. Comme aucun vote n’est nécessaire pour diviser la motion, le débat se déroule en conséquence.

La dernière partie de la motion (le troisième « Attendu que ») est jugée irrecevable, car les conventions collectives du personnel seraient touchées.

Sur la première partie de la motion:

Il est proposé, avec appui, de former toutes les équipes de consultation à la Norme et aux cinq piliers de la Stratégie sur la santé mentale en milieu de travail (programmes, politiques, avantages sociaux, formation et évaluation);

On indique que les équipes de consultation cherchent à appliquer la mise en œuvre de la Norme et fournir de bonnes informations aux ministères. Les personnes travaillant sur la Norme seraient ainsi plus nombreuses, ce qui aiderait à régler les problèmes de santé mentale; toutes les équipes de consultation devraient donc avoir accès à cette formation. Le but est que l’IPFPC se charge de la formation, ce qui donnerait à celle-ci une perspective syndicale et la rendrait toujours disponible.

On fait remarquer que dans son libellé actuel, la motion exclurait les groupes des employeurs distincts, dont la plupart n’ont pas d’équipe de consultation. On s’inquiète aussi du fait les coûts n’ont pas été évalués pour cette démarche. L’AGA devrait avoir cette information avant d’avoir à prendre une décision.

Les coûts sont ventilés comme suit:

De 15 000 à 20000$ pour élaborer le cours

1500$ par personne pour la formation

Applicable à deux membres par équipe de consultation (100 membres)

TOTAL – environ 175000$

On demande le vote.

La motion est adoptée.

Il est proposé, avec appui, qu’un groupe de travail soit mis sur pied avec des membres du Conseil d’administration et du Conseil consultatif pour superviser la formation et l’élaboration de politiques et faire des recommandations à cet égard, et pour faire des recommandations sur les éléments nécessaires à la mise en œuvre de la Norme à l’Institut (par l’intermédiaire du Comité exécutif et du Comité de gestion). (Les coûts estimés pour la mise sur pied d’un groupe de travail seraient d’environ 50000$.)

L’intention est que le groupe de travail explore l’élaboration de la politique et examine des modèles et des pratiques exemplaires qui pourraient être appliqués à l’IPFPC.

Il est proposé, avec appui, que cette motion soit renvoyée au Comité d’apprentissage et de formation (CAP) et au Comité des statuts et politiques (CSP) afin d’élaborer l’élément formation et l’élément politique.

On suggère que les instructions comprennent la consultation avec le Conseil consultatif.

On indique que l’affaire devrait être renvoyée au Conseil d’administration, qui confierait les tâches aux Comités.

La motion de renvoi est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’IPFPC est affilié au CTC depuis 2013, qu’il ne siège pas encore à tous les comités consultatifs et groupes de travail du CTC, qu’il n’y participe pas encore pleinement et de manière organisée et qu’il ne profite donc pas de tous les avantages de son affiliation, dont les possibilités de formation, l’influence et la participation au mouvement syndical progressiste qu’offre la «centrale syndicale» qu’est le CTC;

Attendu que la principale raison d’être des comités consultatifs du CTC est de donner des conseils aux membres de l’exécutif du CTC et au Conseil canadien sur les questions renvoyées au comité par l’assemblée générale, le Conseil ou un membre de l’Exécutif, d’identifier les nouveaux enjeux, et d’élaborer des politiques ou d’autres mesures de ce genre;

Attendu que les membres affiliés siégeant aux comités consultatifs du CTC sont nommés par les membres de leur syndicat affilié respectif pour représenter la position et les politiques de leur syndicat et qu’ils devraient avoir les pouvoirs de leur syndicat pour parler en son nom et faire rapport au dirigeant de leur syndicat qui siège au Conseil canadien sur les questions adressées au comité;

Attendu que les comités du CTC constituent une tribune et un mécanisme qui permettent de coordonner les interventions auprès des gouvernements, des organismes, des conseils et d’autres organisations à propos de lois, de règlements ou d’autres initiatives susceptibles d’avoir une incidence sur les travailleurs, les syndicats ou les institutions et programmes sociaux et économiques;

Et attendu que les comités du CTC donnent l’occasion aux représentants affiliés, au moyen de communications numériques ou de réunions virtuelles, de s’informer et d’échanger sur leurs préoccupations communes et de suggérer des sujets de recherche ou de coordination par le CTC;

Il est proposé que toutes les nominations aux comités du CTC soient harmonisées avec celles des comités du Conseil d’administration de l’IPFPC (p. ex. celui des droits de la personne du CTC avec celui des droits de la personne et de la diversité de l’IPFPC, celui des jeunes travailleurs et travailleuses du CTC avec celui des jeunes de l’IPFPC, etc.);

Il est de plus proposé que le Conseil d’administration de l’IPFPC crée des groupes de travail ou des comités ad hoc pour les harmoniser aux comités consultatifs du CTC quand ces comités n’existent pas encore à l’IPFPC (p. ex. ceux de l’environnement, de la santé et de la sécurité, de la formation, de l’action politique, des femmes, de la formation et de la technologie) pour informer les présidents des comités de l’IPFPC, qui seront nommés par et parmi les membres du Conseil.

Commentaires du Sous-comité des motions: Le CTC compte 8 comités consultatifs, 5 groupes de travail et 4 comités ad hoc, pour un total de 17 comités. S’il faut se doter de 17 comités semblables, il en coûtera 850 000$ à l’Institut. Ce montant serait réduit par le nombre de comités correspondants déjà en place à l’Institut.

Cette motion enlèverait au Conseil d’administration le pouvoir de nommer des présidents de comités qui ne sont pas membres du Conseil.

La motion vise à harmoniser les comités permanents de l’IPFPC aux comités du CTC. Le CTC a une grande diversité de comités. La motion permettrait à l’IPFPC d’être plus inclusif et d’avoir un mot à dire sur les enjeux clés.

Certains sont d’avis que l’Institut n’a pas à être relié à une autre structure, car ce n’est peut-être pas la meilleure solution pour l’organisation. Certains ne savent trop comment on y arriverait ou ce qu’il en coûterait. Dans son libellé actuel, la motion est jugée incomplète et nébuleuse. Certains ont des réserves aussi en ce qui a trait à la déclaration dans le dernier « Il est proposé », qui demande que les nominations soient faites «par et parmi les membres du Conseil». Actuellement, le CA ne représente pas la diversité pour respecter l’exigence de la motion, car une personne doit être membre de la collectivité spécifique pour faire partie des comités du CTC.

On souligne que cela entraînerait des modifications aux statuts concernant la définition des comités et la détermination des personnes qui peuvent présider les comités et en faire partie, donc la motion devrait être jugée irrecevable. Il est précisé que cela n’aurait pas de répercussions sur les statuts puisqu’il est question de créer un comité spécial ou un groupe de travail, et ne renvoie pas à des comités existants de l’IPFPC.

On demande le vote.

La motion est rejetée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’Institut met en valeur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée;

Attendu que la majorité des conventions collectives négociées par l’Institut comportent des articles favorables aux horaires de travail comprimés pour mieux répondre aux besoins d’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée de ses membres;

Et attendu que la Politique relative au salaire compensatoire approuve le versement d’un salaire compensatoire intégral pour divers types de congés payés, mais exclut expressément les journées libres d’un horaire comprimé;

Il est proposé que la Politique relative au salaire compensatoire soit révisée pour inclure une « journée libre de l’horaire comprimé » dans les types de congés de la fonction publique donnant droit au versement d’un salaire compensatoire intégral aux termes de cette politique pour un maximum de 7,5 heures.

Commentaires du Sous-comité des motions: Les procédures de vérification devront être rajustées si cette motion est adoptée, car il pourrait être difficile pour les membres de fournir des pièces justificatives quand une journée d’un horaire comprimé est utilisée pour vaquer aux affaires du syndicat.

Certains ne savent trop comment ça fonctionnerait pour ce qui est du nombre d’heures enlevées à l’employeur et du nombre d’heures réclamées à l’IPFPC. Le remboursement pour les heures totales d’une journée de travail comprimée n’est pas clair non plus, s’agit-il des heures vraiment effectuées pour l’IPFPC ou des «zéro-heures» prises du travail.

On souligne également qu’il n’y a pas de code pour les jours de congé de l’horaire comprimé et conformément aux conventions collectives, il y a de la flexibilité quant au moment ou ces jours de congé de l’horaire comprimé peuvent être pris.

Il est proposé, avec appui, de modifier la motion pour qu’elle s’énonce ainsi:

Il est proposé que la Politique relative au salaire compensatoire soit révisée pour inclure un «  jour de congé de l’horaire comprimé » dans les types de congés de la fonction publique donnant droit au versement d’un salaire compensatoire intégral aux termes de cette politique jusqu’à concurrence de 7,5 heures.

La modification est adoptée.

En ce qui concerne la motion modifiée:

Ce serait tout de même difficile à gérer et on ne sait toujours pas combien d’heures devraient être compensées par l’IPFPC. Ainsi modifiée, la motion ne tient pas compte des membres qui sont tenus de travailler plus de 7,5 heures.

Il est noté que si un membre travaille selon un horaire comprimé et prend un jour de congé, ce jour de congé correspond au nombre d’heures que le membre aurait effectué ce jour-là, soit le nombre d'heures de congé. Seulement les 7,5 heures devraient être remboursées par l’IPFPC autrement, ce serait jugé comme un cumul, car le membre est payé pour le congé pris de l’employeur (en fonction de son horaire comprimé) et il serait payé une deuxième fois pour la même durée par l’IPFPC. Un horaire de travail comprimé est optionnel et ne devrait pas avoir un impact sur l’organisation.

Du point de vue de la politique, cela compenserait la perte de temps pour les membres, ce qui serait juste et raisonnable et en accord avec la philosophie de l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.

Certains sont d’avis que la motion devrait être jugée irrecevable, car le salaire compensatoire est fondé sur le principe voulant que le membre soit remboursé pour une perte salariale. Une journée de travail comprimée n’est pas une perte, car le temps a déjà été payé.

Le président juge la motion irrecevable.

Il est proposé, avec appui, de présenter la motionF-3. Adopté

Il est proposé, avec appui, que l’AGA 2017 approuve les budgets modifiés pour les périodes allant du 1^er juillet 2017 au 30 juin 2018 et du 1^er juillet 2018 au 30 juin 2019. (Excédent de 1481190$ (2017-2018) et de 860000$ (2018-2019)

Les états financiers de la Fiducie de l’immeuble pour 2016 font état d’un revenu de location de 1,29 million de dollars de TPSGC et sont tout de même déficitaires de 347000$. En 2017, cette source de revenus n’était plus, car il n’y a plus de locataires. On demande qu’une estimation à jour du déficit de la FI en 2017 soit remise ainsi qu’une explication de la manière dont ces chiffres se refléteront dans le budget de 2018.

Il est précisé que cela n’aurait aucun impact sur le budget de l’IPFPC, mais un déficit d’environ 1 million de dollars serait rapporté dans le budget de la FI pour 2017.

Il est précisé que le chiffre élevé figurant pour les honoraires juridiques externes est principalement attribuable au règlement de l’affaire Olymel. En 2016, les coûts juridiques pour les conflits internes représentent environ 25% de ce poste budgétaire.

Un délégué invoque un rappel au règlement, disant qu’il manque une page au budget dans la trousse en français et que cette page devrait être fournie.

Il est proposé, avec appui, que la discussion de la motion F-3 (Budget) soit reportée en attendant la distribution du document manquant. Adopté

17. Motions non budgétaires

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’Institut communique le plus souvent avec ses membres par courrier électronique;

Attendu que l’Institut doit absolument recourir à la mobilisation du plus grand nombre de membres pour réussir sa mission;

Attendu qu’un courriel ne contenant qu’un lien vers une page Web intéresse peu nos membres ou ne les intéresse pas du tout;

Et attendu que les courriels de l’Institut, dans leur forme actuelle, ne satisfont pas notre objectif d’attirer et de mobiliser les membres;

Il est proposé que tous les courriels envoyés à nos membres contiennent désormais tout le contenu du message en format HTML, suivant un modèle approuvé par la Section des communications de l’Institut;

Commentaires du Sous-comité des motions: L’Institut a fait de grandes avancées l’an dernier pour augmenter le nombre de courriels envoyés en format HTML. Il a envoyé 3,25 millions de courriels, soit 2,4 millions en texte clair et 846 000 en format HTML. L’Institut continue de mettre en œuvre des outils et des processus pour accroître le nombre de courriels envoyés en format HTML tout en faisant avancer d’autres projets informatiques qui figurent dans le plan stratégique. Si elle en venait à être adoptée, cette motion pourrait influer sur le calendrier de mise en œuvre des projets informatiques.

Les messages HTML peuvent améliorer la facilité d’utilisation par les membres comparativement aux courriels en texte clair. Cependant, de nombreux membres ont de la difficulté à accéder aux courriels HTML au travail en raison des restrictions du système de courriel de l’employeur (ARC, Statistique Canada et le MDN, pour n’en nommer que trois), ce qui pourrait toucher quelque 9 000 membres qui ont choisi de recevoir les courriels au travail.

La motion vise à moderniser le système de courriel afin que tous les membres reçoivent l’information dans le format approprié et en temps opportun.

Il est proposé, avec appui, que cette motion soit renvoyée au Conseil d’administration qui attribuera la tâche au Comité des services et projets informatiques.

La motion de renvoi est adoptée.

Il est proposé ce qui suit, avec appui:

Attendu que l’Institut a la responsabilité de dépenser judicieusement ses ressources financières;

Attendu que la participation de membres à des activités externes à l’Institut entraîne des frais pour l’Institut;

Attendu que la participation à une activité externe doit avoir des avantages pour l’Institut;

Et attendu que les décideurs ne reçoivent que très peu d’information sur l’activité financée après que cette activité a eu lieu;

Il est proposé que les membres de l’Institut qui assistent à une activité syndicale externe financée par un organisme constituant soumettent un rapport à l’Institut pour donner les grandes lignes de cette activité et, le cas échéant, faire des recommandations.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Cette mesure permettrait d’assurer une pratique de bonne gouvernance et d’obtenir un bon rendement du capital investi. Il appartiendrait à l’organisme constituant proposeur de faire bon usage des rapports écrits.

La motion est adoptée.

Motion F-3: Budget

Il est proposé, avec appui, de présenter la motionF-3. Adopté

On demande le vote.

La motion est adoptée.

La motion est proposée et appuyée.

Attendu que les comités nationaux et régionaux doivent prendre des décisions en fonction des fonds qui leur sont attribués à l’assemblée générale annuelle;

Attendu que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux n’ont pas accès aux détails des opérations financières concernant les comités dont ils sont responsables;

Et attendu que les rapports financiers détaillés sont essentiels à la saine gestion des comités nationaux et régionaux;

Il est proposé que les trésoriers et les présidents des comités nationaux et régionaux aient accès une fois par trimestre aux détails des opérations financières ainsi qu’aux états financiers détaillés des comités dont ils sont responsables.

Cette mesure aiderait les organismes constituants à gérer plus efficacement leurs affaires.

La motion est adoptée.

Il est proposé, avec appui, que les motions politiques restantes soient renvoyées au Conseil d’administration.

Il est noté que si les motions sont renvoyées, il faudrait assurer un suivi approprié et une mise à jour du site Web affichant la mesure prise par le Conseil. Les personnes et organismes chargés du traitement de ces motions devraient également obtenir les commentaires des auteurs des motions. Ainsi, l’AGA2017 devrait charger le Conseil d’administration d’attribuer les tâches aux organismes appropriés dans les trente (30) jours suivant l’AGA.

La motion de renvoi est adoptée.

Les motions tardives sont mortes au feuilleton.

18. Mot de la fin

La présidente prononce le mot de la fin à ce moment-ci. Elle remercie les délégués d’avoir participé aux débats et de s’intéresser aux affaires de l’Institut. Elle remercie également les coprésidents de l’AGA, Marilyn Best et Laurent Joncas, et le conseiller d’assemblée, Robert Trudeau, qui les a si bien assistés. Enfin, elle souligne les efforts des membres du personnel de l’Institut, qui ont grandement contribué à la réussite de l’événement. En guise de conclusion, elle présente une brève vidéo soulignant les faits saillants de la 98^e assemblée générale annuelle.

L’AGA est levée à 18 h 15.

19. Motions renvoyées

Attendu que notre syndicat représente plus de 50 000 membres;

Attendu que le mouvement syndical est victime d’attaques directes depuis des années;

Attendu que chaque milieu de travail requiert l’adhésion à une mission et à des valeurs précises;

Attendu que les valeurs du mouvement syndical sont nettement différentes de celles que l’on retrouve dans d’autres environnements de travail;

Et attendu que les valeurs de l’Institut sont réalisables et bien connues et comprennent le respect, l’intégrité, la coopération et la responsabilité;

Il est proposé que le processus d’embauche de l’Institut comprenne une évaluation complète et systématique de l’adhésion des candidats aux valeurs syndicales de notre organisation;

Il est de plus proposé que l’adhésion à ces valeurs syndicales soit une priorité dans l’évaluation des candidatures reçues.

Attendu qu’il est important pour le syndicat d’assurer sa durabilité;

Attendu qu’au cours des prochaines années, une génération de membres prendra sa retraite;

Attendu qu’il est essentiel de préparer la prochaine génération de dirigeants;

Attendu que le Comité des jeunes du Québec semble avoir du succès;

Et attendu que des initiatives semblables devraient être envisagées au sein de l’Institut;

Il est proposé que chacun des directeurs régionaux examine s’il est approprié de trouver un ou plusieurs jeunes militants dans sa région en encourageant la création d’un comité régional des jeunes.

Attendu que l’article27 des statuts de l’Institut établit le principe d’égalité des deux langues officielles;

Et attendu que l’AGA de l’Institut est habituellement présidée par une personne anglophone unilingue;

Il est proposé qu’à partir de 2017, l’AGA de l’Institut soit présidée par une personne bilingue.

Attendu que les statuts de l’Institut permettent aux membres de participer aux affaires syndicales selon leur lieu de résidence ou de travail:

11.1.2 Un membre peut choisir d’être actif dans les structures régionales de son lieu de résidence, de son emploi ou du dernier emploi qu’il a occupé. Aucun membre n’a des droits dans plus d’une (1) région. AGA2015

Attendu que la Région de la capitale nationale est ainsi définie par les statuts de l’Institut:

4.2.1 Région de la capitale nationale — Correspond généralement à la carte officielle publiée par la Commission de la capitale nationale et est réputée s’étendre à la région comprenant l’Énergie atomique du Canada limitée à Chalk River et Petawawa. AGA2006

Attendu qu’EACL n’emploie plus de membres de l’IPFPC du Groupe Employés professionnels de Chalk River (GEPCR) et que l’employeur s’appelle les Laboratoires Nucléaires Canadiens (LNC) depuis 2014;

Et attendu que les lieux de travail peuvent facilement être désignés par leur adresse municipale dans les villes d’Ottawa, de Gatineau, de Petawawa et de Chalk River et que de nombreux membres résident dans les banlieues de ces villes. La croissance des zones résidentielles (villes et leurs banlieues situées à des distances raisonnables des lieux de travail) est prise en considération dans le recensement de Statistique Canada depuis 2002, mais ne l’est pas dans la loi qui permet l’acquisition de terrains par la Commission de la capitale nationale. Par conséquent, les résidents de Rockland et d’Embrun (entre autres) sont maintenant compris dans la Région métropolitaine de recensement (RMR) Ottawa-Gatineau et ils sont à une distance normale des bureaux du gouvernement situés au centre-ville d’Ottawa et à Gatineau. Les résidents de ces zones urbaines ne sont généralement pas considérés comme étant dans la région de l’Ontario de l’IPFPC. Il convient de remarquer que les résidents de Kingston et de Cornwall ne sont pas compris dans la RMR Ottawa-Gatineau de Statistique Canada, mais qu’ils sont généralement considérés comme étant de la Région de l’Ontario de l’IPFPC, telle que définie par l’article4.2.4 des statuts de l’Institut;

Il est proposé que l’IPFPC fasse des recherches et définisse clairement les limites géographiques de la RCN pour y inclure tous les membres de la RCN à Ottawa, Gatineau, Petawawa, Chalk River et les régions avoisinantes, selon la définition que donnent actuellement à ces limites les statuts de l’IPFPC, la CCN et la Région métropolitaine de recensement de Statistique Canada, et qu’il rende compte de ses travaux à l’AGA2018 de l’IPFPC en présentant des propositions de modification de ses statuts ou politiques.

Il est de plus proposé que l’IPFPC étudie la question de l’affiliation régionale, les coûts impliqués, l’applicabilité et le but de l’article4.5 des statuts, qu’il examine cet article et qu’il rende compte de ses travaux à l’AGA 2018 de l’IPFPC, en y présentant des corrections et des révisions aux statuts, à l’interprétation et aux règlements concernant l’affiliation régionale, et ce, en vue de placer chaque membre dans une seule région et d’éviter des problèmes de statuts, de règlements et de pratiques avec d’autres organismes constituants ou organisations.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Attendu que dans ses statuts, ses règlements et ses politiques, l’IPFPC englobe ses membres féminins et masculins par un énoncé sur le « contexte et le genre » tel que « les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être utilisées pour rendre le sens véritable de… »;

Et attendu que des syndicats tels que l’Alliance de la fonction publique du Canada et l’Association canadienne des employés professionnels ont adopté des libellés qui rendent compte de l’égalité entre les sexes dans leurs statuts, règlements et politiques en français et en anglais;

Il est proposé que l’IPFPC modifie le libellé de ses statuts, règlements et politiques pour rendre compte de l’égalité entre les sexes;

Il est de plus proposé que tous les organismes constituants de l’IPFPC mettent à jour leurs statuts, règlements et politiques pour rendre compte de l’égalité entre les sexes dans les deux ans suivant leur prochaine AGA afin de les faire approuver par les membres;

Il est de plus proposé qu’à l’avenir l’IPFPC ne permette plus l’ajout d’un énoncé sur le contexte et le genre dans aucun de ses documents.

Commentaires du Sous-comité des motions: L’adoption de cette motion entraînerait la modification de plus de 400 documents. Le travail de traduction, effectué à l’interne ou à l’externe, engendrerait des coûts difficiles à préciser.

Attendu que l’AGA est une instance importante de l’Institut;

Attendu qu’il est important de ne pas changer la fréquence et la durée des AGA pour rester au fait des questions touchant l’Institut;

Attendu que les organismes constituants comptent beaucoup de membres;

Attendu que les organismes constituants sont un élément important de la structure de l’Institut;

Attendu que plusieurs centaines de délégués assistant aux AGA;

Et attendu que l’approbation des motions à l’AGA obéit à une procédure;

Il est proposé que les motions soumises à titre individuel soient présentées à l’AGA selon leur ordre de soumission au Sous-comité des motions, juste avant la présentation des motions tardives.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Attendu que l’Institut souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi;

Attendu que nous ne disposons pas actuellement de mécanisme pouvant quantifier le nombre de personnes appartenant à des groupes minoritaires, qui sont officiellement volontaires à l’Institut;

Et attendu que cette déclaration volontaire nous permettrait de recueillir des données qui aideraient l’Institut à mieux comprendre la situation actuelle de la participation par les groupes minoritaires en tant que volontaires ainsi que les tendances de cette participation;

Il est proposé que l’Institut établisse un processus de déclaration volontaire de l’appartenance des délégués syndicaux et des membres d’exécutif aux groupes minoritaires au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, en rajoutant à ces groupes désignés les personnes non binaires;

Il est également proposé d’appliquer comme il se doit des techniques visant à protéger la confidentialité de ces petits groupes de personnes.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire

Attendu que les bénévoles de l’IPFPC qui sont membres de comités et d’exécutifs essaient d’établir un équilibre entre les activités syndicales, le travail et la vie de famille;

Attendu que certains membres sont employés dans un travail qui exige une permanence et que, lorsqu’on leur accorde un congé pour affaires syndicales afin d’assister à une réunion pour laquelle il faut leur verser un salaire compensatoire, leurs quarts de travail sont assumés par d’autres membres;

Attendu que lorsqu’une réunion syndicale est annulée à court préavis, le membre du comité ou de l’exécutif en question peut subir des pertes financières, car il se peut que ses quarts de travail initiaux ne soient pas disponibles, ou qu’il ne puisse les récupérer qu’en demandant l’annulation aux membres qui ont assumé ces quarts de travail;

Attendu qu’il est difficile d’annuler le quart de travail d’autres membres et de conserver de bonnes relations avec ces membres, car il se peut qu’ils subissent eux aussi des pertes financières s’ils devaient abandonner les quarts à court préavis;

Il est proposé que la Politique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée soit modifiée de façon à prévoir ce qui suit:

1. Les réunions de comités et d’exécutifs sont programmées à titre provisoire pour l’année entière à la première réunion de l’année;
2. Le coordonnateur de la réunion donne un préavis de deux (2) semaines au minimum, par courriel ou par téléphone, pour annoncer l’annulation de toute réunion pour laquelle un salaire compensatoire devrait être versé;
3. Les membres du comité ou de l’exécutif en question communiquent avec le coordonnateur de la réunion dans un bref délai pour confirmer qu’ils sont au courant de l’annulation de la réunion;
4. Si la réunion d’un comité ou d’un exécutif est annulée sans préavis suffisant pour qu’un membre puisse reprendre un quart qu’il a cédé antérieurement, ce membre a droit à un salaire compensatoire pour tout quart qu’il n’a pas pu reprendre.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Attendu que la consultation syndicale-patronale est un mécanisme qui permet de soulever des questions et d’échanger de l’information et des conseils au sujet de programmes, de politiques et de procédures dans le but de régler des problèmes;

Attendu que la consultation est un processus constructif qui aide l’Institut et l’employeur à se comprendre l’un l’autre et à régler les problèmes dans un climat de confiance et de respect mutuel;

Attendu que le président d’une équipe de consultation est appelé à jouer un rôle crucial pour défendre les intérêts des membres d’un ministère ou organisme à l’échelle nationale;

Et attendu qu’il arrive à l’occasion qu’aucun délégué syndical ne se porte volontaire pour occuper le poste de président de l’équipe de consultation d’un ministère ou organisme;

Il est proposé que lorsqu’aucun délégué syndical d’un ministère ou organisme ne pose sa candidature au poste de président de l’équipe de consultation, l’IPFPC lance un appel d’intérêt à tous les délégués syndicaux. Il est donc proposé de modifier l’article12 de la Politique sur les relations patronales-syndicales: consultation et codétermination comme suit:

1. Un appel d’intérêt est envoyé à tous les délégués syndicaux du ministère ou de l’organisme en question. L’avis renseigne sur les tâches et le temps nécessaire pour les accomplir ainsi que les déplacements prévus et les possibilités d’absences au travail.

1. (Nouveau) Si aucun délégué syndical n’y répond, une demande similaire contenant les modifications nécessaires, comme les dates importantes, sera envoyée aux délégués syndicaux de tous les autres ministères ou organismes.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Attendu que « l’Institut reconnaît qu’il arrive que des différends et des problèmes entre les membres puissent justifier la prise de mesures correctives et même disciplinaires de temps à autre. La présente politique s’applique:

1) au règlement des différends entre les membres;

2) à l’imposition de mesures correctives, y compris à des mesures disciplinaires, au besoin. »

Et attendu que la Partie B de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (Bassin de membres admissibles au panel des pairs) stipule ce qui suit:

Tout membre titulaire ou retraité a le droit de faire partie du bassin, sauf s’il est membre du Conseil d’administration ou président ou vice-président d’un organisme constituant.

Il est proposé que l’intention d’éviter tout conflit d’intérêts soit renforcée dans la Partie B de la PRDMD (Bassin de membres admissibles aux panels des pairs) en remplaçant le libellé président ou vice-président par de l’exécutif;

Il est également proposé que l’article12 de la Politique sur les délégués syndicaux (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) soit similairement modifié comme suit:

Ne pas siéger au Conseil d’administration ni être président ou vice-président d’un organisme constituant ni à l’exécutif d’un organisme constituant.

Commentaires du sous-comité des motions: Dans le cadre du processus actuel de règlement des différends et de prise de mesures disciplinaires, chaque fois qu’il faut mettre sur pied un groupe de pairs parmi le bassin des membres admissibles au panel des pairs, le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques prend des mesures actives et cohérentes pour s’assurer que chacun des membres potentiels du panel en question est en mesure d’étudier la question en cause avec ouverture d’esprit.

La condition empêchant les présidents et vice-présidents d’organismes constituants de faire partie du bassin de membres admissibles au panel des pairs ou du Comité d’appel pour les délégués syndicaux se veut un moyen d’équilibrer la nécessité de restreindre l’influence politique sans toutefois limiter indûment le nombre de candidats admissibles.

Attendu que la Partie D de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires (Bassin de membres admissibles au panel des pairs) stipule ce qui suit:

Dans tous les autres cas, la conseillère générale détermine, en consultation avec la présidente:

a) le plan d’action le plus adapté aux circonstances;

b) la composition du panel des pairs désigné, au besoin.

Et attendu qu’il est essentiel pour les membres de l’Institut d’éviter toute ingérence politique dans ces situations;

Il est proposé de supprimer le libellé en consultation avec la présidente et de remplacer détermine par détermine:

Dans tous les autres cas, la conseillère générale détermine:

a) le plan d’action le plus adapté aux circonstances;

b) la composition du panel des pairs désigné, au besoin.

Commentaires du sous-comité des motions: Aucun commentaire.

Attendu que certains membres du Conseil sont actuellement des délégués syndicaux actifs de l’IPFPC qui représentent les membres, y compris d’autres membres du Conseil, et que ce fut ainsi jusqu’à ce que la PRDMD ait été modifiée, en 2017;

Attendu que les membres de l’IPFPC ont non seulement le droit de se faire représenter et de choisir un représentant, mais aussi de se représenter eux-mêmes;

Attendu que les directeurs du Conseil d’administration de l’IPFPC doivent respecter la Politique sur les conflits d’intérêts de l’IPFPC ainsi que l’Obligation de loyauté à l’IPFPC en vertu de la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif (LCOSBL);

Attendu que la Partie D de la PRDMD (Allégations d’inconduite) a été récemment modifiée comme suit après un vote majoritaire des membres du Conseil d’administration:

« Les membres du Conseil d’administration n’agiront pas comme représentants de membres de l’Institut dans le cadre du processus de plaintes, peu importe l’étape du processus. »

Attendu qu’un membre permanent du Conseil n’a pas représenté un membre de l’IPFPC qui a pris des mesures contre l’IPFPC en vertu de la PRDMD;

Et attendu que cette modification est discriminatoire, qu’elle ne règle aucune situation problématique et qu’elle pose problème parce qu’elle est discriminatoire à l’endroit des délégués syndicaux actifs qui siègent au Conseil d’administration, parce qu’un membre du Conseil ne peut pas se représenter lui-même en vertu de la politique actuelle, et qu’elle empêche des délégués syndicaux expérimentés et hautement qualifiés qui siègent au Conseil de venir en aide aux membres;

Il est proposé de modifier la PRDMD comme suit:

« Les membres du Conseil d’administration n’agiront pas comme représentants de membres de l’Institut dans le cadre du processus de plaintes, peu importe l’étape du processus. »

Commentaires du Sous-comité des motions: En mars 2017, le Conseil d’administration (CA) a modifié la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires pour empêcher les membres du CA d’agir en tant que représentant d’un membre relativement à tout cas de discipline ou de règlement des différends, et ce, à toute étape du processus. Le Conseil a adopté la modification de cette politique à la recommandation de la présidente, qui se fondait sur le raisonnement avancé à cette réunion du Conseil d’administration:

Les membres du CA sont élus par les membres et exercent leurs fonctions conformément à la Politique sur le Conseil d’administration de l’Institut et à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, qui prévoit ce qui suit:

1. Parler au nom de l’Institut sur des questions autorisées par le président;

2. Participer au besoin aux comités permanents et aux comités spéciaux établis par le Conseil;

3. Présenter dans les délais impartis un rapport écrit au Conseil sur leurs activités dans leurs domaines respectifs de responsabilité;

4. Travailler activement aux portefeuilles assignés par la présidente.

Lorsque l’Assemblée générale annuelle de 2013 a adopté le processus actuel de la PRDMD, les membres avaient clairement l’intention de dépolitiser le processus en éliminant les plaintes émanant du Comité exécutif et du CA.

Attendu que l’adoption d’une politique sur la dénonciation est une pratique exemplaire pour tout organisme sans but lucratif;

Et attendu que l’IPFPC est un tel organisme et qu’il ne s’est pas encore doté d’une politique sur la dénonciation;

Il est proposé que l’IPFPC étudie la politique de dénonciation suggérée ci-après et qu’il l’adopte telle quelle ou après l’avoir modifiée avant l’AGA de 2018:

Politique suggérée en matière de dénonciation

L’IPFPC s’engage à respecter les normes éthiques les plus élevées, ce qu’il fait en assurant la conduite de ses activités dans la plus grande intégrité et en se conformant pleinement à l’ensemble des lois, statuts, règles et règlements applicables. Conformément à cet engagement, l’IPFPC met en place un mécanisme pour permettre à ses dirigeants élus, ses membres, son personnel, ses volontaires et ses autres intervenants de faire part de leurs préoccupations concernant les sujets visés par cette politique et pour les assurer qu’ils seront protégés contre toutes représailles ou toute victimisation s’ils font une plainte et qu’ils expriment leurs inquiétudes de bonne foi.

Cette politique s’applique aux situations où un employé, un membre ou un autre intervenant a la preuve qu’un dirigeant élu, un agent, un membre, un employé, un volontaire ou un consultant de l’IPFPC (y compris les vérificateurs externes) s’est livré à une activité qui, à sa connaissance, constitue:

• Une fraude ou une fausse déclaration se rapportant à la comptabilité, la vérification ou toute autre information financière;
• Une violation des lois fédérales ou provinciales susceptible de donner lieu à des amendes ou des dommages-intérêts payables par l’IPFPC, ou susceptible de nuire de façon marquée la réputation de l’IPFPC ou son image publique;
• Une conduite malhonnête des affaires contrevenant aux politiques ou aux statuts de l’IPFPC;
• Un danger pour la santé, la sécurité ou le bien-être des dirigeants élus de l’IPFPC, de ses employés, de ses membres, de ses volontaires ou du grand public (y compris toute menace réelle ou perçue de harcèlement ou de violence au travail).

Les plaintes qui ne sont pas faites de bonne foi seront considérées comme des infractions graves, et leurs auteurs sont passibles de sanctions (PRDMD) pouvant aller jusqu’au licenciement dans le cas d’un employé de l’Institut, ou jusqu’à la rupture des relations avec les volontaires, les fournisseurs et les autres intervenants.

L’IPFPC ne permettra pas à un de ses dirigeants, membres, employés ou volontaires d’user de harcèlement, de représailles ou de discrimination envers tout dirigeant, employé, membre, volontaire ou intervenant (le plaignant) qui signale un incident de bonne foi. Les représailles, quelle que soit leur forme, ne seront pas tolérées et devraient être signalées au moyen des voies de communication précisées ci-dessus.

Toute violation de cette politique peut exposer le contrevenant à des mesures disciplinaires (PRDMD) pouvant comprendre, dans des circonstances appropriées, un licenciement ou une action en justice.

Objectif

Encourager les membres, le personnel et les autres intervenants à rapporter de toute situation grave au sein de l’IPFPC.

Procédure

Un plaignant peut transmettre sa plainte confidentielle par écrit au Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC en remplissant le formulaire de signalement. Le formulaire de signalement dûment rempli doit être envoyé au bureau susmentionné par courriel ou par courrier ordinaire.

Le plaignant peut demeurer anonyme. Toutefois, s’il veut que sa plainte fasse l’objet d’une meilleure enquête, il devrait envisager de s’identifier en donnant son nom, son numéro de téléphone et d’autres coordonnées.

Même s’il ne donne pas ces coordonnées, la substance de sa plainte est traitée comme étant confidentielle et n’est jamais abordée avec autrui, sauf dans la mesure où c’est nécessaire pour mener une enquête complète et équitable.

Dans tous les cas, la personne qui est présumée avoir commis l’infraction sera mise au courant de la plainte au moment voulu au cours de l’enquête.

Lorsqu’il donne de l’information détaillée sur la teneur de la plainte, le plaignant, qu’il s’identifie ou non, doit donner autant de renseignements que possible sur l’objet de la plainte afin qu’il y ait assez d’information pour permettre une enquête approfondie. Ces informations devraient indiquer où et quand l’incident s’est produit, les noms des personnes concernées, le titre de leur poste, et autant de détails pertinents que la personne déclarante peut donner.

La mesure prise à la réception d’un avis d’incident par écrit dépend de la nature de l’incident.

Voici comment les plaintes seront traitées:

Normalement, le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC est chargé d’enquêter sur la plupart des types de plaintes déposées en vertu de cette politique et de les régler. Dans certaines circonstances, le Bureau peut renvoyer l’affaire à un tiers neutre, à des employés ou à d’autres intervenants, ou demander leur aide, selon la nature de l’incident. En aucun cas une affaire ne sera-t-elle renvoyée à un dirigeant élu, un membre, un employé ou une autre personne qui font l’objet d’un avis d’incident ou dont la participation à l’enquête est inappropriée (en raison d’un conflit d’intérêts).

Enquête

1) Par le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques

Si un incident comprend un des éléments suivants:

i) Une comptabilité douteuse ou d’autres manœuvres qui, si elles étaient avérées, auraient, ou pourraient avoir, une incidence importante sur la situation financière de l’IPFPC ou sur ses perspectives d’avenir;

ii) Une irrégularité alléguée impliquant un dirigeant élu, un responsable, un membre ou un employé de l’IPFPC.

Le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC analysera l’incident et entreprendra une enquête; il pourrait également faire appel à un ou plusieurs employés ainsi qu’à des services juridiques, comptables ou autres de l’extérieur, comme il le juge approprié pour les besoins de l’enquête.

2) Par le Conseil d’administration

Advenant que la plainte vise le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques, c’est le Conseil d’administration qui doit mener l’enquête, et ce, en suivant la même procédure exposée au point1).

Les résultats de l’enquête doivent être présentés à l’entité appropriée, de façon semblable à ce que prescrit la PRDMD, lorsqu’il faut prendre des mesures relativement aux droits d’appel applicables.

Rapports présentés au Conseil d’administration de l’IPFPC

Le Bureau de la conseillère générale aux affaires juridiques de l’IPFPC informera le Conseil d’administration de toutes les plaintes reçues (et lui résumera les résultats des enquêtes) tous les trimestres. L’IPFPC conserve tous les rapports d’incident et les enquêtes qui en résultent durant un minimum de sept (7) ans, ou d’une manière acceptable, à la discrétion du Conseil d’administration. Cette obligation de conserver les documents comprend la rédaction de résumés écrits des plaintes ou des incidents oraux.

Commentaires du sous-comité des motions: La politique actuelle (PRDMD), en corrélation avec l’article24 des statuts, comprend un processus pour traiter les cas d’inconduite.

La motion proposée prévoit quatre (4) circonstances distinctes dans lesquelles la Politique sur la dénonciation proposée pourrait être appliquée, sans égard au fait que l’article24 des statuts traite déjà de chacune de ces circonstances:

1. Une fraude ou une fausse déclaration se rapportant à la comptabilité, la vérification ou toute autre information financière (situations visées par les articles 24.1.1(h) et (o) des statuts);

2. Une violation des lois fédérales ou provinciales susceptible de donner lieu à des amendes ou des dommages-intérêts payables par l’IPFPC, ou susceptible de nuire de façon marquée la réputation de l’IPFPC ou son image publique (situations visées par l’article 24.1.1(o) des statuts).

3. Une conduite malhonnête des affaires contrevenant aux politiques ou aux statuts de l’IPFPC (situation visée par l’article 24.1.1(a) des statuts);

4. Un danger pour la santé, la sécurité ou le bien-être des dirigeants élus de l’IPFPC, de ses employés, de ses membres, de ses volontaires ou du grand public (y compris toute menace réelle ou perçue de harcèlement ou de violence au travail); ces situations sont visées par la PRDMD et par la Politique sur le harcèlement ainsi que par des obligations légales et des conventions collectives négociées avec les syndicats du personnel.

On ne sait pas très bien comment la motion proposée influerait sur la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.

Toute inconduite alléguée à l’encontre du personnel ne peut être traitée par le biais de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires, car cela constituerait une violation des lois du travail et d’emploi.

Enfin, il convient de mentionner que l’Institut n’a pas la possibilité de contraindre des consultants ou des fournisseurs de service externes à participer à de telles enquêtes. Toute inconduite présumée de la part de ces personnes devra être traitée par des procédures administratives ou judiciaires externes.

Attendu que la Politique sur les comités du Conseil d’administration attribue les rôles et les responsabilités aux présidents de comité pour « veiller à ce que leur comité s’acquitte de son mandat tel qu’énoncé dans les statuts de l’Institut et dans d’autres documents de gouvernance et/ou tel que déterminé par le Conseil »;

Et attendu que le président d’un comité devrait avoir l’autonomie nécessaire pour gérer ledit comité de façon à en assurer le fonctionnement efficace;

Il est proposé que la Politique sur les comités du Conseil d’administration soit modifiée comme suit:

11. Rôles et responsabilités additionnels des présidents de comité:

• Le président détermine si et quand la personne-ressource de l’IPFPC affectée au comité assiste à une réunion du comité; il lui incombe également de le communiquer à cette personne-ressource en temps opportun.

Commentaires du sous-comité des motions: Ce n’est pas la façon normale d’attribuer des tâches aux personnes-ressources; ce sont habituellement les présidents de comité et l’ACO qui s’en chargent.

Attendu que les délégués syndicaux sont les représentants officiels de l’Institut et qu’à ce titre, ils forment le lien vital entre le syndicat et ses membres;

Attendu que l’article 12.4.2.1 des statuts stipule que « Les exécutifs de sous-groupe, de chapitre et de région peuvent recommander la nomination d’un délégué syndical à l’exécutif d’un groupe qui, en retour, peut recommander la nomination du président de l’Institut. », et l’article 12.4.2.2 stipule qu’« Un exécutif de groupe peut recommander la nomination d’un délégué syndical au président de l’Institut. »;

Attendu que l’article12 de la Politique relative aux délégués syndicaux (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) indique ce qui suit:

La décision du président de refuser la candidature d’un délégué syndical ou le renouvellement de son mandat doit être communiquée par écrit au candidat et est renvoyée devant un comité d’appel pour les délégués syndicaux… Cela ne comprend pas l’élection d’un délégué syndical, n’indique pas le délai imparti pour la communication de la décision du président, et ne précise pas que les détails menant à la décision soient communiqués.

Et attendu que la Politique relative aux délégués syndicaux ne comprend pas l’élection d’un délégué syndical, n’indique pas le délai imparti pour la communication de la décision du président, et ne précise pas que les détails menant à la décision soient communiqués.

Il est proposé que le délégué syndical, l’exécutif du groupe, le président de l’équipe de consultation, le président régional et, dans le cas d’un délégué syndical élu, l’électorat de sa région et le Comité d’appel pour les délégués syndicaux qui sont concernés soient tous informés par écrit de la décision du président dans les dix jours ouvrables. Le délégué syndical doit recevoir les détails de la décision.

Il est également proposé que l’article 12 (Comité d’appel pour les délégués syndicaux) soit modifié comme suit:

La décision du président de refuser la candidature nomination d’un délégué syndical ou le renouvellement de son mandat, ainsi que les détails menant à la décision, doivent être communiqués par écrit, dans les dix (10) jours suivant la décision officielle, au demandeur, à l’exécutif du groupe, au président de l’équipe de consultation, au président régional et, dans le cas d’un délégué syndical élu, à l’électorat de sa région, et doit être renvoyée devant un comité d’appel pour les délégués syndicaux formé d’un maximum de douze (12) membres sélectionnés parmi les membres titulaires et les membres retraités et nommés pour une période de trois (3) ans.

Commentaires du Sous-comité des motions: La modification proposée n’est pas conforme à l’article 7.1.3.1 des statuts de l’Institut et à sa Politique de confidentialité, car elle prescrirait la communication de renseignements personnels concernant des personnes identifiables à de nombreuses personnes.

Attendu qu’au fil des ans, l’IPFPC a consacré beaucoup de temps et d’argent pour faire produire des rapports et des études de gouvernance par des consultants externes et des entrepreneurs;

Et attendu que les recommandations proposées doivent nécessairement éclairer toute décision en matière de gouvernance.

Il est proposé que les études et rapports de gouvernance produits par ces consultants et entrepreneurs soient mis à la disposition des membres.

Commentaires du Sous-comité des motions : Il faudrait que la communication de l’information soit conforme à l’article 7 des statuts de l’Institut .